Dokumentenformate: Alles, was du wissen musst.

Was ist ein Dokumentenformat?

Was ist denn eigentlich ein Dokumentenformat? Hinter dieser Bezeichnung verbirgt sich ein Dateiformat für elektronische Dokumente, insbesondere Textdokumente.

Sie lassen sich in mehrere Hauptkategorien unterteilen: In Textdateien, in offene Dateiformate, in Tabellenkalkulationsdateien und in PDF-Dateien unterteilen. Das Dokumentenformat ist damit ein Überbegriff für eine ganze Reihe von Dateitypen für Dokumente. Eine Übersicht:

PDF-Dateien.

• PDF-A: Dateiformat zur Archivierung digitaler Dokumente über einen längeren Zeitraum.
• PDF-E: spezielles Dateiformat, das für das Ingenieurwesen entwickelt wurde und interaktive 3D-Elemente darstellen kann.
• PDF-X: Dateiformat das Eigenschaften von Druckvorlagen beschreiben und damit die Datenübermittlung von der Druckvorstufen bis hin zum finalen Druck ermöglicht.
• PDF-VT: spezielles Austauschformat, das für den variablen Datendruck und Transaktionsdruck für verwendet wird.
• PDF-UA: Dateiformat zur Erstellung barrierefreier Dokumente.
• Durchsuchbare PDF: Textdokument, das mit der Suchfunktion eines PDF Readers durchsucht werden kann.
• PAdES: Abkürzung für PDF Advanced Electronic Signatures, enthält Einschränkungen und Erweiterungen für PDF-Dateien, um elektronische Signaturen anzupassen.
• PDF-H: Dateiformat, das für das Gesundheitswesen entwickelt wurde zur Erfassung, zum Austausch und zur Aufbewahrung von Patientendaten.

Diese Vielfalt bringt viele Vorteile mit sich – so gibt es für jeden Einsatzbereich ein passendes Dokumentenformat. Allerdings erschwert die Bandbreite verschiedener Dokumentenformate oft auch den Austausch von Dokumenten. Um dem entgegenzuwirken, gibt es heute international standardisierte Dokumentenformate. Zu diesen von der internationalen Organisation für Normung (ISO) zertifizierten Dokumentenformaten gehört zum Beispiel das Portable Document Format (PDF).

Die verschiedenen Arten von Dokumentenformaten.

Nun weißt du, was ein Dokumentenformat ist – schauen wir uns im nächsten Schritt an, welche Dokumentenformate es gibt. Wie bereits erwähnt, existiert eine ganze Bandbreite verschiedener Dateitypen für Dokumente. Unter diesen sind einige auf sehr spezielle Anwendungsfälle zugeschnitten, während andere im Alltag häufiger verwendet werden. Im Folgenden stellen wir dir die vier wichtigsten und bekanntesten Dokumentenformate in einem kurzen Überblick vor.

Das Dokumentenformat PDF.

Die Abkürzung PDF steht für "Portable Document Format". Das Format wurde 1993 von Adobe als plattformunabhängiges Dateiformat entwickelt. PDF-Dokumente können neben Texten, Tabellen und Bildern auch Links, Buttons, Formulare, Audio- und Videoelemente sowie Funktionen enthalten. Sie können mit dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader sowohl unter Windows als auch unter macOS geöffnet werden.

Heute ist PDF ein offener Standard der ISO. PDF-Dateien entsprechen den ISO 32000-Standards für den Austausch elektronischer Dokumente, einschließlich speziell entwickelter Standards wie PDF/A (Archivierung), PDF/E (technische Dokumente) und PDF/X (Druckproduktion). Um Menschen mit Behinderungen den Zugang zu Inhalten zu erleichtern, können PDF-Dateien auch nach den Standards für die Barrierefreiheit erstellt werden.

Welches Dokumentenformat soll ich verwenden?

Alle genannten Dokumentenformate können für die Arbeit mit und den Austausch von Dokumentendateien verwendet werden. Dennoch hat jedes der vorgestellten Formate individuelle Eigenschaften, Vorteile und Nachteile. Deshalb solltest du je nach deinen Bedürfnissen entscheiden, welches Format du verwendest.

PDF ist ein sicherer Standard für Dokumente. PDF-Dokumente werden auf jedem Gerät gleich angezeigt. Sie können auf jedem Gerät mit einer kostenlosen PDF-Software wie dem Adobe Acrobat Reader angezeigt werden.

HTML eignet sich für die Erstellung von Websites, jedoch nicht für den Druck. Dieses Format solltest du verwenden, wenn du HTML-Code schreibst.

DOC ist ein bekanntes und weit verbreitetes Dokumentenformat, das aber proprietär und daher auf die Nutzung mit Microsoft Word ausgelegt ist. Microsoft Word wird von vielen Menschen im privaten wie beruflichen Kontext genutzt. DOC-Dokumente sind bearbeitbar.

ODT ist ein Open Source-Format, das heißt, es kann mit kostenloser Software wie etwa OpenOffice geöffnet werden. Allerdings ist ODT weniger verbreitet als zum Beispiel DOC.

Verschiedene Dokumentenformate in PDF umwandeln: So funktioniert’s.

PDF ist nicht nur ein beliebtes Dokumentenformat, sondern auch der Standard für den Austausch und die Präsentation von Dokumenten – egal, ob im privaten oder beruflichen Umfeld. Und das hat vor allem einen Grund: Das Layout eines Dokuments bleibt in einem PDF immer erhalten, das bedeutet, dass die PDF-Datei auf dem Mac oder unter Windows genauso angezeigt wird wie im Original.

Um beim Teilen von Dokumenten in verschiedensten Formate Anzeigefehler oder Inkompatibilität mit anderen Programmen zu vermeiden, kannst du dein Dokumentenformat in ein PDF umwandeln. Mit den Tools von Adobe hast du dabei verschiedene Möglichkeiten.