ZUM ABSCHNITT SPRINGEN
Vorteile von durchsuchbaren PDF-Dateien.
Praktische Anwendung von durchsuchbaren PDF-Dateien.
Mit Word eine Datei in ein durchsuchbares PDF umwandeln.
Mit Adobe Acrobat eine PDF-Datei in ein durchsuchbares PDF umwandeln.
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So erstellst du ein durchsuchbares PDF.
Lerne, was ein Searchable PDF ist, welche PDF-Arten es gibt und wie du selbst eine durchsuchbare PDF-Datei erstellst.
PDF-Dokumente sind ein wichtiger Faktor in der Informationsspeicherung und im Dokumentenmanagement vieler Unternehmen. Das liegt vor allem daran, dass Informationen in PDF-Dateien leicht zugänglich sind, da sie von den meisten Betriebssystemen erkannt werden. Doch was tun, wenn bestimmte Informationen in einer Vielzahl von Dokumenten gefunden werden müssen, diese aber nicht durchsuchbar sind? PDF-Dokumente manuell zu durchsuchen, ist zwar eine Option, aber aufwändig und ineffizient. Ein Searchable PDF, auch durchsuchbares PDF genannt, ermöglicht es ein Dokument gezielt nach Zahlen oder Stichwörtern zu durchsuchen.
In diesem Artikel erfährst du, was genau ein Searchable Dokument ist, welche PDF-Varianten es gibt und wie du mit Hilfe von Adobe Acrobat einfache PDF-Dokumente in ein durchsuchbares PDF umwandelst.
Was ist ein Searchable PDF?
Eine durchsuchbare PDF-Datei ermöglicht es Benutzer*innen, durch Eingabe bestimmter Suchbegriffe gezielt nach Informationen zu suchen. Searchable PDFs werden in der Regel durch die Anwendung der Optical Character Recognition (OCR = optische Zeichenerkennung) erstellt. Beim Prozess der optischen Zeichenerkennung werden Textzeichen und die Dokumentenstruktur analysiert und in ein durchsuchbares Dokument umgewandelt. Meist basieren Searchable PDFs auf gescannten PDF-Dokumenten oder anderen bildbasierenden Dateien.
Mit einem PDF-Programm wie Adobe Acrobat kannst du beispielsweise über die "einfache Suche" innerhalb einer Datei nach einem Stichwort suchen oder die "erweiterte Suche" und die "Suchen-Werkzeugleiste" verwenden, um mehrere verschiedene PDF-Dokumente zu durchsuchen. In der erweiterten Suche stehen dir zudem noch weitere Optionen für die Suche zu Verfügung wie etwa die Suche nach Objektdaten und Bildern.
Welche PDF-Varianten gibt es?
Ob du auf den Inhalt eines PDF-Dokuments zugreifen kannst, hängt in erster Linie davon ab, wie eine PDF-Datei erstellt wurde. Wurde ein Dokument digital erstellt, stellt sich die Frage, ob es es sich um ein durchsuchbares PDF oder eine gescannte PDF-Datei handelt. Wir wollen einen genaueren Blick auf die verschiedenen PDF-Varianten werfen.
Ob du auf den Inhalt einer PDF-Datei zugreifen kannst oder nicht, hängt vor allen Dingen davon ab, wie die Datei erstellt wurde.
Textbasierte PDF-Dateien.
Textbasierte PDF-Dokumente werden digital erstellt und können auch in andere Dateiformate wie Word, Excel oder PowerPoint umgewandelt werden. Digital erstellte PDFs können bearbeitet und durchsucht werden.
Bildbasierte PDF-Dateien.
Eine andere Variante von PDF-Dateien sind die bildbasierenden PDF-Dokumente. In der Regel handelt es sich bei bildbasierenden PDFs um gescannte Dokumente, die zunächst von einem Scanner in ein Bildformat abgespeichert und anschließend in das Portable Document Format (PDF) gebracht werden. Das Problem bei dieser Art von Dokument: Bildbasierende PDF-Dateien können nicht durchsucht werden. Das liegt daran, dass die Datei keinen Text enthält, den ein PDF-Programm wie Adobe Acrobat Reader oder Adobe Acrobat erkennen kann.
Durchsuchbare PDF-Dateien.
Searchable PDFs sind bildbasierte Dateien, die mit Hilfe von OCR-Software in ein durchsuchbares PDF-Dokument umgewandelt wurden. Doch wie genau wird aus einer bildbasierten PDF-Datei eine durchsuchbare PDF-Datei?
Bei der Umwandlung werden Dokumentenstruktur und Text analysiert und aus dem erkannten Text wird dem Dokument eine zusätzliche Seitenebene hinzugefügt, die unter der Bildebene liegt und durchsuchbar ist. Diese Textebene ist nicht sichtbar, ermöglicht aber die Eingabe von Suchbegriffen und macht eine PDF-Datei durchsuchbar.
Es gibt mehrere Möglichkeiten eine PDF-Datei durchsuchbar zu machen. Wir zeigen dir zwei Wege, wie du ein PDF-Dokument in ein Searchable PDF umwandeln kannst.
Vorteile von durchsuchbaren PDF-Dateien.
Es hat viele Vorteile mit durchsuchbaren PDF-Dokumenten zu arbeiten. Die wichtigsten Punkte haben wir dir hier zusammengefasst:
- Schlagwortsuche: Eine durchsuchbare PDF-Datei bietet die Möglichkeit, den Inhalt eines Dokuments gezielt nach bestimmten Begriffen zu durchsuchen. Du kannst einfach den gewünschten Begriff eingeben und die Suchmaske des PDF-Readers verwenden, um die relevanten Textabschnitte zu finden. Das geht schnell und ist effizient.
- Inklusion: Durchsuchbare PDF-Dokumente sind für Menschen mit Sehbehinderung zugänglicher. Durchsuchbarer Text kann so von Bildschirmleseprogrammen erkannt und vorgelesen oder vergrößert werden.
- Dokumentenmanagement: Mit durchsuchbaren PDFs kannst du dein Dokumentenmanagement noch effizienter gestalten. Suchst du eine bestimmte Information, kannst du deine PDF-Datei einfach danach durchsuchen, was vor allem dann ins Gewicht fällt, wenn du eine große Anzahl von Dokumenten archivieren möchtest.
- Textbearbeitung: Die Bearbeitung von Inhalt wird in einem durchsuchbaren PDF noch einfacher. Möchtest du beispielsweise eine Textstelle zitieren, kannst du den Inhalt direkt aus dem PDF-Dokument kopieren und in ein Textbearbeitungsprogramm einfügen.
Praktische Anwendung von durchsuchbaren PDF-Dateien.
Durchsuchbare PDF-Dateien werden in vielen Bereichen unseres Arbeitsalltags eingesetzt, wir wollen uns drei konkrete Beispiele ansehen:
- Verträge und Geschäftsunterlagen.
Geschäftsunterlagen, Verträge oder Rechnungen werden in vielen Unternehmen als PDF-Datei versendet oder gespeichert. Mit durchsuchbaren PDF-Dokumenten erhalten Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, Informationen gezielt zu suchen. Informationen können so schneller gefunden und Daten über Abteilungen hinweg effizienter verwaltet werden. - Wissenschaftliche Arbeiten.
Durchsuchbare PDF-Dateien werden häufig in Forschungsarbeiten oder wissenschaftlichen Artikeln verwendet. Die Überprüfung von Quellen oder das Extrahieren von Zitaten wird mit durchsuchbaren PDFs noch einfacher und erleichtert den Zugriff auf die wissenschaftlichen Inhalte. - Archivierung.
Searchable PDFs sind ideal für die Archivierung. Unternehmen, Behörden und Bibliotheken können beispielsweise Dokumente digitalisieren und als durchsuchbare PDF-Dateien speichern. Das spart Platz, erleichtert die Suche nach Informationen und stellt den langzeitigen Erhalt von Dokumenten sicher.
Mit Word eine Datei in ein durchsuchbares PDF umwandeln.
Mit den Onlinetools von Adobe Acrobat kannst du dein Word-Dokument in ein PDF umwandeln – und umgekehrt.
Eine Option, eine PDF-Datei durchsuchbar zu machen, ist die Umwandlung in ein anderes textbasiertes Dateiformat wie Microsoft Word. Dafür kannst du einfach die Onlinetools von Adobe Acrobat nutzen und im ersten Schritt deine PDF-Datei in Word konvertieren, um anschließend die Datei wieder in PDF umzuwandeln. Wir zeigen dir Schritt für Schritt wie das geht:
- Öffne das Onlinetool zum Umwandeln von PDF in Word und klicke auf den Button "Datei auswählen" oder ziehe die gewünschte PDF-Datei in die Dateiablage.
- Wähle die PDF-Datei aus, die du umwandeln möchtest. Acrobat wandelt die Datei automatisch in ein editierbares Word-Dokument um.
- Lade deine konvertierte Textdatei herunter.
- Jetzt kannst du die Word-Datei nach Anmeldung in Acrobat wieder in ein PDF umwandeln. Der Text im Dokument bleibt durchsuchbar.
Mit Adobe Acrobat Pro eine PDF-Datei in ein durchsuchbares PDF umwandeln.
Mit der optischen Texterkennung (OCR) kannst du dein eingescanntes PDF in Adobe Acrobat Pro in ein durchsuchbares PDF umwandeln – und im Anschluss den Inhalt weiter bearbeiten.
Eine weitere Möglichkeit, eine PDF-Datei durchsuchbar zu machen, ist die Verwendung von Adobe Acrobat Pro:
- Öffne Acrobat Pro auf deinem Computer.
- Gehe auf "Werkzeuge" und wähle "Scan & OCR" aus.
- Wähle die PDF-Datei aus, die du in eine durchsuchbare PDF-Datei umwandeln möchtest und klicke auf "Öffnen".
- Klicke oben in der Menüleiste auf "Text erkennen".
- Wähle bei PDF-Ausgabestil die Option Durchsuchbares Bild und klicke auf "OK".
Mit Acrobat Pro kannst du nicht nur bildbasierte PDFs in durchsuchbare PDF-Dokumente umwandeln, sondern noch viele weitere Features für effiziente Dokumenten-Workflows nutzen. Bearbeite PDF-Inhalte jederzeit und von überall, unterzeichne Dokumente und erfasse Feedback mit der PDF-Komplettlösung von Adobe.
Wir haben gelernt: Das Portable Document Format, auch PDF genannt, gehört zu den meistgenutzten Dokumentenformaten, weil es unabhängig von Betriebssystemen oder Software verlässlich präsentiert und weitergegeben werden kann. Wichtig für die Verarbeitung von Informationen ist dabei auch, dass eine PDF-Datei gezielt nach Informationen durchsucht werden kann. Das ist nicht immer der Fall, z. B. wenn es sich um ein bildbasiertes PDF-Dokument handelt, das nach einem Scan abgespeichert wurde. Die Acrobat-Onlinetools oder Software-Programme wie Adobe Acrobat Pro können dir dabei helfen, eine PDF-Datei in ein Searchable PDF umzuwandeln.
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Häufig gestellte Fragen.
Welche PDF-Arten gibt es?
Es gibt verschiede PDF-Arten, die sich je nach Verwendungszweck und Branche unterscheiden. Die bekanntesten Formate sind: PDF/A für die Langzeitarchivierung, PDF/E für Konstruktionszeichnungen im Ingenieurwesen, PDF/UA für barrierefreie Dokumente, PDF/VT für den variablen Datendruck und PDF/X für Druckvorlagen.
Ist eine PDF-Texterkennung nachträglich möglich?
Ja. Du kannst eine gescannte Datei einfach mit Adobe Acrobat Pro mittels OCR-Technologie in eine bearbeitbare PDF-Datei umwandeln. Schrift und Textaufbau bleiben dabei erhalten, den Inhalt deines Dokuments kannst du jedoch bearbeiten und nach Stichwörtern durchsuchen.
Wie kann man eine PDF durchsuchbar machen?
Das kommt ganz auf die Ursprungsdatei an. Wenn du eine Text- oder Bilddatei in ein PDF-Dokument umwandeln möchtest, kannst du dafür die Onlinetools von Acrobat verwenden und deine Datei direkt im Browser in ein PDF umwandeln. Eine bildbasierte PDF-Datei kannst du mithilfe von Adobe Acrobat Pro durchsuchbar machen, indem du unter "Werkzeuge > Scan & OCR" deine PDF-Datei hochlädst und im Menü auf "Text erkennen" klickst. Mithilfe der OCR-Technologie wandelt Acrobat Pro die Datei in ein durchsuchbares PDF um, das du anschließend durchsuchen, bearbeiten und speichern kannst.
Welches PDF-Format ist durchsuchbar?
Ein gescanntes PDF-Dokument, welches anschließend mittels OCR-Technologie in eine durchsuchbare PDF-Datei umgewandelt wurde. Bei diesem Vorgang wird dem Seitenbild eine zusätzliche Textebene hinzugefügt, die durchsuchbar ist.
Wie erkenne ich, ob eine PDF-Datei durchsuchbar ist?
Um festzustellen, ob ein PDF durchsuchbar ist oder nicht, kannst du einen einfachen Trick anwenden. Wenn du in einem Text einzelne Wörter mit der Maus markieren kannst, ist das PDF in der Regel durchsuchbar. Wenn du den Text trotz gedrückter linker Maustaste nicht markieren kannst, ist das PDF nicht durchsuchbar.
Was ist eine OCR-fähige PDF-Datei?
Bei einer OCR-fähigen PDF-Datei handelt es sich meist um ein eingescanntes, bildbasiertes Dokument. Du kannst es mithilfe der Funktion der optischen Zeichenerkennung (OCR) von Acrobat Pro in eine durchsuchbare PDF-Datei umwandeln.
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