PDF/UA: So erstellst du barrierefreie PDFs.

Warum brauchen PDF-Dokumente eine PDF/UA-Kennzeichnung?

Ein PDF, das die Anforderungen der PDF/UA-Kennzeichnung erfüllt, ist wichtig, damit Menschen mit Behinderungen auf dieses zugreifen und es nutzen können. Das bringt auch den Personen etwas, die PDF-Dateien erstellen. Das sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:

1. Zugänglichkeit und Reichweite: Durch die Barrierefreiheit deines PDFs können Menschen mit Sehbehinderungen, Hörbeeinträchtigungen oder anderen Einschränkungen den Inhalt besser verstehen und nutzen. So erweiterst du deine Zielgruppe und stellst sicher, dass Informationen für alle zugänglich sind.
2. Gesetzliche Anforderungen: Immer mehr Länder verabschieden Gesetze und erlassen Vorschriften zur Barrierefreiheit im digitalen Bereich. In Deutschland etwa müssen sich öffentliche Stellen schon seit einigen Jahren an die Vorgaben der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung 2.0 (BITV) halten. Ab 2025 werden auch für Unternehmen hierzulande verpflichtende Regeln zur digitalen Barrierefreiheit in Kraft treten. Wer entsprechende rechtliche Restriktionen vermeiden will, sollte also bereits jetzt damit beginnen – z. B. mit der PDF/UA-Kennzeichnung – für mehr Barrierefreiheit zu sorgen.
3. Verbesserte User Experiences (kurz: UX): Eine PDF/UA-Kennzeichnung hilft nicht nur Menschen mit Behinderung, sondern grundsätzlich allen Menschen: Gut strukturierte Überschriften, alternative Texte für Bilder und klare Lesereihenfolgen erleichtern die Navigation und das Verständnis des Dokuments.
4. Ruf und Reputation: Indem du barrierefreie PDF-Dateien erstellst, zeigst du dein Engagement für Inklusion. Das kann einen positiven Einfluss auf deine Reputation haben und dich als verantwortungsvolle und aufgeschlossene Person oder Organisation positionieren.
5. Zukunftssicherheit: Die Bedeutung von Barrierefreiheit nimmt stetig zu – wie nicht zuletzt auch das 2025 in Kraft tretende Barrierefreiheitsstärkungsgesetz zeigt. Durch die Erstellung barrierefreier PDF-Dateien bist du auf solche und andere zukünftige Entwicklungen und Anforderungen gut vorbereitet. Du musst also möglicherweise weniger Zeit und Ressourcen aufwenden, um deine PDF-Dokumente später nachträglich anzupassen.

Wie kann ich prüfen, ob ein PDF barrierefrei ist?

Um zu überprüfen, ob eine PDF-Datei barrierefrei ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Hier sind einige einfache Methoden:

• Manuelle Überprüfung: Du kannst die PDF-Datei selbst überprüfen, indem du darauf achtest, ob sie bestimmte barrierefreie Merkmale enthält. Dazu gehören strukturierte Überschriften, alternative Texte für Bilder, beschreibende Links und eine klare Lesereihenfolge. Du kannst die Navigation in deinem PDF mit Tastaturbefehlen testen, um sicherzustellen, dass sie leicht zugänglich ist.
• Software-Anwendungen: Es gibt spezielle Software, mit der du die Barrierefreiheit von PDF-Dateien automatisch prüfen kannst. Ein Beispiel hierfür ist Adobe Acrobat Pro. Mit der integrierten Funktion zur Überprüfung der Barrierefreiheit kannst du das PDF mit dem Programm auf mögliche Probleme analysieren lassen und erhältst einen Bericht über die Ergebnisse.
• Onlinetools: Es gibt auch verschiedene kostenlose Webanwendungen, mit denen du die Barrierefreiheit von PDFs überprüfen kannst. Diese Tools ermöglichen es dir, deine PDF-Datei hochzuladen und sie auf mögliche Barrierefreiheitsprobleme zu testen.

Barrierefreiheit von PDFs überprüfen mit Adobe Acrobat Pro.

Acrobat Pro ermöglicht es dir, PDF-Dokumente in wenigen Schritten auf Barrierefreiheit zu überprüfen und, falls notwendig, direkt Verbesserungen vorzunehmen. So geht’s:

6. Öffne die PDF-Datei in Acrobat Pro.
7. Gehe zum Menü "Werkzeuge" und klicke dort auf "Barrierefreiheit".
8. In der Seitenleiste "Barrierefreiheit" siehst du nun verschiedene Prüfwerkzeuge. Klicke auf "Prüfung der Barrierefreiheit".
9. Es öffnet sich ein neues Fenster mit dem Barrierefreiheitsprüfer. Hier kannst du auswählen, welche Aspekte der Barrierefreiheit du prüfen möchtest, z. B. Tags, Navigationslinks oder Alternativtexte. Wähle die gewünschten Optionen aus und klicke dann auf "Prüfung starten".
10. Der Barrierefreiheitsprüfer analysiert nun das PDF und sucht nach möglichen Problemen. Je nach Größe und Komplexität der PDF-Datei kann dies einige Augenblicke dauern.
11. Nach Abschluss der Prüfung zeigt der Barrierefreiheitsprüfer auf der linken Seite des Dokuments einen Bericht mit den Ergebnissen an. Hier werden eventuelle Probleme aufgelistet, die behoben werden sollten, um die Barrierefreiheit zu verbessern – etwa fehlende Alternativtexte oder unzureichende Farbkontraste.
12. Klicke auf die einzelnen Einträge (Rechtsklick > "Bericht anzeigen"), um weitere Informationen zu den festgestellten Problemen zu erhalten. Der Bericht enthält auch Anleitungen zur Behebung der einzelnen Probleme.
13. Gehe die festgestellten Probleme durch und behebe sie entsprechend den Anweisungen im Bericht. Viele Probleme kannst du ganz einfach über Rechtsklick > "Korrigieren" beheben.
14. Führe die Barrierefreiheitsprüfung erneut durch, um sicherzustellen, dass alle Probleme behoben wurden. Wiederhole gegebenenfalls den Vorgang, bis das PDF als barrierefrei zertifiziert ist.

Barrierefreie PDFs mit Acrobat Pro erstellen: So geht’s.

Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt dir, wie du die oben beschriebenen Einstellungen in Acrobat Pro vornimmst und so ganz einfach ein barrierefreies PDF-Dokument erstellst:

15. Starte Acrobat Pro und öffne entweder ein bereits vorhandenes PDF-Dokument, das du barrierefrei machen möchtest, oder erstelle ein neues Dokument.
16. Wenn du ein vorhandenes Dokument verwendest, gehe zum Menü "Datei" und wähle "Öffnen", um das PDF in Acrobat Pro zu öffnen. Wenn du ein neues Dokument erstellen möchtest, gehe zum Menü "Datei" und wähle "Neu" und dann "PDF-Dokument".
17. Jetzt kannst du damit beginnen, Anpassungen für eine Verbesserung der Barrierefreiheit vorzunehmen. Gehe dafür zum Menü "Werkzeuge" und wähle dort die Option "Barrierefreiheit". In der rechten Seitenleiste "Barrierefreiheit" findest du nun verschiedene Werkzeuge, um die Barrierefreiheit des Dokuments zu verbessern. Hier kannst du beispielsweise Tags hinzufügen, indem du auf die Option "Dokument automatisch taggen" klickst. Alternativ kannst du Tags auch manuell über die Funktion "Tags für die Barrierefreiheit" hinzufügen.
18. Füge alternative Texte für Bilder hinzu, indem du in der rechten Seitenleiste "Barrierefreiheit" auf "Alternativtext festlegen" klickst. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem du für jedes Bild einen entsprechenden Alternativtext hinzufügen kannst.
19. Verwende sinnvolle Dateinamen für das PDF-Dokument, um die Zugänglichkeit zu verbessern. Vermeide generische Dateinamen wie "Dokument.pdf" und wähle stattdessen einen Namen, der den Inhalt des Dokuments widerspiegelt.
20. Speichere das Dokument als barrierefreies PDF (PDF/UA). Gehe dafür um Menü "Datei" und wähle "Speichern unter". Wähle dann das PDF/UA-Format aus den verfügbaren Optionen und speichere das Dokument ab.

Gut zu wissen: Du kannst auch mit InDesign barrierefreie PDF-Dokumente erstellen. Mehr Informationen dazu findest du in unserem helpx-Artikel zum Erstellen von barrierefreien PDF-Dateien mit InDesign.

Was bedeutet ein PDF ist nicht barrierefrei?

Ist ein PDF-Dokument nicht barrierefrei, können Menschen mit Behinderung (wie etwa einer Sehbeeinträchtigung) die Inhalte nicht oder nur teilweise wahrnehmen. Kennzeichnungen für barrierefreie Dokumente wie PDF/UA stellen sicher, dass z. B. der Text einer Datei über einen Screenreader ausgelesen werden kann.

Wie macht man ein PDF barrierefrei?

Um ein barrierefreies PDF-Dokument zu erstellen, muss die Datei mit entsprechenden Formatierungen versehen werden. Bilder sollten z. B. mit sogenannten Alternativtexten versehen werden, die beschreiben, was auf dem Bild zu sehen ist und die dann von Assistenztechnologien wie Screenreadern ausgelesen werden können. Außerdem benötigt das Dokument Tags, welche es den Screenreadern ermöglichen, Inhalt und Struktur des Dokuments zu erfassen.

Für wen sind barrierefreie Dokumente Pflicht?

Aktuell gelten Richtlinien zur Barrierefreiheit im Internet in Deutschland lediglich für öffentliche Stellen. Rechtliche Grundlage ist hier die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung 2.0 (BITV). Zwar gibt es weitere Richtlinien wie die "Web Content Accessibility Guidelines" (WCAG), diese sind jedoch nicht verbindlich. Allerdings tritt 2025 das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz in Kraft, das auch Unternehmen stärker in die Pflicht nehmen wird.