XLS-Dateien: Was du über das Format wissen musst.

Was ist eine XLS-Datei?

Das Dateiformat XLS ist eine Standarderweiterung für Dokumente, die mit dem Programm Microsoft Excel erstellt wurden. Der Dateityp XLS verarbeitet Tabellenkalkulationsdokumente und kann mit Excel geöffnet, bearbeitet oder gedruckt werden.

Eine XLS-Datei enthält ein oder mehrere Tabellenblätter, in denen Daten in Spalten und Zeilen organisiert sind. Jede Zelle in einer Tabelle kann Daten wie Zahlen, Text oder Formeln enthalten, die für Berechnungen oder eine Datenanalyse verwendet werden können. XLS-Dateien unterstützen aber auch viele weitere Funktionen wie Diagramme, Grafiken und bedingte Formatierungen, mit denen sich Daten optisch ansprechend darstellen lassen. XLS basiert außerdem auf dem Binary Interchange Files Format (BIFF) von Microsoft, das so verbreitet ist, dass es mit fast allen Tabellenkalkulationsprogrammen kompatibel ist, die Windows nutzen können.

Vorteile von XLS-Dateien.

Die Einführung der XLS-Datei mit Einführung des Tabellenkalkulationsprogramms Excel 1987 brachte einige Vorteile mit sich: größere Datenmengen konnten nicht nur mit Hilfe von Vorlagen organisiert und strukturiert, sondern auch mit Formeln und Funktionen erweitert werden. XLS-Dateien enthalten Makros, mit denen Anwender*innen sich wiederholende Aufgaben automatisieren konnten. Außerdem sind Dokumente im XLS-Format abwärtskompatibel, können also mit älteren Excel-Versionen (2003 und früher) problemlos geöffnet werden.

Die Vorteile im Überblick:

• XLS bietet die Möglichkeit Daten zu organisieren und zu analysieren.
• XLS-Dateien können Daten wie Text, Zahlen, Währung, Prozentangaben sowie Datum und Zeit abbilden und speichern.
• XLS unterstützt erweiterte Formeln und Funktionen sowie bedingte Formatierung.
• Daten können in Form von Diagrammen, Grafiken und anderen Visualisierungen dargestellt werden.
• Makros können genutzt werden, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.
• Hohe Kompatibilität mit fast allen Tabellenkalkulationsprogrammen.

Nachteile von XLS-Dateien.

Ein entscheidender Faktor für die Einführung des Nachfolgers XLSX waren Sicherheitslücken, die durch die bereits genannte Makro-Funktion entstanden sind. Hacker machten sich Makros zunutze, um schadhafte Viren zu verbreiten – ein entscheidender Nachteil des Dateiformats. In der Regel nehmen XLS-Dateien auch mehr Speicherplatz als vergleichbare Dateitypen ein, haben gleichzeitig aber weniger Zeilen und Spalten und verfügen über einen geringeren Funktionsumfang.

Die Nachteile im Überblick:

• XLS hat einen geringeren Funktionsumfang als vergleichbare Dateitypen.
• Die Makro-Funktion stellt ein Sicherheitsrisiko für Viren dar.
• XLS-Dateien benötigen viel Speicherplatz und verfügen über weniger Spalten und Zeilen als XLSX-Dateien.

Wofür werden XLS-Dateien verwendet?

Angefangen bei einfachen Tabellen für Telefonlisten über Urlaubskalender, Projektübersichten bis hin zu Kalkulationen: XLS und XLSX-Dateien werden für ganz unterschiedliche Aufgaben genutzt und kommen in Gebieten wie Buchhaltung und Finanzen, bei der Datenanalyse, in der Bildung und Forschung sowie im Projektmanagement zu Einsatz, um nur einige Bereiche zu nennen.

In einer XLS-Datei lässt sich beispielsweise eine Telefonliste mit Namen, Telefonnummer und E-Mailadresse übersichtlich erfassen. XLS-Dateien werden sehr häufig für die Preiskalkulation und die Analyse von Daten eingesetzt. Umfangreiche Datensätze kannst du dir in Excel übersichtlich in Diagrammen anzeigen lassen, um beispielsweise Verläufe über einen bestimmten Zeitraum besser nachvollziehen zu können. Im privaten Bereich kannst du Excel etwa für die Aufstellung eines Haushaltsbuches verwenden. Du siehst also – XLS und die neuere Dateiversion XLSX werden sowohl im beruflichen als auch privaten Umfeld in vielfältiger Weise verwendet.

XLS-Datei öffnen und bearbeiten.

Das Dateiformat XLS mag ein veraltetes Dateiformat sein, dennoch ist sie im Arbeitsalltag weiterhin im Umlauf und wird genutzt. Dennoch ist Vorsicht geboten, wenn dich eine XLS-Datei per E-Mail mit unbekanntem Absender erreicht. Sie könnte integrierte Makros mit einer Schadsoftware enthalten. In diesem Fall solltest du die Datei nicht ohne vorherige Prüfung öffnen.