Digitales Dokumentenmanagement: Alle wichtigen Infos

Digitales Dokumentenmanagement einführen und optimieren.

Sowohl Freelancer*innen als auch Unternehmen stehen beim Thema Dokumentenmanagement mitunter vor großen Herausforderungen: Ein wichtiges Angebot, das gemeinsam im Team erarbeitet werden muss, eine Werbekampagne, die unter Zeitdruck an die Kundin geliefert werden soll oder ein Geschäftsvertrag, bei dem sich keine Fehler einschleichen dürfen. Das Dokumentenmanagement zu optimieren oder überhaupt erst einzuführen, ist also eine sinnvolle Maßnahme. Die folgende Anleitung zeigt, dir worauf du dabei achten solltest.

Vom Scan zur Archivierung: Digitales Dokumentenmanagement Schritt für Schritt.

1. Eventuell musst du ganz am Anfang deine Papierdokumente zunächst einmal mit einem Scanner digitalisieren.

2. Das eingescannte Dokument wandelst du dann am besten direkt in ein Dateiformat um, das du bearbeiten kannst. Ein gescanntes Dokument im JPG-Format kannst du beispielsweise mit dem PDF-Converter von Acrobat in eine bearbeitbare PDF-Datei umwandeln. Inzwischen gibt es auch Smartphone-Apps wie Adobe Scan, mit denen du deine Unterlagen direkt in ein bearbeitbares PDF-Dokument umwandeln kannst.

3. Um das Dokument später leicht wieder zu finden, solltest du die digitalen Dokumente entsprechend katalogisieren und kategorisieren, zum Beispiel in dem du spezifische Ordner für Rechnungen bestimmter Produktkategorien anlegst.

4. Neben der sinnvollen Benennung von Dateien solltest du über die Metadaten auch die Felder zur Verschlagwortung ausfüllen. So kann dein Dokument im digitalen Archiv auch über numerische Werte wie Auftragsnummern gesucht und gefunden werden.

5. Gut zu wissen: Die Metadaten ermöglichen, dass du in das digitale Archiv auch eingescannte oder gefaxte Dokumente integrieren kannst.

Workflows mit digitalem Dokumentenmanagement effizienter gestalten.

Neben diesen technischen Grundlagen lohnt es sich auch einen Blick auf den Workflow des Dokumentenmanagements zu werfen. Auch hier solltest du einige Dinge beachten:

• Lege zu Beginn die Zuständigkeiten im Team fest. Es muss für alle Beteiligten klar sein, wer Dokumente erstellt und überarbeitet, wer sie abnimmt oder prüft und wer sie versendet. Kläre auch, ob alle die gleichen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte haben sollen oder bestimmte Personen mehr einsehen und verändern können als andere.
• Notizen, Feedback und Änderungswünsche sollten möglichst an einem zentralen Ort gespeichert werden. Programme wie Acrobat Web gewährleisten das ganz automatisch, indem Kommentare und Antworten bequem in demselben Dokument gesammelt werden.
• Vermeide unterschiedliche Versionen von Dokumenten. Das stiftet Verwirrung und führt zu Fehlern. In Acrobat werden Veränderungen an Texten oder Bildern daher sofort in der Cloud gespeichert, sodass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Bearbeitungsstand sind – ganz egal von welchem Gerät sie auf das Dokument zugreifen.
• Weise bei der Überarbeitung von Dokumenten zuständigen Personen konkrete Arbeitsanweisungen zu. In Acrobat kannst du die Betreffenden in den Kommentaren dafür beispielsweise über das @-Symbol markieren.
• Nutze wenn möglich Tools, die dich über den Dokumentenstatus auf dem Laufenden halten. Adobe Sign benachrichtigt dich zum Beispiel jedes Mal in Echtzeit, wenn Empfänger*innen deine Dokumente öffnen und unterzeichnen.
• Oft erfordern es die Compliance Vorschriften, dass sensible, vertrauliche oder geheime Daten geschützt werden. Programme wie Acrobat können dabei eine große Bereicherung sein – etwa wenn du bestimmte Informationen in Dokumenten schwärzen musst, die ein*e Kund*in oder externe Mitarbeitende (noch) nicht sehen dürfen.

Best Practices für ein effektives Dokumentenmanagement.

Auch wenn immer mehr Bereiche des Arbeitslebens digitalisiert werden, kommt Papier als Medium gerade in Deutschland noch immer eine große Bedeutung zu. Ein Blick in eine typische Behörde zeigt dabei schnell, dass noch immer eine Vielzahl an Schriftstücken in haptischer Form verarbeitetet werden. Wer etwa neue Dokumente beim Bürgeramt beantragt, kann ein Lied davon singen. Dennoch schreitet die Digitalisierung immer weiter voran und macht somit auch das digitale Dokumentenmanagement immer notwendiger. Wir haben einige Tipps für ein effektiveres Dokumentenmanagement zusammengestellt.

Dokumentenstruktur und Kategorisierung.

Viele Dokumentenmanagementsysteme bieten eine logische Ordnerstruktur zur systematischen Organisation digitaler Dokumente. Ähnlich einem physischen Ablageschrank besteht die hierarchische Struktur aus Ordnern, die Dateien enthalten. Um dich in deiner Dokumentenstruktur besser zurechtzufinden, kannst du deine Ordner nach Themengebiet kategorisieren.

Metadaten und Schlagwörter.

Bei der Ablage und Archivierung von Dokumenten mit einem DMS kannst du deine Dateien mit Metadaten versehen. Das hat den großen Vorteil, dass du bestimmte Inhalte über die Schlagwortsuche im DMS durchsuchen kannst. Die aufwändige Suche nach einem bestimmten Dokument gehört damit der Vergangenheit an.

Versionskontrolle und Änderungsverfolgung.

Bei einem guten und effizienten Dokumentenmanagement sind alle Änderungen an einem Dokument nachvollziehbar. Wurden an einem Dokument zahlreiche Änderungen gemacht, wird in einem DMS in der Regel automatisch eine neue Dokumentenversion erstellt. Alternativ kannst du auch eine manuelle Versionskontrolle durchführen. Wichtig dabei ist ein einheitliches Versionierungssystem und eine sorgsame Pflege der Dokumentenversionen.

Regelmäßige Backups.

Das A und O bei einem effizienten Dokumentenmanagement sind regelmäßige Backups. Diese können manuell durch die Speicherung auf einem Server oder einem anderen Speichermedium erfolgen oder automatisch über ein DMS in einer Cloud. Mit einem regelmäßigen Backup kannst du technischen Ausfällen aber auch Cybercrime-Angriffen gelassen entgegenblicken, in der Cloud gespeicherte Dokumente lassen sich ohne viel Aufwand wieder herstellen.

Berechtigungsmanagement.

Ein zentraler Baustein für ein effektives Dokumentenmanagement ist das Berechtigungsmanagement. Im Rahmen des Berechtigungsmanagement werden Zuweisung, Entzug und die Kontrolle von Nutzerrechten geregelt. Meist werden die Zugriffsrechte auf ein Dokument oder einen Dateiordner zentral in einem Dokumentenmanagementsystem verwaltet.

Sicherheitsmaßnahmen.

Intelligente Dokumentenmanagementsysteme sind ein Baustein für ein sicheres und GoBD-konformes Dokumentenmanagement. Die Lesbarkeit und Veränderbarkeit der Daten sowie die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an einem Dokument zählen zu den Grundsätzen einer revisionssicheren Archivierung.

Schulungen und Bewusstsein.

Wie kann ein Dokumentenworkflow noch effizienter gestaltet werden oder welches Versionierungssystem wird in einem Unternehmen verwendet? Interne Schulungen aller MItarbeitenden sind essenziell, um sicherzustellen, dass ein System auch langfristig funktioniert.

Digitale Transformation mit einer Dokumentenmanagementsoftware.

Mit einer digitalen Dokumentenmanagementsoftware können Unternehmen, Organisationen, Freelancer*innen und Behörden mit den Entwicklungen der modernen Arbeitswelt Schritt halten und Prozesse optimieren. Das Digitalisieren von Dokumenten hat unter anderem den Vorteil, dass die Schriftstücke dabei automatisch indiziert und klassifiziert werden (dazu weiter unten mehr). So können etwa Rechnungen oder Lieferscheine direkt also solche erkannt, abgelegt und den zuständigen Personen zugewiesen werden.

Dokumentenmanagementsysteme können über OCR-Texterkennungssoftware (Abkürzung für "optical character recognition") auch Kontaktdaten, Personal- oder Auftragsnummern extrahieren. So kannst du einzelne Dokumente wie zum Beispiel Akten viel besser archivieren, da sie mit ein paar einfachen Klicks und durch die Suche nach bestimmten Schlagworten oder Metadaten sofort auf dem Bildschirm auftauchen. Ein großer Vorteil im Vergleich zu Dokumenten in Papierform, die schnell mal in einem staubigen Aktenschrank in Vergessenheit geraten oder sogar verloren gehen können. Mit OCR-Texterkennung lassen sich übrigens auch Daten aus E-Mails oder Webformularen extrahieren.

Dich interessiert das Potenzial von DMS im Bereich der Digitalisierung? Dann solltest du dir unseren Artikel "Digitale Transformation mit einer Dokumentenmanagementsoftware" anschauen.

Dokumente mit Adobe Scan digitalisieren.

Wenn du Papierdokumente schnell digital verfügbar machen willst, solltest du dir Adobe Scan genauer anschauen. Die Smartphone App basiert ebenfalls auf OCR-Software und wandelt Unterlagen im Handumdrehen in bearbeitbare PDF-Dateien um. Die gescannten Dokumente kannst du dank Texterkennung dann ganz einfach nach bestimmten Wörtern durchsuchen. Und nicht nur das. Adobe Scan lässt dich die die erstellten PDF-Dateien auch bearbeiten. So kannst du zum Beispiel Text editieren, Schriftgrößen anpassen oder Grafiken verändern.

Trends im Dokumentenmanagement.

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen.

In vielen Unternehmen ist das Erfassen und Digitalisieren von Dokumenten noch immer ein Vorgang, den Menschen ausüben. Dabei ist dieser Prozess meist zeitaufwendig und wenig befriedigend. Künstliche Intelligenz bietet hier ein großes Potenzial, da sie Menschen wichtige, aber mühselige Aufgaben abnehmen kann und ihnen so ermöglicht, sich mehr mit anderen Tätigkeiten zu befassen.

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