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Was versteht man unter Versionierung?
Warum ist eine Versionierung wichtig?
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Versionierung von Dokumenten.
Erfahre, wie die Versionierung von Dokumenten funktioniert, wieso eine Versionierung wichtig ist und wie du eine Versionskontroll-Software anwendest
Egal, ob es sich um einen Vertragsentwurf oder ein anderes wichtiges Schriftstück handelt – sobald mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, ist eine Versionskontrolle, die Änderungen innerhalb eines Dokuments nachvollziehbar macht, essenziell. Wir erklären dir, was es mit dem Begriff Versionierung auf sich hat, warum Dokumentenversionierung wichtig ist, welche Methode der Versionierung es gibt und wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der Versionierung helfen kann.
Was versteht man unter Versionierung?
Die Versionierung von Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil des Dokumentenmanagements. Unter Versionierung versteht man die Verwaltung verschiedener Versionen oder Entwürfe eines Dokuments. Änderungen, die im Laufe der Zeit an einem Dokument vorgenommen werden, lassen sich mit einem guten Versionierungssystem genau nachvollziehen. Dabei unterscheidet man die manuelle Versionierung von der automatischen Versionierung.
Bei der manuellen Versionierung werden neue Dateiversionen eines Dokuments händisch gepflegt und abgelegt, bei einer automatisierten Versionierung erfolgt dieser Prozess – wie der Name schon sagt – automatisch. Eine Versionskontroll-Software, meistens ist das ein Dokumentenmanagementsystem, aktualisiert Änderungen an einem Dokument in Echtzeit und zeigt genau, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Es ermöglicht mehreren Benutzer*innen gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten, verwaltet verschiedene Dokumentenentwürfe und verfolgt, welche Version eines Dokuments die aktuellste ist.
Ein Dokumentenmanagementsystem kann dabei unterstützen, den Überblick über den Status von Dokumenten zu bewahren.
Ein Dokumentenmanagementsystem
- protokolliert Änderungen an einem Dokument lückenlos und macht sie nachvollziehbar.
- archiviert die verschiedenen Versionen einzelner Dokumente und ermöglicht alte Versionen wiederherzustellen.
- ermöglicht das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten.
Warum ist eine Versionierung wichtig?
Nehmen wir an, ein Vertragsentwurf soll von mehreren Personen geprüft werden: Person 1 hat zahlreiche Anmerkungen und Textänderungen, legt diese lokal auf dem Computer ab und leitet das Dokument per E-Mail weiter an Person 2, die weitere Änderungen vornimmt usw. Plötzlich lassen sich bereits umgesetzte Änderungen nicht mehr nachvollziehen und welche Dokumentenversion final freigegeben ist, ist auch nicht ersichtlich. Ein gut durchdachtes Versionierungssystem kann Unübersichtlichkeit bei der Dokumentenkontrolle und Verwaltung vermeiden.
Eine gute Versionskontrolle dokumentiert alle Änderungen an einem Dokument und macht diese nachvollziehbar.
Ein effektives Verfahren zur Versionierung definiert deshalb, wie Dokumente während einer Überarbeitung verwaltet werden – von den ersten Änderungen bis hin zur endgültigen Version eines Dokuments.
Vorteile eines guten Systems zur Dokumentenversionierung.
Vorbei sind die Zeiten, in denen mehrere Dokumentenversionen im Umlauf sind oder gar Änderungen an einer veralteten Version vorgenommen werden. Mit einer effektiven Versionierung ist immer klar, welche Dokumentenversion final freigegeben ist und an eine*n Kund*in versendet werden kann.
Aktuelle Versionen nachverfolgen.
Wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, ist nicht immer klar, wer welche Aufgabe in der Bearbeitung eines Dokuments übernehmen soll. Mit einem guten System zur Versionierung von Dokumenten lassen sich Missverständnisse und doppelte Arbeit vermeiden, denn jeder weiß, wer welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. Über die Kommentarfunktion kann man außerdem Aufgaben bestimmten Personen explizit zuweisen.
Doppelte Arbeit vermeiden.
Wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, ist nicht immer klar, wer welche Aufgabe in der Bearbeitung eines Dokuments übernehmen soll. Mit einem guten System zur Versionierung von Dokumenten lassen sich Missverständnisse und doppelte Arbeit vermeiden, denn jeder weiß, wer welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. Über die Kommentarfunktion kann man außerdem Aufgaben bestimmten Personen explizit zuweisen.
Versionen verwalten.
Zahlreiche Änderungen eines Dokuments machen dieses nicht immer besser – mit einer guten Versionierung des Dokuments, kannst du problemlos zu einer älteren Version zurückkehren und einen Abschnitt, der in der neuen Version gelöscht wurde, wieder einfügen.
Fehlerquellen minimieren.
Egal, ob es sich um eine Rechnung oder wichtige Vertragsunterlagen handelt – der Versand einer veralteten und damit falschen Dokumentenversion kann nicht nur teuer werden, sondern wirkt auch unprofessionell. Ein gutes System zur Dokumentenversionierung minimiert Fehler und sorgt für einen effizienteren Dokumenten-Workflow.
Änderungen an einem Dokument nachvollziehen.
Wer hat Änderungen an welcher Stelle und zu welcher Zeit vorgenommen? Eine gute Dokumentenversionierung macht Änderungen an einem Dokument nachvollziehbar – für alle Beteiligten.
Arten der Versionierung.
Bei der Versionierung von Dokumenten unterscheidet man die manuelle Versionierung und die automatische Versionierung. In den folgenden Abschnitten haben wir die zwei Arten der Versionierung gegenübergestellt.
Die manuelle Versionierung.
Bei der manuellen Versionierung entscheidet die*der Bearbeiter*in eines Dokuments, wann eine neue Version erstellt wird. Die neue Dokumentenversion wird dann als neue Datei manuell abgelegt und abgespeichert. Damit die im Dokument vorgenommenen Änderungen für nachfolgende Personen nachvollziehbar sind, wird dem Dokument eine Versionsinfo wie eine Nummer oder eine Beschreibung hinzugefügt.
Die manuelle Versionierung erfordert Zeit und eine sorgsame Pflege der Dokumentenversionen. Ein großer Nachteil dieser Art der Versionierung: Es lässt sich nicht erkennen, wann ein Dokument in der Bearbeitung ist. Änderungen könnten also überschrieben oder veraltete Versionen bearbeitet werden.
Die manuelle Versionierung arbeitet häufig mit Versionsnummern.
Die automatische Versionierung.
Eine weitere Art der Versionierung, die weniger zeitaufwändig und fehleranfällig ist, ist die automatische Versionierung mit einer Software wie einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Dabei werden alle Daten eines Dokuments zentral in einem Verzeichnis oder auf einem Server in der Cloud gespeichert. Bei der automatischen Versionierung werden in der Regel alle Versionen mit einem Zeitstempel und Benutzerkennung gespeichert und können bei Bedarf wiederhergestellt werden. Änderungen, die an einem Dokument gemacht wurden, lassen sich so schnell nachvollziehen. Außerdem können Zugriffsberechtigungen oder Passwörter vergeben werden, so dass das Dokument vor unberechtigtem Zugriff und/oder Änderungen geschützt wird.
Bei der automatischen Versionierung werden Versionen eines Dokuments mit einem Zeitstempel versehen und in einer Cloud gesichert.
Namenskonventionen in der Versionierung von Dokumenten.
Insbesondere bei der manuellen Versionierung ist eine einheitliche Namenskonvention für die Strukturierung von Dokumentversionen wichtig. Die Verwendung von Namenskonventionen eignet sich am besten für kleinere Unternehmen, die weniger Dokumente verwalten müssen. Im Folgenden wollen wir uns verschiedene Varianten der Versionierung ansehen.
Versionierung über eine einheitliche Dateibenennung.
Die einfachste Methode zur Versionskontrolle von Dokumenten ist die Verwendung einer einheitlichen Dateinamenskonvention, zum Beispiel:
Vertragsentwurf_v0
Vertragsentwurf_v1
Vertragsentwurf_v2
Diese einfache Variante der Versionierung funktioniert vor allem dann gut, wenn es sich um eine geringe Anzahl an Dokumentversionen handelt und auch nur wenige Personen daran arbeiten.
Versionierung über Versionsnummern.
Die Arbeit mit Versionsnummern kann vor allem bei Dokumenten sinnvoll sein, die wiederholt bearbeitet und geändert werden. Bei dieser Variante würdest du die ganze Zahl ändern, um größere Änderungen an einem Dokument zu kennzeichnen und die Ziffer nach dem Dezimalpunkt bearbeiten, um kleinere Änderungen wie Rechtschreib- oder Grammatikänderungen festzuhalten. Die Versionierung mit Versionsnummern könnte so aussehen:
Vertragsentwurf_v0.2
Vertragsentwurf_v1.4
Vertragsentwurf_v2.3
Versionierung mit Versionierungstabellen.
Bei dieser Variante der Versionierung wird dem Dokument eine Versionierungstabelle vorangestellt. In dieser werden Bearbeiter, Versionsnummer, das Datum und die vorgenommenen Änderungen eingetragen und dokumentiert. Zusätzlich kann ein Kontrollblatt angelegt werden, das den Status jedes einzelnen Dokuments festhält. Das kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn viele verschiedene Dokumentversionen vorliegen. Das Kontrollblatt sollte folgende Informationen enthalten:
- Titel/Art des Dokuments
- Versionsnummer
- Ersteller*in (Name und Abteilung)
- Datum der Freigabe
- Datum des Inkrafttretens
- Genehmigt von
- Ersetzte Version
- Datum der nächsten Überprüfung
Tipp: Grundsätzlich empfiehlt es sich, private Unterlagen so lange aufzubewahren, wie eine Gewährleistungs- oder Garantiedauer vorliegt.
Versionierung mit einem Dokumentenmanagementsystem.
Wir haben bereits gelernt, welche Vorteile ein gutes System der Dokumentenversionierung mit sich bringen und welche Arten der Versionierung es gibt. Bei kleineren Unternehmen kann eine manuelle Versionierung mit einheitlichen Namenskonventionen und der Verwendung von Versionsnummern eine gute Versionsverwaltung gewährleisten. Diese Methode ist aber zeitaufwändig und auf die sorgfältige Arbeit aller beteiligten Personen angewiesen.
Ein Dokumentenmanagementsystem verschafft einen besseren Überblick über digitale Dokumente und hilft dabei, die Dokumentenverwaltung effizienter zu gestalten.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht eine digitale Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Ein DMS wie die Adobe Document Cloud bietet eine Versionskontrolle für PDF-Dokumente und erfasst alle Änderungen und Bearbeitungen durch einzelne Benutzer*innen. Mit Adobe Acrobat kannst du ein Dokument problemlos auf eine frühere Version zurücksetzen oder den Dateizugriff für bestimmte Benutzer*innen beschränken, was die Nachverfolgung der Dokumente erleichtert. Die Onlinetools von Acrobat speichern außerdem alle Dateiversionen in der Document Cloud, sodass du auch online im Browser deine PDF-Dokumente bearbeiten oder umwandeln kannst.
Vorteile der Versionsverwaltung in der Adobe Cloud.
Wichtige Dokumente als PDF-Datei zu organisieren und in der Cloud zu speichern hat einige Vorteile:
- Alle Dokumente sind an einem Ort: Alle Dokumentenversionierungen sind zentral an einem Ort gespeichert.
- Dokumente gemeinsam bearbeiten: Mehrere Personen können problemlos gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen und Änderungen daran vornehmen.
- Dokumenten-Workflow effizienter gestalten: In der Cloud gespeicherte Dokumente können ganz einfach per Link mit anderen Personen geteilt werden.
- Zugriff auf Dokumente von überall: Um auf Dokumente in der Cloud zuzugreifen, benötigt es lediglich eine stabile Internetverbindung.
- Freigabeprozess verfolgen: Wurde ein Dokument zur Freigabe mit anderen Personen geteilt, kannst du den genauen Bearbeitungsstatus des Dokuments verfolgen und dir unter anderem den Zeitstempel der letzten Aktivität anzeigen lassen.
Die Versionierung ist ein wichtiges Instrument zur Organisation von Dokumenten. Ein gutes Versionierungssystem macht Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar. Neben der manuellen Versionierung, bei der Dokumente in verschiedenen Versionen händisch abgelegt und aktualisiert werden, kann eine automatische Versionierung über ein Dokumentenmanagementsystem wie der Document Cloud Arbeitsaufwände minimieren und den Dokumenten-Workflow effizienter gestalten.
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Häufig gestellte Fragen.
Was ist der Unterschied zwischen Revision und Version?
Eine Revision umfasst kleine Änderungen oder Korrekturen eines Dokuments. Von einer Version ist die Rede, wenn ein Dokument umfassend überarbeitet wurde.
Warum Versionsverwaltung?
Die Versionierung hilft dabei, Änderungen an einem Dokument zu verfolgen und zu verwalten. Ein System zur Versionierung erfasst, wer wann an welcher Stelle Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat und ob diese freigegeben wurden. Das ist besonders dann wichtig, wenn komplexe Dokumente wie Verträge bearbeitet werden müssen. Eine gute Versionsverwaltung minimiert Fehler und optimiert das Dokumentenmanagement eines Unternehmens.
Wie versioniert man Dokumente richtig?
Wichtig bei der Versionierung von Dokumenten ist ein strukturiertes System, das Änderungen an Dokumenten erfasst und nachvollziehbar macht. Bei jeder Änderung eines Dokuments wird dieses als neue Version in einem Archiv oder in einer Cloud abgelegt. Das kann manuell durch die Ablage unterschiedlicher Dokumentenversionen erfolgen oder automatisch durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems.
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