Wir zeigen dir, wie du deine privaten Dokumente digitalisieren kannst, welche Vorteile die digitale Ablage hat und wie dich ein DMS wie Adobe Document Cloud dabei unterstützen kann.
Was ist ein privates Dokument?
Warum es sich lohnt, private Dokumente zu digitalisieren.
Private Dokumente digitalisieren: So geht’s.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Private Dokumente verwalten und archivieren mit Adobe Document Cloud.
Rechnungen, Verträge, Zeugnisse – so manches Regalbrett biegt sich bei dir unter der Last zahlreicher Aktenordner? Und in welchem Ordner hattest du nochmal die Geburtsurkunde deiner Mutter abgelegt? Aktenordner nehmen nicht nur viel Platz weg. Wenn wir nicht aufpassen, verkommen sie schnell zum Ablagen-Nirvana, in dem wir nichts mehr wiederfinden. Nicht nur deshalb hat die Digitalisierung deiner privaten Papierdokumente viele Vorteile.
Wir erklären dir den Unterschied zwischen einem privaten und einem öffentlichen Dokument, zeigen dir, wie du dein Vorhaben, deine Dokumente zu digitalisieren, effizient in die Tat umsetzt und wie du im Anschluss deine digitalen Unterlagen effizient verwaltest.
Schauen wir uns erst mal an, was genau als privates Dokument gilt. Grundsätzlich wird zwischen privaten und öffentlichen Unterlagen unterschieden. Öffentliche Dokumente sind Dokumente, die von einer öffentlichen Behörde im Rahmen ihrer Amtsbefugnisse oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person – darunter fallen beispielweise Notar*innen – ausgestellt wurden. Im Umkehrschluss sind Privaturkunden Dokumente, die nicht von Behörden ausgestellt wurden. Darunter fallen beispielsweise Rechnungen, Kaufverträge (sofern sie nicht notariell beurkundet wurden) oder ein selbst aufgesetztes Testament.
Bevor wir dazu kommen, wie du deine privaten Papierdokumente digitalisieren kannst, sollten wir jedoch erst einmal klären, für welche Dokumente im Privatbereich überhaupt eine Aufbewahrungspflicht gilt. Auf dieser Grundlage kannst du dann entscheiden, bei welchen deiner Dokumente es sich lohnt, sie zu digitalisieren – und bei welchen vielleicht nicht.
Grundsätzlich gibt es für private Dokumente keine gesetzlich festgeschriebene Aufbewahrungspflicht, sondern lediglich Empfehlungen bzw. Aufbewahrungsfristen. Nachfolgend haben wir dir aufgelistet, welche Aufbewahrungsempfehlungen es für welche Art von privaten Unterlagen gibt.
Folgende Dokumente solltest du mindestens zwei Jahre aufheben:
Gerade bei Rechnungen empfiehlt es sich, sie mindestens zwei Jahren aufzuheben, da die gesetzliche Gewährleistungspflicht für Neuware zwei Jahre lang gilt.
Folgende Dokumente solltest du mindestens drei Jahre aufheben:
Die meisten Banken archivieren über das Onlinebanking deine Kontoauszüge bereits automatisch in ihrem Online-Postfach. So musst du dir hier keine Gedanken um die Digitalisierung deiner Unterlagen machen. Für Gewerbetreibende oder Freiberufler*innen gelten jedoch andere Vorschriften. Diese müssen neben den Aufbewahrungspflichten für bestimmte Unterlagen auch die Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung elektronischer Dokumente nach GoBD beachten.
Folgende Dokumente solltest du unbefristet aufheben:
Tipp: Grundsätzlich empfiehlt es sich, private Unterlagen so lange aufzubewahren, wie eine Gewährleistungs- oder Garantiedauer vorliegt.
Natürlich obliegt es ganz allein dir, ob und vor allem welche deiner privaten Papierdokumente du digitalisieren möchtest – oder welche nicht. Die Digitalisierung deiner Unterlagen bietet jedoch einige Vorteile gegenüber der Dokumentenablage in physischen Ordnern.
Beachte jedoch, dass du öffentliche Dokumente wie Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden unbedingt auch im Original behalten solltest.
Die Digitalisierung deiner Unterlagen erscheint dir wie ein Mammutprojekt, weswegen du es schon lange vor dir herschiebst? Keine Sorge, mit der richtigen Vorbereitung kannst du deine Dokumente effizient und unkompliziert digitalisieren.
Hast du nur wenige Dokumente, die du einscannen möchtest, oder du möchtest ein Dokument von unterwegs einscannen? Dann kannst du auch eine Smartphone-App wie Adobe Scan benutzen. Damit digitalisierst du nicht nur deine Unterlage, sondern wandelst sie gleichzeitig in eine editierbare PDF-Datei um.
Außerdem kann es sich für dich lohnen – je nach Menge deiner digitalisierten Unterlagen –, ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem wie Adobe Document Cloud für die Verwaltung deiner Dateien zu verwenden. Was genau ein Dokumentenmanagementsystem ist und wie es dich unterstützen kann, zeigen wir dir im nächsten Abschnitt.
Sogenannte Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, ermöglichen die softwarebasierte – sprich digitale – Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. In einem cloudbasierten DMS werden die Daten zentral in einer Cloud gespeichert. Doch ein DMS ermöglicht dir weit mehr als nur die Ablage und Speicherung deiner digitalen Dokumente. So unterstützt Document Cloud dich außerdem beim Erstellen, Bearbeiten, Verwalten, Schützen und Wiederauffinden von deinen Dokumenten.
Somit besteht die Hauptaufgabe eines DMS darin, ein effizientes Management deiner digitalen Dokumente zu gewährleisten. Im folgenden Abschnitt erklären wir dir, was genau ein Dokumentenmanagementsystem wie Document Cloud leisten kann. In unserem Artikel zum Thema Dokumentenmanagement erfährst du noch mehr darüber, warum es wichtig ist, deine Dokumente effizient zu verwalten.
Ein Dokumentenmanagementsystem wie Acrobat ist ein praktisches Tool für die Organisation, Verwaltung und Archivierung deiner privaten Dokumente. Wir haben dir die Vorteile im Überblick zusammengestellt:
Du willst deine eingescannten Rechnungen automatisch erfassen und katalogisieren? Oder dir liegt ein Vertrag in Papierform vor, den du neu aufsetzen möchtest und aus dem du eine bestimmte Passage kopieren und in ein anderes Dokument einfügen willst – ohne mühsames Abtippen. Dann hilft dir ein Programm wie Acrobat mit OCR-Funktion.
Die Abkürzung OCR steht für "Optical Character Recognition" und bedeutet übersetzt optische Zeichenerkennung. Die OCR-Technologie erkennt Text in eingescannten Dokumenten oder (digitalen) Bildern und wandelt diese in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien um. Mithilfe von künstlicher Intelligenz werden so Dateien wie JPEGs oder PDFs analysiert und gezielt nach darin enthaltenen Wörtern, Satzzeichen und Ziffern durchsucht.
Somit bietet ein DMS mit OCR-Funktion auch viele Vorteile bei der Archivierung deiner privaten Unterlagen. Durch die Speicherung deiner Dokumente als intelligente PDF-Dateien verfügst du nicht nur über originalgetreue und schreibgeschützte Kopien. Du kannst sie auch automatisch katalogisieren, nach Schlagwörtern durchsuchen oder Textpassagen zur weiteren Verarbeitung kopieren.
Wie du eingescannte Dokumente durchsuchst und bearbeitest, zeigen wir dir in unserem Video:
Mit Acrobat Dokumente gemeinsam bearbeiten, schützen, teilen und digital unterschreiben. Ein Tool, alle Funktionen.
Öffentliche Dokumente werden von einer öffentlichen Behörde im Rahmen ihrer Amtsbefugnisse oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person ausgestellt. Mit öffentlichem Glauben versehene Personen sind beispielsweise Notar*innen, Konsul*innen, Urkundsbeamt*innen, Gerichtsvollzieher*innen oder Standesbeamt*innen. Im Gegensatz dazu sind private Dokumente Unterlagen, die von Privatpersonen ausgestellt wurden. Unter Privaturkunden fallen z. B. Rechnungen und Kaufverträge.
Die digitale Ablage deiner privaten Dokumente ermöglicht dir, diese platzsparender und übersichtlicher zu organisieren. So sind deine wichtigen Unterlagen nicht nur leichter auffindbar. Wenn du einen Cloud-Speicherdienst verwendest, kannst du außerdem jederzeit geräte- und ortunabhängig auf deine Dokumente zugreifen. Ein digitales Backup deiner Dokumente lohnt sich auch vor dem Hintergrund, dass du sie so vor Beschädigung oder Verlust schützt.
Wenn du nur vereinzelt Dokumente digitalisieren möchtest, empfiehlt sich eine Smartphone App wie Adobe Scan. Mit Adobe Scan digitalisierst du nicht nur deine Unterlagen, sondern du wandelst sie gleichzeitig in editierbare PDF-Dateien um.
Zur Verwaltung deiner digitalen Dateien empfiehlt sich die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems – kurz DMS – wie Adobe Document Cloud. Ein DMS ermöglicht die digitale Erfassung, Verwaltung und Archivierung eingescannter Dokumente wie Rechnungen, Zeugnisse oder Verträge. Bei Acrobat werden deine Daten dafür zentral in der Cloud gespeichert. Dadurch hast du einen effizienteren Zugriff auf deine Dokumente. Durch die Vergabe von Schlagwörtern und Metadaten kannst du deine Dokumente außerdem schneller finden oder mit Passwörtern vor unberechtigtem Zugriff schützen.
Erfahre, wie ein DMS Dokumenten-Workflows optimieren kann.
Erfahre, wie du eine Versionskontroll-Software anwendest.
Lerne alles, was du über Dokumentenmanagement wissen musst.
Erfahre, wie du das passende DMS für dein Unternehmen findest.