Erfahre, welche Vorteile die digitale Dokumentenverwaltung mit sich bringt und wie ein DMS wie Adobe Document Cloud Dokumenten-Workflows optimieren kann.
Was bedeutet Dokumente verwalten?
Herausforderungen in der Dokumentenverwaltung.
Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung.
Best Practices in der Dokumentenverwaltung.
Dokumentenverwaltung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Präsentationen gehören in vielen Branchen zum Berufsalltag dazu. Bis ein Arbeitsvertrag versendet wird, geht dieser in der Regel durch viele Abteilungen und durchläuft einen Freigabeprozess.
Die Dokumentenverwaltung spielt also eine zentrale Rolle im Arbeitsalltag von Unternehmen.In diesem Artikel klären wir den Begriff Dokumentenverwaltung, welche Vorteile die digitale Verwaltung von Dokumenten mit sich bringt und wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) Arbeitsabläufe optimieren kann.
Der Begriff Dokumentenverwaltung, auch Dokumentenmanagement genannt, beschreibt die strukturierte, systematische Ablage von Dokumenten mit dem Ziel, diese bei Bedarf möglichst schnell wiederzufinden. Die Ablage von Dokumenten kann dabei analog oder digital erfolgen. Immer weniger Büros verwalten oder lagern ihre Rechnungen, Verträge, Formulare oder Präsentationen in bulligen Aktenschränken. Die meisten Unternehmen und Behörden setzen inzwischen auf digitale Lösungen oder arbeiten sogar mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Ein DMS erfüllt in der Dokumentenverwaltung verschiedene Aufgaben: Es speichert und archiviert Dokumente, ermöglicht die Verwaltung von Zugriffsrechten, indexiert Dokumente automatisch und ermöglicht damit eine systematische Suche nach Dokumenten im Archiv. Darüber hinaus ermöglicht es Workflows für die Freigabe von Dokumenten und lässt eine gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten über mehrere Geräte hinweg zu.
Digitale Dokumentenverwaltung bedeutet nicht gleich systematisch und geordnet. Stell dir vor, wichtige Dokumente würden im Team per E-Mail hin und her geschickt, um sie gemeinsam zu bearbeiten: Person A sendet ein Dokument an Person B, die daran Änderungen vornimmt und das Dokument lokal auf ihrem Computer abspeichert. Jetzt will parallel Person C Abschnitte des Dokuments ändern, tut das aber in der ursprünglichen Datei. Innerhalb kurzer Zeit sind drei Versionierungen eines Dokuments entstanden, die erst wieder auf einen gemeinsamen Stand gebracht werden müssen, um eine aktuelle Version des Dokuments zu erhalten.
Außerdem werden eingehende Verträge und Rechnungen in vielen Unternehmen nach wie vor in Papierform versendet und müssen entweder händisch abgelegt oder eingescannt und digitalisiert werden.
Doch diese Herausforderungen in der Dokumentenverwaltungen lassen sich lösen, indem du deine Dokumenten-Workflows intern und extern digitalisierst bzw. klare Regelungen für den (digitalen) Umgang mit unterschiedlichen Dokumentenversionen erstellst.
Wie dir die digitale Transformation zum papierlosen Büro gelingt, erklären wir in diesem Artikel.
Grundsätzlich lassen sich Dokumente auch ohne eine spezielle Software verwalten und organisieren. Meist wird die Ablage von Dokumenten über Speicherorte wie Fileserver organisiert, in denen einzelne Dokumente individuell benannt und auf dem Server abgelegt werden. Diese Methode ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig, insbesondere wenn mehrere Personen an verschiedenen Dokumentenversionen arbeiten.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) automatisiert Prozesse und Workflows für die Verwaltung von Dokumenten. Dabei behältst du immer den Überblick über deine Workflows. Die digitale Verwaltung deiner Dokumente mit einem DMS hat viele Vorteile:
Wir wissen bereits, welche Herausforderungen die Dokumentenverwaltung mit sich bringt und welche Vorteile eine Digitalisierung derselben bietet. Dabei können bereits wenige Punkte dabei helfen, die Verwaltung von Dokumenten effizienter zu gestalten. Wir haben dir kurz und knapp die wichtigsten Best Practices zusammengestellt:
Wir haben bereits gelernt, was es mit der Dokumentenverwaltung auf sich hat, welche Herausforderungen es bei der Verwaltung von Dokumenten gibt und welche Vorteile das digitale Dokumentenmanagement mit sich bringt. Bevor wir uns die Dokumentenverwaltung mit einem Dokumentenmanagementsystem genauer ansehen, wollen wir etwas näher auf die Dokumentendigitalisierung eingehen, denn nur elektronische Dokumente kannst du später auch mit einem DMS verwalten – unabhängig davon, ob es sich um geschäftliche oder private Dokumente handelt.
Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Jahresberichte liegen auch in Zeiten der Digitalisierung häufig noch in Papierform vor. Meistens wird ein Papierdokument mit einem Scanner in ein digitales Format gebracht. Wir zeigen dir, wie du Dokumente mithilfe der Adobe-Tools digitalisieren kannst:
Im Video zeigen wir dir, wie du ein Dokument mit der Adobe Scan App in eine editierbare PDF-Datei umwandelst:
2. Datei bearbeiten: Dein Dokument liegt jetzt in digitaler Form vor, muss aber gegebenenfalls noch bearbeitet werden. Mit Adobe Document Cloud und den PDF-Tools von Acrobat Pro kannst du dein gescanntes Dokument zuschneiden oder die OCR-Texterkennungsfunktionen nutzen. Die Abkürzung OCR steht für "Optical Character Recognition". Das integrierte OCR-Tool erkennt Text in gescannten Dokumenten und wandelt diesen in eine bearbeitbare Datei um.
3. Speichern und ablegen: Nun musst du nur noch dein digitalisiertes und bearbeitetes Dokument in der Adobe Cloud abspeichern.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem wie der Adobe Document Cloud können Dokumente automatisch indiziert und klassifiziert werden. Das bringt den Vorteil mit sich, dass beispielsweise Rechnungen oder Lieferscheine direkt als solche erkannt, abgelegt und den dafür zuständigen Personen zugewiesen werden können. Über die OCR-Texterkennungsfunktion kannst du Kontaktdaten oder Auftragsdaten gezielt extrahieren. Auch die Archivierung von Dokumenten wird effizienter: Du kannst über die Suche gezielt nach Schlagwörtern filtern und dir in Sekundenschnelle Dokumente zu einem Suchbegriff anzeigen lassen.
Von der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten über die Versionsverwaltung von Dateien bis hin zur Archivierung in einem Cloud-Speicher: Die digitale Dokumentenverwaltung mit der Document Cloud bringt zahlreiche Features mit, die wir hier für dich in einer Übersicht zusammengefasst haben:
Die Digitalisierung spielt auch in der Dokumentenverwaltung eine immer wichtigere Rolle. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Dokumente auf Schreibtischen getürmt und in Aktenschränken gesucht werden mussten. Dokumentenmanagementsysteme wie Adobe Document Cloud helfen dabei, reibungslose Workflows für die digitale Dokumentenverwaltung zu gewährleisten.
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Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie Adobe Document Cloud können einen wichtigen Beitrag bei der Verwaltung von Dokumenten leisten. Ein DMS ermöglicht die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Benutzer*innen und protokolliert getätigte Änderungen.
Dokumente werden dafür zentral auf einem Server oder in einer Cloud gespeichert und sind zeitunabhängig überall verfügbar. Sensible Daten können verschlüsselt und der Zugriff auf Dokumente individuell vergeben werden. Für welches Programm du dich in der Dokumentenverwaltung entschließt, kommt schlussendlich auch auf deine persönlichen Bedürfnisse und Anforderungen an das DMS an.
In digitalen Zeiten bietet die Datensicherung in einer webbasierten Cloud eine sichere Alternative zu herkömmlichen Speichermedien wie externe Festplatten, Speicherkarten, USB-Sticks oder lokale Server. Speicherst du deine Dateien in der Document Cloud, sind deine Dokumente nach einer Änderung immer auf dem neuesten Stand in der Cloud gespeichert. Selbst wenn du einige Stunden offline bist, wird ein automatisches Datei-Backup erstellt, sobald du wieder mit dem Internet verbunden bist.
Die Sicherung von Dokumenten in einer Cloud hat außerdem einen entscheidenden Vorteil gegenüber physischen Speichermedien: Deine Daten sind in der Cloud sicher vor äußeren Einflüssen wie Diebstahl oder wetterbedingten Schäden durch Hitze.
Im Prinzip alle Dokumente, die im beruflichen Arbeitsalltag in Gebrauch sind. Damit die digitale Dokumentenverwaltung effizient und lückenlos funktionieren kann, sollten alle Dokumente digital in einem DMS erfasst sein.
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