Dokumentenmanagementsystem (DMS): Was ist das?

Wie funktioniert ein DMS?

Einzelnen Anwender*innen, aber vor allem Unternehmen, bietet ein DMS im Berufsalltag also viele Vorteile. Wir haben dir hier die wichtigsten Aufgaben eines DMS im Überblick zusammengestellt:

• Dateien zentral und sicher in der Cloud speichern,
• zeit- und ortsunabhängigen Zugriff zu Dokumenten schaffen,
• Dateien schnell wiederfinden,
• Dokumente gemeinsam bearbeiten,
• Workflows effizienter gestalten,
• Freigabeprozesse optimieren,
• sensible Daten schützen,
• papierlos arbeiten und so nebenbei die Umwelt schonen.

Wer braucht ein DMS?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist für jede Person oder Organisation wertvoll, die mit einer großen Anzahl digitaler Dokumente arbeitet und die die Organisation, Zugänglichkeit, Zusammenarbeit, Sicherheit, Einhaltung von Vorschriften und die allgemeine Produktivität im Umgang mit Dokumenten verbessern möchte.

Von der Verarbeitung eingehender Rechnungen über die Prüfung von Verträgen bis hin zur Konzeption von Werbetexten für verschiedene Kund*innen: Je nachdem in welcher Branche und für welche Aufgaben das Dokumentenmanagementsystem eingesetzt werden soll, muss das entsprechende Programm bestimmte Anforderungen erfüllen.

Bei der Wahl eines DMS sollten sich potenzielle Anwender*innen also als allererstes fragen, wofür die Software genau genutzt werden soll, wie viele Personen mit dem Programm arbeiten werden und welche Workflows und Prozesse optimiert werden könnten: Müssen zum Beispiel regelmäßig mehrere Mitarbeitende an unterschiedlichen Orten gemeinsam Texte bearbeiten? Müssen eingehende Dateien automatisch erfasst und einzelnen Personen zugeordnet werden? Oder müssen Dokumente von verschiedenen Personen geprüft, freigegeben und digital unterzeichnet werden?

All diese Fragen helfen dabei, die eigenen Bedürfnisse klarer zu definieren und darauf aufbauend ein passendes Programm zu finden.

Besondere Anforderungen an das DMS: die Aufbewahrungspflicht.

Bei der Wahl eines Dokumentenmanagementsystems spielen aber nicht nur konkrete Arbeitsprozesse und Workflows im engeren Sinn eine Rolle, sondern auch gesetzliche Vorschriften. Eine davon ist die sogenannte Aufbewahrungspflicht für bestimmte Geschäftsunterlagen. Zwar gibt es hier je nach Branche unterschiedliche Regeln, im Prinzip gilt in Deutschland jedoch laut Gesetz: Unterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen müssen aus handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Gründen für sechs bzw. zehn Jahre aufbewahrt werden, damit bei Bedarf auf sie zugegriffen werden kann. Falls du als Freelancer*in oder Unternehmen entsprechende Dokumente verarbeitest, sollte das DMS also über eine Aufbewahrungsfunktion verfügen.

Für folgende Unterlagen gilt die Aufbewahrungspflicht:

• Jahresabschlüsse und Bilanzen
• Handelsbriefe und Korrespondenzen mit Geschäftspartner*innen
• Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Steuerbescheide etc.)
• Handelsbücher und Inventare

Besondere Anforderungen an das DMS: Der Datenschutz.

Das DMS muss bestimmte Dokumente jedoch nicht nur für eine gewisse Zeit aufbewahren, sondern auch in der Lage sein, personenbezogene Daten nach einer gewissen Zeit wieder zu löschen. Hintergrund ist hier Artikel 17 der DSGVO ("Recht auf Vergessenwerden"). Nach den erwähnten zehn bzw. sechs Jahren müssen entsprechende Daten aus dem System also wieder entfernt werden – am besten automatisch.

Wer personenbezogene Daten verwendet, muss laut DSGVO zu jedem Zeitpunkt zudem Auskunft darüber geben können, zu welchem Zweck entsprechende Daten gesammelt wurden und um welche es dabei konkret geht. Dementsprechend muss das DMS Anwender*innen die betreffenden Informationen bei Bedarf zur Verfügung stellen können.

Sehr häufig erfordern die Compliance-Richtlinien von Unternehmen außerdem, dass sensible und vertrauliche Daten während der Arbeitsprozesse vor dem Zugriff Dritter geschützt werden. Auch hier sollte das DMS über entsprechende Funktionen verfügen. Acrobat etwa bietet dir die Möglichkeit, bestimmte Textpassagen in PDF-Dateien zu schwärzen oder ganze Dokumente mit ein paar Klicks zu verschlüsseln.

Wie hilft ein Dokumentenmanagementsystem in kleinen Unternehmen?

Im modernen Berufsalltag kann der Umgang mit digitalen Dokumenten gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen mit einer Menge Anstrengung und Stress verbunden sein: Fristen müssen eingehalten, E-Mails beantwortet, Rechnungen eingereicht, Texte abgestimmt, Akten richtig abgelegt, Formulare unterzeichnet und Verträge überarbeitet werden. Bei all diesen Prozessen kann ein DMS eine große Hilfe sein. Denn: Programme wie Acrobat ermöglichen es dir bestimmte Aufgaben schneller, einfacher und effektiver zu erledigen. Manche Tätigkeiten können DMS heutzutage sogar komplett automatisch ausführen.

Effizienter arbeiten mit DMS-Software.

Du fragst dich nun, wie entsprechende Software dir ganz konkret bei deinen Aufgaben hilft? In der folgenden Übersicht haben wir die wichtigsten Punkte aufgelistet, wie ein DMS dich in deiner täglichen Arbeit konkret unterstützen kann:

• Automatische Indexierung: Zu den Standardfunktionen von DMS gehört das automatische Erfassen und Indizieren von Dokumenten. So müssen eingehende Schriftstücke wie etwa Rechnungen oder Bestellungen nicht mehr mühsam manuell gesichtet und gelesen werden. Stattdessen erkennt das Programm selbst um was für eine Art Dokument es sich handelt, legt es automatisch in entsprechenden Ordnern ab und weist es bei Bedarf sogar zuständigen Teammitgliedern zur Bearbeitung zu.
• Suchfunktion: Statt sich mühsam durch undurchsichtige Ordnerstrukturen zu wühlen oder sogar in Aktenschränken nach Schriftstücken zu suchen, liefern dir DMS über die Suchfunktion sofort die Dateien, die du brauchst. In einem DMS kannst du nämlich nach unterschiedlichsten Parametern filtern wie Dateinamen, Inhalten aus dem Dokument und Metadaten wie dem Upload-Datum.
• Gemeinsames Arbeiten: Da die meisten DMS cloud-basiert funktionieren, können mehrere Personen gleichzeitig, geräteübergreifend und ortsunabhängig an demselben Dokument arbeiten. Änderungen werden dabei sofort aktualisiert, sodass alle Beteiligten immer auf demselben Stand sind und nicht versehentlich an verschiedenen Versionen eines Textes arbeiten.
• Versionierung: Solltest du trotzdem einmal zu einem früheren Bearbeitungsstand eines Dokuments zurückkehren wollen, ist auch das kein Problem. Mit ein paar Klicks lassen sich in den meisten DMS frühere Versionen von Dateien anzeigen und wiederherstellen. Änderungen werden also revisionssicher und damit für alle zu jeder Zeit nachvollziehbar im System protokolliert und gespeichert.
• Schutz von Daten: Mit einem DMS lässt sich gut kontrollieren, wer Zugriff zu Dokumenten erhält und wer nicht. Schütze deine Dateien zum Beispiel durch Passwörter oder Verschlüsselungsfunktionen.

DMS mit OCR-Texterkennung.

Manche Dokumentenmanagementsysteme wie Acrobat Web verfügen inzwischen auch über spezielle OCR-Texterkennungsfunktionen. OCR steht dabei für "Optical Character Recognition", was mit optischer Zeichenerkennung übersetzt werden kann. Dieses Feature ist besonders dann relevant, wenn Dokumente in Papierform digitalisiert und zur Bearbeitung (von Texten, Schriftarten und Grafiken) in das DMS übertragen werden sollen. Aber auch wenn Informationen aus E-Mails, Webformularen oder anderen digitalen Dokumenten automatisch erfasst und verarbeitet werden sollen, ist ein DMS mit OCR-Software sinnvoll.

DMS-Schnittstellen mit anderen Programmen.

Damit Dokumentenmanagementsysteme im Arbeitsalltag funktionieren und einen Mehrwert für einzelne Anwender*innen bieten, sollten sie andere IT-Anwendungen, wie zum Beispiel das E-Mail-Programm, integrieren können. Erfasst das DMS beispielsweise automatisch E-Mails und archiviert diese ordnungsgemäß und transparent für alle anderen im eigenen System, verbessert das die Absprachen und den Wissenstransfer zwischen den Benutzer*innen erheblich. E-Mails bleiben auf diese Weise nicht mehr in Postfächern einzelner Personen liegen und wichtige Informationen sind sofort für alle Beteiligten verfügbar.

Ein DMS im eigenen Unternehmen einführen.

Wie bei der Einrichtung jedes neuen Systems gibt es auch bei der Einführung eines DMS ein paar Dinge zu beachten. Folgende Schritte helfen dir dabei Fehler zu vermeiden:

Zeit einplanen und Verantwortung festlegen.

Die Umstellung auf ein neues System ist gerade zu Beginn immer mit Aufwand verbunden. Vor allem, wenn noch kein digitales Dokumentenmanagement existiert, musst du Zeit für die Einrichtung des DMS und eventuell auch die Einarbeitung von Teammitgliedern einplanen. Nach der Einrichtung brauchst du außerdem jemanden, der das System kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass es richtig funktioniert und alle Anwender*innen das System auch korrekt nutzen. Regelmäßige Schulungen, vor allem wenn im Unternehmen erstmalig neue Anwendungen eingeführt werden, sollten ebenfalls eingeplant werden, damit das Potenzial des DMS auch voll ausgeschöpft wird. Lege die verantwortliche(n) Person(en) am besten so früh wie möglich fest.

Bewertung des Status Quo.

Nachdem die Frage der Verantwortlichkeiten geklärt ist, sollte eine Bestandsaufnahme des Status Quo erfolgen: Was für Programme werden für welche Zwecke bereits benutzt, welche Probleme gibt es dabei und wo gibt es Potenzial für Verbesserungen? Folgende Fragen helfen bei diesem Schritt:

• Wie werden aktuell Dokumente empfangen, verarbeitet, geprüft und archiviert?
• Gibt es Unterschiede in der Art und Weise wie verschiedene Abteilungen oder Teams mit Dokumenten arbeiten? Welche Funktionen muss das DMS haben, damit es für alle geeignet ist?
• Lassen sich bestimmte Arbeitsschritte wie das Erfassen und Scannen von Dokumenten eventuell automatisieren?

Dokumenttypen identifizieren.

Im nächsten Schritt gilt es herauszufinden, welche Arten von Dokumenten in den einzelnen Abteilungen bearbeitet werden. Mache am besten auch hier eine kleine Bestandsaufnahme. Mögliche Dokumente wären zum Beispiel:

• Rechnungen
• Aufträge
• Belege
• Kalkulationen
• Angebote
• Formulare

Tipp: Eine Checkliste hilft dabei, die Arten von Dokumenten zu ermitteln, mit denen du oder dein Unternehmen täglich zu tun hat. So kannst du schnell herausfinden, welche Unterlagen sofort verfügbar sein müssen und womit das neue System kompatibel sein muss.

Eine passende Software wählen: Welche Arten von DMS gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen (DMS), die unterschiedlichen Bedürfnissen und Anforderungen gerecht werden. Wir haben dir einige Arten von DMS-Lösungen zusammengestellt:

• Vor-Ort-DMS: Vor-Ort-DMS-Lösungen werden lokal in der Infrastruktur eines Unternehmens installiert und gehostet. Die Software und die Daten befinden sich auf den Servern des Unternehmens oder auf spezieller Hardware. Vor-Ort-DMS-Lösungen bieten vollständige Kontrolle über Daten und Sicherheit, erfordern jedoch interne IT-Ressourcen für Wartung, Upgrades und Backups.
• Cloud-basiertes DMS: Cloud-basierte DMS-Lösungen, auch bekannt als Software-as-a-Service (SaaS) DMS, werden über das Internet gehostet und zugänglich gemacht. Die Software und die Daten werden in der Cloud gespeichert und vom DMS-Anbieter verwaltet. Cloud-basierte DMS-Lösungen bieten Skalierbarkeit, einfache Implementierung und Zugriff von jedem Standort oder Gerät mit Internetanschluss. Sie beinhalten in der Regel ein abonnementbasiertes Preismodell.
• Hybrides DMS: Hybride DMS-Lösungen vereinen die Funktionen sowohl lokaler als auch cloud-basierter Systeme. Sie ermöglichen es Unternehmen, sensible oder kritische Dokumente auf ihren lokalen Servern zu speichern und gleichzeitig die Vorteile der Cloud-Speicherung und -Zusammenarbeit für andere Dokumente zu nutzen. Hybride DMS bieten Flexibilität in Bezug auf die Speicheroptionen für Dokumente, sodass Unternehmen je nach ihren Anforderungen den geeigneten Speicherort wählen können.
• Branchenspezifisches DMS: Einige DMS-Lösungen sind speziell auf die besonderen Anforderungen bestimmter Branchen oder Sektoren zugeschnitten. Diese branchenspezifischen DMS-Lösungen enthalten branchenspezifische Funktionen, Vorlagen, Workflows und Compliance-Anforderungen. Beispiele hierfür sind DMS für das Gesundheitswesen zur Verwaltung von Patientenakten, DMS für Anwaltskanzleien oder DMS für das Baugewerbe zur Verwaltung der Projektdokumentation.
• Open-Source-DMS: Bei Open-Source-DMS-Lösungen handelt es sich um frei verfügbare Software, die von Unternehmen entsprechend ihren Anforderungen geändert und angepasst werden kann. Diese Lösungen verfügen häufig über aktive Entwicklergemeinschaften und ermöglichen es den Unternehmen, das System an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. Allerdings erfordern Open-Source-DMS-Lösungen in der Regel technisches Fachwissen für die Installation, Konfiguration und laufende Wartung.
• Unternehmens-DMS: Unternehmens-DMS-Lösungen sind für die Anforderungen großer Unternehmen mit umfangreichen Dokumentenverwaltungsanforderungen konzipiert. Sie bieten robuste Skalierbarkeit, Hochleistungsfunktionen, fortschrittliche Sicherheitsmerkmale und die Integration mit anderen Unternehmenssystemen. Enterprise DMS-Lösungen unterstützen oft mehrere Abteilungen, geografisch verteilte Teams und komplexe Arbeitsabläufe.
• DMS für kleine und mittlere Unternehmen (SMB): SMB-DMS-Lösungen sind für kleine und mittlere Unternehmen konzipiert, die im Vergleich zu größeren Unternehmen weniger Anforderungen an die Dokumentenverwaltung haben. Diese Lösungen bieten eine vereinfachte Benutzeroberfläche, Benutzerfreundlichkeit und kostengünstige Preispläne, die für kleinere Unternehmen geeignet sind.
• Mobiles DMS: Mobile DMS-Lösungen bieten mobile Anwendungen oder responsive Webschnittstellen, mit denen Benutzer*innen über Smartphones, Tablets und andere mobile Geräte auf Dokumente zugreifen und diese verwalten können. Mit einem mobilen DMS lassen sich Dokumente von unterwegs aus anzeigen, bearbeiten, hochladen und gemeinsam nutzen, was die Produktivität und Zusammenarbeit in mobilen und dezentralen Arbeitsumgebungen erleichtert.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Funktionen und Möglichkeiten von DMS-Lösungen von Anbieter zu Anbieter und von Implementierung zu Implementierung variieren können. Du solltest dementsprechend zuerst deine unternehmensspezifischen Anforderungen ermitteln, darunter auch dein Budget und deine IT-Infrastruktur.

Aufbauend auf den Bestandsaufnahmen und Überlegungen kannst du dann damit beginnen, ein passendes DMS auszuwählen. Du brauchst noch mehr Hilfe bei der Implementierung einer passenden Software und willst dich über die Möglichkeiten der Digitalisierung im Bereich des Dokumentenmanagements informieren? Dann könnte unser Artikel „"Papierloses Büro: So gelingt die Digitale Transformation" interessant für dich sein.

Dokumentenmanagement mit Adobe Document Cloud.

Von automatischer Texterkennung über die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten bis hin zu schnelleren Freigabeprozessen und dem Schutz sensibler Daten: Acrobat Web bietet dir bei der täglichen Arbeit mit digitalen Dokumenten eine Menge Vorteile. Egal ob du selbstständig tätig bist, für ein großes Unternehmen arbeitest oder noch studierst – mit seinen vielen verschiedenen Funktionen richtet sich Acrobat an alle, die mit Textdokumenten, Bildern oder Grafiken arbeiten.

Hier haben wir die wichtigsten Features für dich aufgelistet.

• Texterkennung: Auch in einer zunehmend digitalen Welt existieren immer noch viele Schriftstücke in Papierform – von der Rechnung bis hin zum Brief vom Amt. Die OCR-Texterkennung von Acrobat ermöglicht es, eingescannte Dokumente im Handumdrehen in editierbare PDF-Dateien umzuwandeln. Mühseliges Abtippen gehört damit der Vergangenheit an.
• Umwandlung: Word, Excel, PPT, JPEG oder HTML: Mit Acrobat kannst du fast alle gängigen Dateiformate mit ein paar Klicks in PDF-Dateien umwandeln. Das geht auch in die andere Richtung, sodass du PDF-Dokumente zum Beispiel wieder als Word- oder Excel-Datei zugänglich machen kannst.
• Bearbeitung: Acrobat lässt dich PDF-Dokumente individuell nach deinen Vorstellungen bearbeiten. Ändere zum Beispiel Text und Bilder, füge Kommentare hinzu, entferne und extrahiere einzelne Seiten oder passe den sichtbaren Bereich der Seiten durch Zurechtschneiden an.
• Kollaboration: Die PDF-Tools von Acrobat ermöglichen es mehreren Personen gleichzeitig Kommentare in Dokumenten zu hinterlassen, Text zu formatieren, sich gegenseitig Aufgaben zuzuweisen und bestimmte Textstellen hervorzuheben, zu unterstreichen oder durchzustreichen. Anmerkungen und Anpassungen lassen sich so bequem und zentral in einer Datei vornehmen. Vorbei sind die Zeiten, in denen von manchen Dokumenten mehrere Versionen kursierten oder die Textdatei auf dem Desktop des Kollegen ein kreatives Eigenleben entwickelte. Deshalb ist auch der nächste Punkt besonders wichtig.
• Versionierung: Je mehr Personen an einem Dokument arbeiten, desto wichtiger wird es, dass alle Beteiligten immer den aktuellen Bearbeitungsstand sehen. In Acrobat werden jegliche Anpassungen deshalb sofort aktualisiert. Und nicht nur das. Das Programm zeigt auch genau, wer wann welche Änderungen in einem Dokument vorgenommen hat. Bei Bedarf kann auch zu früheren Versionen zurückgekehrt werden.
• Integration: Acrobat ist mit einer Reihe von Microsoft-Anwendungen kompatibel: Erstelle, bearbeite und lese PDF-Dateien zum Beispiel direkt in Word, Power-Point, Excel, SharePoint oder OneDrive.
• Sicherheit: Die Sicherheit von Daten und Informationen hat in der heutigen Berufswelt einen immer höheren Stellenwert. Mit Acrobat kannst du deine Dokumente nicht nur durch Passwörter schützen, du kannst ganz individuell Zugriff erteilen, Textpassagen schwärzen oder Dateien verschlüsseln.
• Unterschriften: Auch der Signaturprozess ist bei Acrobat optimiert. Unterzeichne digitale Dokumente mit Adobe Acrobat Sign entweder selbst oder hole online Unterschriften von anderen ein. Ganz einfach am Smartphone oder Tablet

Wenn du noch mehr darüber erfahren willst, wie du den gesamten Arbeitsprozess im Unternehmen oder als Freelancer*in besser steuern kannst, empfehlen wir dir unsere Artikel zu den Themen Workflowmanagement und Prozessmanagement.