Rechnungen digital archivieren: Welche Vorteile bringt die digitale Buchführung?

Rechnungen digital archivieren und Änderungen nachvollziehen.

Verwaltest du deine Unterlagen mithilfe eines Cloud DMS, werden alle vorgenommenen Änderungen in Echtzeit und nachvollziehbar in der Cloud gespeichert. Ein Cloud DMS wie Acrobat Web ermöglicht außerdem über die Kommentarfunktion Anmerkungen oder Anweisungen im Dokument selbst zu hinterlassen, sodass langwierige Abstimmungsprozesse vermieden werden. Zudem können Änderungen jederzeit rückgängig gemacht und eine frühere Dateiversion wieder hergestellt werden. Damit ist eine der wichtigsten Kriterien der revisionssicheren Archivierung erfüllt: die Nachvollziehbarkeit.

Revisionssicherheit besagt außerdem, dass Rechnungen (in bestimmten Fällen) zwar nachträglich geändert werden können, das Original in diesem Fall jedoch ebenfalls und unverändert aufbewahrt werden muss. Das kann mitunter dazu führen, dass der lokale Server irgendwann ziemlich voll ist. Dieses Problem stellt sich mit einem Cloud DMS nicht, da dir hier unbegrenzt Speicherplatz zur Verfügung steht.

Schnelles Auffinden von Belegen & Co.

Eine weitere Anforderung an das revisionssichere Archiv ist die Auffindbarkeit von Dokumenten. Mit einem Cloud DMS gehört das stundenlange Durchsuchen von Papierstapeln nach dem einen Beleg der Vergangenheit an. Das Cloud DMS bietet dir über die Suchfunktion die Möglichkeit, die betreffende Rechnung mit nur wenigen Klicks zu finden, sei es über den Namen, den Inhalt oder die Metadaten wie zum Beispiel das Upload-Datum.

Vergabe von Nutzungsberechtigungen und Passwörtern.

Revisionssicherheit beinhaltet außerdem, dass deine sensiblen Datenvor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Egal, für welche Option du dich für die Archivierung deiner Rechnungen, Belege & Co. entscheidest – den Aktenschrank oder eine digitale Lösung – es muss sichergestellt sein, dass nur berechtigte Personen Akteneinsicht haben. Bei einem digitalen Archiv wie Acrobat Web lässt sich das ganz leicht über die Vergabe von Zugriffsbeschränkungen und/oder Passwörtern bewerkstelligen. Außerdem kannst du über das Schwärzen von Textpassagen bestimmen, welche Inhalte in einem Dokument kenntlich sein sollen und welche wiederum nicht für alle Augen bestimmt sind.

Mehr zum Thema Revisionssicherheit erfährst du außerdem in unserem Artikel "Revisionssichere Archivierung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)".

Wie müssen elektronische Belege archiviert werden?

E-Rechnungen müssen in dem Format gespeichert werden, in dem sie eingegangen sind. Das heißt, wird eine Rechnung bei Rechnungseingang in ein anderes Format konvertiert, so muss sowohl das Original als auch das konvertierte Format aufbewahrt werden. Damit du deine Rechnungen übersichtlich und rechtskonform digital ablegst, empfiehlt sich die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Dies hilft dir nicht nur deine Unterlagen übersichtlich zu verwalten, sondern protokolliert zudem Änderungen in Echtzeit, sodass diese lückenlos nachvollzogen werden können.

Wie lange müssen Rechnungen digital aufbewahrt werden?

Papierrechnungen und elektronische Rechnungen sind in Deutschland steuerrechtlich gleichgestellt und müssen jeweils zehn Jahre aufbewahrt werden. Erst nach Ende dieser Frist darf die Rechnung gelöscht werden.

Wie werden Rechnungen digitalisiert?

Wenn du nur einzelne Belege digitalisieren musst, empfiehlt sich eine kostenlose App wie Adobe Scan. Willst du dein ganzes Rechnungs-Archiv digitalisieren, solltest du einen Dokumentenscanner mit automatischem Papiereinzug verwenden.

Was bedeutet GoBD-Konformität?

Ein Unternehmen handelt GoBD-konform, wenn es über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg Unterlagen, Aufzeichnungen und Dokumente in Papier und elektronischer Form ordnungsgemäß speichert und archiviert.

Warum Rechnungen digitalisieren?

Die Digitalisierung von Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie verbessert die Effizienz, indem sie den Rechnungsstellungsprozess rationalisiert, manuelle Aufgaben reduziert und Fehler minimiert. Außerdem wird die Organisation und Zugänglichkeit verbessert, da Rechnungen leichter verfolgt, gesucht und abgerufen werden können. Darüber hinaus verringert die Digitalisierung den Bedarf an physischem Speicherplatz und senkt die Kosten, die mit dem Druck und papierbasierten Prozessen verbunden sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass digitale Rechnungen sicher gespeichert und gesichert werden, was das Risiko von Verlust oder Beschädigung verringert.

Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?

Elektronische Rechnungen dürfen nicht verändert werden und müssen fälschungssicher archiviert werden. Für Rechnungen und Belege wie Jahresabschlüsse oder Lieferscheine gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Wie genau elektronische Rechnungen archiviert werden müssen, wurde vom Gesetzgeber nicht vorgegeben.