Revisionssichere Archivierung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Grundsätze zur Revisionssicherheit von elektronischen Dokumenten.

Auf Basis des „Code of Practice“ lassen sich folgende Grundsätze zur revisionssicheren Archivierung von elektronischen Dokumenten ableiten:

Wichtig für die rechtssichere Archivierung: Datenschutz nach DSGVO.

Eine weitere Herausforderung des modernen digitalen Dokumentenmanagements ist die Verarbeitung personenbezogener Daten. Neben der Aufbewahrungsfunktion muss ein DMS in der Lage sein, Daten nach einem bestimmten Zeitraum vollständig zu löschen. Da jedes einzelne Dokument eine andere Aufbewahrungsfrist besitzt, wäre es jedoch ein kaum zu bewältigender Aufwand, die betreffenden Dateien händisch aus dem System zu entfernen. Vor diesem Hintergrund sollte dein Dokumentenmanagementsystem in der Lage sein, Daten nach Ablauf der Frist automatisch zu löschen.

Gleichzeitig müssen alle, die personenbezogene Daten verwenden, jederzeit darüber Auskunft geben können, zu welchem Zweck diese Daten gespeichert wurden und um welche Daten es sich dabei konkret handelt. Auch diese Informationen muss ein DMS bei Bedarf bereitstellen können.

Elektronisch Unterschriften einholen und das Dokument anschließend rechtskonform digital ablegen – mit einem modernen DMS kein Problem.

Vorteile der revisionssicheren Archivierung.

Mit der revisionssicheren Archivierung wird eine effizientere und schnellere Dokumentenverwaltung gewährleistet und Informationen für einen längeren Zeitraum gesichert. Doch das sind nur einige Vorteile, die eine elektronische Archivierung mit sich bringt:

• Schutz vor Datenverlust: Dokumente sind strukturiert archiviert, Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. In einem revisionssicheren, digitalen Archiv werden alle Versionen eines Dokuments gespeichert,
• Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Änderungen an einem Dokument werden in einem revisionssicheren Archiv nachvollziehbar protokolliert. Die Rückkehr zu einer älteren Version eines Dokuments ist problemlos möglich.
• Effiziente Suche und Zugriff auf Dokumente: In einem revisionssicheren Archiv lassen sich dank einer übersichtlichen Ablage und einer Schlagwortsuche Dokumente schnell und unkompliziert finden.
• GoBD-konform: Mithilfe eines Dokumentmanagementsystems (DMS) lassen sich Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder E-Mails komfortabel und GoBD-konform aufbewahren, ohne zusätzlichen Aufwand zu erzeugen.
• Zeitsparend Dokumente verwalten: Eine effiziente digitale Archivierung ermöglich eine schnelle Dokumentenablage sowie eine schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten mit einer Schlagwortsuche.
• Flexibler Zugriff: Auf elektronisch archivierte Dokumente können über ein DMS jederzeit und überall zugegriffen werden.

Technologien für die revisionssichere Archivierung.

Um den Schutz von sensiblen Daten und eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten, gibt es einige hilfreiche Tools, die dich bei der Dokumentenablage unterstützen können:

Elektronische Archivsysteme.

Für die digitale Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Dabei unterschiedet man die Archivierung in einem DMS und die Archivierung in einem elektronischen Archiv. Sollen Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, digital archiviert werden, ist ein elektronisches Archiv für die einmalige Ablage die bessere Wahl. Werden Dokumente hingegen laufend aktualisiert und verwaltet, ist ein DMS für die elektronische Archivierung die bessere Wahl.

Digitale Signaturen und Zeitstempel.

Digitale Signaturen sind eine spezielle Form der elektronischen Unterschrift und bieten eine zuverlässige Authentifizierung von Unterzeichnenden und digitalen Dokumenten. Digitale Zeitstempel markieren eine digitale Signatur mit Uhrzeit und Datum als Nachweis der Integrität. Damit wird sichergestellt, dass das Dokument seit dem Zeitpunkt der Unterschrift unverändert vorliegt. Digitale Signaturen und Zeitstempel spielen also eine wichtige Rolle, um eine revisionssichere Archivierung von signierten Dokumenten und ein Schutz sensibler Daten gewährleisten zu können.

Verschlüsselung und Zugriffskontrolle.

Ein weiteres Hilfsmittel, um eine revisionssichere Archivierung sicherzustellen, ist die Verschlüsselung. Bei der Verschlüsselung werden Daten mithilfe von Verschlüsselungsalgorithmen in Chiffretext umgewandelt und erst dann archiviert. Ohne einen Verschlüsselungsschlüssel kann das archivierte Dokument nicht mehr entschlüsselt werden. Zusätzlich geben Software-Lösungen wie Acrobat Web die Möglichkeit den Zugriff auf Dokumente für berechtigte Personen gezielt zu erteilen oder zu entziehen, so können sensible Daten noch einmal besonders geschützt werden.

Welche Software eignet sich für die revisionssichere Archivierung?

Digitales Dokumentenmanagement lässt sich auch ohne eine spezielle Software organisieren. Für die Praxis hat das jedoch meistens zur Folge, dass die Ablage von digitalen Dokumenten über Fileserver organisiert wird. Wenn Dateien infolgedessen in unklar benannten Verzeichnis- und Ordnerstrukturen verschwinden, verliert man schnell den Überblick. Außerdem sind Änderungen in den einzelnen Dokumenten oftmals schwer oder nicht nachvollziehbar, da (nachträgliche) Anpassungen nicht ausreichend kenntlich gemacht werden – wer hat wann was geändert und wie war es im Original?

Eine moderne Dokumentenmanagement-Software wie Acrobat Web bietet den Vorteil, dass die Dokumentenverwaltung transparent und übersichtlich organisiert ist. So können Unterlagen jederzeit mit nur wenigen Klicks wiedergefunden werden. Zudem können mehrere Personen parallel, geräteübergreifend und ortsunabhängig an den Dokumenten arbeiten, ohne dass Änderungen verloren gehen oder nicht mehr nachvollzogen werden können. Somit behältst du jederzeit und von überall den Überblick über dein digitales revisionssicheres Archiv.

Das PDF-Dokument eignet sich für das digitale Dokumentenmanagement und die revisionssichere Archivierung besonders gut. Egal, ob du ein abfotografiertes Flipchart im JPEG-Format in PDF umwandeln, du eine PDF-Datei für eine einfache Weitergabe komprimieren möchtest oder du mehrere verschiedene Dokumente in ein PDF zusammenfügen möchtest – mit den Onlinetools von Acrobat kannst du deine Dokumente direkt online im Browser konvertieren und sie anschließend in der Acrobat Web revisionssicher archivieren.

Wie funktioniert die revisionssichere Archivierung in der Cloud?

Ein DMS speichert alle digitalen Dokumente zentral in einer Cloud. Das hat den Vorteil, dass sensible Daten nicht nur auf einem einzelnen Gerät verfügbar sind – und im Zweifelsfall bei Beschädigung des Geräts oder Diebstahl verloren gehen. Es ermöglicht außerdem, dass mehrere Personen ortsunabhängig und geräteübergreifend Zugriff auf Präsentationen, Rechnungen, Belege u.v.m. haben. Für eine effektive Ablage werden zudem alle Dokumente automatisch katalogisiert, so dass sie jederzeit auffindbar sind. Auf diese Weise hilft dir ein DMS, Zeit zu sparen und Arbeitsprozesse zu optimieren.

Egal von welchem Endgerät, in einer Cloud hast du zentral und geräteunabhängig Zugriff auf alle gespeicherten Daten – sofern du eine Zugangsberechtigung hast.

Gleichzeitig sollte die Dokumentenmanagement-Software auch gewisse gesetzliche Vorschriften erfüllen, wie beispielsweise die Aufbewahrungspflicht, die für bestimmte Geschäftsunterlagen gilt. Falls du in deinem Unternehmen oder als juristische Person mit entsprechenden Unterlagen zu tun hast, sollte dein DMS daher über eine entsprechende Aufbewahrungsfunktion verfügen.

Ein Dokumentenmanagementsystem stellt darüber hinaus sicher, dass du alle deine Rechnungen, Belege und Handelsbriefe rechtskonform und revisionssicher archivieren kannst, da vorgenommene Änderungen einfach in der Cloud nachvollzogen und bei Bedarf rückgängig gemacht werden können. Damit stellst du sicher, dass Originaldokumente immer unverfälscht und in der ursprünglichen Version verfügbar sind.

Rechtssichere Archivierung und Compliance.

Neben den gesetzlichen Regelungen spielen die Compliance-Richtlinien von Unternehmen bei der Wahl des geeigneten Dokumentenmanagementsystems oftmals eine entscheidende Rolle – vor allem wenn es um den Zugriff auf sensible und vertrauliche Daten geht. Ein DMS wie Adobe Acrobat bietet dir die Möglichkeit, entsprechende Passagen in PDF-Dateien zu schwärzen, Dokumente mit Passwörtern zu schützen oder den Zugriff auf eine Personengruppe individuell zu beschränken. So ist der Schutz deiner Daten immer gewährleistet und du hast dein digitales Archiv überall und jederzeit im Griff.