Prozessdigitalisierung: Warum es Sinn macht, Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

Prozessigitalisierung: Definition.

Die Prozessdigitalisierung bezieht sich auf den Einsatz digitaler Technologien und Optimierung von Geschäftsprozessen. Dabei werden digitale Tools, Systeme und Software eingesetzt, um verschiedene Aspekte der Geschäftsabläufe zu rationalisieren und zu optimieren, darunter Datenerfassung, -speicherung, -analyse, -kommunikation, -zusammenarbeit und Entscheidungsfindung.

Ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die Umstellung von papierbasierten Tätigkeiten auf digitale Alternativen, was eine schnellere, effizientere und genauere Verarbeitung von Informationen ermöglicht. Ein erster Schritt ist in diesem Zusammenhang das Einscannen von Papierdokumenten und deren anschließende digitale Verwaltung auf dem firmeneigenen Server oder dezentral in einer Cloud.

Warum sich die Prozessdigitalisierung lohnt.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet mehrere überzeugende Vorteile. Wir haben sie dir im Überblick zusammengestellt:

• Gesteigerte Effizienz: Digitalisierte Prozesse automatisieren manuelle Aufgaben, wodurch die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Dateneingabe entfällt. Dies führt zu schnelleren Bearbeitungszeiten, weniger Engpässen und einer verbesserten Gesamteffizienz.

• Fehlerminimierung: Durch die automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung werden menschliche Fehler minimiert, was zu genaueren und zuverlässigeren Informationen führt. Dadurch wird das Risiko von Fehlern verringert und die Datenintegrität verbessert.

• Verbesserte Produktivität: Durch die Digitalisierung werden sich wiederholende und monotone Aufgaben abgelöst, sodass sich die Mitarbeitenden auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können. Dies steigert die Produktivität und ermöglicht eine bessere Ressourcenzuweisung.

• Rationalisierte Arbeitsabläufe: Digitalisierte Prozesse ermöglichen rationalisierte und standardisierte Arbeitsabläufe über Abteilungen und Standorte hinweg. Dies reduziert die Komplexität, verbessert die Zusammenarbeit und fördert konsistente und effiziente Abläufe.

• Verbesserte Datenverfügbarkeit: Die Digitalisierung erleichtert die zentrale Speicherung und das einfache Abrufen von Daten. Autorisierte Mitarbeiter*innen können unabhängig von ihrem Standort schnell auf Informationen zugreifen.

• Bessere Datenauswertung: Durch die Digitalisierung können Daten in Echtzeit erfasst und gespeichert werden. Unternehmen können diese Daten analysieren, um daraus verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen. Die verbesserte Datenauswertung ermöglicht eine effektivere Planung und Optimierung von Prozessen.

• Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die ihre Abläufe digitalisieren, haben einen Vorteil gegenüber Mitbewerbern. Sie können schnellere Reaktionszeiten, eine höhere Effizienz und bessere Kundenerfahrungen bieten. Die Prozessdigitalisierung ist ein wichtiger Schritt, um sich ändernden Marktanforderungen gerecht werden zu können.

• Kosteneinsparungen: Durch die Digitalisierung wird die Abhängigkeit von physischen Ressourcen wie Papier, Lagerraum und manueller Arbeit verringert. Dies führt zu Kosteneinsparungen bei Druck, Lagerung und Verwaltungsaufwand.

• Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Digitalisierte Prozesse lassen sich problemlos mit dem Unternehmenswachstum skalieren und an veränderte Anforderungen anpassen. Sie bieten die nötige Flexibilität, um auf sich verändernde Anforderungen einzugehen.

Die Prozessdigitalisierung bietet Unternehmen viele Vorteile. Sie nutzt Ressourcen effizienter, reduziert Kosten und Fehler und ermöglicht bessere Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten. Unternehmen, die diesen Trent erkennen und umsetzen, können in der digitalen Welt besser bestehen.

Wie werden Geschätfsprozesse digitalisiert? Schritt für Schritt zu einer erfolgreichen Prozessdigitalisierung.

Wie bei allen Unternehmensentscheidungen und -prozessen empfiehlt sich auch bei der Digitalisierung von Geschäftsbereichen eine strukturierte Herangehensweise. Das erleichtert die Einführung von (neuen) digitalen Prozessen, erhöht die Akzeptanz der Mitarbeitenden und stellt den langfristigen Erfolg der Maßnahmen sicher. Man spricht auch von einer Digitalisierungsstrategie.

Wir haben dir hier einige Fragen zusammengestellt, die du beantworten solltest, bevor du in die konkrete Umsetzung gehst.

1. Ist eine Analyse der bestehenden Prozesse nötig?

Bevor mit der Digitalisierung gestartet werden kann, ist es wichtig, eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse durchzuführen. Welche Prozesse eignen sich am besten für die Digitalisierung? Wo besteht Verbesserungspotenzial?

2. Bei welchen Prozessen macht es Sinn sie zu digitalisieren?

(Stichwort: Identifikation digitalisierbarer Prozesse) Nicht jeder Prozess lässt sich zwangsläufig digitalisieren. Gehe deshalb in die einzelnen Abteilungen und frage ganz konkret nach. Gibt es vielleicht Unterschiede wie manche Teams oder Abteilungen Prozesse handhaben? Möglicherweise hilft auch ein gemeinsames Brainstorming. Auf Basis dessen könnt ihr eine individuelle "Digitalisierungslandkarte" für das Unternehmen entwickeln.

3. Was ist der digitale Status Quo in deinem Unternehmen?

Es gibt inzwischen kaum noch eine Firma, die rein auf Papierbasis arbeitet. Sei es die Nutzung von Microsoft Office oder eines E-Mail-Programms, dass Rechnungen noch per Hand geschrieben und verschickt werden, kommt eher selten vor. Doch wo ist noch unausgeschöpftes Potenzial? Wie kann ich die Verwaltung meiner Dokumente effizienter gestalten? Diese Fragen gehören in den dritten Schritt.

4. Wie viel bist du bereit auszugeben? (Stichwort: Kosten vs. Nutzen)

Natürlich sollte sich die Digitalisierung auch wirtschaftlich rentieren. In diesem Schritt geht es darum herauszufinden, wie groß das potenzielle finanzielle und zeitliche Einsparpotenzial von einzelnen Prozessen ist. Wie oft werden diese Prozesse angewandt? Und welche Verbesserungen lassen sich beim Thema Qualität erzielen? Muss eine Software eingekauft werden oder braucht es (externe) Schulungen für die Mitarbeitenden? Diese Fragen helfen dir bei der Kosten-Nutzen-Abwägung.

5. Welche (digitalen) Prozesse haben Priorität?

Gerade auch mit Blick auf Punkt 4 musst du manchmal abwägen, welche Prozesse beim Thema Digitalisierung eine höhere Priorisierung verdienen und welche vielleicht in einem zweiten oder dritten "Digitalisierungsschritt" angegangen werden. Bei der Einführung ist es ratsam, zunächst mit den weniger komplexen Prozessen zu beginnen und dann weitere Prozesse einzubeziehen. So können sich Mitarbeitende an die neuen Abläufe gewöhnen und potenzielle Herausforderungen rechtzeitig erkannt werden.

Eine schrittweise Einführung hat den Vorteil, dass alle Beteiligten ausreichend Zeit haben, sich mit den Neuerungen auseinanderzusetzen, die neuen Prozesse dadurch (idealerweise) in vollem Umfang angewandt und genutzt werden und du deine Learnings aus dem ersten Schritt in weitere Digitalisierungsmaßnahmen miteinfließen lassen kannst.

6. Welche Tools eignen sich für welche Prozesse?

Um diese Frage befriedigend zu beantworten, solltest du noch mal zu Punkt 1, 2, 3, 4 und 5 zurückgehen. Braucht es vielleicht für manche Prozesse unterschiedliche Software-Lösungen? Oder reicht eine Lösung, weil du dich zunächst auf einen Prozess fokussieren möchtest? Gibt es Tools, die sofort einsatzbereit sind oder brauchst du eine eigens auf deine Bedürfnisse zugeschnittene Anwendung? Und wieviel darf das Tool kosten?

Inzwischen gibt es zahlreiche kostenlose Anwendungen, die vor allem im Bereich des Dokumentenmanagements bereits riesige Erleichterungen für den Arbeitsalltag mit sich bringen. Deshalb: Auf die Frage nach dem richtigen Tool solltest du fast ebenso viel Zeit verwenden wie auf die erste Frage (Identifikation digitalisierbarer Prozesse). Eine weitere entscheidende Frage: Eignet sich das Tool für alle Mitarbeitenden? Welche Software-Lösungen es gibt, darauf kommen wir gleich zurück.

7. Wer ist verantwortlich für die Einführung der Tools?

Vor allem wenn du bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen noch relativ am Anfang stehst, solltest du für die Einführung und Umsetzung genügend Zeit einplanen. Eventuell müssen auch Teammitglieder neu angelernt werden. Nach der Einführung braucht es außerdem eine verantwortliche Person, welche die Prozesse kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass alle Anwendungen funktionieren und von allen Anwender*innen auch richtig genutzt werden.

Regelmäßige Schulungen, vor allem bei der Ersteinführung von Tools, sollten ebenfalls eingeplant werden, damit das Potenzial deiner Digitallösung auch voll ausgeschöpft wird. Lege die Verantwortlichkeiten idealerweise zu einem möglichst frühen Zeitpunkt fest. Es können auch mehrere Teammitglieder für unterschiedliche Anwendungen Ansprechpartner*in sein.

8. Wie nehme ich alle Mitarbeitenden bei der Digitalisierung mit?

Damit die Prozessdigitalisierung erfolgreich wird, solltest du in jedem Fall eine Schulung der Mitarbeitenden einplanen. Wie funktioniert die Anwendung neuer digitaler Tools und wie nutze ich Geschäftsprozesse effektiv? Damit sich auf dem Weg zur Digitalisierung keine Mitarbeiter*innen abgehängt fühlen, solltest du fortlaufend Schulungen durchführen, um alle auf den gleichen Wissensstand zu bringen.

9. Woher weiß ich, ob die Digitalisierung meiner Geschäftsprozesse erfolgreich ist?

Nach der Umsetzung gilt es, den Digitalisierungsprozess durch regelmäßiges Monitoring zu überwachen und stetig zu optimieren. Nur so kannst du Schwachstellen erkennen und Verbesserungen vornehmen. Hole dir Feedback von Mitarbeiter*innen und Kund*innen ein, um frühzeitig Probleme und Hürden erkennen und beheben zu können.

Tipp: Halte deine Ergebnisse für die einzelnen Punkten schriftlich fest, vielleicht hilft dir auch eine Checkliste. So kannst du am Ende fundierte Entscheidungen treffen, die dein Unternehmen einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung weiterbringen.

Für eine erfolgreiche Digitalisierung von Geschäftsprozessen empfiehlt sich eine strukturierte Herangehensweise. Mithilfe von Checklisten kannst du Timings festlegen, wichtige Punkte festhalten und diese nach Erledigung abhaken.

Prozessdigitalisierung: Welche Software-Lösungen gibt es?

Grundsätzlich kommt es bei der Wahl der richtigen Software-Lösung darauf an, wo die (firmen)eigenen digitalen Bedürfnisse liegen und welche Prozesse digitalisiert werden sollen. Inzwischen gibt es eine Fülle an Tools, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse behilflich sein können.

Wir haben dir im Folgenden aufgeführt, welche Software-Art es für welche Einsatzbereiche (= Aufgabengebiete) gibt:

• FiBu-Lösungen (Finanzbuchhaltung): Digitalisierung von Finanzprozessen und Prozessen im Rechnungswesen

• CRM-Systeme (Customer Relationship Management): digitale Lösung für die Pflege von Kundenbeziehungen

• ERP-Systeme: (größtenteils) digitale Abbildung von kaufmännischen Prozessen

• Dokumentenmanagementsysteme (DMS): datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten

• Workflow-Management-System: Software für die Steuerung, Analyse und Optimierung von Workflows

• BPMS-Tool / Prozessmanagement-Software: Strategie-Tool für die Analyse, Visualisierung und Optimierung von geschäftsinternen Prozessen

Innerhalb der einzelnen Kategorien gibt es natürlich zahlreiche unterschiedliche Tools, einige davon kostenpflichtig, einige davon kostenlos. Welches das passende für dein Unternehmen ist, sollte aber nicht allein von den Kosten abhängen, sondern in erster Linie von seinem Nutzen.

Im Folgenden gehen wir auf die datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) näher ein.

Ein Beispiel für eine „Software as a Service“ ist Acrobat Web. Mit Acrobat Web kannst du alle deine Dateien zentral in der Cloud ablegen und hast jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf alle deine wichtigen Unterlagen und Informationen. Damit ist dir maximale Flexibilität sicher, da Dokumente von mehreren Personen gleichzeitig aufgerufen und bearbeitet werden können. Gerade in Zeiten des Homeoffice werden solche IT-unabhängigen Services immer wichtiger. Mit Blick auf das Thema IT ist ein Cloud DMS zudem gerade für kleinere Unternehmen besonders attraktiv, da für die Einführung keine kostspielige Hardware angeschafft werden muss.

Doch wie kann dich ein DMS wie Acrobat Web ganz konkret in deinem Arbeitsalltag unterstützen? Wir haben dir hier die wichtigsten Funktionen im Überblick aufgelistet:

• Gemeinsames Arbeiten: Mehrere Personen können parallel und ortsunabhängig an ein und demselben Dokument arbeiten. Die Änderungen werden in Echtzeit in der Cloud aktualisiert. Mit der Kommentierungsfunktion von Adobe Acrobat kannst du zudem ganz einfach Feedback zusammenführen und vermeidest so langwierige Abstimmungsprozesse.

• Versionierung: Frühere Bearbeitungsstände eines Dokuments gehen keineswegs verloren. Mit nur wenigen Klicks kannst du dir frühere Dokumentversionen anzeigen lassen und diese wiederherstellen. Damit werden Änderungen revisionssicher – sprich nachvollziehbar und überprüfbar – im System abgebildet. In unserem Artikel zu Thema "Versionierung von Dokumenten" erfährst du, wie Versionskontrolle mit einem DMS funktioniert.

• Suchfunktion: Über die Suchfunktion kannst du deine Dateien nach Namen, Inhalt oder Metadaten – wie beispielsweise das Upload-Datum – filtern und in Sekundenschnelle finden.

• Datenschutz: Gerade was das Thema Datensicherheit bzw. Dokumentensicherheit angeht, gibt es immer noch viele Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung. Dabei sind deine Daten in einem DMS gleich doppelt gesichert. Durch die ortsunabhängige Speicherung in der Cloud läufst du keine Gefahr deine Daten beispielsweise durch einen lokalen Serverbrand zu verlieren. Außerdem kannst du durch die Vergabe von Passwörtern oder dem Schwärzen und Entfernen vertraulicher Inhalte bestimmen, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente und sensible Informationen hat.

• Rechtsverbindliche Unterschriften: Mit Acrobat Sign kannst du deine Dokumente darüber hinaus ganz einfach elektronisch rechtsverbindlich unterzeichnen – oder unterzeichnen lassen. Damit holst du Einverständniserklärungen oder Genehmigungen schnell und einfach digital ein und beschleunigst ehemals langwierige Prozesse.

Die Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem wie Acrobat Web setzt voraus, dass du zuvor alle deine Dokumente digitalisierst. Bei einer großen Menge an Unterlagen empfiehlt es sich hierfür einen Dokumentenscanner mit automatischem Papiereinzug zu verwenden. Für das Scannen einzelner Belege oder von unterwegs kannst du alternativ Apps wie Adobe Scan nutzen. Damit kannst du deine Dokumente ganz einfach mit deinem Smartphone oder Tablet einscannen und in editierbare PDF-Dateien umwandeln.

Darüber hinaus bietet dir Acrobat mehr als 20 Onlinetools, die die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse noch effizienter machen. Wandle unterschiedliche Dateiformate in PDF um, füge mehrere PDF-Dokumente zu einer Datei zusammen oder verringere die Größe einer PDF-Datei, um sie mit anderen zu teilen. All das sind erste Schritte auf dem Weg zur erfolgreichen Prozessdigitalisierung.

Exkurs: Prozessdigitalisierung vs. Automation.

Wir reden in diesem Artikel die ganze Zeit über Digitalisierung. Doch was versteht man eigentlich unter Automation? Die Prozessautomatisierung unterscheidet sich von der Prozessdigitalisierung insofern, dass hier Prozesse und Aufgaben eigenständig und automatisch (= ohne menschliches Zutun) ablaufen. Heißt: Prozessfunktionen und Prozessabläufe werden vom Menschen auf technische Systeme übertragen. Eine Grundvoraussetzung dafür ist die Verfügbarkeit von Dokumenten in digitaler Form. Diese werden wiederum von entsprechenden Technologien und Tools ausgelesen und in Prozesse übersetzt – etwa, wenn ein eingehendes Dokument automatisch von der Software erfasst und im digitalen Archiv abgelegt wird.

Doch auch hier gilt kritisch zu hinterfragen, bei welchen Prozessen und Abläufen eine Automation Sinn macht oder notwendig ist.

Prozessdigitalisierung: Ein Blick in die Zukunft.

Die digitale Transformation und die Digitalisierung von Prozessen sind eine Entwicklung, die auch in Zukunft eine große Rolle spielen wird. In diesem Abschnitt wollen wir uns die Zukunftsaussichten und Trends im Bereich Prozessdigitalisierung etwas genauer ansehen:

• Künstliche Intelligenz und Automatisierung: Künstliche Intelligenz (KI) wird für eine effizientere Prozessdigitalisierung immer häufiger integriert. Repetitive Aufgaben können mithilfe von Machine Learning-Algorithmen automatisiert werden. Darüber hinaus können KI-Tools auch bei Entscheidungsprozessen unterstützen oder Analysen liefern.

• Internet der Dinge (IoT): Das Internet der Dinge (engl. Internet of things) steht für eine vernetze Welt aus smarten Geräten. Daraus ergeben sich neue Möglichkeiten zur Vernetzung von Geräten und Systemen. Durch die Verbindung von physischen Geräten mit digitalen Technologien können Unternehmen Daten in Echtzeit erfassen und optimieren. Das Internet der Dinge wird beispielsweise für die Überwachung von Anlagen eingesetzt, um Ausfallzeiten zu minimieren.

• Big Data und Predictive Analytics: Die Digitalisierung bringt große Datenmengen mit sich, mithilfe von Big-Data-Analysen und Predictive Analytics können Unternehmen Muster und Trends identifizieren und damit Prozesse optimieren und Risiken minimieren.

• Robotic Process Automation (RPA): Die RPA-Technologie ermöglicht es, bestimmte Geschäftsprozesse durch Software-Roboter zu automatisieren. Das können beispielsweise sich wiederholende Aufgaben sein, wodurch Mitarbeitende entlastet werden.

• Cybersecurity: Die Sicherheit von Geschäftsprozessen und Systemen wird in Zeiten wachsender Digitalisierung immer relevanter. Digitale Prozesse und Daten müssen vor Cyberangriffen geschützt und die Datenintegrität gewährleistet sein. Die Integration sicherer Systeme und Verschlüsselungstechnologien werden auch in Zukunft eine wichtige Rolle bei der Prozessdigitalisierung einnehmen.

• Unternehmen können mit Künstlicher Intelligenz, Internet der Dinge, Big Data, Robotic Process Automation und der Sicherung von Cybersecurity Prozesse optimieren. Um langfristig erfolgreich zu sein, ist es wichtig sich auf zukunfsweisende Trends vorzubereiten und die Digitalisierung von Prozessen weiter voranzutreiben.

Digitale Geschäftsprozesse: Fazit.

Die Grundlage der erfolgreichen Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist eine strategische Herangehensweise. Das erfordert im ersten Schritt vor allem Zeit – in der Planung und in der Umsetzung. Langfristig kann dein Unternehmen jedoch auf zahlreichen Ebenen profitieren – intern wie extern. Denn auch die Digitalisierung des Backoffice bringt nicht zu unterschätzende Vorteile für das Kerngeschäft: nämlich mehr Zeit für das Wesentliche, deine Kund*innen oder das Produkt.

Häufig gestellte Fragen.