Wie funktioniert die digitale Buchhaltung in der Praxis?

Was ist ein DMS oder Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) spielt bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, wie der Buchführung eine wichtige Rolle: Ein DMS übernimmt die datenbankgestützte Verwaltung und Archivierung von digitalen Schriftstücken. Die meisten Systeme speichern dafür die Dateien zentral in einer Cloud. Dadurch haben alle Personen mit einer entsprechenden Berechtigung ortunabhängig und geräteübergreifend Zugriff auf die gespeicherten Dokumente.

1. Stakeholder auswählen.

Damit die Umstellung auf papierlose Prozesse gelingt, ist es wichtig, relevante Stakeholder aus unterschiedlichen Abteilungen einzubinden. Das kann neben der Buchhaltung auch die IT, der oder die Steuerberater*in oder die Rechtsabteilung sowie weitere digitalaffine Fachleute sein. Wähle zudem einen Projektleiter, der die Transformation steuert und sich mit anderen Fachabteilungen abstimmt.

2. Geschäftsprozesse analysieren.

Zunächst solltest du dir einen Überblick über die bestehenden Buchhaltungsprozesse verschaffen. Es ist wichtig, die Arbeitsabläufe zu verstehen, um ineffiziente Prozesse und Engpässe zu identifizieren. Mithilfe dieser Analyse kannst du die Anforderungen an die digitale Buchhaltungssoftware festlegen.

3. Geeignete Software auswählen.

Basierend auf den Anforderungen kannst du eine passende Buchhaltungssoftware auswählen. Achte dabei auch darauf, wie umfangreich die Software ist und welche Funktionen kostenfrei Funktionen enthalten sind bzw. ob du diese überhaupt benötigst. Neben den Funktionen sind auch Sicherheitsmerkmale, Integrationsmöglichkeiten, und der Kundensupport wichtig. Viele Anbieter bieten auch Demoversionen oder Testzugänge an.

4. Daten migrieren.

Sobald die Software installiert ist, gilt es, die Daten aus den bestehenden Buchhaltungssystemen in die neue digitale Buchhaltungssoftware zu übertragen. Damit die Daten vollständig und korrekt migriert werden, solltest du eine Strategie für die Übertragung entwickeln. Unter Umständen ist es nötig, Daten zu konvertieren oder zu bereinigen, damit sie mit dem neuen System kompatibel sind.

5. Testen und Anpassen.

Nach der Datenmigration empfiehlt sich eine Testphase, um sicherzustellen, dass die Abläufe und Schnittstellen technisch einwandfrei funktionieren. Binden Sie hierfür einen kleinen Anwenderkreis ein, um die einzelnen Buchhaltungsprozesse ausführlich zu testen. Damit die Software genau zu den Anforderungen passt, sind eventuell weitere Anpassungen erforderlich.

6. Mitarbeitende schulen.

Nach Abschluss der Testphase können die Mitarbeitenden geschult werden. Kommuniziere auch die Vorteile, die die Mitarbeitenden durch die neue Software haben und zeige ihnen, wie das System ihre Arbeit vereinfacht und wie sie sie optimal nutzen. Wenn nötig, biete verschiedene Schulungen für unterschiedliche Vorkenntnisse oder Teilbereiche an. Dabei bieten sich neben Präsenzschulungen auch Onlinekurse an. Denke auch an Schulungsmaterial und eine Dokumentation, damit die Mitarbeitenden später immer wieder darauf zugreifen können.

7. Übergang zur digitalen Buchhaltung.

Wenn die neue Buchhaltungssoftware einwandfrei läuft und alle weiteren Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden, kann dein Unternehmen auf die neue digitale Buchhaltung umstellen. Die alten Buchhaltungssysteme werden abgeschaltet und nur noch die neue Software genutzt. Biete allen Beteiligten Hilfe und Unterstützung an, damit sie möglichst schnell mit dem neuen System umgehen können, um das volle Potenzial zu entfalten.

Change Management.

Um die Akzeptanz für die neue Buchhaltungssoftware zu erhöhen, ist eine offene und effektive Kommunikation entscheidend. Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden den Zweck der Umstellung verstehen und wie sich ihre Arbeitsabläufe dadurch positiv verändern. Gehe dabei auch auf Fragen und Bedenken der Mitarbeitenden ein und bieten ihnen Kommunikationskanäle dafür an.

Kontrolle und Monitoring.

Nach der Umstellung auf die neue Software, sollte weiterhin überprüft werden, ob das System und die Prozesse effektiv funktionieren. Möglicherweise sind weitere Optimierungen vonnöten.

Datensicherheit und Datenschutz.

Sicherheit und der Schutz der Unternehmensdaten sind bei der digitalen Buchhaltung essenziell. Um die Daten zu schützen, müssen Sicherheitsmaßnahmen wie beispielsweise die Verwendung von Zugriffskontrollen, Verschlüsselungstechnologien und regelmäßigen Backups getroffen werden. Zudem müssen rechtliche Anforderungen und Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Kontinuierliche Weiterentwicklung.

Weil sich die digitale Buchhaltung immer weiterentwickelt, sind regelmäßige Schulungen und Weiterentwicklungen wichtig. Damit die digitale Buchhaltung zu einem wertvollen Instrument für das Finanzmanagement wird, sollten die Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand bleiben und ihre Fähigkeiten laufend ausbauen können. Biete ihnen dafür die nötige Zeit und Lernangebote an.

1. Zugriffskontrolle.

Damit sensible Daten vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt sind, ist es wichtig den Zugriff auf die Buchhaltungssoftware auf autorisierte Personen zu beschränken. Das kann etwa durch die Implementierung von Benutzerkonten mit individuellen Zugangsdaten und Passwörtern erfolgen. Zusätzliche kann eine kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingesetzt werden.

2. Verschlüsselung.

Damit Finanzdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, sollten sie bei einer Datenübertragung und Speicherung verschlüsselt werden. Technologien zur Verschlüsselung wie Secure Socket Layer (SSL) oder Transport Layer Security (TLS) gewährleisten eine sichere Datenübertragung im Internet. In der Regel können sensible Daten in der Regel in einer Datenbank oder eine Cloud verschlüsselt gespeichert werden.

3. Regelmäßige Backups.

Kontinuierliche Backups sind insbesondere bei Daten aus der Buchhaltung unerlässlich, um im Falle eines Datenverlusts oder eine Systemstörung Dokumente wiederherstellen zu können. Idealerweise werden Backups sowohl lokal als auch extern gespeichert, um eine maximale Datensicherheit zu gewährleisten.

4. Datenschutzbestimmungen.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle geltenden Datenschutzbestimmungen anhand der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSFVO) und anderer nationaler oder regionaler Datenschutzgesetze, eingehalten werden. Datenschutzrichtlinien sollten entwickelt und transparent kommuniziert werden.

5. Sicherheitsbewusstsein von Mitarbeiter*innen.

Um das Risiko von Sicherheitsverletzungen möglichst niedrig zu halten, sollten alle Mitarbeiter*innen über Sicherheitsverfahren informiert und geschult werden. Ebenso sollten Mitarbeiter*innen sensibilisiert werden, um Phishing-Angriffe und andere Formen der Cyberkriminalität erkennen und vermeiden zu können.

6. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierung.

Methoden in der Cyberkriminalität entwickeln sich ständig weiter, daher sollten die Sicherheitssysteme und – richtlinien regelmäßig überprüft werden, um potenzielle Schwachstellen feststellen und beheben zu können. Außerdem sollten Sicherheitsupdates und Patches für die Buchhaltungssoftware regelmäßig installiert werden, um Sicherheitslücken zu schließen.

7. Einsatz einer Firewall und Antivirensoftware.

Die Implementierung einer Firewall und einer Antivirensoftware auf allen Geräten ist unerlässlich, um das Eindringen von Schadsoftware zu verhindern. Während die Antivirensoftware potenziell gefährliche Dateien erkennt und blockiert, schützt die Firewall das Netzwerk vor Zugriffen durch Unbefugte.

8. Vertragliche Vereinbarungen.

Haben im Rahmen der digitalen Buchhaltung externe Dienstleister Zugang zu sensiblen Daten, sollte in jedem Fall eine vertragliche Vereinbarung zum Schutz der Daten getroffen werden.

9. Notfallplan.

Um auf Sicherheitsvorfälle oder Datenverlust angemessen reagieren zu können, sollte ein Notfallplan entwickelt werden. Dieser sollte Informationen zu Ansprechpartnern, zur richtigen Reaktion, Kommunikation und zur Wiederherstellung der Daten enthalten.

Sensible Daten müssen im Hinblick aus Datensicherheit und Datenschutz in der digitalen Buchhaltung besonders geschützt sein. Durch den Einsatz von Sicherheitsmaßnamen und Überprüfungen können Unternehmen Finanzdaten effektiv schützen und den reibungslosen Workflow der digitalen Buchhaltung gewährleisten.

Das beste Dateiformat für die digitale Buchführung.

Das beste Dateiformat zum digitalen Speichern deiner Belege ist das PDF (Portable Document Format). Dieses Format wird nicht nur auf jedem Gerät gleich angezeigt, sondern lässt sich auch einfach verschicken, benötigt nur wenig Speicherplatz und kann etwa mit einem Passwortschutz versehen werden.

Dokumente scannen und digitalisieren mit Adobe Scan.

Der erste Schritt in Richtung „digitale Buchhaltung“ ist natürlich die Digitalisierung von Dokumenten. Falls du dein komplettes Archiv umstellen willst und dementsprechend viele Dokumente eingescannt werden müssen, empfiehlt sich die Nutzung eines Dokumentenscanners mit automatischem Papiereinzug. Von unterwegs oder für das Einscannen einzelner Belege eignet sich eine App wie Adobe Scan. Über die App können Unterlagen ganz einfach mit einem Tablet oder Smartphone eingescannt und als PDF in der Cloud gespeichert werden.

Digitale Dokumente bearbeiten und mehr mit den Onlinetools von Adobe Acrobat.

Was aber tun, wenn du einen Teil deiner Dokumente bereits digitalisiert hast, sie aber im falschen Format vorliegen? Oder wenn PDF-Dokumente zu groß sind oder bearbeitet werden müssen? Auch hier haben wir eine passende Lösung: Mit den praktischen Onlinetools von Adobe Acrobat kannst du alle Aufgaben rund um deine digitalen Dokumente erledigen und so deine digitale Buchführung auf Vordermann bringen. Mit den Onlinetools kannst du unter anderem:

• PDF-Dokumente zusammenfügen.
• Die Größe von PDF-Dateien verringern.
• Diverse Formate in PDF konvertieren.
• PDF-Dokumente in Word umwandeln.
• Bilder im JPG-Format in PDF-Dateien umwandeln.

Was muss ich beim Digitalisieren von Belegen beachten?

Neben der Aufbewahrungspflicht für manche geschäftliche Unterlagen, musst du sicherstellen, dass deine digitale Buchführung gewissen rechtlichen Bestimmungen wie der GoBD folgt. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass deine Belege vor nachträglichen Änderungen geschützt sind bzw. Änderungen jederzeit protokolliert und nachvollzogen werden können. Ziehe, falls du dir unsicher bist, eine*n Steuerberater*in zu Rate.

Wie funktioniert digitale Buchführung?

Um deine Buchhaltung zu digitalisieren, musst du zunächst alle deine Belege und Rechnungen einscannen und eine elektronische Kopie generieren. Für viele Dokumente solltest du dafür einen Scanner mit automatischem Papiereinzug verwenden, für einzelne Belege reicht eine App wie Adobe Scan. Damit du deine Unterlagen im digitalen Archiv jederzeit schnell findest, empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems. Dieses hilft dir, deine Dokumente zentral und strukturiert zu verwalten.

Wie geht digitale Buchhaltung?

Unter digitaler Buchhaltung versteht man den Einsatz von Buchhaltungssoftware und Technologie zur Verwaltung von Buchhaltungsprozessen. Nachdem eine passende Software gefunden wurde, wird ein Buchhaltungssystem erstellt, das Kontenpläne und Basisinformationen umfasst. In der digitalen Buchhaltung werden Finanzdaten elektronisch erfasst und Prozesse wie Transaktionsautomatisierung mit dem Ziel genutzt, die Effizienz und Genauigkeit zu steigern. Die digitale Buchhaltung erleichtert zudem die Einhaltung von Steuervorschriften.

Was ist digitale Buchhaltung?

Unter digitaler Buchhaltung oder digitaler Buchführung versteht die Digitalisierung aller Belege und Dokumente, um ein papierloses Arbeiten zu ermöglichen. Das heißt zum Beispiel, dass Briefe oder Rechnungen nicht gedruckt per Post, sondern digital per E-Mail versendet werden.

Welcher Scanner für digitale Buchführung?

Um Dokumente zu digitalisieren und digital zu verwalten, benötigst du einen Scanner. Statt einem herkömmlichen Scanner kannst du für die digitale Buchführung aber auch eine Scanner-App wie Adobe Scan verwenden. Das ist nicht nur günstiger, sondern meist auch einfacher und erfüllt gleichzeitig alle Anforderungen, um die Digitalisierung deiner Buchhaltung durchzuführen.

Ist digitale Buchführung Pflicht?

Nein, digitale Buchhaltung ist keine Pflicht. Du bist nicht gezwungen, deine Papierbelege zu digitalisieren. Allerdings muss deine Buchführung – ob in Papierform oder digital – den rechtlichen Bestimmungen des HGB, der GoB sowie der GoBD folgen. Zudem musst du deine Rechnungsbücher vor nachträglichen Änderungen schützen und die gesetzliche Aufbewahrungspflicht einhalten.