Le format PDF/A est conçu pour l'archivage à long terme de fichiers PDF. Dans ce guide, vous découvrirez ce qu'est exactement un fichier PDF/A et comment en créer un. Sans oublier les nombreux avantages que permet ce format de fichier.
PDF/A est le format standard utilisé dans le monde entier pour l'archivage des documents électroniques. Il permet de visualiser les documents dans leur aspect d'origine à l'aide de différents logiciels. Un fichier PDF/A diffère d'un format PDF standard en ce sens qu'il ne comporte pas de caractéristiques qui ne conviennent pas à l'archivage à long terme.
Ce type de PDF s'avère également autonome, tous les éléments tels que le contenu, les polices et les informations sur les couleurs étant intégrés dans le fichier. Cela signifie que le document peut être visualisé et reproduit exactement comme il a été créé à l'origine, quel que soit l'appareil utilisé.
PDF est l'abréviation de Portable Document Format (format de document portable) et est utilisé pour la présentation et l'échange fiables de documents dans un format standard afin qu'ils puissent être utilisés sur plusieurs supports. Dans l'extension de fichier, la lettre « A » signifie « archivage », car le format PDF/ A garantit la conservation à long terme du contenu du fichier dans sa forme originale.
Le PDF/A a été initialement publié en octobre 2005 par l'Organisation internationale de normalisation (ISO) en tant que nouvelle norme pour l'archivage des fichiers électroniques.
En mai 2002, une initiative a été lancée par l'Association for Information and Image Management (AIIM), la National Printing Equipment Association (NPES) et l'organe administratif de la justice américaine, afin de créer des formats normalisés pour les fichiers archivés électroniquement.
Après trois ans de collaboration entre des entreprises et des organisations internationales, le format PDF/A a été publié.
PDF/ An, ou norme ISO 19005, est rapidement devenu une norme internationalement acceptée pour l'archivage à long terme, fondée sur les spécifications du format PDF.
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Les fichiers PDF/A sont utilisés de la même manière que les fichiers PDF standard, mais ils constituent une solution de choix lorsque les documents doivent être conservés dans un format à l'épreuve du temps.
Le format PDF/A est idéal si vous souhaitez que le format original de votre fichier reste exactement le même pour une utilisation à long terme, qu’importent les changements de plateformes et de supports. L'objectif final étant qu'il reste facilement accessible et uniforme sur différents appareils.
Le format PDF/A est une option intéressante lorsqu'il s'agit de s'identifier et signer numériquement des documents. En effet, ce format permet d'intégrer des signatures électroniques et ne spécifie que des exigences minimales à cet égard. Cela signifie que les documents peuvent être signés numériquement en utilisant les technologies futures au fur et à mesure qu'elles se développent. Un véritable atout pour assurer la conservation à long terme de vos documents importants.
Le format PDF/A est largement utilisé dans le secteur universitaire en raison de sa fiabilité en matière d'affichage des caractères spéciaux utilisés dans les formules mathématiques et les langues anciennes. Tous ces symboles sont intégrés dans le fichier. À noter que certaines institutions académiques n'acceptent plus que les thèses et mémoires au format PDF/A.
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Les fichiers au format PDF/A présentent de nombreux avantages qui pourraient les rendre utiles pour votre prochain projet.
Pour ouvrir un fichier PDF sur votre bureau ou dans une application, il suffit de double-cliquer sur l'icône PDF dans votre système de fichiers. Les utilisateurs de Mac devront probablement choisir Fichier, puis Ouvrir avec, avant de sélectionner Acrobat.
Pour convertir un fichier PDF au format PDF/A, vous devez supprimer toutes les caractéristiques qui ne sont pas compatibles avec le format PDF/A, telles que l'audio ou la vidéo. Si vous utilisez Adobe Acrobat, essayez d'utiliser la fonction « Contrôles en amont » pour convertir votre PDF en PDF/A.
Créer un fichier PDF/A à partir d'un logiciel de traitement de texte s’avère relativement simple. Il suffit de naviguer vers l’onglet Imprimer ou Enregistrer et de sélectionner PDF/An comme option. Vous devrez également modifier vos paramètres de préférence PDF en PDF/A.
Pour éditer un fichier PDF/A avec Adobe Acrobat, suivez les instructions ci-dessous :
PDF/A-1
Le format PDF/A est basé sur la version originale PDF 1.4 et comporte deux niveaux de conformité pour les PDF
PDF/A-2
Publiée en juillet 2011 sous la forme d'une nouvelle norme appelée ISO 32001-1, cette version de la norme PDF/A inclut toutes les fonctionnalités des versions PDF jusqu'à la version 1.7 ainsi que de nouvelles fonctionnalités. Elle prend notamment en charge la norme JPEG2000, particulièrement pratique pour les documents numérisés. Cette version comporte également des exigences spécifiques en matière de métadonnées XMP personnalisées.
PDF/A-3
Ce format PDF/A comprend toutes les exigences du niveau 2. Il autorise par ailleurs l'intégration de formats de fichiers supplémentaires – tels que XML, CSV et les formats de traitement de texte – dans les documents conformes au format PDF/A.
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Il est facile de visualiser un fichier PDF sur un Mac. Il vous suffit de lancer le module de prévisualisation sur votre Mac, puis d'ouvrir le fichier PDF que vous souhaitez consulter. Vous pouvez ensuite ajuster la façon dont vous afficherez le document. Vous pouvez afficher des vignettes, une page à la fois et même faire défiler les pages en continu.
Suivez les étapes suivantes pour convertir un PDF en fichier PDF/A.
Alors que le format PDF/A garantit un archivage à long terme du fichier, le format PDF/E vise à rendre le fichier conforme pour les documents techniques. Le PDF/E est le format standard pour le partage de documents d'ingénierie et est souvent utilisé dans les flux de travail de la construction et du secteur industriel.
Vous avez peut-être déjà vu le terme ADA en référence au format PDF/UA. Dans ce contexte, ADA signifie Americans with Disabilities Act et fait référence au fait que le type de fichier PDF/UA contribue à prévenir la discrimination à l'encontre des personnes atteintes d'un handicap.
Le principal avantage du format PDF/A est qu'il se prête à l'archivage de vos documents stratégiques à long terme. Il s'agit donc d'un format idéal pour les entreprises qui ont besoin de stocker des fichiers numériques pendant de longues périodes. Les banques, les bibliothèques, les compagnies d'assurance, les organismes publics et les archives sont autant de domaines où ce format de fichier peut s'avérer particulièrement utile.
