Qu’est-ce que le fichier CSV ?

Au sein des différents formats de fichiers texte, il s’agit d’un format texte ouvert. Son nom est l’acronyme de Comma-Separated Values, c’est-à-dire de valeurs séparées par des virgules. Lorsque vous ouvrez un fichier CSV, chaque colonne est séparée par une virgule ou par un point-virgule, et chaque ligne est séparée par une entrée à la ligne. Si vous avez à créer une importante base de données et que celles-ci ne sont pas déjà intégrées à un tableur, le fichier CSV permet d’enregistrer l’ensemble des données sous forme de valeurs séparées par des virgules ou des points-virgules et des entrées à la ligne.

L’intérêt principal du fichier CSV réside donc dans l’importation de données d’un programme à l’autre, et la facilité de le générer manuellement à partir de n’importe quel logiciel de traitement de texte. Qu’il s’agisse d’exporter une liste de contacts, des informations de facturation, des listes de produits ou de marchandises, les fichiers CSV peuvent s’avérer très utiles.

Avant de créer un fichier CSV, il est essentiel de connaître quelques règles relativement simples pour que les données soient lues correctement par les logiciels.

• Les colonnes sont séparées par des virgules ou des points-virgules, sans espaces inutiles. Si vous souhaitez, par exemple, que votre tableau contienne les colonnes Prénom, Nom, puis Âge, la première ligne doit être la suivante : « Prénom;Nom;Âge ».
• Vous pouvez ensuite faire une entrée à la ligne, et saisir par exemple : « Jean;Dupond;45 ».

Imaginons désormais que vous souhaitiez créer un tableau avec une liste de prénoms, de nom, et d’âges de personnes données. Votre fichier CSV contiendra par exemple les valeurs suivantes :

Une fois converties dans un tableur, les valeurs correspondront au tableau ci-dessous :

Prénom	Nom	Âge
Jean	Dupond	45
Marie	Lavigne	26

Créer un fichier CSV en renommant son fichier

Une fois vos données tabulaires entrées dans n’importe quel éditeur de texte (Bloc-Notes sous Windows ou TextEdit sous Mac suffisent amplement), enregistrez votre fichier à l’emplacement de votre choix. Vous pouvez ensuite simplement renommer votre fichier en ajoutant l’extension « .csv ». Par exemple, « Contacts.doc » devient « Contacts.csv ». Le tour est joué, vous avez créé votre fichier CSV !

Créer un fichier CSV à partir d’un programme

Si vous souhaitez créer un fichier CSV à partir d’une liste, la plupart des programmes vous permettent de choisir le format d’exportation de votre choix. Sélectionnez par exemple votre liste de contacts depuis votre boîte de messagerie, puis sélectionnez l’option .csv.

Créer un fichier CSV à partir de Microsoft Excel

Si vos données sont déjà ordonnées dans un logiciel tel que Microsoft Excel, il vous suffit de sélectionner Enregistrer Sous dans le menu Fichier et de sélectionner le format CSV de votre choix dans l’option déroulante Format du fichier.

Les fichiers CSV, par leur simplicité et leur universalité, sont devenus des outils incontournables dans le traitement de données. Savoir les modifier est une compétence essentielle pour tout professionnel manipulant des données, qu'il s'agisse d'un data analyst, d'un marketeur ou d'un simple utilisateur cherchant à organiser ses informations. Que ce soit pour nettoyer des données avant une analyse, préparer des importations dans des logiciels spécifiques ou simplement partager des informations sous un format standard, la maîtrise des fichiers CSV est un atout indéniable.

Exemple de l'importation d'un fichier CSV dans Outlook

Importer des contacts, événements ou tâches depuis un fichier CSV vers Outlook nécessite une préparation minutieuse des données. En effet, Outlook attend un format spécifique pour chaque type d'information. Prenons l'exemple de l'importation de contacts.

Votre fichier CSV contient peut-être des colonnes telles que "Nom", "Prénom", "Email" et "Téléphone". Pour que ces informations soient correctement reconnues par Outlook, il est essentiel de :

• Vérifier les noms de colonnes : assurez-vous que les noms de vos colonnes correspondent exactement ou au plus près des champs attendus par Outlook (par exemple, "Nom" peut devenir "Nom" ou "Nom de famille").
• S'assurer de l'ordre des colonnes : l'ordre des colonnes dans votre fichier CSV doit idéalement correspondre à l'ordre des champs dans Outlook.
• Utiliser le bon séparateur : le caractère utilisé pour séparer les données dans une ligne (souvent une virgule) doit être identifié correctement par Outlook.
• Choisir l'encodage adapté : l'encodage définit la manière dont les caractères sont représentés. UTF-8 est un encodage très répandu et souvent compatible avec Outlook.

Vous pouvez ouvrir votre fichier CSV à partir d’un éditeur de texte, mais le déchiffrement de vos données s’avère plus facile avec un logiciel dédié comme Microsoft Excel, Google Sheets ou Open Office, puisqu’elles s’affichent dans un tableau. Vous pouvez simplement sélectionner votre tableur préféré et ouvrir votre fichier CSV avec ce dernier.

Importer un fichier CSV dans Google Sheets est une opération simple mais essentielle pour de nombreuses tâches, qu'il s'agisse d'analyser des données, de créer des tableaux de bord ou de collaborer avec d'autres personnes. Il s'agit est un format texte très répandu pour stocker des données tabulaires, ce qui en fait un choix privilégié pour l'échange de données entre différentes applications.

Les étapes à suivre :

1. Créer un nouveau fichier Google Sheets: Commencez par ouvrir Google Sheets et créer un nouveau fichier.
2. Importer le fichier CSV:
   • Méthode 1 : Parcourir
     • Dans le menu "Fichier", sélectionnez "Importer".
     • Choisissez l'onglet "Télécharger" et cliquez sur "Parcourir".
     • Localisez votre fichier CSV sur votre ordinateur et sélectionnez-le.
   • Méthode 2 : Glisser-déposer • Simplement glissez-déposez votre fichier CSV directement dans la fenêtre de votre nouveau fichier Google Sheets.
     • Simplement glissez-déposez votre fichier CSV directement dans la fenêtre de votre nouveau fichier Google Sheets.
3. Configurer l'importation:
   • Une fenêtre s'ouvre vous permettant de personnaliser l'importation :
     • Séparateur: Spécifiez le caractère utilisé pour séparer les valeurs dans votre fichier CSV (habituellement une virgule, mais cela peut varier).
     • Encodage: Choisissez l'encodage de votre fichier (UTF-8 est le plus courant).
     • Saut de ligne: Indiquez le type de saut de ligne utilisé dans votre fichier.
     • Type de données: Vous pouvez choisir de convertir automatiquement le texte en nombres, dates et formules.
4. Importer les données:
   • Cliquez sur "Importer". Vos données CSV seront alors importées dans une nouvelle feuille de calcul Google Sheets.

Lorsque vous ouvrez votre fichier CSV sur une application comme Microsoft Excel, il peut arriver que la conversion automatique n’ait pas fonctionné et que vos données ne s’affichent pas correctement. C’est parce qu’un fichier CSV, comme dit plus haut, peut avoir plusieurs séparateurs différents selon les versions et les systèmes : il peut s’agir de tabulations, de virgules, de points-virgules ou d’ espaces. Si l’ouverture d’un fichier CSV n’a pas fonctionné avec Excel, suivez les étapes ci-dessous pour convertir votre fichier CSV en Excel.

• Ouvrez une feuille de calcul vierge dans Microsoft Excel.
• Sélectionnez Données, et cliquez sur À partir d’un texte dans le menu défilant Données externes.
• Choisissez votre fichier.
• Dans l’Assistant d’Importation de texte, sélectionnez Délimité puis Suivant.
• Choisissez les séparateurs contenus dans vos données (si elles sont séparées par des points-virgules, choisissez par exemple Point-virgule).
• Cliquez sur Suivant, puis sélectionnez votre format des données en colonne.
• Cliquez sur Fin puis Importer.

Votre fichier CSV est désormais converti en Excel.

Convertir un fichier Excel en PDF

Après avoir suivi les étapes ci-dessus et converti votre fichier CSV au format Excel, vous pourriez avoir besoin d’enregistrer votre tableau au format PDF afin d’en conserver tous les éléments intacts par exemple avant envoi électronique ou impression. Pour cela, rien de plus simple : rendez-vous sur notre convertisseur PDF en ligne et déposez le fichier de votre choix dans la zone de dépôt. Votre fichier PDF est prêt, il ne reste plus qu’à le télécharger.

Vous savez désormais tout sur les fichiers CSV !

En savoir plus sur les différents formats de fichier

• Fichier XML
• Fichier DOC
• Fichier TXT