De nos jours, lorsqu'il s'agit de vérifier un document juridique ou commercial important, une signature manuscrite ou un tampon encreur ne suffisent plus. C'est là que le format PAdES entre en jeu. Dans ce guide, nous allons vous expliquer comment le format PAdES fonctionne pour signer de façon rapide et sécurisée vos documents importants.
PAdES est une norme réglementaire et technique pour les documents PDF. Ce format fait référence spécifiquement à un ensemble de restrictions et d'extensions pour les signatures électroniques dans le format PAdES. Essentielle pour améliorer le flux de travail des documents d'entreprise, elle vous permet d'apposer un tampon numérique unique et sécurisé sur votre document de travail.
À une époque où la signature manuelle de documents physiques n'est plus assez sécurisée ou efficace pour beaucoup, la signature électronique de PDF est devenue l’option de confiance pour de nombreuses personnes et entreprises dans le monde entier.
PAdES est un acronyme qui signifie PDF Advanced Electronic Signatures (signatures électroniques avancées). Ici, la qualification « avancé » ("Advanced") dans l’acronyme fait référence aux méthodes de sécurité et de validation améliorées qu'il fournit pour les signatures électroniques des documents importants de votre entreprise : commerciaux, administratifs, financiers, etc.
Le concept de signature électronique fait partie intégrante de l'histoire des PDF. Il a été introduit pour la première fois avec la version 1.3 du PDF en 1999. Cette version a marqué un grand pas en avant, mais l'interopérabilité a posé quelques difficultés, en particulier entre les pays qui avaient des normes documentaires différentes.
Après l'adoption de la directive eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Service) visant à normaliser les signatures électroniques dans l'Union européenne et le marché unique européen, le format PAdES a introduit un certain nombre de caractéristiques essentielles pour se conformer à cette directive et réduire le risque de difficultés d'interprétation.
Les signatures PAdES sont juridiquement contraignantes dans l'UE. Celles-ci jouent un rôle important dans le partage et la vérification des signatures électroniques dans un contexte BtoB (entreprise à entreprise) et BtoC (entreprise à consommateur).
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L'un des principaux objectifs du format PAdES est celui de vous assurer de l'identification d’un signataire quand vous signez un document important avec lui. Grâce aux fichiers au format PAdES, vous pouvez fournir une signature électronique unique. Celle-ci est à son tour associée à un certificat de signature numérique, prouvant que la signature est authentique et n'a pas été falsifiée.
Dans le cadre professionnel, les fichiers au format PAdES peuvent être utilisés pour maintenir une trace écrite numérique entre les différentes personnes susceptibles d'approuver ou de contrôler le document.
Grâce à ses fonctions d'identification avancées, le format PAdES empêche les fraudeurs de créer des documents falsifiés. En effet, l'utilisateur final peut vérifier qui a créé et qui a signé le document. À noter également, que les fichiers comportent des mesures de sécurité empêchant les utilisateurs non autorisés de visualiser ou modifier le document.
Il convient aussi de préciser que les signatures électroniques au format PAdES peuvent uniquement être utilisés pour les fichiers PDF. Cela signifie que si vous travaillez avec d'autres documents tels que DOCX, XLSX ou HTML, vous devrez trouver un autre format de signature. Bien entendu, vous pouvez par ailleurs convertir facilement des fichiers au format PDF en ligne, ce qui vous permettra de mettre en œuvre en quelques clics le PAdES.
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La manière la plus simple d'ouvrir un document PDF au format PAdES est d'utiliser Adobe Acrobat.
Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :
Pour réaliser une signature électronique PAdES, vous devez d'abord créer un certificat numérique. Vous pouvez le faire à l'aide d'Adobe Sign.
Lorsque vous êtes prêt, suivez ces étapes simples :
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Vous pouvez créer une signature PAdES à l'aide d'Adobe Acrobat ou d'Adobe Sign. Vous devrez télécharger des informations clés, créer une signature et l'authentifier avant de pouvoir l'appliquer à des documents PDF.
CAdES est un format similaire à PAdES, qui peut être utilisé pour signer électroniquement des documents autres que des PDF. Cependant, vous aurez besoin de logiciels et d'applications spécifiques pour l'utiliser couramment. La polyvalence et la compatibilité étendue du format PDF, sans parler de son haut niveau de sécurité, en font une option solide sur le long terme.
Un PDF PAdES est une signature électronique PAdES apposée sur un fichier PDF. Celle-ci permet aux utilisateurs de vérifier les propriétaires et les signataires de certains documents, de les tracer et de les sécuriser. Elle est conforme à la norme eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Service).
Un certificat électronique PAdES est relatif à la signature électronique de document de niveau 2 . Ce certificat permet tant aux entreprises qu’aux particuliers d’authentifier une signature PDF. Il est lié de manière unique à une identification numérique donnée, ce qui fournit une couche supplémentaire de sécurité pour les documents numériques.
XAdES est un format similaire à PAdES et XAdES. Cependant, au lieu d'utiliser des PDF, XAdES fonctionne avec des fichiers XML.
