Comment ouvrir, visualiser et signer vos PDF avec le format PAdES ?
De nos jours, lorsqu'il s'agit de vérifier un document juridique ou commercial important, une signature manuscrite ou un tampon encreur ne suffisent plus. C'est là que le format PAdES entre en jeu. Dans ce guide, nous allons vous expliquer comment le format PAdES fonctionne pour signer de façon rapide et sécurisée vos documents importants.
Qu'est-ce que le format PAdES ?
PAdES est une norme réglementaire et technique pour les documents PDF. Ce format fait référence spécifiquement à un ensemble de restrictions et d'extensions pour les signatures électroniques dans le format PAdES. Essentielle pour améliorer le flux de travail des documents d'entreprise, elle vous permet d'apposer un tampon numérique unique et sécurisé sur votre document de travail.
À une époque où la signature manuelle de documents physiques n'est plus assez sécurisée ou efficace pour beaucoup, la signature électronique de PDF est devenue l’option de confiance pour de nombreuses personnes et entreprises dans le monde entier.
Que signifie PAdES ?
PAdES est un acronyme qui signifie PDF Advanced Electronic Signatures (signatures électroniques avancées). Ici, la qualification « avancé » ("Advanced") dans l’acronyme fait référence aux méthodes de sécurité et de validation améliorées qu'il fournit pour les signatures électroniques des documents importants de votre entreprise : commerciaux, administratifs, financiers, etc.
Histoire du format PAdES
Le concept de signature électronique fait partie intégrante de l'histoire des PDF. Il a été introduit pour la première fois avec la version 1.3 du PDF en 1999. Cette version a marqué un grand pas en avant, mais l'interopérabilité a posé quelques difficultés, en particulier entre les pays qui avaient des normes documentaires différentes.
Après l'adoption de la directive eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Service) visant à normaliser les signatures électroniques dans l'Union européenne et le marché unique européen, le format PAdES a introduit un certain nombre de caractéristiques essentielles pour se conformer à cette directive et réduire le risque de difficultés d'interprétation.
Les signatures PAdES sont juridiquement contraignantes dans l'UE. Celles-ci jouent un rôle important dans le partage et la vérification des signatures électroniques dans un contexte BtoB (entreprise à entreprise) et BtoC (entreprise à consommateur).
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À quoi sert le format PAdES ?
Simplifier la vérification de l'identité de votre signataire
L'un des principaux objectifs du format PAdES est celui de vous assurer de l'identification d’un signataire quand vous signez un document important avec lui. Grâce aux fichiers au format PAdES, vous pouvez fournir une signature électronique unique. Celle-ci est à son tour associée à un certificat de signature numérique, prouvant que la signature est authentique et n'a pas été falsifiée.
Améliorer votre flux documentaire et sa traçabilité
Dans le cadre professionnel, les fichiers au format PAdES peuvent être utilisés pour maintenir une trace écrite numérique entre les différentes personnes susceptibles d'approuver ou de contrôler le document.
Prévenir des fraudes
Grâce à ses fonctions d'identification avancées, le format PAdES empêche les fraudeurs de créer des documents falsifiés. En effet, l'utilisateur final peut vérifier qui a créé et qui a signé le document. À noter également, que les fichiers comportent des mesures de sécurité empêchant les utilisateurs non autorisés de visualiser ou modifier le document.
Il convient aussi de préciser que les signatures électroniques au format PAdES peuvent uniquement être utilisés pour les fichiers PDF. Cela signifie que si vous travaillez avec d'autres documents tels que DOCX, XLSX ou HTML, vous devrez trouver un autre format de signature. Bien entendu, vous pouvez par ailleurs convertir facilement des fichiers au format PDF en ligne, ce qui vous permettra de mettre en œuvre en quelques clics le PAdES.
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Les avantages de la signature électronique au format PAdES
- Sécurité : Outre le caractère unique de la signature, le certificat de signature fourni avec le format PAdES ajoute une couche supplémentaire de sécurité pour les utilisateurs du document.
- La durée de vie de la signature électronique au format PAdES : La signature PAdES est dotée d'une validation à long terme. Cet élément clé permet aux signatures de rester accessibles même sur des logiciels obsolètes. Concrètement, cela signifie que le PDF peut être vérifié à tout moment à l’avenir, même si l'algorithme du document est défaillant.
- Accessibilité : Comme les PAdES peuvent être lus à l'aide du simple lecteur de PDF Adobe Acrobat, tout le monde peut les utiliser (selon les restrictions d’accès pré-établies par l’éditeur du document électronique) sans avoir besoin d'acheter un logiciel supplémentaire.
- Contraintes légales : Les signatures PAdES sont juridiquement contraignantes dans l'UE et aux États-Unis.
Comment ouvrir un fichier au format PAdES
La manière la plus simple d'ouvrir un document PDF au format PAdES est d'utiliser Adobe Acrobat.
Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :
- Ouvrez votre fichier PDF à l'aide d'Adobe Acrobat.
- Cliquez ensuite sur l’icône Signer dans la barre d’outil.
- Enfin, affichez les informations sur la signature pour vérifier les données de la signature PAdES.
Comment créer et éditer un document au format PAdES
Pour réaliser une signature électronique PAdES, vous devez d'abord créer un certificat numérique. Vous pouvez le faire à l'aide d'Adobe Sign.
Lorsque vous êtes prêt, suivez ces étapes simples :
- Ouvrez votre PDF dans Adobe Acrobat
- Cliquez sur Outils>Formulaires et certificats et cliquez sur Ouvrir
- Sélectionnez Signer numériquement dans la barre de menu
- Choisissez ensuite le format de signature électronique et cliquez sur continuer.
- Après avoir terminé ces paramétrages, cliquez sur Signer.
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Signature PAdES : FAQ
Comment créer une signature électronique PAdES ?
Vous pouvez créer une signature PAdES à l'aide d'Adobe Acrobat ou d'Adobe Sign. Vous devrez télécharger des informations clés, créer une signature et l'authentifier avant de pouvoir l'appliquer à des documents PDF.
Quelle est la différence entre PAdES et CAdES ?
CAdES est un format similaire à PAdES, qui peut être utilisé pour signer électroniquement des documents autres que des PDF. Cependant, vous aurez besoin de logiciels et d'applications spécifiques pour l'utiliser couramment. La polyvalence et la compatibilité étendue du format PDF, sans parler de son haut niveau de sécurité, en font une option solide sur le long terme.
Qu'est-ce qu'un fichier PDF au format PAdES ?
Un PDF PAdES est une signature électronique PAdES apposée sur un fichier PDF. Celle-ci permet aux utilisateurs de vérifier les propriétaires et les signataires de certains documents, de les tracer et de les sécuriser. Elle est conforme à la norme eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Service).
Qu’est-ce que qu’un certificat électronique PAdES ?
Un certificat électronique PAdES est relatif à la signature électronique de document de niveau 2 . Ce certificat permet tant aux entreprises qu’aux particuliers d’authentifier une signature PDF. Il est lié de manière unique à une identification numérique donnée, ce qui fournit une couche supplémentaire de sécurité pour les documents numériques.
Quelle est la différence entre PAdES et XAdES ?
XAdES est un format similaire à PAdES et XAdES. Cependant, au lieu d'utiliser des PDF, XAdES fonctionne avec des fichiers XML.