Ordnerstruktur: So funktioniert die digitale Dateiablage.
Erfahre, was eine gute Ordnerstruktur ausmacht, wieso eine Ordnerstruktur wichtig ist und wie du deine Dateien sinnvoll ablegen kannst.
ZUM ABSCHNITT SPRINGEN
Warum ist eine sinnvolle, digitale Ordnerstruktur wichtig?
Was macht eine logische Ordnerstruktur aus?
Eine sinnvolle Ordnerstruktur anlegen.
Häufige Fehler bei der Dateiablage.
Ob es um die Ablage deiner privaten Dateien geht oder du im beruflichen Kontext mit verschiedenen Dateien hantierst – um eine gute Ordnerstruktur kommst du nicht herum.
Wir zeigen dir, was eine sinnvolle Ordnerstruktur ausmacht, welche Methoden bei der logischen Ablage von Dateien helfen und wie eine gute Struktur aussehen kann.
Warum ist eine sinnvolle, digitale Ordnerstruktur wichtig?
Sowohl im Berufs- als auch im Privatleben arbeiten wir mit vielen unterschiedlichen digitalen Dateien. Doch die Suche nach dem gewünschten Dokument kann nicht nur viele Nerven, sondern auch viel Zeit kosten. Eine sinnvolle Ordnerstruktur ist dafür die Lösung, da sie Orientierung bietet und zu effizienteren Workflows und Kosteneinsparungen führt. Wenn sich alle Personen in einem Unternehmen an eine feste Ordnerstruktur halten, erleichtert das zusätzlich die Zusammenarbeit im Team.
Eine sinnvolle Ordnerstruktur ermöglicht effiziente Dokumenten-Workflows und spart Zeit und wertvolle Ressourcen.
Eine sinnvolle Ordnerstruktur:
- Spart viel Zeit.
- Dateien schnell finden.
- Erleichtert die Zusammenarbeit.
- Reduziert die Wahrscheinlichkeit von Datenverlust.
- Ermöglicht einen effizienteren Workflow und Kosteneinsparungen.
- Bietet Orientierung.
Was macht eine logische Ordnerstruktur aus?
Auch wenn sich die Ablagen je nach Unternehmen und auch im privaten Kontext unterscheiden, gibt es einige Kriterien, an denen du dich bei deiner Ordnerstruktur orientieren kannst. Diese Kriterien wollen wir uns im Folgenden genauer ansehen.
- Hierarchie: Die Ordner werden hierarchisch angeordnet, sodass übergeordnete Ordner thematisch verwandte Unterordner haben.
- Nachvollziehbarkeit: Personen, die die Struktur nicht kennen, finden sich leicht zurecht und finden die Themen, nach denen sie suchen.
- Sichtbarkeit: Wichtige Ordner sind direkt zugänglich und sichtbar, oft verwendete Dateien sind damit schnell aufrufbar.
- Dokumentation: Eine Dokumentation hilft anderen Nutzer*innen dabei, die Struktur direkt zu verstehen und fortzuführen.
- Konsistenz in Benennung: Damit keine Verwirrungen aufkommen, wird die Struktur einheitlich und konsistent durchgezogen. Bei der Benennung der Ordner und Dateien werden klare Namen verwendet, der Inhalt eines Ordners sollte sich im Namen wiederfinden.
- Sicherheit: Bei dem Aufbau einer Ordnerstruktur werden Sicherheitsaspekte beachtet. So werden sensible und vertrauliche Daten in geschützten Ordnern abgelegt und sind nicht für alle zugänglich.
- Aktualisierung: Die aktuelle Ordnerstruktur wird regelmäßig überprüft, ob sie den aktuellen Anforderungen entspricht und dahingehend aktualisiert.
- Hauptkategorien: Bei einer effizienten Ordnerstruktur hilft die Organisation von klaren Hauptkategorien, welche die oberste Ordnerstruktur repräsentieren.
- Strukturierung: Zu viele Ebenen von Überordnern können eine Orderstruktur kompliziert werden lassen. Die Hierarchie sollte begrenzt sein, damit das Ordnersystem einfach und verständlich bleibt.
Mit einer nachvollziehbaren Ablage von Dokumenten können Dokumente gezielt gesucht und gefunden werden.
Eine sinnvolle Ordnerstruktur anlegen.
In Zeiten der digitalen Zusammenarbeit ist eine effiziente Ablage von Dateien und Dokumenten unerlässlich. Aus diesem Grund wollen wir uns anschauen welche Schritte bei der Implementierung einer logischen Ordnerstruktur helfen.
Analyse des Datenbestands.
Bevor du eine neue Ordnerstruktur erstellst, solltest du zunächst den aktuellen Dateibestand erfassen und analysieren. Überlege dir, welche Dateitypen besonders häufig verwendet werden und wie sie am besten organisiert werden können.
Das Sieben-Ordner-System verwenden.
Um das Sieben-Ordner-System kommt man beim Etablieren einer festen Ordnerstruktur nicht herum. Das System gibt vor, dass auf jeder Hierarchieebene einer Ordnerstruktur maximal sieben Ordner für digitale Dateien erstellt werden. Jeder Hauptordner hat so höchstens sieben Unterordner, die wiederum maximal sieben Unterordner haben. Die Zahl sieben gilt als Maßstab, du kannst also bei Bedarf auch mehr Ordner anlegen. Damit die Dateien schnell abgelegt und gefunden werden können, sollte es nicht mehr als drei Ordnerebenen geben.
Oberste Ebene der Ordnerstruktur sinnvoll benennen.
Bei der Erstellung der Ordner auf der obersten Ebene bietet sich eine Einteilung in verschiedene Abteilungen / Themengebiete / Kund*innen an. Wenn es im Unternehmen wichtige Dokumente oder Dateien gibt, auf die alle Personen direkt zugreifen müssen, kann dafür auch ein extra Ordner erstellt werden. Wichtig zu beachten ist, dass die Ordner auf der ersten und auch der zweiten Hierarchieebene so gewählt werden, dass sie unverändert über längere Zeit bestehen bleiben. Die Dateien, die im Ordner liegen sollten, eindeutig benannt werden und den Inhalt der Datei widerspiegeln. Zusätzlich kannst du Metadaten ergänzen, um die Suche zu erleichtern.
Beispiel für die Ordnerstruktur – Oberste Ebene.
Allgemeines
Finanzen
Projekte
Personal
Marketing
Eine sinnvolle Ordnerstruktur sollte nicht mehr als drei Hierarchie-Ebenen aufweisen.
Mit Ordnernummerierung arbeiten.
Auch wenn du nur sieben Ordner auf einer Hierarchieebene anlegst, ist es sinnvoll mit einer Nummerierung zu arbeiten. Das bringt eine gewisse Struktur in die Ablage, damit sie einfach über längere Zeit konstant bleibt. Wenn du neue Ordner zur vorhandenen Struktur hinzufügst, kannst du direkt an der Nummerierung anknüpfen, damit die gewohnte Ordnerstruktur weiter besteht. Bei einer reinen alphabetischen Sortierung funktioniert das nicht gleichermaßen.
Beispiel für die Ordnerstruktur – Ordnernummerierung.
1_Allgemeines
2_Finanzen
3_Projekte
4_Personal
5_Marketing
Dateiarchiv verwenden.
Egal, ob es um die Dateiablage eines wichtigen Vertrags oder um eine Rechnung geht – der Versand von einer veralteten und damit falschen Datei wirkt nicht nur unprofessionell, sondern kann auch teuer werden. Deswegen ist es unerlässlich, für eine lückenlose Datensicherung mit einem zuverlässigen Backup-Speicher zu arbeiten. Mit einem Cloud-Speicher wie Adobe Document Cloud kannst du deine Dateien nicht nur zuverlässig speichern, sondern deine Dokumente darüber hinaus auch bearbeiten und verwalten. Veraltete Dokumente solltest du in einen Archiv-Ordner verschieben.
Dateien versionieren.
Viele Änderungen an einem Dokument machen dieses nicht unbedingt besser – mit einer guten Versionierung deiner Dateien, findest du ohne Probleme ältere Versionen und kannst einen Abschnitt, der in der neuen Version gelöscht wurde, wieder einfügen. Das Datum kannst du in dem folgenden Format JJJJ-MM-TT direkt an den Anfang des Dateinamens setzen. Eine andere Variante der Versionierung, die für weniger Zeitaufwand und Fehler sorgt, ist die automatische Versionierung mit einer Software wie einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Verschieben und organisieren von Dateien.
Ist die neue Ordnerstruktur angelegt, solltest du dir die Zeit nehmen, alle relevanten Dateien nach der neuen Namenskonvention umzubenennen und in die jeweiligen Ordner zu verschieben.
Suchfunktion nutzen.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten leistungsstarke Suchfunktionen, die dir dabei helfen, schnell und einfach auf Dateien zuzugreifen.
Beispiel für die Ordnerstruktur – Dateien versionieren.
20230810_Strategie_Kundenname
Dokumentenmanagementsystem zur Ordnerstruktur nutzen.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft bei der digitalen Verwaltung und Archivierung von elektronischen Dokumenten. Ein DMS wie Acrobat Web ermöglicht die Versionierung von PDF-Dateien und erfasst jede Änderung durch Benutzer*innen. Mit Adobe Acrobat kannst du ganz einfach eine frühere Version eines Dokuments wiederherstellen oder den Zugriff auf eine Datei auf bestimmte Personen beschränken, um den Überblick über das Dokument zu behalten. Die Onlinetools von Acrobat speichern zudem alle im Tool verwendeten Dateiversionen eines Dokuments in der Document Cloud, damit kannst du auch online direkt im Browser PDF-Dateien bearbeiten oder Dokumente umwandeln
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann bei einer sinnvollen und nachvollziehbaren Dokumentenablage unterstützen.
Vorteile eines effizienten Dokumentenmanagements.
Dokumentenmanagementsysteme wie Acrobat Web unterstützen dich dabei, den Überblick über alle Dokumenten-Workflows zu behalten. Das Dokumentenmanagement bietet dir viele Vorteile, die wichtigsten haben wir dir hier zusammengefasst:
- Dokumente effizient organisieren: Mehrere Personen können zeitgleich auf Dokumente zugreifen und diese ortsunabhängig bearbeiten.
- Zusammenarbeit verbessern: Der aktuelle Bearbeitungsstand wird immer gespeichert, geräteübergreifend.
- Compliance und Audit-Trail: Alle Änderungen an einer Datei werden für alle sichtbar protokolliert.
- Kosten und Zeit sparen: Dokumente werden zentral in einem Cloud-Speicher hinterlegt und sind von überall aus verfügbar.
- Dokumente leichter finden: Dateien lassen sich einfacher suchen und finden, da sie mit Schlagwörtern versehen werden können.
- Nachhaltigkeit: Mit einer digitalen Archivierung von Dokumenten können große Mengen Papier eingespart werden.
- Prozesse laufen automatisiert ab: Gewisse Prozesse wie die Erfassung von Rechnungen können automatisch erfolgen.
- Sicherheit und Datenschutz: Der Zugriff auf Dokumente kann verwaltet und sensible Daten vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt werden.
Häufige Fehler bei der Dateiablage.
Du hast bereits gelernt, worauf du bei der Anlage einer sinnvollen Ordnerstruktur achten solltest. Eine übersichtliche Ordnerstruktur gelingt nur dann, wenn diese im täglichen Arbeitsalltag korrekt umgesetzt wird. Wir haben die häufigsten Fehler zusammengestellt, die du bei der Dateiablage unbedingt vermeiden solltest:
- Dateien doppelt ablegen: Doppelt abgelegte Dateien verschwenden nicht nur wertvollen Speicherplatz, sondern können das Auffinden der aktuellen Dateiversion eines Dokuments zusätzlich erschweren. Anstelle einer doppelten Dateiablage kannst du mit Verknüpfungen arbeiten, die dich schnell zur abgelegten Datei weiterleiten.
- Dokumente oder Ordnerstruktur auf dem Desktop ablegen: Eine Verhaltensweise, die sicherlich weit verbreitet ist, ist die Ablage von Dokumenten auf dem Desktop. Diesen Fehler bei der Dateiablage solltest du dir am besten gar nicht erst angewöhnen, da sie auf Dauer zu einem unübersichtlichen Desktop führt, in dem du deine wichtigen Dokumente nur durch zeitaufwändige Suche wiederfindest.
- Mehrere Versionen eines Dokuments behalten: Die Versionierung von Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil des Dokumentenmanagements. Befinden sich die Dateiversionen alle in einem Ordner und folgen in der Dateibenennung keiner nachvollziehbaren Nomenklatur, kann die Suche nach einem Dokument schnell zeitaufwändig werden. Die Lösung: Verschiebe alte Dateiversionen in einen Archiv-Ordner oder lege eine Nomenklatur für die Benennung der verschiedenen Dateiversionen fest.
- Ordner mit nichtssagenden Bezeichnungen anlegen: Ordnernamen wie Verschiedenes oder externe Dokumente verraten nur wenig über den Inhalt. Überlege dir eine einheitliche und nachvollziehbare Nomenklatur für deine Ordnerstruktur.
Finde die passende PDF-Lösung für alle deine Dokumente.
Ob privat, als Unternehmen oder Studierende – bringe mit Acrobat Ordnung in deine Dokumente und entdecke smarte PDF-Funktionen.
https://main--dc--adobecom.hlx.page/dc-shared/assets/images/resources/icon-5-web.svg
Acrobat Onlinetools
Kostenlos und online mit Acrobat Web – erstelle, bearbeite und teile PDFs direkt im Browser.
https://main--dc--adobecom.hlx.page/dc-shared/assets/images/resources/icon-2-teams.svg
Acrobat für Teams & kleine Unternehmen
Effizienter arbeiten im Team – nutzt die passgenaue Lösung für euer Unternehmen und lasst Aufgaben von smarten Tools übernehmen.
https://main--dc--adobecom.hlx.page/dc-shared/assets/images/resources/icon-3-students.svg
Acrobat für Schüler, Studenten, Azubis und Lehrkräfte
PDFs erstellen, kommentieren oder gemeinsam bearbeiten – sichere dir Acrobat zum vergünstigten Preis für Schule, Ausbildung oder Studium.
https://main--dc--adobecom.hlx.page/dc-shared/assets/images/resources/icon-4-business.svg
Acrobat für Unternehmen
Rechtssicher, jederzeit und überall – entdeckt die Komplettlösung für PDF-Dokumente und elektronische Unterschriften in Unternehmen.
Häufig gestellte Fragen.
Wie soll man eine Ordnerstruktur aufbauen?
Bei dem Aufbau einer sinnvollen Ordnerstruktur kannst du dich an dem Sieben-Ordner-System orientieren. Dabei gibt es in jedem Ordnerverzeichnis maximal sieben Ordner je Hierarchieebene. Jeder Hauptordner enthält sieben Unterverzeichnisse und diese wiederum enthalten maximal sieben Unterordner.
Was macht eine gute Ordnerstruktur aus?
Eine gute Ordnerstruktur zeichnet sich durch ihre Flexibilität aus und kann sich ändernde Bedingungen abbilden. Das bedeutet, dass neu aufkommende Projekte, Kunden oder Themen ganz einfach durch Hinzufügen von neuen Ordnern ergänzt werden können und sich nahtlos in die Ordnerstruktur einfügen.
Wie kann ich Dateien in einem Ordner sortieren?
Beim Sortieren deiner Dateien in einem Ordner kann dir die Versionierung von Dokumenten helfen. Mit der Versionierung kannst du Änderungen an Dokumenten nachvollziehen. Bei jeder Änderung eines Dokuments wird dieses als neue Version in einem Archiv oder in einer Cloud abgelegt. Das kann manuell durch die Ablage unterschiedlicher Dokumentenversionen erfolgen oder automatisch durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems.
Was ist das Sieben-Ordner-System?
Das Sieben-Ordner-System kann dich beim Aufbau einer Ordnerstruktur unterstützen. Es besagt, dass auf jeder Hierarchieebene der Ordner maximal sieben Ordner erstellt werden sollen. Davon hat wiederum jeder dieser Hauptordner maximal sieben Unterordner. Insgesamt solltest du in deiner Ordnerstruktur nicht mehr als drei Hierarchieebenen haben. Das gilt für dich aber als Richtwert, da es Fälle gibt, wo mehr Ordner Sinn machen.
Das könnte dich auch interessieren:
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Erfahre, wie du das passende DMS für dein Unternehmen findest.
Dokumentensicherheit: Darum geht's.
Wir erklären dir, warum du deine Dokumente sichern solltest.
