PDF/A: Wie unterscheidet es sich von PDF?

Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF/A?

Wie unterscheidet sich PDF von PDF/A? PDF/A ist eine Variante des Portable Document Formats, auch PDF genannt, und wurde speziell für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt. Der Fokus beim PDF/A-Format liegt also auf der langfristigen und einfachen Speicherung.

Daher unterstützt die Variante auch keine Einbettung von Audio- oder Videodateien, da die Wiedergabe ebendieser eine zusätzliche Software erfordern würden. Aus dem gleichen Grund erlaubt PDF/A auch keine externen Ressourcen, d. h. Grafiken und Schriftarten müssen direkt im Dokument eingebettet sein. Auch die Verschlüsselungen von Dokumenten unterstützt PDF/A nicht, da archivierte Dokumente auch zukünftig nutzbar zu Verfügung stehen sollen.

Welche Arten von PDF/A und Konformitätsstufen gibt es?

Für die digitale Langzeitarchivierung von Dokumenten stehen dir vier Varianten der PDF/A-Normreihe zu Verfügung: PDF/A-1, PDF/A-2. PDF/A-3 und PDF/A-4. PDF/A-1 ist die Originalversion, während PDF/A-2, PDF/A-3 und PDF/A-4 diese ergänzen und weitere Funktionen für die langfristige Archivierung mitbringen. Wir wollen uns die verschiedenen Dateivarianten im Folgenden etwas genauer ansehen.

PDF/A-1

Die erste Dateiversion von PDF/A. PDF/A-1 stellt sicher, dass alle Quellen wie Schriften, Illustrationen oder Bilder eingebettet sind und unterstützt zusätzlich digitale Signaturen und die Anwendung von Hyperlinks. Darüber hinaus spezifiziert PDF/A-1 zwei Konformitätsebenen: PDF/A-1b und PDF/A-1a. Die Buchstaben stehen hier für die spezifizierten Qualitätsebenen, die eine Dateiversion erfüllt:

PDF/A-1b (Basic): Dokumente sind eindeutig visuell reproduzierbar.

PDF/A-1a (Accessible): Dokumente sind eindeutig visuell reproduzierbar, Text und inhaltliche Struktur der Dokumente sind so aufgebaut, dass sie barrierefrei von einem Screenreader erfasst und vorgelesen werden können.

PDF/A-2

Die Dateiversion PDF/A-2, die im Jahr 2011 veröffentlicht wurde, bringt einige neue Funktionen mit. Sie erlaubt innerhalb eines Dokuments die Kompression von Grafikformaten wie JPEG-2000, transparente Elemente und PDF-Ebenen. Darüber hinaus können PDF/A-1-Dateien in PDF/A-2-Dateien integriert werden. Auch die PDF/A-2-Dateiversion ermöglicht mehrere Konformitätsebenen:

PDF/A-2b (Basic): garantiert das unveränderte Erscheinungsbild eines Dokuments für die Langzeitarchivierung und definiert die Mindestanforderungen an eine PDF/A-2-Datei.

PDF/A-2u (Unicode-Textsemantik): enthält alle Normen wie 2b und bildet Text in Unicode – ein Standard für die universelle Codierung von Textzeichen – ab, wodurch der gesamte Text indexiert und dargestellt werden kann.

PDF/A-2a (Accessible): realisiert alle Anforderungen der ISO-Norm 19005-2

PDF/A-3

PDF/A-3 wurde 2012 veröffentlicht und bringt eine entscheidende Neuerung mit – nun können beliebige Dateitypen in PDF/A-3 eingebettet werden. Heißt: Einem Dokument im Format PDF/A-3 können nun auch Rohdaten beigefügt werden, mit denen es erstellt wurde. Auch die PDF/A-3-Version spezifiziert die bekannten Konformitätsebenen 3b, 3u und 3a.

PDF/A-4

Die Dateiversion PDF/A-4 wurde 2020 veröffentlicht und enthält zwei neue Konformitätsebenen:

PDF/A-4f: erlaubt Dateianhänge, die nicht PDF/A entsprechen

PDF/A-4e: erlaubt die Einbindung von 3D-Inhalten und wird hauptsächlich für den Engineering-Bereich eingesetzt

Welche Vorteile und welche Nachteile hat die Verwendung von PDF/A?

Die Version PDF/A bietet einige Vorteile, aber auch einige Nachteile, auf die wir im folgenden Abschnitt etwas näher eingehen wollen.

Die Vorteile von PDF/A.

• Langzeitarchivierung: PDF/A bietet eine zuverlässige Lösung für die langfristige Archivierung von digitalen Dokumenten.
• Langfristige Lesbarkeit: PDF/A stellt sicher, dass Dokumente unabhängig von technologischen Veränderungen auch in der Zukunft lesbar bleiben.
• Formatkonsistenz: PDF/A bewahrt die visuelle Integrität eines Dokuments, da es keine Abhängigkeit von externen Dateien oder Schriften gibt.
• Formatkonsistenz: PDF/A bewahrt die visuelle Integrität eines Dokuments, da es keine Abhängigkeit von externen Dateien oder Schriften gibt.
• Metadaten: PDF/A unterstützt die Einbettung von Metadaten, wodurch Dokumente sich leichter identifizieren und suchen lassen.
• Einbettung von Text: Textinhalt kann direkt in ein Dokument eingebettet werden, dazu gehören auch elektronische Signaturen.
• Weltweite Standards: PDF/A ist ein weltweit anerkannter Standard und wird regelmäßig weiterentwickelt.

Die Nachteile von PDF/A.

• Kompatibilität: Nicht alle Dokumente können ohne Probleme in PDF/A konvertiert werden. Dokumente mit Audio- oder Videoinhalten sowie Dateien, die Javascript enthalten, können bei der Umwandlung in PDF/A zu Problemen führen.
• Visuelle Darstellung: Bei der Umwandlung in PDF/A kann es zu Fehlern in der visuellen Darstellung kommen.
• Dateigröße: Da PDF/A alle in einer Datei verwendeten Inhalte einbettet, kann ein Dokument schnell ein größeres Datenvolumen umfassen als herkömmliche PDF-Dateien.

In welchen Bereichen wird PDF/A eingesetzt?

Wie wir inzwischen wissen, besteht der Hauptzweck der PDF/A-Datei darin, digitale Informationen über einen längeren Zeitraum zu archivieren. Die Anwendungsbereiche, in denen das Format eingesetzt wird, sind vielfältig:

• In Bibliotheken und Archiven zur digitalen Archivierung von Büchern, Zeitschriften und historischen Dokumenten.
• In Behörden und der Verwaltung zur Aufbewahrung von Verwaltungsakten und rechtlichen Dokumenten.
• Im Gesundheitswesen zur Speicherung von Patientenakten und medizinischen Unterlagen.
• Im Finanzwesen zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen und Finanzdokumenten.

Wie erkenne ich eine PDF/A-Datei?

Ob es sich bei deiner PDF-Datei um eine PDF/A-Version oder ein herkömmliches PDF-Dokument handelt, kannst du an der Dateiendung nicht erkennen. Um die aktuelle Version deiner PDF-Datei festzustellen, kannst du sie beispielsweise in Adobe Acrobat öffnen und dort unter "Einstellungen" die Version anzeigen lassen.

Darüber hinaus kannst du dir in Acrobat unter der Funktion "Konformität prüfen" alle Informationen zu deiner PDF-Datei im Navigationsfenster anzeigen lassen und anhand von PDF/A-Kriterien prüfen. So kannst du dir in den Konformitätsinformationen den verwendeten Standard zur Erstellung der Datei, den ISO-Namen und die Kompatibilität mit anderen PDF-Dateien wie PDF/X, PDF/E, PDF/VT oder PDF/UA anschauen.

Eine PDF/A-Datei erstellen: So geht’s.

Du möchtest ein Textdokument zur Archivierung in PDF/A umwandeln? Wenn dein Dokument als Word-Datei abgespeichert ist, kannst du es einfach in Microsoft Word als PDF/A abspeichern:

1. Öffne Microsoft Word und klicke oben links auf "Datei".
2. Klicke nun auf "Speichern unter" und anschließend auf "Durchsuchen".
3. Jetzt kannst du bei Dateityp PDF auswählen und anschließend auf "Option" klicken.
4. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du unten unter PDF-Optionen (PDF/A) auswählen kannst.
5. Klicke auf "Speichern" und schon wird deine Word-Datei im PDF/A-Format abgespeichert.

Du möchtest eine PDF-Datei in PDF/A konvertieren? Dann hast du mit Adobe Acrobat Pro mehrere Möglichkeiten. Du kannst deine PDF-Datei beispielsweise mithilfe eines Profils umwandeln:

6. Gehe auf den Reiter "Werkzeuge" und wähle "Druckproduktion" aus. Auf der rechten Seite des Programms wird dir die Werkzeuggruppe für die Druckproduktion angezeigt.
7. Klicke nun auf Preflight und wähle im Dialogfeld Preflight "PDF-Standards" aus dem Drop-down-Menü.
8. Gehe anschließend auf die Registerkarte "Profile" und erweitere dein Standardprofil. Wähle unter PDF/A-Standard "Nach PDF/A-1b" konvertieren und klicke auf "Prüfen und korrigieren".
9. Jetzt musst du nur noch auf "Speichern" klicken, um die Datei in PDF/A zu konvertieren.

10. Wähle "Werkzeuge > PDF-Standards" aus.
11. Im rechten Bereich kannst du nun wählen zwischen den Optionen Als PDF/A speichern, Als PDF/X speichern oder Als PDF/E speichern.
12. Nun musst du nur noch einen Speicherort für deine PDF/A-Datei wählen und auf "Speichern" klicken.

Technologien entwickeln sich ständig weiter. Was heute noch aktuell erscheint, kann in wenigen Jahren veraltet sein. Aus diesem Grund sollten wichtige Dokumente und Unterlagen in einem Format aufbewahrt werden, das auch in Zukunft aufrufbar sein wird. PDF/A als Variante des PDF stellt als Format zur Langzeitarchivierung sicher, dass Dokumente unabhängig von der verwendeten Software immer wieder reproduziert werden können. Alle Informationen sind in die Datei eingebettet und stehen damit langfristig und sicher zu Verfügung. Mit Acrobat Pro kannst du eine PDF-Datei in wenigen Minuten in PDF/A konvertieren und diese zur Archivierung auf einem Server oder in einer Cloud ablegen.

Ist PDF/A unveränderbar?

Ja. Das Portable Document Format Archivable (PDF/A) ist ein Dateiformat zur langfristigen und revisionssicheren Archivierung von elektronischen Dokumenten. Damit eine rechtssichere Langzeitarchivierung möglich ist, werden PDF/A-Dokumente unveränderbar abgespeichert und können nicht bearbeitet werden.

Was ist ein sicheres PDF-Format?

PDF/A ist insbesondere für Unternehmen ein wichtiges Dateiformat, da es eine rechtssichere und langfristige Archivierung von Dokumenten ermöglicht. Darüber hinaus sind herkömmliche PDF-Dateien besonders sicher, da sie über starke Sicherheitsfunktionen wie die Verschlüsselung mit einem Passwort oder Freigabeoptionen verfügen.

Was ist PDF/A-3?

PDF/A-3 ist eine Version des Portable Document Formats (PDF) zur Archivierung von elektronischen Dateien. Es wurde von der International Organization for Standardization (ISO) im Standard ISO-19005-3 genormt. Man unterscheidet zwischen den Konformitätsebenen PDF/A-3, PDF/A-3b und PDF/A-3u.

Welche rechtlichen Aspekte erfüllt PDF/A?

PDF/A erfüllt wichtige gesetzliche Anforderungen zur Archivierung elektronischer Dokumente. Es gewährleistet die Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit der archivierten Informationen. Durch den Einsatz von PDF/A können Unternehmen und Organisationen gesetzliche und Compliance-Vorschriften einhalten.

Wie mache ich eine PDF/A?

Du kannst eine PDF-Datei ganz einfach mit Acrobat Pro in das PDF/A-Format konvertieren. Öffne dafür Acrobat Pro, wähle PDF-Standards aus und speichere dein Dokument als PDF/A ab, indem du auf der rechten Seite die Option “Als PDF/A speichern” auswählst.

Wie erkenne ich ein PDF/A?

Ob eine herkömmliche PDF-Datei oder ein Dokument im PDF/A-Format vorliegt, kannst du nicht an der Dateiendung erkennen. In beiden Fällen wird die Dateiendung .pdf sein. Um eine Datei als PDF/A zu erkennen, kannst du die Preflight-Funktion von Adobe Acrobat nutzen oder auf die Metadaten des Dokuments zugreifen. Dort findest du unter anderem die PDF-Version und das verwendete Standard-Format des Dokuments.

Ist PDF/A schreibgeschützt?

In der Regel sind PDF/A-Dateien zunächst schreibgeschützt, da sie für die Langzeitarchivierung nicht verändert werden sollen. Mit dem Schreibschutz soll also verhindert werden, dass die Datei geändert und die PDF/A-Konformität verloren geht.

Welches Programm für PDF/A?

Zum Öffnen von PDF/A gibt es verschiedene Programme, die du verwenden kannst. Mit dem Adobe Acrobat Reader kannst du PDF-Dokumente von überall aus öffnen, ausfüllen und kommentieren. Wenn du PDF-Dokumente bearbeiten und umwandeln möchtest, kannst du die Komplettlösung von Adobe Acrobat Pro für 7 Tage kostenlos testen.

Was bedeutet PDF/A erstellen?

PDF/A steht für “Portable Document Format Archivable” und ist eine Variante des originären PDF-Formats und wurde für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt. Ziel des Formats ist es, die Repräsentation von digitalen Dokumenten in der Zukunft zu garantieren. Eine PDF/A-Datei kannst du mithilfe von Acrobat Pro erstellen, indem du eine PDF-Datei in PDF/A umwandelst.