始末書とは？例文付きの無料テンプレートと書き方・注意点を解説

始末書とは？

始末書は、不祥事やミスが生じた際、経緯の報告に加えて謝罪や反省を表明する文書です。

問題行動があった際、文書化することで本人の反省を深めつつ、再発防止につなげることが主な目的です。また、始末書を通じて謝罪の意を表明することで、組織内での信頼関係を再構築したり、組織の秩序を保ったりする副次的な効果も期待できます。なお、場合によっては退職勧奨や解雇時の立証書類としても用いられます。

始末書が必要なシーン

始末書は以下のようなシーンで必要になります。

• 機密情報を流出させてしまった場合
• 納期が遅延してしまった場合
• 予定の時刻に遅刻してしまった場合
• 業務中に事故を起こしてしまった場合
• 物品を紛失してしまった場合

1．事実を正直に書くこと

ミスをすると、責任を軽くしようとつい言い訳や曖昧な表現を使いたくなるかもしれません。しかし、始末書には事実を正直に書くことが重要です。実際に起こったことをありのまま記載することで、誠実さを伝えられます。冒頭でご紹介したとおり、始末書はあくまで「自分の反省を示す文書」です。事実を正直に書かないと、反省の気持ちは相手に伝わりません。誠実な態度で、事実を正確に記載しましょう。

2．年月日、日時をできる限り明確にすること

始末書を書くときは、出来事の「いつ・どこで・何が起こったのか」を具体的に書くことが大切です。例えば、業務ミスに関する始末書では、「〇月〇日午前10時頃、オフィスの会議室で誤った資料を配布しました」といった具合に記載します。

なお、このように事実関係を明確にする場合には、5W1Hのフレームワークに沿ってまとめるとスムーズです。5W1Hを意識して記載することで、問題の全体像が正確かつ具体的に把握しやすくなり、関係者に対してわかりやすく情報を報告できます。各項目の具体的な説明と例は以下のとおりです。

• When（いつ）

問題が発生した日時を正確に記載します。具体的な日付や時間帯を明記することで、問題の発生時点を明確にします（例：2024年7月10日 午前9時）。

• Where（どこで）

問題が発生した場所を特定します。オフィスの特定のエリアや公共の場所など、問題が発生した場所を詳しく説明します（例：オフィスへの通勤途中の電車内）。

• Who（誰が）

問題に関与した人物を明確にします。自分含め関りのある人の名前や役職を挙げることで、責任の所在をはっきりさせます（例：営業部の山田太郎）。

• What（何を）

問題の内容を具体的に説明します。何が起こったのか、どのような影響があったのかを詳細に記載します。（例：電車内で寝過ごし、目的の駅を通過してしまい、会社に2時間遅刻しました）。

• Why（なぜ）

問題の原因を分析し、説明します。なぜその問題が発生したのか、背景や根本的な原因を明確にします（例：ここ数日、十分な睡眠時間が取れておらず、寝てしまいました）。

• How（どうやって）

対応策と再発防止策を記載します。問題に対する具体的な対応方法や、同様の問題が再発しないようにするための対策を詳しく説明します（例：今後は業務のスケジュール管理を見直し、十分な睡眠時間を確保するよう努めます。また、通勤中は寝ないように注意します。この度は、私の不注意で会社に遅刻し、業務に支障をきたしてしまい、誠に申し訳ありませんでした。）。

このように、5W1Hを意識することでわかりやすさが増します。また、情報の漏れや曖昧な記述なども減るでしょう。

3．簡潔に書くこと

文字が多すぎると、読む人にとって理解しづらくなります。そのため、できるだけ簡潔に、わかりやすく書くことが大切です。例えば、要点を整理して箇条書きで書いたり、見出しを付けたりすると、読み手が内容を把握しやすくなります。書類全体を埋める必要はなく、大切なのは反省の意をしっかりと伝えることです。文字数にこだわらず、要点を明確に伝えることを意識しましょう。

シンプルな始末書テンプレート（例文と解説コメント付き）

汎用的に使える、シンプルな始末書のテンプレートです。PDFファイルの2ページ目以降に、例文や解説のコメントを付記しています。

シンプルな始末書テンプレートをダウンロードする（PDF）

納期が遅延した場合の始末書テンプレート（例文と解説コメント付き）

納期が遅延してしまった場合に使用する始末書のテンプレートです。PDFファイルの2ページ目以降に、例文や解説のコメントを付記しています。

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遅刻した場合の始末書テンプレート（例文と解説コメント付き）

遅刻してしまった場合に使用する始末書のテンプレートです。PDFファイルの2ページ目以降に、例文や解説のコメントを付記しています。

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事故を起こした場合の始末書テンプレート（例文と解説コメント付き）

事故を起こしてしまった場合に使用する始末書のテンプレートです。PDFファイルの2ページ目以降に、例文や解説のコメントを付記しています。

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物品を紛失した場合の始末書テンプレート（例文と解説コメント付き）

物品を紛失してしまった場合に使用する始末書のテンプレートです。PDFファイルの2ページ目以降に、例文や解説のコメントを付記しています。

物品紛失用の始末書テンプレートをダウンロードする（PDF）

なお、PDFの編集にはブラウザーで使用できる「Adobe Acrobat オンラインツール」が便利です。直感的に操作できるうえに、PDFをMicrosoft WordやMicrosoft PowerPointに変換し、大幅な編集もできます。そのほかにもPDFファイルの圧縮や結合など、PDFに関する20以上の機能を使うことが可能です。セキュリティ面にも配慮されていて安全に使えるので、日々の業務にぜひお役立てください。

始末書の例文

続いて、始末書の例文についてもご紹介します。上記のテンプレートには例文も付記していますが、中には実際のケースと異なり書きづらい場合もあります。また、社内の始末書の様式が定まっており、テンプレートどおりに書けないこともあるでしょう。以下はより具体的なケースを想定した始末書の例文です。作成の際にぜひお役立てください。

機密情報を流出させてしまった場合の例文

納期が遅延してしまった場合の例文

予定の時刻に遅刻してしまった場合の例文

業務中に事故を起こしてしまった場合の例文

物品を紛失してしまった場合の例文

始末書の法的効力

始末書には法的な効力があり、裁判で証拠として使用されることがあります。つまり、始末書があると、従業員がミスをしたことの証明となります。例えば、従業員が懲戒処分（仕事上の罰）に異議を唱えた場合、始末書があれば、その罰が正当であることを示す証拠となるのです。

一方で、会社は事実をよく確認したうえで始末書の提出を求める必要があります。慎重に対応しないと、従業員とのトラブルに発展する恐れがあるため注意が必要です。また、冒頭でお伝えしたとおり、反省や謝罪などの内心を強制することは憲法で保障される、個人の「思想・良心の自由」を害すると考えられます。従業員の意思を尊重し、公正で透明な対応を心がけましょう。

続いて、始末書を依頼する側の流れについて説明します。

始末書の提出を依頼する手順

始末書提出の依頼方法は以下のとおりです。

1. 事実関係の確認
2. 始末書の作成依頼
3. 改善へのフォローと指導

まずは、従業員や関係者から事実状況を確認しましょう。不手際や問題の詳細、原因などを聴取し、正確な情報を把握したうえで、始末書の記載を依頼します。従業員が始末書をスムーズに提出できるように、必要な記載事項や提出方法を事前に明確にしておくことが重要です。その際にはテンプレートを用意したり、提出方法を社内で周知することで、従業員が手続きに迷うことなく、始末書を提出しやすくなります。

始末書を受け取った後の対応

始末書を受け取った後は、まずその内容をしっかり確認します。事実関係や反省の意を理解し、誤りや不明確な点がないかをチェックしましょう。次に、問題の原因と再発防止策を具体的に検討します。始末書に記載された再発防止策が実現可能かどうか、改善が必要な点がないかを確認することが重要です。その後、始末書の内容にもとづいて適切な処分や指導を行います。このとき、公正かつ透明な対応を心がけましょう。最後に、始末書の内容と対応策を関係者全員に共有し、同じ問題が再発しないよう組織全体で注意を促します。

始末書を提出後、一定期間を経ても改善されない場合は、就業規則にもとづいて「減給」「出勤停止」「降格」、重いもので「懲戒解雇」「諭旨解雇」などの重い処分を検討する必要があります。

ただし、単純なミスを繰り返したり、単に反省が足りなかったりする場合など、始末書を書くほどではないミスに対しては懲戒処分できません。就業規則は会社ごとに異なるため、テレワークやアルバイト・パートタイムの従業員に関する規程について疑問がある場合は、自社の就業規則を確認してください。従業員の意思を尊重し、公正な対応を心がけることで、職場の信頼関係を維持できます。

ここまで、始末書の書き方や注意点について解説してきました。始末書は個人の信用に関わる重要な文書であり、その作成や確認には多くの労力が必要です。そんなときに頼りになるのが、Acrobat Proです。Acrobat Proを使えば、PDFの特長を最大限に活かし、崩れにくいレイアウトのフォーマルな始末書をカンタンに作成できます。ここからは、Acrobat Proの特長をご紹介します。

手軽で安全に始末書を作成・共有できるAcrobat Pro

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Acrobat Proを使えば、始末書の作成と共有を効率化できます。

高度な編集機能をはじめ、共同でレビューや確認ができる共有機能、回覧に便利な署名機能など、ビジネスシーンに欠かせない機能が一つに集約されています。

「始末書の作成に時間がかかり、業務効率が低下している」

「文書の機密性を保ちながら、承認作業を迅速に進めたい」

こうしたお悩みをもつ方に、Acrobat Proは特にオススメです。

それでは、Acrobat Proの特長をチェックしていきましょう。

チームでの共同作業を支援する機能

Acrobat Proを使えば、PDFの共有とレビューがカンタンに行えます。社内外を問わず、複数人での修正やコメント入力が同時にできるため、スムーズな意思決定が可能です。レビュー状況を視覚的に把握できるため、進捗管理にも役立ちます。Acrobat Proでチームワークを強化し、業務効率をアップさせましょう。

提出前のチェックや校正に役立つPDFの比較機能

Acrobat Proには、2つのPDFを比較する機能が搭載されています。

新しいPDFと古いPDFを読み込ませることで、変更箇所を一瞬で可視化。変わった部分は色付きで表示されるため、差分が一目でわかります。目視で確認する手間を大幅に減らせるうえに、ヒューマンエラー削減にも効果的です。さらにフィルターを適用すれば、PDF内の画像や注釈、書式設定ごとの変更箇所を確認できます。

提出プロセスを大幅に効率化する電子署名機能

Acrobat Proは、PDF上の電子サイン（電子署名）にも対応しています。

この電子サインは契約や決裁に使用でき、一連の作業をオンライン上で完結させることが可能です。契約書を印刷・郵送する手間がなくなり、契約・請求・稟議といった業務をスムーズに進められます。

そのため、社内外の稟議に活用するのに効果的です。Acrobat Proを使えば、すべてオンライン上で署名ができるため、ハンコリレーが不要になり、複雑化しがちな承認ルートを単純化できます。署名が完了すると関係者全員に対応完了のメールが届くため、確認の進捗状況をリアルタイムで把握でき、時間管理がしやすくなるでしょう。

始末書を安全に保護してくれる高度なセキュリティ機能

Acrobat Proでは、PDFにパスワードをかけてファイルの保護もできます。文書を開くためのパスワードと、操作を制限する権限パスワードの2種類があり、権限パスワードでは印刷・編集・コピーの制限が可能です。パスワードをかけてファイルを保護し、機密情報や個人データを安全に管理しましょう。

（編集：ウェブライダー）