始末書とは？例文付きの無料テンプレートと書き方・注意点を解説
始末書を書くのは誰にとっても気が重いものです。初めて書く方も、何度か書いた経験がある方も、不安やストレスを感じることが多いでしょう。誤解を招かずにきちんと反省の意を伝えるためには、始末書の正しい書き方を理解することが大切です。
そこで本記事では、具体的な始末書の書き方や注意点を詳しく解説します。さらに、作成に役立つテンプレートや例文、文書作成を効率化する「Adobe Acrobat」も紹介します。始末書にまつわるお悩みがある方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
始末書とは？
始末書は、不祥事やミスが生じた際、経緯の報告に加えて謝罪や反省を表明する文書です。
問題行動があった際、文書化することで本人の反省を深めつつ、再発防止につなげることが主な目的です。また、始末書を通じて謝罪の意を表明することで、組織内での信頼関係を再構築したり、組織の秩序を保ったりする副次的な効果も期待できます。なお、場合によっては退職勧奨や解雇時の立証書類としても用いられます。
始末書が必要なシーン
始末書は以下のようなシーンで必要になります。
- 機密情報を流出させてしまった場合
- 納期が遅延してしまった場合
- 予定の時刻に遅刻してしまった場合
- 業務中に事故を起こしてしまった場合
- 物品を紛失してしまった場合
始末書と顛末書・謝罪文・反省文との違い
始末書と近しい文書として「顛末書（てんまつしょ）」や「謝罪文」「反省文」などが挙げられます。
いずれも不祥事やミスに関する文書ですが、目的や内容が異なります。
それぞれの違いは以下のとおりです。
- 始末書：トラブルが生じた際、経緯の報告に加えて謝罪や反省を表明する文書
- 顛末書：トラブルの経緯や原因、再発防止策などをまとめた文書
- 謝罪文：謝罪の意を示す文書。社外向けに作成するケースが多い
- 反省文：反省の意を示す文書。社内向けに作成するケースが多い
始末書は、トラブルの経緯報告に加えて、反省・謝罪の意を含む文書です。そして、気を付けなければいけないこととして、始末書の作成・提出を強制することは「内心の自由（日本国憲法第19条）」を侵害する恐れがあるということです。提出を命じること自体に問題はありませんが、反省や謝罪などの内心を強制することは憲法で保障される、個人の「思想・良心の自由」を害すると考えられるためです。
対して、再発防止を目的とする顛末書は、客観的な事実の報告や情報共有、再発防止策の提案に重きが置かれます。
また、謝罪文と反省文は、いずれもミスや不祥事が起きた際に、説明と謝罪を表明する文書ですが、宛てる方向が異なります。謝罪文は顧客や取引先など社外向けに作成・提出するケースが多い一方、反省文は基本的に社内に向けて作成・提出するケースが一般的です。
▼書類ごとの違い
始末書
過失や失敗についての責任を明確にする文書
事実経過
反省
今後の対応
業務ミスの報告
不正行為の報告
顛末書
事故やトラブルの詳細な文書・報告書
事実経過
原因
再発防止策
プロジェクトの失敗報告
業務中の事故報告
反省文
自らの行動や結果についての反省を書く文書
反省点
改善点
学校での規則違反の反省
職場での業務改善のための反省
謝罪文
迷惑をかけた相手に対する謝罪文
謝罪の言葉
事実経過
顧客へのクレーム対応
取引先への誤配送への謝罪
始末書の概要を押さえたところで、続いては始末書の構成要素と書き方を確認していきましょう。
始末書の構成要素と書き方
一般的な始末書は大きく6つの項目と、内容に応じた記書き以下の小項目を記載します。以下の内容を参考に、ミスなく始末書を作成しましょう。
- 文書の日付：文書を提出・発出する日付を記載します。
- 送り先：送り先（相手）の役職と氏名を記載します。
- 送り主：送り主（自分）の所属と氏名を記載します。
- タイトル：始末書であることがわかるタイトルを記載します。
- 概要説明：報告内容の概要を簡潔に記載します。
- 記書き
- 日時
問題が発生した正確な年月日と時間を記載します（例：2024年7月5日 14時30分）
- 場所
問題が起こった場所を具体的に明示します（例：本社ビル3階 会議室A）
- 当事者の所属・氏名
問題に関与した人物の所属部署と役職、氏名を記載します（例：営業部 部長 山田太郎）
- 経緯や原因
問題の原因を客観的に分析し、記載します（例：受注システムのバグにより、同一注文が二重に登録された）
- 再発防止策
同じ問題が再発しないようにするための具体的な対策案を示します（例：受注システムの定期的なメンテナンスとチェック体制を強化する）
以上が始末書に含める基本的な項目です。ただし、始末書はケースによって記載する項目が異なります。例えば、納期を遅延させた場合に書く始末書は、納品予定だった商品名を記載する必要があります。上記の構成が必ずしも当てはまるわけではないため注意しましょう。
この後、よくあるケースごとに始末書のテンプレートを用意していますので、ぜひご活用ください。
すぐにテンプレートをダウンロードしたい方はこちらをクリックしてください。
また、Acrobat Proを使えば、始末書をはじめとした文書作成・文書管理をスムーズに行えます。ビジネスに役立つ機能が盛りだくさんのAcrobat Proを、ぜひ一度お試しください。
始末書を書く際の4つの注意点
続いては、始末書を書く際の注意点をご紹介します。これを知らないと、誤解を招いたり、反省の意が伝わりにくくなったりして、信頼を損なう恐れがあります。ミスを重ねないためにも、以下4つの注意点を確認していきましょう。
1．事実を正直に書くこと
ミスをすると、責任を軽くしようとつい言い訳や曖昧な表現を使いたくなるかもしれません。しかし、始末書には事実を正直に書くことが重要です。実際に起こったことをありのまま記載することで、誠実さを伝えられます。冒頭でご紹介したとおり、始末書はあくまで「自分の反省を示す文書」です。事実を正直に書かないと、反省の気持ちは相手に伝わりません。誠実な態度で、事実を正確に記載しましょう。
2．年月日、日時をできる限り明確にすること
始末書を書くときは、出来事の「いつ・どこで・何が起こったのか」を具体的に書くことが大切です。例えば、業務ミスに関する始末書では、「〇月〇日午前10時頃、オフィスの会議室で誤った資料を配布しました」といった具合に記載します。
なお、このように事実関係を明確にする場合には、5W1Hのフレームワークに沿ってまとめるとスムーズです。5W1Hを意識して記載することで、問題の全体像が正確かつ具体的に把握しやすくなり、関係者に対してわかりやすく情報を報告できます。各項目の具体的な説明と例は以下のとおりです。
- When（いつ）
問題が発生した日時を正確に記載します。具体的な日付や時間帯を明記することで、問題の発生時点を明確にします（例：2024年7月10日 午前9時）。
- Where（どこで）
問題が発生した場所を特定します。オフィスの特定のエリアや公共の場所など、問題が発生した場所を詳しく説明します（例：オフィスへの通勤途中の電車内）。
- Who（誰が）
問題に関与した人物を明確にします。自分含め関りのある人の名前や役職を挙げることで、責任の所在をはっきりさせます（例：営業部の山田太郎）。
- What（何を）
問題の内容を具体的に説明します。何が起こったのか、どのような影響があったのかを詳細に記載します。（例：電車内で寝過ごし、目的の駅を通過してしまい、会社に2時間遅刻しました）。
- Why（なぜ）
問題の原因を分析し、説明します。なぜその問題が発生したのか、背景や根本的な原因を明確にします（例：ここ数日、十分な睡眠時間が取れておらず、寝てしまいました）。
- How（どうやって）
対応策と再発防止策を記載します。問題に対する具体的な対応方法や、同様の問題が再発しないようにするための対策を詳しく説明します（例：今後は業務のスケジュール管理を見直し、十分な睡眠時間を確保するよう努めます。また、通勤中は寝ないように注意します。この度は、私の不注意で会社に遅刻し、業務に支障をきたしてしまい、誠に申し訳ありませんでした。）。
このように、5W1Hを意識することでわかりやすさが増します。また、情報の漏れや曖昧な記述なども減るでしょう。
3．簡潔に書くこと
文字が多すぎると、読む人にとって理解しづらくなります。そのため、できるだけ簡潔に、わかりやすく書くことが大切です。例えば、要点を整理して箇条書きで書いたり、見出しを付けたりすると、読み手が内容を把握しやすくなります。書類全体を埋める必要はなく、大切なのは反省の意をしっかりと伝えることです。文字数にこだわらず、要点を明確に伝えることを意識しましょう。
4．できるだけ早く提出すること
始末書を提出するタイミングは、あらかじめ上司と相談することが重要です。ミスやトラブルが発生した直後に提出を求められる場合もあれば、事態が収拾してから一連の報告として提出するように指示されることもあります。いずれの場合も、指示されたタイミングに従い、できるだけ早く始末書を提出しましょう。
なお、ミスなく迅速に始末書を作成するには、これからご紹介する始末書のテンプレートを使うのがオススメです。あわせて、ブラウザーでPDFの編集ができる「Adobe Acrobat オンラインツール」や、より高度な編集ができる「Acrobat Pro」も便利です。文書業務の効率を高めたい方は、ぜひ一度お試しください。
始末書の例文・テンプレート
ケース別に、始末書のテンプレートを用意しました。始末書の作成に、ぜひ以下のテンプレートをお役立てください。
シンプルな始末書テンプレート（例文と解説コメント付き）
汎用的に使える、シンプルな始末書のテンプレートです。PDFファイルの2ページ目以降に、例文や解説のコメントを付記しています。
納期が遅延した場合の始末書テンプレート（例文と解説コメント付き）
納期が遅延してしまった場合に使用する始末書のテンプレートです。PDFファイルの2ページ目以降に、例文や解説のコメントを付記しています。
遅刻した場合の始末書テンプレート（例文と解説コメント付き）
遅刻してしまった場合に使用する始末書のテンプレートです。PDFファイルの2ページ目以降に、例文や解説のコメントを付記しています。
事故を起こした場合の始末書テンプレート（例文と解説コメント付き）
事故を起こしてしまった場合に使用する始末書のテンプレートです。PDFファイルの2ページ目以降に、例文や解説のコメントを付記しています。
物品を紛失した場合の始末書テンプレート（例文と解説コメント付き）
物品を紛失してしまった場合に使用する始末書のテンプレートです。PDFファイルの2ページ目以降に、例文や解説のコメントを付記しています。
なお、PDFの編集にはブラウザーで使用できる「Adobe Acrobat オンラインツール」が便利です。直感的に操作できるうえに、PDFをMicrosoft WordやMicrosoft PowerPointに変換し、大幅な編集もできます。そのほかにもPDFファイルの圧縮や結合など、PDFに関する20以上の機能を使うことが可能です。セキュリティ面にも配慮されていて安全に使えるので、日々の業務にぜひお役立てください。
始末書の例文
続いて、始末書の例文についてもご紹介します。上記のテンプレートには例文も付記していますが、中には実際のケースと異なり書きづらい場合もあります。また、社内の始末書の様式が定まっており、テンプレートどおりに書けないこともあるでしょう。以下はより具体的なケースを想定した始末書の例文です。作成の際にぜひお役立てください。
機密情報を流出させてしまった場合の例文
総務部長 田中 太郎 様
始末書
この度、私の不注意により、機密情報を外部に流出させてしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。社内外に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございませんでした。当該行為について深く反省し、心からお詫び申し上げます。
- 日時：20XX年XX月XX日 14時30分頃
- 場所：自席のパソコン
- 当事者：総務部 山田 花子
- 不祥事等の経緯および内容：私は業務中に機密情報を含むファイルを誤って外部のメールアドレスに送信してしまいました。直ちに受信者に連絡を取り、情報の削除を依頼いたしましたが、既に一部の情報が閲覧されている可能性があります。
- 発生原因：このミスは私の確認不足と注意力の欠如が原因であり、機密情報の取り扱いについての意識が不足していたためです。
- 今後の対策：今後は、機密情報の取り扱いに関する再教育を受け、情報送信前のダブルチェックを徹底します。また、メール送信時に誤送信を防ぐ拡張機能を使用し、送信ミスを防止します。
納期が遅延してしまった場合の例文
営業部長 佐藤 次郎 様
始末書
この度、私の進捗管理の不備により、納期が遅延してしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。お客様および社内に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございませんでした。当該行為について深く反省し、心からお詫び申し上げます。
- 日時：20XX年XX月XX日 16時00分頃
- 場所：営業プロジェクトルーム
- 当事者：営業部 鈴木 一郎
- 不祥事等の経緯および内容：私はプロジェクトの進捗管理が不十分であり、結果として納期が遅延してしまいました。お客様への納品が遅れ、多大なご迷惑をおかけしました。具体的には、進行中の案件で必要な資材の手配が遅れ、結果として納品が予定よりも2週間遅れてしまいました。
- 発生原因：このミスは私の進捗管理能力の不足と、タスク優先順位の誤りが原因です。資材の手配と進行状況の確認が甘く、予定通りに進行できませんでした。
- 今後の対策：今後はプロジェクト管理ツールを活用し、タスクの進捗を細かく管理するとともに、チームメンバーとのコミュニケーションを強化します。また、資材手配の際には予備日を設けるなど、余裕をもったスケジュール管理を徹底します。
予定の時刻に遅刻してしまった場合の例文
営業部長 佐藤 次郎 様
始末書
この度、私の時間管理の不備により、予定の時刻に遅刻してしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。社内外に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございませんでした。当該行為について深く反省し、心からお詫び申し上げます。
- 日時：20XX年XX月XX日 9時00分頃
- 場所：通勤途中の電車内
- 当事者：人事部 高橋 花子
- 不祥事等の経緯および内容：寝坊により起床時間が遅れたため、通常の出社時間に間に合わず、結果として出社時間が6時間遅れてしまいました。また、重大な会議にも遅れ、先方企業にも多大なるご迷惑をおかけしてしまいました。
- 発生原因：この遅刻は、私が前日に十分な睡眠を取らなかったことが原因です。
- 今後の対策：今後は、業務に支障をきたさないよう、生活リズムを見直し、規則正しい睡眠を心がけます。また、早めに就寝する習慣を徹底し、万が一の事態に備え、目覚まし時計を複数設定するなど、遅刻防止策を強化します。
業務中に事故を起こしてしまった場合の例文
営業部長 佐藤 次郎 様
始末書
この度、私の不注意により業務中に社用車で事故を起こしてしまい、会社に多大なるご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。事故により、社用車および相手車両に損傷を与え、多くの方々にご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございませんでした。
- 日時：20XX年XX月XX日 10時30分頃
- 場所：市内営業先への移動中
- 当事者：営業部 鈴木 太一
- 不祥事等の経緯および内容：私は業務中に社用車を運転している際、前方不注意により信号待ちの車に追突してしまいました。結果として、社用車および相手車両に損傷を与え、相手のドライバーにも軽傷を負わせてしまいました。
- 発生原因：このミスは私の不注意と、安全運転の意識不足が原因です。具体的には、業務の急ぎに気を取られ、安全確認を怠ってしまいました。
- 今後の対策：今後は、安全運転の徹底を図るため、運転時の集中力を維持し、業務の急ぎに関わらず安全確認を怠らないようにします。また、定期的に運転技術と安全運転に関する研修を受け、交通事故防止に努めます。
物品を紛失してしまった場合の例文
物流部長 石井 六郎 様
始末書
この度、私の管理不足により、顧客の契約書を紛失してしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。お客様および社内に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございませんでした。
- 日時：20XX年XX月XX日 15時00分頃
- 場所：物流センター内
- 当事者：物流部 木村 真一
- 不祥事等の経緯および内容：私は重要な顧客の契約書を移動中に紛失してしまいました。該当の契約書は新規取引に関するものであり、業務プロセス上非常に重要なものでした。具体的には、契約書を社内の会議室から保管庫に移動する途中、一時的に他の書類と一緒に置いた際に紛失してしまいました。
- 発生原因：このミスは私の管理不足と確認の不徹底が原因です。
- 今後の対策：今後は、重要書類の移動時にチェックリストを使用し、厳重な管理を徹底します。また、保管場所を離れる際には必ず施錠し、重要書類の管理を徹底します。さらに、定期的に管理方法を見直し、再発防止に努めます。
始末書の法的効力
始末書には法的な効力があり、裁判で証拠として使用されることがあります。つまり、始末書があると、従業員がミスをしたことの証明となります。例えば、従業員が懲戒処分（仕事上の罰）に異議を唱えた場合、始末書があれば、その罰が正当であることを示す証拠となるのです。
一方で、会社は事実をよく確認したうえで始末書の提出を求める必要があります。慎重に対応しないと、従業員とのトラブルに発展する恐れがあるため注意が必要です。また、冒頭でお伝えしたとおり、反省や謝罪などの内心を強制することは憲法で保障される、個人の「思想・良心の自由」を害すると考えられます。従業員の意思を尊重し、公正で透明な対応を心がけましょう。
続いて、始末書を依頼する側の流れについて説明します。
始末書の提出を依頼する手順
始末書提出の依頼方法は以下のとおりです。
- 事実関係の確認
- 始末書の作成依頼
- 改善へのフォローと指導
まずは、従業員や関係者から事実状況を確認しましょう。不手際や問題の詳細、原因などを聴取し、正確な情報を把握したうえで、始末書の記載を依頼します。従業員が始末書をスムーズに提出できるように、必要な記載事項や提出方法を事前に明確にしておくことが重要です。その際にはテンプレートを用意したり、提出方法を社内で周知することで、従業員が手続きに迷うことなく、始末書を提出しやすくなります。
始末書を受け取った後の対応
始末書を受け取った後は、まずその内容をしっかり確認します。事実関係や反省の意を理解し、誤りや不明確な点がないかをチェックしましょう。次に、問題の原因と再発防止策を具体的に検討します。始末書に記載された再発防止策が実現可能かどうか、改善が必要な点がないかを確認することが重要です。その後、始末書の内容にもとづいて適切な処分や指導を行います。このとき、公正かつ透明な対応を心がけましょう。最後に、始末書の内容と対応策を関係者全員に共有し、同じ問題が再発しないよう組織全体で注意を促します。
始末書を提出後、一定期間を経ても改善されない場合は、就業規則にもとづいて「減給」「出勤停止」「降格」、重いもので「懲戒解雇」「諭旨解雇」などの重い処分を検討する必要があります。
ただし、単純なミスを繰り返したり、単に反省が足りなかったりする場合など、始末書を書くほどではないミスに対しては懲戒処分できません。就業規則は会社ごとに異なるため、テレワークやアルバイト・パートタイムの従業員に関する規程について疑問がある場合は、自社の就業規則を確認してください。従業員の意思を尊重し、公正な対応を心がけることで、職場の信頼関係を維持できます。
ここまで、始末書の書き方や注意点について解説してきました。始末書は個人の信用に関わる重要な文書であり、その作成や確認には多くの労力が必要です。そんなときに頼りになるのが、Acrobat Proです。Acrobat Proを使えば、PDFの特長を最大限に活かし、崩れにくいレイアウトのフォーマルな始末書をカンタンに作成できます。ここからは、Acrobat Proの特長をご紹介します。
手軽で安全に始末書を作成・共有できるAcrobat Pro
https://www.youtube.com/embed/UcV97C8Jwdw?si=I9RI3tDZRm01xyXi
Acrobat Proを使えば、始末書の作成と共有を効率化できます。
高度な編集機能をはじめ、共同でレビューや確認ができる共有機能、回覧に便利な署名機能など、ビジネスシーンに欠かせない機能が一つに集約されています。
「始末書の作成に時間がかかり、業務効率が低下している」
「文書の機密性を保ちながら、承認作業を迅速に進めたい」
こうしたお悩みをもつ方に、Acrobat Proは特にオススメです。
それでは、Acrobat Proの特長をチェックしていきましょう。
チームでの共同作業を支援する機能
Acrobat Proを使えば、PDFの共有とレビューがカンタンに行えます。社内外を問わず、複数人での修正やコメント入力が同時にできるため、スムーズな意思決定が可能です。レビュー状況を視覚的に把握できるため、進捗管理にも役立ちます。Acrobat Proでチームワークを強化し、業務効率をアップさせましょう。
提出前のチェックや校正に役立つPDFの比較機能
Acrobat Proには、2つのPDFを比較する機能が搭載されています。
新しいPDFと古いPDFを読み込ませることで、変更箇所を一瞬で可視化。変わった部分は色付きで表示されるため、差分が一目でわかります。目視で確認する手間を大幅に減らせるうえに、ヒューマンエラー削減にも効果的です。さらにフィルターを適用すれば、PDF内の画像や注釈、書式設定ごとの変更箇所を確認できます。
提出プロセスを大幅に効率化する電子署名機能
Acrobat Proは、PDF上の電子サイン（電子署名）にも対応しています。
この電子サインは契約や決裁に使用でき、一連の作業をオンライン上で完結させることが可能です。契約書を印刷・郵送する手間がなくなり、契約・請求・稟議といった業務をスムーズに進められます。
そのため、社内外の稟議に活用するのに効果的です。Acrobat Proを使えば、すべてオンライン上で署名ができるため、ハンコリレーが不要になり、複雑化しがちな承認ルートを単純化できます。署名が完了すると関係者全員に対応完了のメールが届くため、確認の進捗状況をリアルタイムで把握でき、時間管理がしやすくなるでしょう。
始末書を安全に保護してくれる高度なセキュリティ機能
Acrobat Proでは、PDFにパスワードをかけてファイルの保護もできます。文書を開くためのパスワードと、操作を制限する権限パスワードの2種類があり、権限パスワードでは印刷・編集・コピーの制限が可能です。パスワードをかけてファイルを保護し、機密情報や個人データを安全に管理しましょう。
Adobe Acrobatでミスなく効率的な始末書の作成を
書類作業をよりシンプルに、より効率化してくれるAdobe Acrobat。強固なセキュリティと使いやすい共有機能で、どこからでもアクセスし、PDFの編集や電子サインが可能です。ビジネスシーンで使う場合は、管理や支払いもスムーズな法人向けAcrobatがオススメです。高品質なPDFツールで作業の質を向上させ、チームの生産性を最大限に引き上げましょう。
まずは無料でお試しいただくことも可能です。
Acrobatによるドキュメントソリューションを、ぜひ体感してください。
以下の場合は、お電話でのみ受け付けております。
- 銀行振込でのご購入
- ボリュームディスカウントを適用してのご購入（5ライセンス以上）
- エンタープライズ版のご購入
電話番号：0120-693-682（平日9:30~18:00）
「始末書」に関するよくある質問と回答（FAQ）
最後に、始末書に関するよくある質問に回答していきます。
始末書とは何ですか？
始末書は、不祥事やミスが生じた際、経緯の報告に加えて謝罪や反省を表明する文書です。企業の規律維持や再発防止のために使用されます。
始末書を書く際のポイントは何ですか？
始末書を書く際には、事実関係を正確に記載し、ミスや不祥事の原因を明確にし、再発防止策を具体的に述べることが重要です。また、謝罪の意を込めて誠実に書くことも大切です。
始末書の提出期限はありますか？
始末書の提出期限は会社ごとに異なりますが、一般的には問題が発生してから速やかに提出することが求められます。会社の規程や上司の指示にしたがって提出期限を確認しましょう。
始末書の作成を効率化するためにはどうすればよいですか？
始末書の作成を効率化するためには、始末書のテンプレート活用がオススメです。さらに「Acrobat Pro」や「Adobe Acrobat オンラインツール」のようなPDF編集ツールを使うと、始末書をよりスムーズに作成できます。
始末書を提出した後はどうすれば良いですか？
始末書を提出した後は、上司や関係者からの指導やフォローアップを受け、再発防止策を実行することが大切です。また、定期的に進捗を報告し、改善に向けて積極的に取り組む姿勢を示しましょう。
（編集：ウェブライダー）
https://milo.adobe.com/libs/img/mnemonics/svg/acrobat-pro-64.svg
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