Cos’è un file XLS e cosa fare per aprirlo, visualizzarlo e modificarlo

Ecco cosa imparerai.

• Cos'è un file XLS?
• Che differenza c’è tra un file XLS e un file _XLS?
• Storia del formato XLS
• A cosa servono i file XLS?
• Vantaggi e svantaggi dei file XLS
• Come aprire un file XLS
• Come creare e modificare un file XLS
• Come convertire un file XLS in un file PDF
• Altri tipi di file simili ai file XLS
• Domande frequenti sui file XLS

Cos’è un file XLS?

Il formato XLS è stato creato da Microsoft per il suo famoso foglio di calcolo, Excel e definiva il formato delle cartelle di lavoro Excel e la loro combinazione di tabelle strutturate e semistrutturate.

In breve, un file XLS è la cartella di lavoro originale di Excel: un foglio vuoto diviso da righe e colonne in riquadri chiamati celle. Puoi usare queste celle per immettere dati o testo, applicare formule per effettuare calcoli e creare grafici e immagini per visualizzare i dati.

Se hai usato Excel tra il 1985 e la metà degli anni 2000, avrai sicuramente lavorato con i file XLS. Questo formato è stato in seguito sostituito dal formato di foglio di calcolo XML (con estensione XLSX).

Cosa significa “XLS”?

XLS è semplicemente l’abbreviazione di “Excel spreadsheet”, ovvero “foglio di calcolo Excel”. Anche se è formato da tre lettere maiuscole, non è un acronimo come lo sono invece molte altre estensioni di file, in quanto le lettere che lo compongono non sono le iniziali di parole specifiche.

Che differenza c’è tra un file XLS e un file _XLS?

Un file _XLS è un file XLS che è stato rinominato da un programma e-mail o da Microsoft Excel. Di solito questo avviene quando viene aggiunto un punto prima dell’estensione .XLS.

Come visualizzare e aprire i file _XLS

Per aprire un file _XLS basterà rinominarlo con l’estensione .XLS; il documento potrà quindi essere visualizzato in Microsoft Excel o in un analogo programma compatibile.

Storia del formato XLS

Microsoft creò il formato XLS a metà degli anni ’80 per il suo nuovo programma software incentrato sui dati: Excel. Excel 1.0 venne lanciato nel 1985 nella versione per il sistema operativo Macintosh e solo successivamente, nel 1987, nella versione per PC. Questo software per fogli di calcolo divenne presto molto popolare in ambito aziendale; grazie alla sua capacità di eseguire calcoli complessi istantaneamente e di strutturare e organizzare i dati, si fece apprezzare in molti settori e in particolare in quello dei servizi finanziari.

Excel e XLS ridefiniscono il concetto di business

L’estensione .XLS veniva aggiunta alla fine di ciascuna cartella di lavoro Excel salvata, per cui il nome divenne ben presto sinonimo di fogli di calcolo e soluzioni informatiche all’avanguardia. Negli anni, con l’aumento della potenza di calcolo, Excel continuò a evolvere. Alla metà degli anni ’90 il programma si arricchisce con funzionalità per la creazione di grafici 3D e alcune sue operazioni vengono automatizzate.

XML assume il controllo con Office

Il “regno” del formato XLS termina con la pubblicazione di Office 2007 per Windows Vista, in un momento in cui i personal computer diventavano parte della vita quotidiana di circa un miliardo di persone nel mondo.

Office 2007 introdusse il formato XML in Excel, Word e PowerPoint. XML, identificato dall’estensione di quattro lettere .XLSX, divenne di fatto lo standard per i fogli di lavoro, e decretò la fine del formato XLS, almeno ufficialmente.

A cosa servono i file XLS?

Sebbene ormai in disuso, il formato XLS è stato l’estensione principale per i fogli di lavoro Excel tra il 1985 e il 2007. Qualunque cosa tu abbia fatto con Excel in quegli anni, l’avrai probabilmente fatta usando un file XLS, ad esempio per queste finalità:

Contabilità e amministrazione

Contabili e commercialisti sono tra i professionisti dei servizi finanziari che utilizzano Excel ogni giorno. Nel corso degli anni, potrebbero aver usato il formato XLS per redigere piani contabili, registrare in prima nota le transazioni, usare formule di bilancio e molto altro ancora.

Organizzazione dei dati nel settore SEO

La SEO, o ottimizzazione per i motori di ricerca, è un’attività interamente basata sui dati, e i professionisti del settore usano i fogli di lavoro Excel per organizzare e interpretare quei dati, che si tratti di confrontare vari parametri, quali ad esempio sessioni e frequenza di rimbalzo su interi siti web, compilare ampi set di parole chiave o analizzare i metadati di centinaia di pagine.

Pianificazione delle finanze e del budget familiare

Puoi anche usare i fogli di lavoro Excel a casa per gestire le tue finanze. Un semplice foglio di lavoro Excel può essere utilissimo per elencare entrate e uscite, ad esempio. Con le versioni più recenti dei fogli di lavoro Excel, puoi anche accedere a modelli di budget personalizzabili.

Scopri altri tipi di documenti e di fogli di calcolo.

Vantaggi e svantaggi dei file XLS

Come qualsiasi altra tecnologia, anche il formato di file XLS presenta vantaggi e svantaggi.

Vantaggi

• Compatibile con l’ultima versione di Excel. Grazie alla retrocompatibilità, puoi aprire i tuoi file XLS usando l’ultima versione (o versioni precedenti) di Excel. Esegui la Verifica compatibilità per vedere come le migliorie introdotte in Excel influiranno sul tuo foglio di lavoro creato con una versione precedente del programma.
• Istantaneamente riconoscibile. Nonostante tutti i progressi apportati a Excel dal 2007, l’aspetto dei fogli di lavoro è rimasto pressoché immutato. Di conseguenza, usare un foglio di lavoro salvato come .XLS non dovrebbe essere troppo diverso dall’usare la versione XML (.XLSX) più recente.
• Conversione in XML. Puoi usare Excel per convertire i tuoi vecchi file XLS in moderni fogli di lavoro XML. In Excel, ti basterà selezionare File > Salva con nome e scegliere il formato XML (.XLSX). Se vuoi dare una veste grafica più accattivante al tuo documento, puoi anche convertire il tuo foglio di lavoro in un PDF usando gli strumenti di Adobe Acrobat online. La procedura è semplice e veloce.

Svantaggi

• XLS è un formato obsoleto. Il principale svantaggio del formato XLS è che Microsoft lo ha ritirato dal mercato nel 2007, sostituendolo con XLSX. Pertanto, se stai lavorando in Excel con un vecchio file XLS, dovrai usare la Verifica compatibilità per accertarti che il tuo file venga gestito correttamente.
• Non può aprire i nuovi file Excel. Se hai ancora una vecchia versione di Excel basata sul formato XLS, non potrai usarla per aprire file XML delle versioni di Excel successive al 2007.
• Mancanza di supporto multipiattaforma. Sebbene i file XLS siano retrocompatibili con le versioni più recenti di Excel, lo stesso non vale per altri programmi di fogli di calcolo.

Come aprire un file XLS

Microsoft ha sostituito il formato XLS con XML come formato di Excel con Office 2007. Tuttavia, potrai comunque aprire i file XLS nelle versioni più recenti di Excel grazie alla retrocompatibilità.

Per aprire un vecchio file XLS in Excel 2013 o successivo:

1. Avvia Microsoft Excel.
2. Vai a File > Apri > Sfoglia.
3. Seleziona Tutti i file di Excel nel menu a discesa accanto a “Nome file”.
4. Trova il tuo file XLS e seleziona Apri.

Il file dovrebbe aprirsi nella tua versione corrente di Excel.

Per visualizzare un file XLS online, invece, puoi usare l’app Microsoft Excel: Spreadsheets sul tuo smartphone o tablet.

Come creare e modificare un file XLS

Idealmente, la soluzione migliore è sempre quella di lavorare con la versione di Excel più recente che hai a disposizione. Detto questo, se hai necessità di lavorare in una versione precedente, ad esempio per collaborare con persone che utilizzano ancora il formato XLS, esiste una soluzione.

Per creare un file XLS in una versione più recente di Excel:

1. Avvia Excel.
2. Vai a File > Nuovo poi File > Salva con nome.
3. Scegli la posizione della cartella di destinazione da Esplora file.
4. Dal riquadro Salva con nome, seleziona Cartella di lavoro Excel 97-2003.
5. Fai clic su Salva.

Per convertire un foglio di lavoro più recente in un file XLS:

1. Vai a File > Esporta > Cambia tipo di file.
2. Seleziona Cartella di lavoro Excel 97-2003 (*xls) in Tipi di file delle cartelle di lavoro.
3. Fai clic su Salva con nome per scegliere la cartella di destinazione e immettere il nome del file.
4. Fai clic su Salva.

A questo punto, potrebbe apparire il pop-up della Verifica compatibilità che ti segnalerà se il tuo file presenta dei problemi. Ad esempio, se include elementi che la versione precedente di Excel non è in grado di replicare.

Come convertire un file XLS in un file PDF

Puoi convertire un file XLS in un PDF usando Adobe Acrobat online. Trascina il tuo file XLS nel nostro editor e lascia fare a lui. Per il tuo nuovo PDF avrai molte altre funzionalità a tua disposizione, incluso estrarre ed eliminare singole pagine.

Altri tipi di file simili ai file XLS

XLSX

Basato su XML, è il formato di file predefinito per Excel 2007 ed Excel 2010. È stato introdotto da Microsoft con Office 2007 in sostituzione del formato XLS.

IMP

I fogli di calcolo “Improv” furono creati negli anni ’90 per suddividere e visualizzare diversi tipi di dati.

TXT

Puoi salvare un foglio di lavoro Excel come file di testo usando l’estensione .txt in modo da poterlo usare su un altro sistema operativo Microsoft.

Domande frequenti sui file XLS

Come si apre un file XLS su un computer Mac?

Per aprire un file XLS sul tuo Mac, dovrai avere l’applicazione Numbers di Apple o Microsoft Excel per Mac. Avvia il software e vai al file XLS che ti interessa, quindi fai doppio clic su di esso per aprirlo.

Che differenza c’è tra XLS e XLSX?

XLS è l’estensione di file originale dei fogli di lavoro di Microsoft Excel; definiva la formattazione e l’aspetto del file Excel. Il formato XLSX è il successore del formato XLS. Basato su XML, il formato XLSX è stato lanciato con Office 2007. Successivamente, ne è stata rilasciata una versione con supporto per le macro chiamata XLSM.

A cosa servono i file XLSX?

XLSX è il formato di file nativo di Microsoft Excel. Questo vuol dire, essenzialmente, che puoi usare questi file per qualsiasi cosa tu possa fare su Excel, che si tratti di pianificare il budget familiare o di analizzare i dati finanziari della tua azienda. In pratica, i file XLSX sono utili per qualsiasi cosa abbia bisogno di essere organizzata: dai dati a un elenco di lavori.

File Excel e file CSV sono la stessa cosa?

I file CSV e i normali file Excel (XLS o XLSX) hanno un aspetto simile, ma esistono differenze fondamentali tra questi formati. L’acronimo CSV sta per “Comma Separated Values” (“valori separati da virgola”). È un formato di testo non formattato in cui le varie voci sono separate da virgole. Un file Excel, invece, presenta e mantiene i dati in righe e colonne e può includere più fogli in un unico file.

Quando è stato inventato Excel?

Excel fu presentato a un evento a New York nel maggio del 1985 dal fondatore di Microsoft, Bill Gates. All’epoca esistevano già dei software di fogli di calcolo (Lotus 1-2-3 era uscito un paio di anni prima), ma Excel divenne ben presto molto popolare tra gli utenti del sistema operativo Macintosh di Apple. Quando Microsoft ne lanciò una versione per Windows, nel 1987, la popolarità di Excel si diffuse a macchia d’olio.

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