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Feuilles de calcul (spreadsheet) : les différents types d’extensions de fichiers

Découvrez les différents formats de feuilles de calcul et les extensions de fichiers utilisées pour afficher et travailler avec des données. Les feuilles de calcul sont utiles pour gérer, traiter et organiser de grandes quantités d’informations, ce qui en fait des outils administratifs très appréciés, tant au niveau professionnel que personnel.

Sommaire :

Qu’est-ce qu’un format de feuille de calcul ?

Les fichiers de feuilles de calcul sont des fichiers numériques contenant des informations organisées sous forme de tableaux. Cela signifie généralement que les données sont structurées dans des cellules à l'intérieur de lignes et de colonnes. Les différents types de fichiers de feuilles de calcul, que l’on appelle aussi Spreadsheet, sont souvent utilisés pour stocker et analyser des données numériques, mais ils peuvent contenir divers éléments de données, y compris du texte et des médias.

Ils peuvent également être utilisés pour suivre les données, créer des graphiques et effectuer des opérations mathématiques afin d'obtenir des rapports riches en informations. Vous pouvez notamment appliquer des formules pour développer des bases de données complexes.

Développés dès 1979 (avec VisiCalc pour l'Apple 2), ces formats de fichiers sont devenus essentiels dans de nombreux secteurs et entreprises. En effet, certaines extensions de fichiers de feuilles de calcul constituent une norme largement utilisée pour la gestion des informations dans tous les types d'entreprises.

À quoi servent les fichiers de feuilles de calcul ?

Basé sur un système de base de données contenant plusieurs feuilles de calcul, ce type de fichier a de très nombreuses utilisations dans différents secteurs.

Parmi les exemples les plus courants, on peut citer

  • Conservation des données relatives au personnel à des fins de ressources humaines
  • Gestion des informations financières personnelles et professionnelles
  • Gestion du bilan comptable et du compte de résultat : factures et recettes d'une organisation
  • Analyse des stocks et de l'offre produits disponible.
  • Visualisation des données stockées sous forme de graphiques et de rapports au format de texte enrichi (RTF).
  • Développement de formules afin d’exploiter les données stockées dans le but d'obtenir encore plus d'informations.

Du simple commerce alimentaire dont on doit gérer les approvisionnements jusqu’aux entreprises maniant d’importantes quantités de données, comme dans le secteur de la finance, il est indéniable que les possibilités d'utilisation des formats de feuilles de calcul sont considérables.

C'est pourquoi cette catégorie de formats de fichiers reste l'une des plus fondamentales de l'informatique.

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Les différents types d’extensions de fichier de feuille de calcul

Il existe différents types de fichiers de feuilles de calcul ou spreadsheet, chacun ayant ses propres caractéristiques et fonctionnalités :

  • XLS  : format d'origine de Microsoft Excel, il a longtemps fait référence pour les feuilles de calcul ou tableurs. Cette extension de fichier dispose d'une variété de fonctions pour le traitement des données stockées. Citons notamment la possibilité de créer des tableaux croisés dynamiques, d'intégrer des formules et d'afficher des graphiques visuels.
  • XLSX  : fruit de l'évolution du format de fichier XLS, le format de feuilles de calcul XLSX a été mis au point avec la sortie de Microsoft Office 2007. Il a apporté à Excel une série de nouvelles améliorations et une compatibilité avec le cloud computing.
  • ODS : les feuilles de calcul d'OpenDocument ont été développées en tant que format de feuille de calcul open source par l'Organisation for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS). Indépendants de la plate-forme, ils sont souvent utilisés pour éditer et ouvrir des types de fichiers de feuilles de calcul sur une variété de système informatique, sans en perdre le formatage.
  • IMP : le fichier IMP divise les données en trois vues différentes, afin de rendre l'interprétation, l'édition et la transformation de ces données aussi simples que possible.

Les autres extensions comprennent :

  • CSV : Un fichier de valeurs séparées par des virgules est une extension de fichier de feuille de calcul basée sur un format texte. Il est apprécié pour sa simplicité et sa compatibilité avec la lecture des données.
  • GSHEET : Plus récent dans le monde des feuilles de calcul, Google Sheets est le type de fichier de feuille de calcul officiel de la suite bureautique Google consultable directement depuis un navigateur web.

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Avantages et inconvénients des fichiers de feuilles de calcul

Les feuilles de calcul ont contribué à accroître la popularité et l'importance de l'informatique, tant pour les particuliers que dans le secteur professionnel. Mais comme tout autre type de fichiers, ils ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Avantages

  • Disponibles sur de nombreux systèmes : avec le développement des formats OpenDocument, Google Sheets et la prise en charge multiplateforme d'Excel, les feuilles de calcul sont accessibles à partir d'un grand nombre d'appareils et de systèmes d'exploitation, tels que Linux, Android et iOS.
  • Une prise en main rapide des tableurs et de larges possibilités : les tableurs sont des outils incroyablement utiles, apprendre à les utiliser est simple si vous souhaitez saisir des données. Mais ils offrent également des possibilités très avancées avec des fonctions et des scripts complexes pour tous ceux qui souhaitent pousser leur analyse de données à un niveau supérieur.
  • Efficace : les feuilles de calcul sont très efficientes pour stocker une grande quantité de données et les traiter rapidement afin d'obtenir des informations détaillées et des rapports d’une grande qualité.
  • Collaboratif : les feuilles de calcul permettent à différentes équipes de travailler et de collaborer à des projets d'analyse de données et à d'autres types de projets. Avec le développement de l'informatique en nuage (cloud computing) et la possibilité d'utiliser plusieurs feuilles intégrées avec différentes catégories de données au sein d'une seule base de données, ces outils sont parfaits pour le travail d'équipe dans les entreprises.

Inconvénients

  • Problème de chargement et de capacité de stockage : lorsque les feuilles de calcul gagnent en taille et que les organisations stockent un grand volume de données, elles peuvent commencer à prendre beaucoup d'espace, surtout lorsqu'il s'agit de feuilles de calcul plus complexes et riches en contenu multimédia. En conséquence, les feuilles de calcul mettent plus de temps à se charger lors de l'ouverture du fichier ou du traitement des données.
  • Manque de souplesse : les feuilles de calcul sont relativement peu flexibles lorsqu'il s'agit d'offrir des options de design. Des logiciels tels que Microsoft Word sont désormais capables d'insérer des tableaux de feuilles de calcul indépendants et d'exécuter certaines fonctions en leur sein. Conséquences : les feuilles de calcul pourraient devenir un outil de niche. Seul l’avenir nous le dira.
  • Erreurs de données : l'un des principaux problèmes que posent les feuilles de calcul est celui des éventuelles erreurs dans les résultats. En effet, en raison de la complexité des formules de calcul et de l’importante quantité de données traitées, il peut être parfois difficile de repérer ou de diagnostiquer les erreurs dans l'analyse des données effectuée à l'aide du logiciel.

Comment convertir une feuille de calcul en PDF ?

De nombreux types de fichiers peuvent être convertis en un fichier PDF sécurisé à l'aide du convertisseur PDF en ligne d'Adobe.

Il est également très simple de convertir un document XLS ou XLSX à l'aide du convertisseur Excel vers PDF.

Suivez ces étapes :

  1. Sélectionner un fichier sur votre appareil ou glissez-déposez le fichier dans la zone de dépôt
  2. Attendez que l'outil convertisse votre feuille de calcul en PDF en quelques secondes
  3. Enregistrez ou partagez votre PDF comme vous le souhaitez

Si le format de votre feuille de calcul n'est pas compatible avec l'outil dans sa version actuelle, convertissez-le d'abord dans un format compatible avant d'utiliser l'outil en ligne gratuit.

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Zoom sur les extensions de fichiers et les types de formats de fichiers texte

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Feuille de calcul : FAQ

Quelles sont les différentes extensions de fichier de feuille de calcul ?

Les types de fichiers tels que les formats .XLSX, .XLS et .ODS sont des feuilles de calcul très populaires, couramment utilisées pour ouvrir et stocker des données de tableurs sur un grand nombre d'appareils. Chaque extension de fichier de feuille de calcul présente ses propres avantages et inconvénients. Il est donc conseillé de rechercher l'outil qui répondra à vos besoins spécifiques.

Puis-je convertir des fichiers PDF en format Excel ?

Oui. Les documents PDF sont des formats de fichiers très appréciés dans le monde entier. Ils permettent une conversion simple vers des formats de feuilles de calcul tels que Microsoft Excel. Il n'est pas non plus nécessaire d'utiliser des applications tierces, car Adobe propose des outils et des guides simples à utiliser. Découvrez comment convertir des PDF en format Excel avec Adobe Acrobat.

Le format XLS est-il identique au format Excel ?

Le format XLS était le format Excel de référence jusqu'à la sortie de Microsoft Office 2007. Bien qu'il fasse toujours partie de la suite d'outils Microsoft, il s'agit désormais d'une extension héritée. Le format Excel est dorénavant identifié par l'extension de fichier de feuille de calcul XLSX.

Dois-je payer pour accéder aux tableurs Microsoft ?

Non, pas du tout. Bien que la suite d'outils Microsoft soit un programme payant, le format XLSX est accessible à l'aide de logiciels compatibles gratuits tels que Google Sheets, OpenOffice ou Excel Viewer.

Quelle est l'extension de fichier la plus courante pour un tableur ?

Développé à partir du format de fichier texte, le type de fichier de feuille de calcul .CSV est largement considéré comme le type de feuille de calcul le plus élémentaire. En raison de sa simplicité, il peut être facilement lu par les machines et les personnes. Cependant, il est assez limité dans ses possibilités d'utilisation et ne peut gérer qu'une seule feuille par fichier.

Quels programmes peuvent accéder aux formats de feuilles de calcul ?

Il existe une large palette de programmes que vous pouvez utiliser pour accéder aux formats de feuilles de calcul. Il s'agit notamment de :

  • Microsoft Excel
  • Google Sheets
  • Apple Numbers
  • LibreOffice
  • Quip

Chacun d'entre eux doit être en mesure de traiter une série de fichiers de feuilles de calcul et d'offrir des fonctions différentes.

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