Formato XLS: todo sobre los archivos XLS, cómo abrirlos y editarlos fácilmente

¿Qué es un archivo XLS?

El formato de archivo XLS es una extensión estándar para documentos creados con el programa Microsoft Excel. El tipo de archivo XLS maneja documentos de hoja de cálculo y se puede abrir, editar o imprimir usando Excel.

Un archivo XLS contiene una o más hojas de cálculo en las que los datos se organizan en columnas y filas. Cada celda de una tabla puede contener datos como números, texto o fórmulas que pueden usarse para cálculos o análisis de datos. Los archivos XLS también admiten muchas otras funciones, como tablas, gráficos y formato condicional, que pueden usarse para mostrar datos de una manera visualmente atractiva. XLS también se basa en el formato de archivos de intercambio binario (BIFF) de Microsoft, que es tan popular que es compatible con casi todos los programas de hojas de cálculo que pueden usar Windows.

Ventajas de los archivos XLS.

La introducción del archivo XLS con la introducción del programa de hoja de cálculo Excel en 1987 trajo consigo varias ventajas: grandes cantidades de datos no sólo podían organizarse y estructurarse mediante plantillas, sino también ampliarse con fórmulas y funciones. Los archivos XLS contienen macros que permitían a los usuarios automatizar tareas repetitivas. Además, los documentos en formato XLS son compatibles con versiones anteriores, lo que significa que se pueden abrir fácilmente con versiones anteriores de Excel (2003 y anteriores).

Las ventajas de un vistazo:

• Funciona con el último Excel. Puedes abrir sus archivos .XLS utilizando la última versión (y versiones anteriores) de Excel gracias a la compatibilidad con versiones anteriores. Utilice el Comprobador de compatibilidad de Excel para ver cómo los avances en Excel afectarán al libro anterior.
• Familiar al instante. Incluso con todos los avances en Excel desde 2007, un libro de trabajo se ve bastante similar a como siempre lo ha sido. Por lo tanto, usar un libro de trabajo guardado como .XLS no debería ser tan diferente de uno XML posterior (.XLSX).
• Convertir a XML. Puedes utilizar Excel para convertir tus archivos .XLS más antiguos en libros XML modernos. En Excel, simplemente seleccionas Archivo > Guardar como y elige el formato XML. Si deseas reutilizar fácil y rápidamente un documento en una forma visualmente agradable, también puedes convertir la hoja de cálculo en un PDF utilizando las herramientas online de Adobe Acrobat.

Desventajas de los archivos XLS.

Un factor decisivo en la introducción del sucesor XLSX fueron las lagunas de seguridad que surgieron de la función macro mencionada anteriormente. Los piratas informáticos aprovecharon las macros para propagar virus maliciosos, una desventaja clave del formato de archivo. Por regla general, los archivos XLS también ocupan más espacio de almacenamiento que los tipos de archivos comparables, pero al mismo tiempo tienen menos filas y columnas y tienen menos funciones.

Las desventajas de un vistazo:

• .XLS está retirado. El principal inconveniente del formato .XLS es que Microsoft lo retiró efectivamente en 2007, reemplazándolo por .XLSX. Por lo tanto, si estás trabajando en Excel con un archivo .XLS anterior, deberás utilizar el Comprobador de compatibilidad de Microsoft para comprobar si es compatible.
• Con XLS no se pueden abrir los nuevos archivos de Excel. Si todavía tienes una versión .XLS de Excel, no puedes abrir archivos XML Excel más nuevos (posteriores a 2007) con ella.
• Falta de soporte multiplataforma. Aunque los archivos .XLS son compatibles con versiones recientes de Excel, ese no es el caso con otros programas de hojas de cálculo.

Los archivos XLS siguen siendo uno de los formatos más utilizados para hojas de cálculo. Son compatibles con casi todos los programas de hojas de cálculo, pero tienen algunas desventajas en comparación con los formatos de archivo más nuevos, como XLSX, debido a su tamaño de archivo y, no menos importante, al alto riesgo potencial de virus de macro.

¿Para qué se utilizan los archivos XLS?

Desde sencillas tablas para listas de teléfonos hasta calendarios de vacaciones, resúmenes de proyectos y cálculos: los archivos XLS se utilizan para tareas muy diferentes pues su uso se puede aplicar en diversas áreas como la contabilidad y las finanzas, en el análisis de datos, en la educación y la investigación, así como en la gestión de proyectos. ... por nombrar sólo algunas áreas.

Excel para contabilidad y Servicios Financieros.

En el ámbito de la contabilidad y los servicios financieros, profesionales como contadores y asistentes de cuentas dependen extensamente de Excel. A lo largo de los años, han empleado el formato .XLS para tareas como la creación de planes de cuentas, el registro de transacciones y la implementación de fórmulas de balance, demostrando la versatilidad y eficacia de Excel en el manejo financiero.

Excel para análisis de Datos en Diversas Industrias.

Los profesionales en campos que requieren el análisis de grandes volúmenes de datos, como la investigación de mercado, la ciencia de datos y estadística, se benefician enormemente de Excel y formatos XLS. Utilizan estas herramientas para organizar, analizar y visualizar datos, ayudando en la toma de decisiones basada en información detallada y precisa.

Excel para planificación de las finanzas y presupuestos familiares.

La utilidad de los archivos XLS se extiende también al ámbito personal, especialmente en la gestión de finanzas. Estos archivos facilitan la planificación y seguimiento de presupuestos, permitiendo a los usuarios controlar ingresos y gastos de manera eficiente. Las versiones más recientes de Excel ofrecen plantillas personalizables, aumentando la facilidad y efectividad en la administración de finanzas domésticas.

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Cómo abrir y editar archivos XLS.

El formato de archivo XLS puede ser un formato de archivo obsoleto, pero todavía está en circulación y se utiliza en el trabajo diario. Sin embargo, debes tener cuidado si recibes un archivo XLS por correo electrónico de un remitente desconocido. Podría contener macros integradas con malware. En este caso, no debes abrir el archivo sin comprobarlo primero.