Te explicamos qué son los archivos de hoja de cálculo, qué tipos de archivos de hoja de cálculo existen y cómo convertir una hoja de cálculo a PDF.
¿Para qué sirve una hoja de cálculo?
Conoce más sobre los archivos de hojas de cálculo
Los diferentes tipos de hojas de cálculo.
¿Qué hoja de cálculo debo utilizar en cada caso?
En las hojas de cálculo, a menudo también llamadas archivos de hojas de cálculo y archivos de tipo Spreadsheet, los datos se almacenan en celdas que, a su vez, están organizadas en filas y columnas. Cada celda puede contener datos de un tipo específico, como texto, una cadena de caracteres, un número o una fecha. Las celdas también pueden contener fórmulas que hacen referencia a otras celdas.
No hay solo un tipo de archivo para hojas de cálculo, sino una amplia gama de tipos y formatos que pertenecen a esta categoría de archivo:
No te asustes por este largo listado: si sólo conoces algunos de estos archivos de hoja de cálculo, es completamente normal. En la vida cotidiana, sólo nos encontramos con unos pocos de estos formatos de forma habitual. Los archivos de hojas de cálculo más populares incluyen XLS, XLSM, XLSX, XLSB, ODS y Numbers. En este artículo te presentaremos estos formatos con más detalle.
Los archivos de hojas de cálculo pueden mostrar claramente cálculos simples, así como gráficos y diagramas.
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Basado en un sistema de base de datos que contiene diferentes hojas de cálculo (también conocidas como hojas de trabajo), este tipo de archivo tiene una amplia variedad de usos en diferentes industrias.
Los ejemplos más comunes de usos de las hojas de cálculo incluyen:
Desde simples tiendas de alimentos que organizan sus suministros hasta complejos manifiestos y conjuntos de datos preestablecidos en importantes proyectos financieros y comerciales, los usos potenciales de los formatos de hojas de cálculo son enormes. Es por eso que esta clase de tipos de archivos sigue siendo uno de los más importantes dentro de la informática y cualquier tipo de sector.
Hay varios tipos de archivos de hoja de cálculo disponibles y cada uno de ellos cuenta con sus propias características y funcionalidades:
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Los programas de hojas de cálculo como Microsoft Excel, Open Office o Numbers son algunas de los más populares para trabajar con archivos de hojas de cálculo. Esto también se traduce en los tipos de hojas de cálculo más populares que nos gustaría presentarte con más detalle a continuación junto con algún ejemplo de hojas de cálculo.
Desarrollador: Microsoft
Abreviatura: .xls
El formato XLS es una extensión de archivo estándar para documentos creados con el programa Microsoft Excel. El tipo de archivo XLS maneja documentos de hoja de cálculo y se puede abrir, editar o imprimir usando Excel. Un archivo XLS contiene una o más hojas de trabajo en las que los datos están organizados en columnas y filas. El formato se basa en el formato de archivos de intercambio binario (BIFF) de Microsoft, que se usa tan ampliamente que es compatible con casi todos los programas de hojas de cálculo de Windows.
Desarrollador: Microsoft
Abreviatura: .xlsx
XLSX es un formato de archivo para hojas de cálculo. Los documentos en este formato son básicamente tablas de Excel convencionales en las que datos como números, texto, diagramas o fórmulas se almacenan y organizan en columnas y partes. La abreviatura "XLSX" significa "hoja de cálculo XML" y se basa en el formato de archivo Office Open XML introducido por Microsoft con el lanzamiento de Microsoft Office 2007. XSLX es, por tanto, un sucesor de XLS. Lo que tiene de especial el formato XSLX es que está basado en XML, un lenguaje de programación que representa datos en un formato estructurado mediante etiquetas y atributos.
Los archivos de hojas de cálculo con la extensión XLSX son el formato estándar de Microsoft Excel.
Desarrollador: Microsoft
Abreviatura: .xlsm
Los archivos XLSM son archivos que se utilizan para almacenar datos en una hoja de cálculo de Microsoft Excel. La abreviatura significa "Hoja de cálculo de Excel con macros", lo que nos lleva directamente a la característica más importante de este tipo de formato: los archivos XLSM contienen las llamadas macros. Son secuencias de comandos y funciones que automatizan tareas en una hoja de cálculo. Estos comandos pueden variar desde tareas de formato simples hasta cálculos complejos y se utilizan principalmente para ordenar, filtrar o analizar datos automáticamente.
Desarrollador: Microsoft
Abreviatura: .xlsb
Similar a XLSX y XLSM, XLSB también es un formato de archivo para libros creados con el programa de hoja de cálculo Microsoft Excel. Los documentos en este formato también son tablas de Excel en las que se almacenan, organizan y guardan datos como números, texto o fórmulas en columnas y partes. Sin embargo, a diferencia del formato XLSX estándar, que se basa en el lenguaje de programación XML, los archivos XLSB se guardan en formato binario BIFF12. Esto también explica la abreviatura XLSB, que significa “Hoja de cálculo binaria de Excel”.
Los archivos XLSB son comparables al antiguo formato XLS, que también es un formato binario. La ventaja de los archivos binarios es que suelen ser más pequeños que los archivos no binarios y se pueden leer y editar más rápidamente.
Desarrollador: Apple Inc.
Abreviatura: .numbers
Numbers es un software de hoja de cálculo de Apple. También está disponible para iPad desde 2010. A diferencia de Microsoft Excel, Numbers no funciona con una única tabla grande, sino que puede mostrar varias tablas, diagramas o imágenes independientes, una al lado de la otra en un "lienzo".
Numbers puede convertir documentos al formato .xls para que también se puedan abrir con Excel. De forma limitada, también es posible abrir hojas de cálculo de Excel con Numbers.
También se pueden crear archivos de hojas de cálculo complejos utilizando el software Numbers de Apple.
Desarrollador: Oracle
Abreviatura: .ods
El formato de archivo .ods significa “Hoja de cálculo OpenDocument” y es uno de los formatos OpenDocument de código abierto creados por aplicaciones de oficina sin licencia como LibreOffice u OpenOffice. ODS se publicó en 2006 como estándar para los formatos de archivos de aplicaciones de Office.
Como documento en formato de hoja de cálculo OpenDocument, los archivos ODS pueden contener tablas, números, cuadros, texto y gráficos y son similares en apariencia y funcionalidad a un archivo XLSX que se puede crear con Microsoft Excel. Como todos los demás formatos de OpenDocument, ODS utiliza un lenguaje de marcado basado en XML que es muy similar al estándar HTML.
Una ventaja de los archivos ODS: son compatibles con casi todas las aplicaciones y sistemas operativos.
Los archivos de hojas de cálculo son una herramienta versátil y esencial para organizar y analizar datos en el lugar de trabajo digital actual. Cada formato de archivo tiene diferentes ventajas y desventajas y, por lo tanto, es adecuado para diferentes propósitos y áreas de aplicación. Echemos un vistazo más de cerca a qué tipo de archivo necesitas para qué aplicaciones.
XLSX es el formato de archivo estándar de Microsoft Excel y es uno de los tipos de archivos de hojas de cálculo más populares en todo el mundo. Te ofrece una amplia gama de opciones de formato, como diferentes estilos de celda, colores, fuentes o bordes. XLSX también le permite editar fórmulas, gráficos y otras funciones, lo que hace que el formato sea especialmente adecuado para cálculos complejos y análisis de datos. Las principales ventajas de XLSX son:
De manera análoga a estas ventajas, algunas áreas típicas de aplicación de los archivos XLSX son:
Los archivos de hojas de cálculo se utilizan en muchas áreas.
XLSM es una extensión del formato XLSX y ofrece la función adicional de almacenar macros. Las macros son comandos diseñados para automatizar tareas en una hoja de cálculo clasificando, filtrando o analizando datos automáticamente. Por lo tanto, los archivos XLSM son ideales para cálculos y análisis de datos especialmente complejos que requieren procesos automatizados. El formato de archivo puede resultarle útil si realiza las siguientes tareas:
Si deseas organizar grandes cantidades de datos, los archivos XLSM con macros pueden ser de gran ayuda.
Las ventajas del formato XLSM lo hacen interesante para diversos campos de aplicación. Algunos de ellos son:
Deberías saber que: una desventaja del formato XLSM es que no se usa tan ampliamente como el formato XLSX, lo que puede generar problemas de compatibilidad con otros programas de hojas de cálculo. Además, los archivos XLSM son más vulnerables a malware y virus debido a las macros que contienen.
Numbers es el programa de hoja de cálculo de Apple y, por tanto, es especialmente adecuado para usuarios a los que les gusta trabajar con un Mac o MacBook, ya que la aplicación se ejecuta de forma nativa en estos dispositivos y permite una integración perfecta con otros productos de software de Apple, como Pages o Keynote. Al igual que XLSX, también puedes utilizar Numbers para diversas tareas. Estas son las ventajas más importantes de un vistazo:
Sin embargo, Numbers también tiene algunas desventajas, que incluyen:
Las hojas de cálculo en formato ODS permiten el trabajo independiente de la plataforma.
Como formato estándar abierto de las aplicaciones LibreOffice Calc y Apache OpenOffice Calc, los archivos ODS son especialmente adecuados para usuarios que buscan una solución independiente de la plataforma que funcione en varios sistemas operativos como Windows, MacOS y Linux. Dado que los archivos ODS también se pueden abrir y editar en Microsoft Excel, el formato es ideal para intercambiar datos entre diferentes programas de hojas de cálculo y colaborar en proyectos en diferentes entornos. Las principales ventajas son:
Las desventajas de los archivos ODS incluyen que el formato puede no ser tan completo como Microsoft Excel en términos de características y compatibilidad con otros programas de hojas de cálculo. La interfaz de usuario de ODS también puede ser algo compleja y normalmente requiere algo de tiempo de formación.
Puede resultar útil convertir un archivo XLSX en un documento PDF si planea compartirlo con varias personas. El formato PDF ofrece varias ventajas para la colaboración. Por ejemplo, si desea compartir su archivo de tabla con otras personas pero protegerlo de cambios, puede protegerlo como un archivo PDF con una contraseña. Otra ventaja es que un archivo PDF conserva el diseño del archivo original y se puede abrir en casi todos los dispositivos y sistemas operativos.
Con la herramienta online Acrobat, los archivos de Excel se pueden convertir a PDF en sólo unos pocos pasos.
Con la herramienta online de Adobe Acrobat puedes convertir fácilmente archivos de hojas de cálculo (como el formato XLSX) en un archivo PDF. Así es el proceso:
Se pueden transformar muchos tipos diferentes de archivos en un PDF seguro y fácil de compartir utilizando la herramienta gratuita de conversión de PDF online de Adobe.
También es fácil convertir un documento XLS o XLSX utilizando la herramienta de conversión de Excel a PDF. Tan sólo tenemos que seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona un archivo de su dispositivo o arrastra y suelta el archivo en su lugar, cuando te lo solicite.
2. Espera a que la herramienta convierta tu hoja de cálculo a PDF en segundos.
3. Guarda o comparte tu PDF como desees.
Si el formato de hoja de cálculo elegido no es compatible con la herramienta en su forma actual, primero puedes convertirlo a un formato compatible, antes de utilizar la herramienta gratuita online.
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El formato de archivo predeterminado para las hojas de cálculo de Excel es .xlsx. La abreviatura significa "hoja de cálculo XML" y se basa en el formato de archivo Office Open XML introducido por Microsoft con el lanzamiento de Microsoft Office 2007. Este tipo de archivo es especialmente adecuado si desea almacenar y organizar datos como números, texto, diagramas o fórmulas en una tabla en forma de columnas y partes.
Sí. Como los documentos PDF son un formato de documento popular a nivel mundial, permiten una conversión sencilla a formatos de hoja de cálculo como Microsoft Excel. Tampoco es necesario utilizar aplicaciones de terceros, ya que Adobe tiene guías y herramientas sencillas de usar. Convierte de PDF a Excel online con Adobe Acrobat hoy.
Existen dos aplicaciones para crear tu hoja de cálculo gratuita: LibreOffice Calc y Apache OpenOffice Calc. Con ellos puedes crear archivos en formato .ods. Los archivos ODS también se pueden abrir y editar en Microsoft Excel, lo que hace que el formato sea ideal para intercambiar datos entre diferentes programas de hojas de cálculo y colaborar en proyectos en diferentes entornos.
Existe una variedad de programas que puede utilizar para acceder a formatos de hojas de cálculo, como:
- Microsoft Excel
- Hojas de cálculo de Google
- Números de Apple
- LibreOffice
- Sofismo
Los archivos de hojas de cálculo creados con el programa Numbers de Apple también se pueden abrir y editar en Microsoft Excel. Sin embargo, pueden ocurrir problemas de compatibilidad, especialmente con versiones anteriores de Excel.
Conoce los formatos de documentos y tipos de archivos más utilizados.
Descubre qué es el formato XLS, cómo puedes abrir archivos XLS y editarlos fácilmente.
Descubre para qué sirven los archivos XLSM y cómo utilizarlos.
Te explicamos qué es un archivo XLSX, cómo abrirlos y editarlos.
