Hojas de cálculo: lo que necesitas saber para potenciar tu productividad
Te explicamos qué son los archivos de hoja de cálculo, qué tipos de archivos de hoja de cálculo existen y cómo convertir una hoja de cálculo a PDF.
VE A LA SECCIÓN
¿Para qué sirve una hoja de cálculo?
Conoce más sobre los archivos de hojas de cálculo
Los diferentes tipos de hojas de cálculo.
¿Qué hoja de cálculo debo utilizar en cada caso?
Convierte tus hojas de cálculo a PDF: así es como funciona
Preguntas frecuentes sobre las hojas de cálculo
¿Qué es una hoja de cálculo?
En las hojas de cálculo, a menudo también llamadas archivos de hojas de cálculo y archivos de tipo Spreadsheet, los datos se almacenan en celdas que, a su vez, están organizadas en filas y columnas. Cada celda puede contener datos de un tipo específico, como texto, una cadena de caracteres, un número o una fecha. Las celdas también pueden contener fórmulas que hacen referencia a otras celdas.
No hay solo un tipo de archivo para hojas de cálculo, sino una amplia gama de tipos y formatos que pertenecen a esta categoría de archivo:
- .XLTHTML: Plantilla Hoja de cálculo Microsoft Excel HTML
- .XLSX: Plantilla Hoja de cálculo Microsoft Excel Open XML
- .XLSMHTML: Plantilla Hoja de cálculo Microsoft Excel MIME HTML
- .XLSM: Plantilla Hoja de cálculo Excel Open XML Macro-Enabled
- .XLSHTML: Plantilla Hoja de cálculo Microsoft Excel HTML
- .XLSB: Hoja de cálculo binaria de Excel
- .XLS: Hoja de cálculo de Excel
- .XLR: Hoja de cálculo de Works
- .XL: Hoja de cálculo de Excel
- .WKS: Hoja de cálculo de Works
- .WKI: Hoja de trabajo de Lotus 2
- .UOS: Hoja de cálculo de Uniform Office
- .SDC: Hoja de cálculo de Apache OpenOffice Calc
- .OTS: Plantilla de hoja de cálculo de OpenDocument
- .ODS: Hoja de cálculo de OpenDocument
- .NUMBERS-TEF: Numbers iCloud
- .NUMBERS: Hoja de cálculo de Numbers
- .NMBTEMPLATE: Plantilla de Hoja de cálculo de Numbers
- .GSHEET: Hoja de cálculo de Google Drive
- .FODS: Hoja de cálculo de OpenDocument Flat XML
- .BKS: Hoja de cálculo de Microsoft Works Backup
No te asustes por este largo listado: si sólo conoces algunos de estos archivos de hoja de cálculo, es completamente normal. En la vida cotidiana, sólo nos encontramos con unos pocos de estos formatos de forma habitual. Los archivos de hojas de cálculo más populares incluyen XLS, XLSM, XLSX, XLSB, ODS y Numbers. En este artículo te presentaremos estos formatos con más detalle.
Los archivos de hojas de cálculo pueden mostrar claramente cálculos simples, así como gráficos y diagramas.
¿Para qué sirve una hoja de cálculo?
Basado en un sistema de base de datos que contiene diferentes hojas de cálculo (también conocidas como hojas de trabajo), este tipo de archivo tiene una amplia variedad de usos en diferentes industrias.
Los ejemplos más comunes de usos de las hojas de cálculo incluyen:
- Almacenamiento de datos del personal para fines de recursos humanos.
- Gestión de información financiera tanto personal como empresarial.
- Mantener y equilibrar tanto las facturas como los recibos de una organización.
- Análisis de inventario y suministro de productos.
- Representar datos almacenados en gráficos e informes de texto enriquecido a visual.
- Desarrollar e implementar fórmulas para procesar datos almacenados para obtener aún más información.
Desde simples tiendas de alimentos que organizan sus suministros hasta complejos manifiestos y conjuntos de datos preestablecidos en importantes proyectos financieros y comerciales, los usos potenciales de los formatos de hojas de cálculo son enormes. Es por eso que esta clase de tipos de archivos sigue siendo uno de los más importantes dentro de la informática y cualquier tipo de sector.
Conoce más sobre los archivos de hojas de cálculo
Hay varios tipos de archivos de hoja de cálculo disponibles y cada uno de ellos cuenta con sus propias características y funcionalidades:
- .XLS . El formato original de Microsoft Excel ha sido un elemento básico en las hojas de cálculo durante muchos años. Tiene una variedad de funciones para procesar datos almacenados, como tablas dinámicas, integración de fórmulas y gráficos visuales.
- .ODS . Las hojas de cálculo OpenDocument fueron desarrolladas como un formato de hoja de cálculo de código abierto por la Organización para el Avance de los Estándares de Información Estructurada (OASIS). Con un diseño independiente de la plataforma, normalmente se utilizan para editar y abrir tipos de archivos de hojas de cálculo en una variedad de sistemas de hardware, sin perder formato.
- .IMP. El formato de hoja de cálculo de Improv divide los datos en tres vistas diferentes, en un intento por hacer que la interpretación, edición y transformación de esos datos sea lo más sencilla posible.
Otras extensiones incluyen: - .CSV : un archivo de valores separados por comas es una extensión de archivo de hoja de cálculo basada en el formato de archivo de texto. Es popular por su simplicidad y compatibilidad con la lectura de datos.
- .GSHEET : Google Sheets, un participante más joven en el mundo de las hojas de cálculo, es el tipo de archivo de hoja de cálculo oficial de la suite ofimática de Google, que es un sistema de software basado en web.
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Los diferentes tipos de hojas de cálculo.
Los programas de hojas de cálculo como Microsoft Excel, Open Office o Numbers son algunas de los más populares para trabajar con archivos de hojas de cálculo. Esto también se traduce en los tipos de hojas de cálculo más populares que nos gustaría presentarte con más detalle a continuación junto con algún ejemplo de hojas de cálculo.
El archivo de hoja de cálculo XLS.
Desarrollador: Microsoft
Abreviatura: .xls
El formato XLS es una extensión de archivo estándar para documentos creados con el programa Microsoft Excel. El tipo de archivo XLS maneja documentos de hoja de cálculo y se puede abrir, editar o imprimir usando Excel. Un archivo XLS contiene una o más hojas de trabajo en las que los datos están organizados en columnas y filas. El formato se basa en el formato de archivos de intercambio binario (BIFF) de Microsoft, que se usa tan ampliamente que es compatible con casi todos los programas de hojas de cálculo de Windows.
El archivo de hoja de cálculo XLSX.
Desarrollador: Microsoft
Abreviatura: .xlsx
XLSX es un formato de archivo para hojas de cálculo. Los documentos en este formato son básicamente tablas de Excel convencionales en las que datos como números, texto, diagramas o fórmulas se almacenan y organizan en columnas y partes. La abreviatura "XLSX" significa "hoja de cálculo XML" y se basa en el formato de archivo Office Open XML introducido por Microsoft con el lanzamiento de Microsoft Office 2007. XSLX es, por tanto, un sucesor de XLS. Lo que tiene de especial el formato XSLX es que está basado en XML, un lenguaje de programación que representa datos en un formato estructurado mediante etiquetas y atributos.
Los archivos de hojas de cálculo con la extensión XLSX son el formato estándar de Microsoft Excel.
El archivo de hoja de cálculo XLSM.
Desarrollador: Microsoft
Abreviatura: .xlsm
Los archivos XLSM son archivos que se utilizan para almacenar datos en una hoja de cálculo de Microsoft Excel. La abreviatura significa "Hoja de cálculo de Excel con macros", lo que nos lleva directamente a la característica más importante de este tipo de formato: los archivos XLSM contienen las llamadas macros. Son secuencias de comandos y funciones que automatizan tareas en una hoja de cálculo. Estos comandos pueden variar desde tareas de formato simples hasta cálculos complejos y se utilizan principalmente para ordenar, filtrar o analizar datos automáticamente.
El archivo de hoja de cálculo XLSB.
Desarrollador: Microsoft
Abreviatura: .xlsb
Similar a XLSX y XLSM, XLSB también es un formato de archivo para libros creados con el programa de hoja de cálculo Microsoft Excel. Los documentos en este formato también son tablas de Excel en las que se almacenan, organizan y guardan datos como números, texto o fórmulas en columnas y partes. Sin embargo, a diferencia del formato XLSX estándar, que se basa en el lenguaje de programación XML, los archivos XLSB se guardan en formato binario BIFF12. Esto también explica la abreviatura XLSB, que significa “Hoja de cálculo binaria de Excel”.
Los archivos XLSB son comparables al antiguo formato XLS, que también es un formato binario. La ventaja de los archivos binarios es que suelen ser más pequeños que los archivos no binarios y se pueden leer y editar más rápidamente.
El archivo de hoja de cálculo de Numbers.
Desarrollador: Apple Inc.
Abreviatura: .numbers
Numbers es un software de hoja de cálculo de Apple. También está disponible para iPad desde 2010. A diferencia de Microsoft Excel, Numbers no funciona con una única tabla grande, sino que puede mostrar varias tablas, diagramas o imágenes independientes, una al lado de la otra en un "lienzo".
Numbers puede convertir documentos al formato .xls para que también se puedan abrir con Excel. De forma limitada, también es posible abrir hojas de cálculo de Excel con Numbers.
También se pueden crear archivos de hojas de cálculo complejos utilizando el software Numbers de Apple.
El archivo de hoja de cálculo ODS.
Desarrollador: Oracle
Abreviatura: .ods
El formato de archivo .ods significa “Hoja de cálculo OpenDocument” y es uno de los formatos OpenDocument de código abierto creados por aplicaciones de oficina sin licencia como LibreOffice u OpenOffice. ODS se publicó en 2006 como estándar para los formatos de archivos de aplicaciones de Office.
Como documento en formato de hoja de cálculo OpenDocument, los archivos ODS pueden contener tablas, números, cuadros, texto y gráficos y son similares en apariencia y funcionalidad a un archivo XLSX que se puede crear con Microsoft Excel. Como todos los demás formatos de OpenDocument, ODS utiliza un lenguaje de marcado basado en XML que es muy similar al estándar HTML.
Una ventaja de los archivos ODS: son compatibles con casi todas las aplicaciones y sistemas operativos.
¿Qué hoja de cálculo debo utilizar en cada caso?
Los archivos de hojas de cálculo son una herramienta versátil y esencial para organizar y analizar datos en el lugar de trabajo digital actual. Cada formato de archivo tiene diferentes ventajas y desventajas y, por lo tanto, es adecuado para diferentes propósitos y áreas de aplicación. Echemos un vistazo más de cerca a qué tipo de archivo necesitas para qué aplicaciones.
Archivos XLSX.
XLSX es el formato de archivo estándar de Microsoft Excel y es uno de los tipos de archivos de hojas de cálculo más populares en todo el mundo. Te ofrece una amplia gama de opciones de formato, como diferentes estilos de celda, colores, fuentes o bordes. XLSX también le permite editar fórmulas, gráficos y otras funciones, lo que hace que el formato sea especialmente adecuado para cálculos complejos y análisis de datos. Las principales ventajas de XLSX son:
- Almacenamiento eficiente de datos: XLSX es un formato de archivo comprimido que permite el almacenamiento eficiente de datos. Puede almacenar grandes cantidades de datos en un solo archivo y es ideal para modelos de datos complejos.
- Funciones y herramientas: XLSX te ofrece una variedad de formatos diferentes y admite una gran cantidad de funciones como tablas dinámicas o filtros de datos. Estas características facilitan el análisis de datos y la automatización de procesos.
- Compatibilidad: XLSX es el formato de archivo de hoja de cálculo más utilizado y es compatible con la mayoría de los programas de hojas de cálculo. También es compatible con versiones anteriores de Excel y se puede abrir en otros programas.
De manera análoga a estas ventajas, algunas áreas típicas de aplicación de los archivos XLSX son:
- Finanzas y contabilidad: las empresas utilizan hojas de cálculo de contabilidad XLSX para gestionar datos financieros y producir informes financieros. El tipo de archivo también se utiliza para crear modelos financieros, analizar procesos comerciales y gestionar presupuestos.
- Análisis de datos: las tablas XLSX son ideales para el análisis de datos, ya que ofrecen funciones como tablas dinámicas, filtros y gráficos. Por lo tanto, se utilizan a menudo en investigación de mercados, análisis de ventas, optimización de procesos comerciales y gestión de proyectos.
- Gestión de proyectos: los directores de proyectos utilizan hojas de cálculo XLSX para planificar y gestionar proyectos, como el seguimiento y análisis de cronogramas, presupuestos, recursos y flujos de trabajo de proyectos.
- Gestión de inventario y existencias: los archivos XLSX también son útiles para realizar un seguimiento de pedidos, compras, envíos y devoluciones, y monitorear la disponibilidad de inventario. Por lo tanto, XLSX es una herramienta importante para muchas empresas del sector de logística.
Los archivos de hojas de cálculo se utilizan en muchas áreas.
Archivos XLSM.
XLSM es una extensión del formato XLSX y ofrece la función adicional de almacenar macros. Las macros son comandos diseñados para automatizar tareas en una hoja de cálculo clasificando, filtrando o analizando datos automáticamente. Por lo tanto, los archivos XLSM son ideales para cálculos y análisis de datos especialmente complejos que requieren procesos automatizados. El formato de archivo puede resultarle útil si realiza las siguientes tareas:
- Automatización de procesos: El formato XLSM permite escribir macros y código VBA que pueden realizar procesos automatizados. Por ejemplo, las macros se pueden utilizar para automatizar tareas repetitivas como transferencias de datos o cálculos
- Procesamiento de grandes cantidades de datos: los archivos XLSM son los más adecuados para procesar grandes cantidades de datos, especialmente cuando se requieren cálculos complejos. Por ejemplo, se puede utilizar una hoja de cálculo XLSM para actualizar datos financieros o datos de inventario en tiempo real.
- Procesamiento de grandes cantidades de datos: los archivos XLSM son los más adecuados para procesar grandes cantidades de datos, especialmente cuando se requieren cálculos complejos. Por ejemplo, se puede utilizar una hoja de cálculo XLSM para actualizar datos financieros o datos de inventario en tiempo real.
Si deseas organizar grandes cantidades de datos, los archivos XLSM con macros pueden ser de gran ayuda.
Las ventajas del formato XLSM lo hacen interesante para diversos campos de aplicación. Algunos de ellos son:
- Contabilidad: Los archivos XLSM se utilizan a menudo para cálculos financieros y contables complejos porque admiten macros y código VBA que permiten el procesamiento automatizado de grandes cantidades de datos
- Preparación de datos: también puede utilizar archivos XLSM para recopilar, analizar y preparar datos de diversas fuentes. Puede utilizar macros y código VBA para realizar consultas y procesamiento de datos automatizados
- Gestión de calidad: los archivos XLSM también se pueden utilizar con fines de gestión de calidad, por ejemplo, para automatizar planes de pruebas y controles de calidad.
Deberías saber que: una desventaja del formato XLSM es que no se usa tan ampliamente como el formato XLSX, lo que puede generar problemas de compatibilidad con otros programas de hojas de cálculo. Además, los archivos XLSM son más vulnerables a malware y virus debido a las macros que contienen.
Archivos de Numbers
Numbers es el programa de hoja de cálculo de Apple y, por tanto, es especialmente adecuado para usuarios a los que les gusta trabajar con un Mac o MacBook, ya que la aplicación se ejecuta de forma nativa en estos dispositivos y permite una integración perfecta con otros productos de software de Apple, como Pages o Keynote. Al igual que XLSX, también puedes utilizar Numbers para diversas tareas. Estas son las ventajas más importantes de un vistazo:
- Fácil de aprender y de usar, especialmente para usuarios que ya están familiarizados con otros productos Apple y aprecian el diseño intuitivo de Apple.
- Ofrece una amplia gama de herramientas de análisis de datos, incluidos cuadros y gráficos, para ayudarle a crear representaciones visuales de sus datos.
- Permite la colaboración con otros usuarios en tiempo real a través de la plataforma iCloud.
Sin embargo, Numbers también tiene algunas desventajas, que incluyen:
- Problemas de compatibilidad con otros programas que no son de Apple, lo que puede dificultar el intercambio de datos.
- Número limitado de funciones y plantillas en comparación con otros formatos de archivo como XLSX.
- Opciones limitadas para crear macros o integrar programación para automatizar flujos de trabajo.
Las hojas de cálculo en formato ODS permiten el trabajo independiente de la plataforma.
Archivos ODS.
Como formato estándar abierto de las aplicaciones LibreOffice Calc y Apache OpenOffice Calc, los archivos ODS son especialmente adecuados para usuarios que buscan una solución independiente de la plataforma que funcione en varios sistemas operativos como Windows, MacOS y Linux. Dado que los archivos ODS también se pueden abrir y editar en Microsoft Excel, el formato es ideal para intercambiar datos entre diferentes programas de hojas de cálculo y colaborar en proyectos en diferentes entornos. Las principales ventajas son:
- ODS es un formato estándar abierto, lo que significa que está disponible de forma gratuita para todos.
- ODS le ofrece total compatibilidad con varios programas de hojas de cálculo en varias plataformas, incluidos OpenOffice, LibreOffice y Google Sheets.
- ODS tiene una amplia gama de funciones y herramientas para el análisis de datos y puede realizar cálculos complejos.
- Los archivos ODS se pueden exportar a otros formatos como XLSX.
Las desventajas de los archivos ODS incluyen que el formato puede no ser tan completo como Microsoft Excel en términos de características y compatibilidad con otros programas de hojas de cálculo. La interfaz de usuario de ODS también puede ser algo compleja y normalmente requiere algo de tiempo de formación.
Convierte tus hojas de cálculo a PDF: así es como funciona
Puede resultar útil convertir un archivo XLSX en un documento PDF si planea compartirlo con varias personas. El formato PDF ofrece varias ventajas para la colaboración. Por ejemplo, si desea compartir su archivo de tabla con otras personas pero protegerlo de cambios, puede protegerlo como un archivo PDF con una contraseña. Otra ventaja es que un archivo PDF conserva el diseño del archivo original y se puede abrir en casi todos los dispositivos y sistemas operativos.
Con la herramienta online Acrobat, los archivos de Excel se pueden convertir a PDF en sólo unos pocos pasos.
Cómo convertir formatos de hojas de cálculo a PDF paso a paso.
Con la herramienta online de Adobe Acrobat puedes convertir fácilmente archivos de hojas de cálculo (como el formato XLSX) en un archivo PDF. Así es el proceso:
- Abre la herramienta online para convertir XLSX a PDF.
- Arrastra y suelta el archivo XLSX deseado directamente en el área de carga marcada o haz clic en el botón "Seleccionar archivo".
- El conversor de PDF convierte automáticamente tu archivo después de cargarlo.
- Ahora descarga el archivo PDF y/o inicia sesión para compartir el documento con otras personas.
Se pueden transformar muchos tipos diferentes de archivos en un PDF seguro y fácil de compartir utilizando la herramienta gratuita de conversión de PDF online de Adobe.
También es fácil convertir un documento XLS o XLSX utilizando la herramienta de conversión de Excel a PDF. Tan sólo tenemos que seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona un archivo de su dispositivo o arrastra y suelta el archivo en su lugar, cuando te lo solicite.
2. Espera a que la herramienta convierta tu hoja de cálculo a PDF en segundos.
3. Guarda o comparte tu PDF como desees.
Si el formato de hoja de cálculo elegido no es compatible con la herramienta en su forma actual, primero puedes convertirlo a un formato compatible, antes de utilizar la herramienta gratuita online.
Preguntas frecuentes sobre las hojas de cálculo.
¿Qué formato tiene una tabla de Excel
El formato de archivo predeterminado para las hojas de cálculo de Excel es .xlsx. La abreviatura significa "hoja de cálculo XML" y se basa en el formato de archivo Office Open XML introducido por Microsoft con el lanzamiento de Microsoft Office 2007. Este tipo de archivo es especialmente adecuado si desea almacenar y organizar datos como números, texto, diagramas o fórmulas en una tabla en forma de columnas y partes.
¿Puedo convertir archivos PDF a Excel?
Sí. Como los documentos PDF son un formato de documento popular a nivel mundial, permiten una conversión sencilla a formatos de hoja de cálculo como Microsoft Excel. Tampoco es necesario utilizar aplicaciones de terceros, ya que Adobe tiene guías y herramientas sencillas de usar. Convierte de PDF a Excel online con Adobe Acrobat hoy.
¿Qué programa o herramienta de hoja de cálculo es gratuita?
Existen dos aplicaciones para crear tu hoja de cálculo gratuita: LibreOffice Calc y Apache OpenOffice Calc. Con ellos puedes crear archivos en formato .ods. Los archivos ODS también se pueden abrir y editar en Microsoft Excel, lo que hace que el formato sea ideal para intercambiar datos entre diferentes programas de hojas de cálculo y colaborar en proyectos en diferentes entornos.
¿Qué programas pueden acceder a formatos de hojas de cálculo?
Existe una variedad de programas que puede utilizar para acceder a formatos de hojas de cálculo, como:
- Microsoft Excel
- Hojas de cálculo de Google
- Números de Apple
- LibreOffice
- Sofismo
¿Se pueden abrir hojas de cálculo de Excel con Numbers?
Los archivos de hojas de cálculo creados con el programa Numbers de Apple también se pueden abrir y editar en Microsoft Excel. Sin embargo, pueden ocurrir problemas de compatibilidad, especialmente con versiones anteriores de Excel.
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