ZUM ABSCHNITT SPRINGEN
Was ist eine Tabellenkalkulation?
Die verschiedenen Arten von Tabellen.
Welche Tabellenkalkulationsdatei soll ich verwenden?
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Dateien für Tabellenkalkulation im Überblick.
Wir erklären dir, was Tabellenkalkulationsdateien sind, welche Tabellendateien es gibt und wie du eine Tabellenkalkulation in PDF umwandelst.
Tabelle ist nicht gleich Tabelle. In diesem Artikel bringen wir deshalb Licht ins Dunkel und erklären dir, was es mit den verschiedenen Arten von Tabellenkalkulationsdateien auf sich hat. Wir stellen dir die wichtigsten Dateien für Tabellenkalkulation vor, erklären dir, wie du Tabellenkalkulationen öffnen kannst und zeigen dir außerdem, wie du Tabellen in ein PDF umwandeln kannst.
Was ist eine Tabellenkalkulation?
In Tabellenkalkulationen, oft auch Tabellenkalkulationsdateien und Spreadsheet-Dateien genannt, werden Daten in Zellen gespeichert, die wiederum in Zeilen und Spalten angeordnet sind. In jeder Zelle können Daten eines bestimmten Typs enthalten sein, etwa ein Text, eine Zeichenfolge, eine Zahl oder ein Datum. Zellen können auch Formeln enthalten, die sich auf andere Zellen beziehen.
Es gibt nicht nur eine Datei für Tabellenkalkulationen, sondern eine ganze Bandbreite an Dateitypen, die dieser Dateikategorie angehören. Einige der bekanntesten sind:
- .XLTHTML: Microsoft Excel HTML Spreadsheet Template
- .XLSX: Microsoft Excel Open XML Spreadsheet
- .XLSMHTML: Microsoft Excel MIME HTML Spreadsheet
- .XLSM: Excel Open XML Macro-Enabled Spreadsheet
- .XLSHTML: Microsoft Excel HTML Spreadsheet
- .XLSB: Excel Binary Spreadsheet
- .XLS: Excel Spreadsheet
- .XLR: Works Spreadsheet
- .XL: Excel Spreadsheet
- .WKS: Works Spreadsheet
- .WKI: Lotus 2 Worksheet
- .UOS: Uniform Office Spreadsheet
- .SDC: Apache OpenOffice Calc Spreadsheet
- .OTS: OpenDocument Spreadsheet Template
- .ODS: OpenDocument Spreadsheet
- .NUMBERS-TEF: Numbers iCloud Document
- .NUMBERS: Numbers Spreadsheet File
- .NMBTEMPLATE: Numbers Spreadsheet Template
- .GSHEET: Google Drive Spreadsheet
- .FODS: OpenDocument Flat XML Spreadsheet
- .DEX: Excel Spreadsheet
- .BKS: Microsoft Works Spreadsheet Backup File
Lasse dich von dieser Übersicht nicht verunsichern – wenn du nur einige wenige dieser Tabellenkalkulationsdateien kennst, ist das ganz normal. Im Alltag begegnen uns nämlich nur wenige dieser Formate regelmäßig. Zu den bekanntesten Tabellenkalkulationsdateien gehören XLS, XLSM, XLSX, XLSB, ODS und Numbers. Diese Formate stellen wir dir in diesem Artikel genauer vor.
Tabellenkalkulationsdateien können einfache Berechnungen sowie Grafiken und Diagramme übersichtlich abbilden.
Die verschiedenen Arten von Tabellen.
Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel, Open Office oder auch Numbers sind einige der beliebtesten Anwendungen für die Arbeit mit Tabellenkalkulations-dateien. Daraus ergeben sich auch die beliebtesten Arten von Tabellen, die wir dir im Folgenden genauer vorstellen möchten.
Die Tabellenkalkulationsdatei XLS.
Entwickler: Microsoft
Abkürzung: .xls
Das XLS-Format ist eine Standard-Dateierweiterung für Dokumente, die mit dem Programm Microsoft Excel erstellt wurden. Der Dateityp XLS verarbeitet Tabellenkalkulationsdokumente und kann mit Excel geöffnet, bearbeitet oder gedruckt werden. Eine XLS-Datei enthält ein oder mehrere Arbeitsblätter, in denen die Daten in Spalten und Zeilen angeordnet sind. Das Format basiert auf dem Binary Interchange Files Format (BIFF) von Microsoft, das so weit verbreitet ist, dass es mit fast allen Windows-Tabellenkalkulationsprogrammen kompatibel ist.
Die Tabellenkalkulationsdatei XLSX.
Entwickler: Microsoft
Abkürzung: .xlsx
XLSX ist ein Dateiformat für Tabellenkalkulationen. Dokumente in diesem Format sind im Prinzip herkömmliche Excel-Tabellen, in denen Daten wie Zahlen, Text, Diagramme oder Formeln in Spalten und Teilen hinterlegt und organisiert werden. Die Abkürzung „XLSX“ steht für „XML Spreadsheet“ und basiert auf dem Office Open XML-Dateiformat, das von Microsoft mit der Veröffentlichung von Microsoft Office 2007 eingeführt wurde. Somit ist XSLX ein Nachfolger von XLS. Das Besondere am XSLX-Format ist, dass es auf XML basiert – einer Programmiersprache, die Daten mithilfe von Tags und Attributen in einem strukturierten Format darstellt.
Tabellenkalkulationsdateien mit der Dateiendung XLSX sind das Standardformat von Microsoft Excel.
Die Tabellenkalkulationsdatei XLM.
Entwickler: Microsoft
Abkürzung: .xlsx
XLSM-Dateien sind Dateien, die zum Speichern von Daten in einer Microsoft Excel-Tabelle verwendet werden. Die Abkürzung steht dabei für „Excel Spreadsheet with Macros“, was uns direkt zum wichtigsten Merkmal dieses Formattyps führt: XLSM-Dateien enthalten nämlich sogenannte Makros. Dabei handelt es sich um Abfolgen von Befehlen und Funktionen, die Aufgaben in einer Tabellenkalkulation automatisieren. Diese Befehle können von einfachen Formatierungsaufgaben bis hin zu komplexen Berechnungen reichen und dienen hauptsächlich dazu, Daten automatisch zu sortieren, zu filtern oder zu analysieren.
Die Tabellenkalkulationsdatei XLSB.
Entwickler: Microsoft
Abkürzung: .xlsb
Ähnlich wie XLSX und XLSM ist auch XLSB ein Dateiformat für Arbeitsmappen, die mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel erstellt wurden. Dokumente in diesem Format sind also ebenfalls Excel-Tabellen, in denen Daten wie Zahlen, Text oder Formeln in Spalten und Teilen hinterlegt, geordnet und gespeichert werden. Im Unterschied zum Standardformat XLSX, das auf der Programmiersprache XML basiert, werden XLSB-Dateien allerdings im Binärformat BIFF12 gespeichert. So erklärt sich auch die Abkürzung XLSB, die für „Excel Binary Spreadsheet“ steht. XLSB-Dateien sind vergleichbar mit dem älteren XLS-Format, das ebenfalls zu den Binärformaten zählt. Der Vorteil binärer Dateien ist, dass sie in der Regel kleiner sind als nicht-binäre Dateien und schneller gelesen und bearbeitet werden können.
Die Tabellenkalkulationsdatei Numbers.
Entwickler: Apple Inc.
Abkürzung: .numbers
Numbers ist eine Tabellenkalkulationssoftware von Apple. Seit 2010 ist sie auch für das iPad verfügbar. Im Gegensatz zu Microsoft Excel arbeitet Numbers nicht mit einer einzigen großen Tabelle, sondern kann mehrere unabhängige Tabellen, Diagramme oder Bilder nebeneinander auf einer „Leinwand“ darstellen. Numbers kann Dokumente in das .xls-Format umwandeln, so dass sie auch mit Excel geöffnet werden können. In begrenztem Umfang ist es auch möglich, Excel-Tabellen mit Numbers zu öffnen.
Auch mit der Apple-Software Numbers lassen sich komplexe Tabellenkalkulationsdateien erstellen.
Die Tabellenkalkulationsdatei ODS.
Entwickler: Oracle
Abkürzung: .ods
Das Dateiformat .ods steht für “OpenDocument Spreadsheet“ und gehört zu den quelloffenen OpenDocument-Formaten, die von lizenzfreien Office-Anwendungen wie LibreOffice oder OpenOffice erstellt werden. ODS wurde 2006 als Standard für Dateiformate von Office-Anwendungen veröffentlicht.
Als Dokument im OpenDocument-Tabellenkalkulationsformat können ODS-Dateien Tabellen, Zahlen, Diagramme, Text und Grafiken enthalten und ähneln in Aussehen und Funktionalität einer XLSX-Datei, die mit Microsoft Excel erstellt werden kann. Wie alle anderen OpenDocument-Formate verwendet ODS eine XML-basierte Auszeichnungssprache, die dem HTML-Standard sehr ähnlich ist.
Ein Vorteil von ODS-Dateien: Sie sind mit nahezu allen Anwendungen und Betriebssystemen kompatibel.
Welche Tabellenkalkulationsdatei soll ich verwenden?
Tabellenkalkulationsdateien sind in der heutigen digitalen Arbeitswelt ein vielseitiges und unverzichtbares Werkzeug für die Organisation und Analyse von Daten. Jedes Dateiformat hat dabei unterschiedliche Vor- und Nachteile und eignet sich so für unterschiedliche Zwecke und Anwendungsbereiche. Schauen wir uns einmal genauer an, welchen Dateityp du für welche Anwendungen benötigst.
XLSX-Dateien.
XLSX ist das Standarddateiformat von Microsoft Excel und gehört weltweit zu den beliebtesten Dateitypen für Tabellenkalkulationen. Es bietet dir eine breite Palette von Formatierungsoptionen, wie etwa verschiedene Zellstile, Farben, Schriftarten oder Rahmen. XLSX lässt dich auch Formeln, Diagramme und andere Funktionen bearbeiten, weshalb sich das Format besonders gut für komplexe Berechnungen und Datenanalysen eignet. Die wichtigsten Vorteile von XLSX sind:
- Effiziente Speicherung von Daten: XLSX ist ein komprimiertes Dateiformat, das eine effiziente Speicherung von Daten ermöglicht. Es kann große Datenmengen in einer einzigen Datei speichern und ist ideal für komplexe Datenmodelle.
- Funktionen und Tools: XLSX bietet dir eine Vielzahl unterschiedlicher Formatierungen und unterstützt eine große Menge an Funktionen wie Pivot-Tabellen oder Datenfilter. Diese Funktionen erleichtern die Datenanalyse und Automatisierung von Prozessen.
- Kompatibilität: XLSX ist das am weitesten verbreitete Dateiformat für Tabellenkalkulationen und wird von den meisten Tabellenkalkulationsprogrammen unterstützt. Es ist auch kompatibel mit älteren Versionen von Excel und kann in anderen Programmen geöffnet werden.
Analog zu diesen Vorteilen sind einige typische Anwendungsbereiche für XLSX-Dateien:
- Finanz- und Buchhaltung: Unternehmen verwenden XLSX-Tabellen für die Buchhaltung, um Finanzdaten zu verwalten und Finanzberichte zu erstellen. Der Dateityp wird auch verwendet, um Finanzmodelle zu erstellen, Geschäftsprozesse zu analysieren und Budgets zu verwalten.
- Datenanalyse: XLSX-Tabellen sind ideal für die Datenanalyse geeignet, da sie Funktionen wie Pivot-Tabellen, Filter und Diagramme bieten. Sie werden daher oft in der Marketingforschung, Vertriebsanalyse, Geschäftsprozessoptimierung und im Projektmanagement eingesetzt.
- Projektmanagement: Projektmanager*innen verwenden XLSX-Tabellen, um Projekte zu planen und zu verwalten – etwa um Projektzeitpläne, Budgets, Ressourcen und Arbeitsabläufe zu verfolgen und zu analysieren.
- Verwaltung von Inventar und Lagerbeständen: XLSX-Dateien eignen sich auch dafür, Bestellungen, Einkäufe, Versand und Retouren zu verfolgen und die Verfügbarkeit von Waren zu überwachen. XLSX ist daher für viele Unternehmen in der Logistik ein wichtiges Werkzeug.
Tabellenkalkulationsdateien werden in vielen Bereichen eingesetzt.
Gut zu wissen: XLSX-Dateien haben auch ein paar Nachteile. So können Dokumente in dem Format aufgrund ihrer Komplexität und der Fähigkeit, große Datenmengen zu speichern, mitunter viel Speicherplatz benötigen. Dies kann zu langsameren Lade- und Speichervorgängen führen. Als eher komplexes Dateiformat mit vielen Funktionen und Tools kann es für Anwender*innen ohne Erfahrung mit Tabellenkalkulations-programmen auch schwierig sein, mit diesem Format umzugehen.
XLSM-Dateien.
XLSM ist eine Erweiterung des XLSX-Formats und bietet die zusätzliche Funktion, Makros zu speichern. Makros sind Befehle, die dazu dienen, Aufgaben in einer Tabellenkalkulation zu automatisieren, indem Daten automatisch sortiert, gefiltert oder analysiert werden. XLSM-Dateien eignen sich daher gut für besonders komplexe Berechnungen und Datenanalysen, die automatisierte Prozesse erfordern. Das Dateiformat könnte für dich nützlich sein, wenn du dich mit folgenden Aufgaben befasst:
- Automatisierung von Abläufen: Das XLSM-Format ermöglicht es dir, Makros und VBA-Code zu schreiben, die automatisierte Abläufe durchführen können. Beispielsweise können Makros verwendet werden, um wiederkehrende Aufgaben wie Datenübertragungen oder Berechnungen zu automatisieren.
- Verarbeitung von großen Datenmengen: XLSM-Dateien eignen sich am besten für die Verarbeitung von großen Datenmengen, insbesondere wenn komplexe Berechnungen erforderlich sind. Beispielsweise kann eine XLSM-Tabelle verwendet werden, um Finanzdaten oder Inventardaten in Echtzeit zu aktualisieren.
- Zusammenarbeit: XLSM-Dateien können auch für die Zusammenarbeit verwendet werden. Durch die Verwendung von Makros kannst du automatisierte Prozesse erstellen, die von mehreren Benutzer*innen genutzt werden können.
Sollen große Datenmengen organisiert werden, können XLSM-Dateien mit Makros eine große Unterstützung sein.
Die Vorteile des XLSM-Formats machen es für verschiedene Anwendungsbereiche interessant. Einige davon sind:
- Finanzen und Buchhaltung: XLSM-Dateien werden oft für komplexe Finanz- und Buchhaltungsberechnungen verwendet, da sie Makros und VBA-Code unterstützen, die die automatisierte Verarbeitung großer Datenmengen ermöglichen.
- Datenaufbereitung: Du kannst XLSM-Dateien auch nutzen, um Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln, zu analysieren und aufzubereiten. Dabei kannst du Makros und VBA-Code verwenden, um automatisierte Datenabfragen und -verarbeitungen durchzuführen.
- Qualitätsmanagement: XLSM-Dateien können auch für Qualitätsmanagementzwecke eingesetzt werden, um beispielsweise Prüfpläne und Qualitätskontrollen zu automatisieren.
Gut zu wissen: Ein Nachteil des XLSM-Formats ist, dass es nicht so weit verbreitet ist wie das XLSX-Format, was zu Problemen bei der Kompatibilität mit anderen Tabellenkalkulationsprogrammen führen kann. Außerdem sind XLSM-Dateien aufgrund der enthaltenen Makros anfälliger für Malware und Viren.
Numbers-Dateien.
Numbers ist das Tabellenkalkulationsprogramm von Apple und eignet sich daher vor allem für Benutzer*innen, die gerne mit dem Mac oder MacBook arbeiten, da die Anwendung nativ auf diesen Geräten läuft und eine nahtlose Integration mit anderen Apple-Softwareprodukten wie Pages oder Keynote ermöglicht. Wie XLSX kannst du auch Numbers für verschiedene Aufgaben nutzen. Das sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Leicht zu erlernen und einfach zu bedienen, insbesondere für Anwender*innen, die bereits mit anderen Apple-Produkten vertraut sind und das intuitive Apple-Design schätzen.
- Bietet eine umfangreiche Palette von Tools für die Datenanalyse, einschließlich Diagramme und Grafiken, mit denen du visuelle Darstellungen deiner Daten erstellen kannst.
- Erlaubt die Zusammenarbeit mit anderen Benutzer*innen in Echtzeit über die iCloud-Plattform.
Numbers hat jedoch auch ein paar Nachteile, unter anderem:
- Kompatibilitätsprobleme mit anderen Programmen, die nicht von Apple stammen, was den Datenaustausch erschweren kann.
- Begrenzte Anzahl von Funktionen und Vorlagen im Vergleich zu anderen Dateiformaten wie XLSX.
- Eingeschränkte Möglichkeiten für die Erstellung von Makros oder die Integration von Programmierung zur Automatisierung von Arbeitsabläufen.
Spreadsheets im ODS-Format ermöglichen plattformunabhängiges Arbeiten
ODS-Dateien.
Als offenes Standardformat der Anwendungen LibreOffice Calc und Apache OpenOffice Calc eignen sich ODS-Dateien vor allem für Nutzer*innen, die eine plattformunabhängige Lösung suchen, die auf verschiedenen Betriebssystemen wie Windows, MacOS und Linux funktioniert. Da ODS-Dateien auch in Microsoft Excel geöffnet und bearbeitet werden können, ist das Format ideal für den Austausch von Daten zwischen verschiedenen Tabellenkalkulationsprogrammen und für die Zusammenarbeit an Projekten in verschiedenen Umgebungen. Die wichtigsten Vorteile sind:
- ODS ist ein offenes Standardformat, was bedeutet, dass es kostenlos für alle verfügbar ist.
- ODS bietet dir volle Kompatibilität mit verschiedenen Tabellenkalkulationsprogrammen auf verschiedenen Plattformen, einschließlich OpenOffice, LibreOffice und Google Sheets.
- ODS verfügt über eine breite Palette von Funktionen und Tools für die Datenanalyse und kann komplexe Berechnungen durchführen.
- ODS-Dateien können in andere Formate wie XLSX exportiert werden.
Zu den Nachteilen von ODS-Dateien gehört, dass das Format in Bezug auf seine Funktionen und Kompatibilität mit anderen Tabellenkalkulationsprogrammen möglicherweise nicht so umfangreich ist wie Microsoft Excel. Die Benutzeroberfläche von ODS kann zudem etwas komplex sein und benötigt meist eine Einarbeitungszeit.
Verschiedene Tabellen in PDF umwandeln: So funktioniert’s.
Es kann sinnvoll sein, eine XLSX-Datei in ein PDF-Dokument zu konvertieren, wenn du vorhast, sie mit mehreren Personen zu teilen. Für die Zusammenarbeit bietet das Portable Document Format nämlich mehrere Vorteile. Willst du deine Tabellendatei zum Beispiel mit anderen teilen, aber vor Veränderungen schützen, kannst du sie als PDF-Datei mit einem Passwort schützen. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine PDF-Datei das Layout der Originaldatei beibehält und mit nahezu allen Geräten und Betriebssystemen geöffnet werden kann.
Mit dem Onlinetool von Acrobat lassen sich Excel-Dateien in wenigen Schritten in PDF umwandeln.
Mit dem Onlinetool von Adobe Acrobat kannst du Tabellenkalkulationsdateien (etwa im XLSX-Format) ganz einfach in eine PDF-Datei umwandeln. So gehst du dabei vor:
- Öffne im Browser das Onlinetool zum Umwandeln von XLSX in PDF.
- Ziehe die gewünschte XLSX-Datei direkt per Drag-and-drop in den markierten Upload-Bereich oder klicke auf den Button „Datei auswählen“.
- Der PDF-Converter wandelt deine Datei nach dem Upload automatisch um.
- Lade nun die PDF-Datei herunter und/oder melde dich an, um dein Dokument mit anderen zu teilen.
Überall produktiv sein.
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Häufig gestellte Fragen.
Welches Format hat eine Excel-Tabelle?
Das Standarddateiformat für Excel-Tabellen ist .xlsx. Die Abkürzung steht für „XML Spreadsheet“ und basiert auf dem Office Open XML-Dateiformat, das von Microsoft mit der Veröffentlichung von Microsoft Office 2007 eingeführt wurde. Dieser Dateityp eignet sich vor allem, wenn du Daten wie Zahlen, Text, Diagramme oder Formeln in einer Tabelle in Form von Spalten und Teilen hinterlegen und organisieren möchtest.
Welches Programm für Tabellenkalkulation ist kostenlos?
Zwei kostenlose Anwendungen für Tabellenkalkulationen sind LibreOffice Calc und Apache OpenOffice Calc. Mit ihnen kannst du Dateien in dem Format .ods erstellen. ODS-Dateien können auch in Microsoft Excel geöffnet und bearbeitet werden, weshalb das Format ideal für den Austausch von Daten zwischen verschiedenen Tabellenkalkulationsprogrammen und für die Zusammenarbeit an Projekten in verschiedenen Umgebungen geeignet ist.
Kann man Excel-Tabellen mit Numbers öffnen?
Tabellenkalkulationsdateien, die mit dem Apple-Programm Numbers erstellt wurden, können auch in Microsoft Excel geöffnet und bearbeitet werden. Allerdings kann es vor allem bei älteren Versionen von Excel zu Kompatibilitätsproblemen kommen.
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