ECM vs. DMS: Worin besteht der Unterschied und was können beide Systeme?

ECM vs. DMS: Definition der beiden Begriffe.

Wenn man sich mit der digitalen Verwaltung von Dokumenten bzw. der Digitalisierung von Prozessen auseinandersetzt, kommt man früher oder später mit den Abkürzungen DMS und ECM in Berührung. Irrtümlicherweise werden dabei beide Begriffe oft synonym verwendet, obwohl sie sich in ihrer Bedeutung grundlegend unterscheiden. Wir nähern uns der Frage, worin die Unterschiede beider Systeme bestehen, zunächst über die Begriffsdefinition.

Das Kürzel DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Darunter versteht man die zentrale datenbankgestützte Verwaltung digitaler und digitalisierter Unterlagen. Hinter der Abkürzung ECM verbirgt sich das Enterprise-Content-Management. Damit ist die Verwaltung des gesamten Unternehmens-Content gemeint. Ein ECM-System bezeichnet wiederum eine Software-Lösung, die das Enterprise Content Management zentral steuert und verwaltet.

Unterschied ECM und DMS.

Wie unterscheiden sich ECM und DMS? Während ein DMS sich um die sichere und effiziente Verwaltung von digitalen Schriftstücken kümmert, ist ein ECM-System medienübergreifend für den gesamten Unternehmens-Content zuständig. Sprich: Das DMS ist ein Bestandteil des ECM, im ECM werden jedoch auch andere Content-Formate wie zum Beispiel Audiodateien und Videos verwaltet.

Wie kann dich ein ECM in deinem Arbeitsalltag unterstützen?

Eines der wichtigsten Ziele des Enterprise-Content-Managements ist es, alle Unternehmensinhalte zentral in einem einheitlichen System zu speichern (Input-Management). Die zentrale Speicherung aller Inhalte stellt wiederum sicher, dass Mitarbeitende und/oder Abteilungen auf die für sie relevanten Unternehmensdaten jederzeit zugreifen und mit diesen gleichzeitig arbeiten können (Output-Management). Damit ist nicht nur eine höhere Flexibilität im Arbeitsalltag gewährleistet. Unternehmensinterne wie -externe Prozesse werden zudem schneller und effizienter abgewickelt.

Außerdem können bereits beim Hochladen von Informationen in das ECM-System Zugriffsrechte erteilt werden, so dass nur ein bestimmter Personenkreis auf sensible Inhalte zugreifen kann. Somit stellt eine ECM-Software auch die Umsetzung der Bestimmungen der DSGVO sowie der GoBD-Richtlinien sicher.

Damit bildet ein ECM-System eine wichtige Grundlage für die Digitalisierung unterschiedlichster Workflows, wie etwa die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement oder das Web-Content-Management (WCM). Um Content in all seinen Varianten und Formaten effektiv zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und wieder auszugeben, ist in den meisten Fällen jedoch eine kombinierte Software-Lösung erforderlich.

Warum ein ECM-System in deinem Unternehmen trotzdem Sinn machen kann, haben wir dir im Folgenden noch mal kurz zusammengefasst:

• zentrale Verwaltung des gesamten Unternehmens-Contents
• ein System für alle Formate
• gleiche Daten(grund)lage für alle Mitarbeitenden und Abteilungen
• schnelle Auffindbarkeit
• Datensicherheit
• effiziente Workflows

Die Einführung eines ECM-Systems bietet also viele Vorteile. Damit diese jedoch voll ausgeschöpft werden können, bedarf es Zeit und in den meisten Fällen auch Geld, da entsprechende Software-Lösungen eingekauft werden müssen. Bedeutend niedrigschwelliger ist die Einführung eines DMS. Als ein zentraler Bestandteil des Enterprise-Content-Managements schauen wir uns das Thema digitales Dokumentenmanagement deshalb noch mal genauer an.

Elektronisches Dokumentenmanagement mit Adobe Acrobat.

Gemeinsam mit Kolleg*innen der Unternehmens-Präsentation den letzten Feinschliff geben, ganz einfach rechtssichere Unterschriften per E-Mail einholen oder per Mausklick Feedback in Dokumenten nachvollziehen und zusammenführen – mit Acrobat Web hast du deine Dokumente jederzeit und überall im Griff. Acrobat stellt Unternehmen wie Selbstständigen viele Features bereit, die ihnen helfen interne wie externe Workflows effizienter zu gestalten. Egal, ob es um das gemeinsame Bearbeiten von Dateien geht, die revisionssichere Archivierung von Unterlagen oder das Wiederauffinden der Reisekostenabrechnung von der letzten Dienstreise, ein DMS ermöglicht dir einen schnellen Zugriff auf alle deine wichtigen Unternehmensdaten – ohne stundenlanges Durchwühlen von Papierstapeln und ohne dass Änderungen in Dokumenten verloren gehen.

Doch wie kannst du ganz konkret von den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems profitieren? Hier findest du die wichtigsten Funktionen:

• Dateien schneller finden: In welchem Ordner verbirgt sich diese eine bestimmte Datei, ohne die du mit deinem Projekt nicht weiterkommst? Filtere Dokumente nach Inhalt, Name oder Metadaten wie das Upload-Datum und finde sie mit nur wenigen Klicks.

• Gemeinsam an Dokumenten arbeiten: Gerade wenn Personen aus mehreren Teams oder Abteilungen in ein und dasselbe Dokument hineinarbeiten, vermeidest du mit einem DMS unzählige Kopien auf unterschiedlichen (digitalen) Schreibtischen. Mit Acrobat können mehrere Mitarbeiter*innen gemeinsam und ortsunabhängig in einer Datei arbeiten, die Änderungen werden in Echtzeit in der Cloud aktualisiert.

• Feedback zusammenführen: Mit der Kommentierungsfunktion von Acrobat können Kommentare, Anmerkungen und Korrekturen ganz einfach zusammengeführt und übernommen werden, ohne dass dies in langwierige Abstimmungsprozesse ausartet. So können Projekte schneller abgeschlossen werden.

• Dokumente revisionssicher speichern: Die frühere Version einer Präsentation hatte rückblickend doch mehr Überzeugungskraft? Mit einem DMS kannst du dir frühere Bearbeitungsstände von Dateien anzeigen lassen und diese in wenigen Sekunden wiederherstellen. Gerade auch mit Blick auf rechtliche Anforderungen an das digitale Archiv stellst du so sicher, dass alle Änderungen nachvollziehbar – sprich: revisionssicher – im System abgebildet werden.

• Passwörter und Zugriffsrechte vergeben: Sensible Inhalte, vor allem personenbezogene Daten, müssen natürlich besonders geschützt werden. Über die Vergabe von Passwörtern und Zugriffsberechtigungen kannst du für einzelne Dokumente individuell festlegen, wer auf diese Inhalte zugreifen darf. Außerdem kannst du mit Acrobat vertrauliche Inhalte schwärzen oder komplett entfernen.

• Rechtsichere Unterschriften einholen: Um einen Vertrag verbindlich abzuschließen, bedarf es in den meisten Fällen einer rechtssicheren Unterschrift. Mit Acrobat Sign können Verträge oder Genehmigungen rechtsverbindlich unterzeichnet werden – ganz einfach über das Tablet oder am Smartphone. Damit wird das umständliche Hin- und Herschicken von Dokumenten per Post komplett überflüssig und dein Auftragsmanagement noch effizienter.

Die wichtigsten Vorteile eines DMS sind dementsprechend die Steigerung der Arbeitsproduktivität, das Einsparen von (Arbeits-)Zeit und Geld und das Vereinfachen von Workflows.

Darüber hinaus können dich die Onlinetools von Acrobat für ein reibungsloses Dokumentenmanagement unterstützen. Wandle Dateien in PDF um, reduziere die Dateigröße eines Dokuments oder füge mehrere PDF-Dateien zusammen. Mit den Onlinetools von Acrobat bist du immer und überall produktiv.

Effiziente Verwaltung der Unternehmens-Ressourcen mittels ERP.

Wenn wir von Produktivitätssteigerung und der Ersparnis von Zeit und Kosten durch den Einsatz von ECM-Systemen und DMS sprechen, dann setzt ein effizientes Enterprise-Resource-Planning (kurz: ERP) genau an dieser Stelle an. Mittels ERP planen, steuern und verwalten Unternehmen Personal und Ressourcen wie Betriebskapital und -mittel, Informations- und Kommunikationstechnik und (Produktions-)Material. Dabei geht es vor allem darum, fundierte und bedarfsgerechte Entscheidungen mit Blick auf den Unternehmenszweck zu treffen. Ziel ist ein effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess sowie die kontinuierliche Optimierung von betrieblichen Abläufen.

Verbesserung von Geschäftsprozessen mit BPM.

Wir haben bereits über die strukturierte Verwaltung von Unternehmens-Content sowie die Vorteile einer effizienten Ressourcenplanung gesprochen. Das Business-Process-Management (kurz: BPM) befasst sich wiederum mit der Verbesserung von Geschäftsprozessen insgesamt und analysiert diese in allen Prozessstadien, vom Anfang bis zum Ende. Zur Verbesserung von Prozessen werden unterschiedliche Szenarien entworfen und auf den jeweiligen Geschäftsprozess angewandt. Auf Grundlage der Ergebnisse wird der Prozessablauf optimiert und im Anschluss kontinuierlich überwacht und angepasst. Damit ist das BPM selbst wiederum ein fortlaufender Prozess.