Die PPA-Unterschrift: Alles über den Unterschriftenzusatz "per procura".

Was ist eine PPA-Unterschrift?

"PPA" ist ein sogenannter Unterschriftenzusatz, der sich auf offiziellen Dokumenten hin und wieder neben einer Signatur finden lässt. Dahinter verbirgt sich ein Hinweis auf den oder die Unterschreibende*n: Er oder sie ist nämlich Prokurist*in. Prokurist*innen eines Unternehmens sind bevollmächtigt, im Namen des Unternehmens Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen vorzunehmen. Dabei müssen sie allerdings bei Signaturen aus Transparenzgründen den entsprechenden Unterschriftenzusatz "PPA" angeben, damit für Dritte ersichtlich ist, dass es sich um eine Prokura handelt.

Was bedeutet "PPA"?

Die Abkürzung PPA steht für "per procura autoritate". Aus dem Lateinischen lässt sich dies mit "aufgrund erteilter Prokura" oder "mit der Macht einer Prokura" übersetzen. Die korrekte Schreibweise ist dabei "ppa.". Das Kürzel muss gemäß DIN 5008 in Schriftstücken vor die Unterschrift gesetzt werden – eigentlich handschriftlich, doch auch bei elektronischen Signaturen sind Unterschriftenzusätze möglich. Mehr dazu erfährst du später.

Neben dem Signaturkürzel PPA gibt es noch weitere Signaturkürzel. Hier noch einmal der Überblick:

Die unterschiedlichen Arten der Prokura.

Es gibt nicht nur eine Art einer Prokura – stattdessen unterscheidet man je nach Umfang der Bevollmächtigung zwischen den folgenden Arten der Prokura:

• Einzelprokura: Hierbei kann eine Person allein die gesamte Vertretungsmacht ausüben.

• Filialprokura: Hierbei bezieht sich die Bevollmächtigung ausschließlich auf die Vertretung einer Niederlassung und deren Aktivitäten.

• Gesamtprokura: Hierbei kann die Vertretungsmacht nur durch zwei oder mehrere Prokuristen gemeinsam ausgeübt werden.

Welche Dokumente dürfen mit PPA unterschrieben werden?

Meist ist im Rahmen einer betrieblichen Unterschriftenregelung in Unternehmen festgelegt, wer welche Schreiben unterzeichnen darf und ob die jeweilige Person dabei einen Zusatz zu der Unterschrift hinzufügen muss. Prokuristen und Prokuristinnen verfügen dabei über eine relativ umfangreiche Vollmacht. Im Rahmen dieser Unterschriftenregelung dürfen sie die meisten offiziellen Dokumente unterzeichnen. Folgende Dokumente sollten jedoch von der Geschäftsführung selbst unterzeichnet werden (Empfehlung):

• Steuererklärungen

• Beantragung von Einträgen ins Handelsregister

• Erteilung der Prokura

• Insolvenzanträge

• Auflösungen von Handelsgeschäften

• Verkauf oder Belastung von Grundstücken

Übrigens: Neben der Prokura gibt es noch weitere Arten von Vollmachten, darunter zum Beispiel die Generalhandlungsvollmacht bzw. Generalvollmacht, die Arthandlungsvollmacht bzw. Artvollmacht oder die Einzelvollmacht.

Vor- und Nachteile von PPA-Unterschriften.

Flexibilität, Effizienz und Unterschriftenprozesse ohne Unterbrechung: PPA-Unterschriften haben einige Vorteile. Sehen wir uns einmal im Detail an, was für Unterschriften "per procura" spricht:

• Beschleunigung von Geschäftsprozessen: Die Verwendung von PPA-Unterschriften ermöglicht eine zügige Abwicklung von Vertragsabschlüssen und anderen geschäftlichen Transaktionen, da keine physischen Unterschriften erforderlich sind.

• Effizienzsteigerung: Die Digitalisierung von Unterschriftenprozessen durch PPA-Unterschriften trägt zur Effizienzsteigerung in Unternehmen bei. Indem digitale Signaturprozesse eingeführt werden, können papierbasierte Abläufe vermieden und elektronische Dokumenten-Workflows etabliert werden. Das spart Unternehmen viel Zeit: Mit Acrobat Sign, einem Programm für E-Signaturen, lassen sich pro Transaktion zum Beispiel bis zu 1,5 Stunden einsparen (Quelle: The Total Economic Impact™ of Adobe Acrobat Sign, Januar 2022).

• Flexibilität und Standortunabhängigkeit: PPA-Unterschriften ermöglichen eine ortsunabhängige Unterzeichnung von Dokumenten, was insbesondere in globalen Geschäftsumgebungen von Vorteil ist.

Wie bei den meisten Dingen gibt es auch beim Thema PPA-Signaturen eine Schattenseite. Sehen wir uns also auch einmal die Herausforderungen und Risiken von PPA-Unterschriften an:

• Haftungsfragen: Bei falscher Anwendung von PPA-Unterschriften können Haftungsfragen entstehen, insbesondere im Falle von unberechtigter Nutzung oder Manipulation.

• Anpassung an rechtliche Anforderungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Verwendung von PPA-Unterschriften den geltenden rechtlichen Anforderungen entspricht, um deren Wirksamkeit zu gewährleisten.

Rechtliche Hintergründe der PPA-Unterschrift.

Wie sieht es nun aber mit den rechtlichen Hintergründen aus? Es gibt mehrere nationale und internationale Gesetze und Verordnungen, die mit PPA-Unterschriften in Verbindung stehen. Schauen wir uns diese genauer an:

1. Die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union: Die eIDAS-Verordnung regelt seit 2016 die Anerkennung und Verwendung elektronischer Signaturen auf EU-Ebene.

2. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB): Das BGB bildet in Deutschland den rechtlichen Rahmen für Vollmachten und Vertretungsregelungen und ist deshalb ebenfalls relevant, wenn es um PPA-Signaturen geht.

3. Das Handelsgesetzbuch (HGB): Auch hier finden sich rechtliche Rahmenbedingungen für PPA-Signaturen. In §51 HGB heißt es: "Der Prokurist hat in der Weise zu zeichnen, daß er der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatze beifügt."

Elektronische PPA-Signaturen: Das musst du wissen.

Heute werden immer mehr Dokumente im Rahmen digitalisierter Dokumenten-Workflows elektronisch unterzeichnet. Doch welche Regeln gelten hierbei für die PPA-Signatur – und wie lassen sich PPA-Unterschriften digitalisieren?

eIDAS: Der rechtliche Rahmen für elektronische Signaturen.

Im Grunde genommen unterliegt die PPA-Signatur (neben den bereits erwähnten Regelungen zu Vollmachten und Vertretungsregelungen) denselben Regeln wie eine "klassische" elektronische Signatur – und damit den rechtlichen Rahmenbedingungen der eIDAS-Verordnung. Die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) definiert technische Verfahren und Standards für elektronische Zertifikate, Siegel, Zeitstempel und Signaturen mit dem Ziel, elektronischen Transaktionen einen einheitlichen grenzüberschreitenden Rechtsstatus zu verleihen, ebenso wie zuvor abgeschlossenen Papierverträgen. Dabei unterscheidet die eIDAS-Verordnung zwischen drei Formen von elektronischen Signaturen:

• Einfache elektronische Signatur (EES): Dazu gehören laut eIDAS gescannte manuelle Unterschriften oder auch Kreuze oder Häkchen auf einer Website. Einfache elektronische Signaturen sind in vielen Anwendungsfällen vollkommen ausreichend – insbesondere, wenn sie mit geringem rechtlichen Risiko, geringen Geldbeträgen und keinen kritischen Geschäftsproblemen verbunden sind.

• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Fortgeschrittene elektronische Signaturen müssen laut eIDAS eindeutig dem*der Unterzeichner*in zugeordnet sein und Rückschlüsse auf dessen*deren Identität zulassen, mit einem eindeutigen Signaturschlüssel erstellt werden und spätere Änderungen transparent machen. Diese Form der elektronischen Signatur eignet sich für Transaktionen mit größeren Beträgen und mittleren rechtlichen Risiken.

• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die eIDAS-Verordnung setzt die Rechtswirkung einer qualifizierten elektronischen Signatur mit einer handschriftlichen Unterschrift gleich. Eine qualifizierte elektronische Signatur muss die Identität des*der Unterzeichner*in mit höchster Zuverlässigkeit nachweisen. Sie erfordern eine zertifikatbasierte digitale ID, die von einem anerkannten EU-Vertrauensdienst ausgestellt wurde. Hierzu zählen beispielsweise Signaturkarten mit Kartenlesegerät oder sogenannte Fernsignaturen. Sie ermöglichen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per Smartphone und Browser. Qualifizierte elektronische Signaturen eignen sich für Transaktionen mit hohen rechtlichen Risiken, großen Beträgen oder geschäftskritischen Transaktionen.

E-Signatur-Lösungen von Adobe Acrobat.

Mit den E-Signatur-Lösungen von Adobe für Unternehmen lassen sich PPA-Signaturen einfach, sicher und verbindlich digitalisieren. Dabei stehen dir – je nach deinen Anforderungen – verschiedene Lösungen zur Verfügung:

• Acrobat Standard für Teams beinhaltet Signaturfunktionen. Du kannst damit zum Beispiel Dokumente elektronisch unterzeichnen, Unterschriften von anderen einholen und den Status von Dokumenten nachverfolgen.

• Acrobat Pro für Teams beinhaltet weitere Signaturfunktionen. Du kannst damit zusätzlich elektronische Unterschriften über Webseiten einholen und Dokumente zum Unterzeichnen an mehrere Personen gleichzeitig versenden (Massenversand).

• Acrobat Sign Solutions ist unsere umfangreichste Lösung für E-Signaturen. Hiermit können Unternehmen alle Varianten der elektronischen Signatur abbilden. Acrobat Sign Solutions ermöglicht Integrationen für Salesforce, Workday, Microsoft 365 und ServiceNow, bietet Programmierschnittstellen (APIs), eine erweiterte Authentifizierung für Signierende und erfüllt branchenspezifische Compliance-Anforderungen.

Unterschriftenzusätze wie ppa. in Acrobat und Acrobat Sign integrieren.

Zusätze zur Unterschrift wie "ppa." werden in allen Lösungen einfach dem Namen hinzugefügt. Du gibst also einfach deinen Namen mitsamt dem entsprechenden Unterschriftenkürzel an – zum Beispiel als "ppa. Max Mustermann".

Dafür hast du drei Optionen:

1. Du tippst deinen Namen ein und schreibst vor den Namen "ppa."

2. Du zeichnest deine Unterschrift mit der Maus oder einem Eingabestift

3. Du lädst ein Bild von deiner Signaturdatei im Format .bmp, .png, .gif oder .jpg hoch

Hier findest du weitere Informationen zum Einrichten und Verwalten von Signaturen in Acrobat Sign.

In der Enterprise-Version bzw. in Acrobat Sign Solutions gibt es noch eine vierte Möglichkeit: Hier kannst du dir über die Bio-Pharma-Einstellungen Gründe für die Unterschrift direkt im Unterschriftenfenster mit anzeigen lassen. Als Templates kannst du dort auch ppa. oder i.V. anlegen; dies wird bei der Signatur dann mit angezeigt.