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Elektronische Signaturen sind aus dem Unternehmens-Alltag nicht mehr wegzudenken. Über den digitalen Weg lassen sich Verträge und Genehmigungen unterschreiben, ohne dass beide Parteien sich persönlich gegenübersitzen müssen. Die simpelste Form der digitalen Unterschrift ist die einfache elektronische Signatur.

Wir erklären dir, was eine einfache elektronische Signatur ist, wie sie sich von den anderen Stufen der elektronischen Signatur unterscheidet und wie du mithilfe von Adobe Acrobat Sign eine einfache elektronische Signatur erstellen kannst.

Was ist eine einfache elektronische Signatur?

Die einfachste Form der digitalen Unterschrift ist die einfache elektronische Signatur, abgekürzt durch "EES". Bei dieser Signatur werden digitale Daten mit anderen digitalen Daten verknüpft. So wird es auch in der eIDAS-Verordnung beschrieben.

Bild zeigt eine Person, die eine E-Mail auf dem Smartphone erhält

Eine E-Mail-Signatur gilt bereits als einfache elektronische Signatur.

Anwendungsfälle der einfachen elektronischen Signatur sind zum Beispiel die E-Mail-Signatur unter einer Mail oder Annahmebestätigung eines Pakets. Auch eine eingescannte Unterschrift gilt als eine einfache elektronische Signatur, wie es zum Beispiel bei einer Bewerbung der Fall ist. Das Anklicken einer Checkbox, beispielsweise beim Akzeptieren von AGBs gilt ebenfalls als EES. Eine einfache elektronische Signatur reicht dann aus, wenn gesetzlich keine bestimmte Form der Signatur vorgeschrieben ist. Lass dich von einem Anwalt oder einer Anwältin beraten, welche Art der Signatur in deinem Fall notwendig ist.

Kriterien einer einfachen elektronischen Signatur.

Im Rahmen der eIDAS-Verordnung müssen folgende Kriterien für eine einfache elektronische Signatur erfüllt sein:

  • Daten müssen in elektronischer Form vorliegen.
  • Diese Daten müssen anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sein.
  • Die Daten verwendet der*die Unterzeichner*in zum Unterzeichnen.

Auch wenn bei dieser Art der Unterschrift ein Name verschriftlicht wird, kann bei einem Streitfall nicht eindeutig bewiesen werden, dass diese Person das Dokument tatsächlich persönlich unterschrieben hat. Einfache elektronische Signaturen können leicht gefälscht werden, da die Person ihre Identität nicht durch weitere Daten nachweisen muss.

Acrobat Sign bietet jedoch bei der einfachen Signatur zusätzliche Dinge an, wie zum Beispiel die Zwei-Faktor-Authentifizierung, das Aufbringen eines qualifizierten Siegels mit Zeitstempel für die Unveränderbarkeit des unterschriebenen Dokumentes und das Prüfprotokoll mit Zeitstempel und IP Adresse, die eindeutig mit dem Dokument verknüpft sind, so dass die einfache elektronische Signatur eine erheblich höhere Nachweisbarkeit und Fälschungs-Sicherheit mit sich bringt, wie ein gescanntes Unterschriften-Bild auf einem Dokument. Dadurch ist die einfache elektronische Signatur für 90 Prozent aller Fälle ausreichend.

Vorteile der einfachen elektronischen Signatur.

Da einfache elektronische Signaturen keinen höheren Sicherheitsstandards und Authentifizierungsverfahren unterliegen, bringen sie im Vergleich zu aufwändigeren Verfahren einige Vorteile mit sich:

  • Zeitsparend: Bei Dokumenten mit geringem Risiko reichen einfache elektronische Signaturen aus. Daher können Nutzer*innen ihre Zustimmung oder Genehmigung beispielsweise direkt per Mail geben, unabhängig von ihrem Arbeitsort. Vor allem für Unternehmen, die global agieren, spart das Zeit im Arbeitsalltag.
  • Ressourcensparend: Die einfache elektronische Signatur macht dein Dokumentenmanagement deutlich leichter. Durch den unkomplizierten Prozess der einfachen elektronischen Signatur musst du keine Dokumente mehr ausdrucken, unterschreiben und anschließend wieder einscannen. So werden Papier- und Druckkosten gespart und gleichzeitig die Umwelt geschont.
  • Digital: Elektronische Signaturen helfen dir dabei, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Von der Erstellung des Dokuments bis hin zur Unterschrift ist der gesamte Prozess digital erfasst. Das macht es leichter, den aktuellen Status des Signaturprozesses für verschiedene Stakeholder*innen abzubilden. Durch digitales Dokumentenmanagement kannst du zudem digitale Workflows etablieren, mit denen du Prozesse optimieren und automatisieren kannst.

Weitere Arten elektronischer Signaturen.

Die eIDAS-Verordnung, die in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union und somit auch in Deutschland gilt, ist ein einheitliches Regelwerk, in dem die rechtliche Wirksamkeit von elektronischen Signaturen und ihre Zulassung als Beweismittel festgelegt ist.

Illustration zeigt die Verbindlichkeiten der verschiedenen Signatur-Arten auf.

Die einfache und fortgeschrittene elektronische Signatur kommen zum Einsatz, wenn keine Formvorschrift besteht.

Um Fälschungen zu vermeiden und die Identität des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin nachweisen zu können, dienen zwei weitere Formen der elektronischen Unterschrift: die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Diese Signaturverfahren beinhalten tiefgehende Identitätsprüfungen und sind auch als digitale Signaturen bekannt.

  • Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) können eindeutig dem*der Unterzeichner*in zugeordnet werden. Die FES ermöglicht die Identifizierung der unterzeichnenden Person. Außerdem wird dem unterzeichneten Dokument ein einmaliger Signaturschlüssel beigefügt. So kann sichergestellt werden, dass nach der Unterzeichnung des Dokuments keine Änderungen mehr vorgenommen wurden.
  • Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) erfüllen die Bedingungen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Bei dieser Art der Signatur wird jedoch zusätzlich ein Zertifikat verwendet, das von einem Vertrauensdiensteanbieter für die unterzeichnende Person ausgestellt wurde. Dieses Zertifikat kann nicht auf andere Personen übertragen werden und ist daher eindeutig zuzuordnen. Diese Art der Signatur hat im Vergleich zu einer einfachen Signatur eine höhere Beweiskraft.

Diese beiden Varianten der elektronischen Signatur bieten im Vergleich zur einfachen elektronischen Signatur einen hohen Sicherheitsstandard durch die Authentifizierung der Identität und können den unterzeichnenden Personen eindeutig zugeordnet werden.

Weitere Informationen zur Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen findest du in unserem Trust Center und dem Legality Kit.

Einfache elektronische Signaturen: so geht’s.

Für eine einfache elektronische Signatur benötigst du keine besondere Software. Da die Identität nicht über offizielle Zertifikate geprüft wird und keine besonderen technischen Voraussetzungen nötig sind, ist das die einfachste Form, um ein Dokument zu unterschreiben oder etwas zu genehmigen.

  • Für die Unterschrift mit einer einfachen elektronischen Signatur kannst du beispielsweise auf einem weißen Blatt Papier unterschreiben. Deine handschriftliche Unterschrift scannst du anschließend ein und platzierst sie an der richtigen Stelle im Dokument. So kannst du zum Beispiel Bestellungen oder Protokolle mit deiner elektronischen Unterschrift versehen. Die einfache elektronische Signatur kann im geschäftlichen Rahmen auch bei Anträgen, Empfangsbestätigungen oder Protokollen zum Einsatz kommen.
  • Als einfache elektronische Unterschrift gilt aber auch lediglich der Name, wenn du ihn mit einer beliebigen Schriftart im Dokument einfügst. Somit gilt die E-Mail-Signatur als Unterschrift.
  • Eine weitere Möglichkeit der einfachen elektronischen Unterschrift ist das Anklicken einer Checkbox. Häufig wird dies bei Allgemeinen Geschäftsbedingungen eingesetzt. Darunter befindet sich meist eine Checkbox, mit der man durch Anklicken zustimmt, dass man die AGBs gelesen hat.
Programmoberfläche von Acrobat Sign, um Unterschrift zu hinterlegen
Acrobat Sign bietet verschiedene Möglichkeiten für die Eingabe und Darstellung deiner elektronischen Signatur.

Einfache elektronische Signatur mit Adobe Acrobat Sign.

Wenn du eine Aufforderung per Mail bekommen hast, ein Dokument mit Adobe Acrobat Sign zu unterschreiben, reichen wenige Schritte zur Unterzeichnung. Zudem können alle Parteien über Acrobat Sign nachvollziehen, wie der aktuelle Stand des Dokuments ist.

  1. Öffne die Mail mit der Aufforderung zur Unterzeichnung und klicke auf den Button "Prüfen und signieren", mit dem du zu Acrobat Sign weitergeleitet wirst.
  2. In Adobe Sign kannst du nun das Dokument auf seine Details prüfen.
  3. In der rechten oberen Ecke kannst du über "Nächstes erforderliches Feld" sehen, wie viele Felder du ausfüllen musst und im Dokument zu den entsprechenden Feldern springen.
  4. Wenn du mit dem Dokument einverstanden bist und es signieren möchtest, klicke in das entsprechende Feld zur Unterschrift, das mit der Aufforderung "Zum Signieren hier klicken" versehen ist.
  5. Dir stehen vier Möglichkeiten für die Darstellung deiner Unterschrift zur Verfügung. Du kannst deinen Namen eintippen, deine Unterschrift zeichnen, ein Bild deiner Unterschrift einfügen oder über ein Mobilgerät unterschreiben.
  6. Klicke nach dem Hinterlegen deiner Signatur auf "Anwenden". In dem Unterschrift-Feld wird nun deine Signatur angezeigt und wird mit dem aktuellen Datum versehen.
  7. Klicke nun unter dem Dokument auf "Hier signieren". Dadurch bestätigst du deine Signatur. Beachte dabei die Hinweise neben dem Button.
  8. Fertig! Du hast das Dokument signiert. Alle involvierten Parteien werden nun per Mail benachrichtigt und können das unterschriebene Dokument aufrufen.
  9. Auch du erhältst eine Mail, über die du das Dokument noch einmal aufrufen und herunterladen kannst. Eine Änderung am Dokument kann aber nicht mehr vorgenommen werden.

Acrobat Sign erstellt gleichzeitig zum Signaturvorgang einen Prüfbericht. Durch diesen Prüfbericht können alle Parteien nachvollziehen, wann das Dokument erstellt und gesendet wurde. Viel wichtiger noch ist darüber einsehbar, wann die unterzeichnende Person das Dokument aufgerufen und signiert hat.

Mit Acrobat Sign können auch fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Unterschriften eingeholt und erstellt werden.

Bitte konsultiere deinen Anwalt oder deine Anwältin, falls du dir unsicher bist, ob eine einfache elektronische Signatur für deine Dokumente reicht.

Haftungsausschluss: Die Informationen in diesem Artikel sollen Unternehmen helfen, die rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen zu verstehen. Adobe kann jedoch keine Rechtsberatung leisten. Bei speziellen rechtlichen Fragen solltest du dich an einen Anwalt oder eine Anwältin wenden. Gesetze und Vorschriften ändern sich häufig und die Informationen in diesem Artikel sind möglicherweise nicht mehr aktuell. Adobe stellt dieses Material ohne Mängelgewähr zur Verfügung, soweit diese gesetzlich zulässig ist. Adobe lehnt jegliche ausdrückliche, stillschweigende oder gesetzliche Zusicherung oder Gewährleistung in Bezug auf dieses Material ab, einschließlich Zusicherungen, Garantien oder Gewährleistungen der Marktgängigkeit, Eignung für einen bestimmten Zweck oder Genauigkeit.

Häufig gestellte Fragen.

Wie kann ich eine einfache elektronische Signatur erstellen?

Eine einfache elektronische Signatur lässt sich ganz leicht erstellen. Du kannst beispielsweise deinen Namen auf der Tastatur in das Dokument eintippen. Das gilt schon als einfache elektronische Signatur. Auch das Abhaken einer Checkbox unter AGBs oder eine E-Mail-Signatur gelten als einfache elektronische Signatur. Über Acrobat Sign kannst du alle Arten der elektronischen Signatur anfordern und Dokumente in wenigen Schritten unterzeichnen.

Wann reicht eine einfache elektronische Signatur?

Eine einfache elektronische Signatur reicht, wenn das Gesetz keine Formvorgaben macht. Dazu zählen Verträge und Dokumente, die auch mündlich oder per Handschlag geschlossen werden könnten. Beispiele hierfür sind Kostenvoranschläge, Geheimhaltungserklärungen oder Kaufverträge. Damit deckt die einfache elektronische Signatur schon viele Einsatzmöglichkeiten ab. Bedenke aber bei Dokumenten und Vereinbarungen mit hohem Risiko, eine andere Art der elektronischen Signatur zu wählen. Lasse dich dazu von deinem Anwalt oder deiner Anwältin beraten.

Was ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur?

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) kann dem*der Unterzeichner*in eindeutig zugeordnet werden. Zudem werden bei der Erstellung elektronische Signaturerstellungsdaten verwendet, die unter der alleinigen Kontrolle der unterschreibenden Person liegen. Änderungen am Dokument können nachvollzogen werden. Weitere Informationen zur Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen findest du in unserem Trust Center und dem Legality Kit.

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