Elektronisches Siegel: Authentizität digitaler Dokumente gewährleisten.

Was ist ein digitales Siegel?

Ein digitales oder elektronisches Siegel ist ein Instrument, das verwendet wird, um die Authentizität und Integrität elektronischer Dokumente zu gewährleisten. Es ist vergleichbar mit einem offiziellen Firmenstempel auf Papier, hat die gleiche Rechtsgültigkeit und bestätigt, dass ein Dokument von einer bestimmten Organisation oder einer bestimmten Person stammt. Die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) der Europäischen Union beschreibt elektronische Siegel wie folgt: "Elektronische Siegel sind Daten in elektronischer Form, die anderen Daten in elektronischer Form beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden, um deren Ursprung und Unversehrtheit sicherzustellen."

Sie können eindeutig einer juristischen Person wie einem Unternehmen oder einer Organisation zugeordnet werden und dienen als eine Art Herkunftsnachweis. Ein elektronisches Siegel kann dort eingesetzt werden, wo keine digitale Signatur erforderlich ist, aber ein Nachweis der Herkunft gewünscht ist. Beispiele für Dokumente mit elektronischen Siegeln sind etwa Urkunden, Kontoauszüge oder amtliche Bescheide.

Wie bei den elektronischen Signaturen unterscheidet die eIDAS-Verordnung bei den digitalen Siegeln zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten Siegeln.

Bei einem qualifizierten elektronischen Siegel gilt die Garantie der Unversehrtheit der Daten und die Richtigkeit der Herkunftsangabe der Daten, mit denen das qualifizierte elektronische Siegel verbunden ist. Wird ein Dokument mit einem digitalen Siegel versehen, ist der Inhalt praktisch fälschungssicher, weil jeder Manipulationsversuch an dem Dokument protokolliert wird.

Elektronische Siegel: Wie sie funktionieren.

Bevor wir darauf eingehen, wie elektronische Siegel funktionieren, wollen wir zunächst die Begrifflichkeiten elektronisches Siegel und elektronische Signatur voneinander abgrenzen.

Der Hauptunterschied zwischen einem elektronischen Siegel und einer E-Signatur ist der Anwendungsbereich: die digitale Signatur ist für natürliche Personen gedacht, während ein Siegel von juristischen Personen wie Unternehmen oder Organisationen eingesetzt wird. Wurde einem Unternehmen ein digitales Siegel ausgestellt, kann dieses von mehreren Personen verwendet werden, die unter Kontrolle oder Aufsicht des Unternehmens stehen. Bei einer elektronischen Signatur handelt es sich hingegen immer um eine persönliche Unterschrift, die den Inhalt eines Dokuments bestätigt, beziehungsweise ein Zertifikat, das sich auf die ausstellende Person bezieht.

Elektronische Siegel und elektrische Signatur sind technisch vergleichbar. Ein elektronisches Siegel wird immer online durch eine juristische Person, also ein Unternehmen oder eine Organisation erstellt. Das Siegel wird über ein kryptographisches Verfahren über einen Vertrauensdiensteanbieter versendet. Das betroffene Dokument wird mit einem digitalen Text- bzw. Zeitstempel versehen, der die Herkunft und Integrität des Dokuments garantiert. In der Regel sind das eine Grafik, die an einen Stempel erinnert sowie ein Textblock mit Informationen wie Betreff, Grund, Datum und Uhrzeit des Siegels.

Rechtliche Anerkennung und Anwendungsfälle elektronischer Siegel.

In der Europäischen Union regelt die eIDAS-Verordnung die rechtliche Anerkennung elektronischer Siegel. Seit 2016 schafft sie in Deutschland und allen EU-Mitgliedstaaten einen einheitlichen rechtlichen Rahmen für elektronische Identifizierungs- und Vertrauensdienste. Sie stellt somit sicher, dass elektronische Siegel in allen EU-Mitgliedstaaten rechtlich anerkannt sind. Die Anwendungsbereiche elektronischer Siegel können vielfältig sein. Sie werden häufig von Behörden und öffentlichen Einrichtungen (Behördensiegel) verwendet, um Dokumente wie Urkunden, Bescheinigungen, Beschlüsse und andere amtliche Mitteilungen zu validieren. Ein weiterer Bereich, in dem elektronische Siegel eingesetzt werden, ist der Finanzsektor. Neben Kreditverträgen oder Jahresabschlüssen können vertrauliche Finanzdokumente mit einem digitalen Siegel die Herkunft eines Dokuments garantieren. Auch im Gesundheitsbereich oder im Bildungswesen können digitale Siegel für Patient*innenakten, Testergebnisse bzw. für Zeugnisse und andere akademische Dokumente eingesetzt werden.

Elektronische Siegel in Acrobat Sign.

Neben umfassenden Funktionen für elektronische Signaturen bietet Acrobat Sign auch eine Funktion für elektronische Siegel an. Damit können Unternehmen E-Siegel mithilfe digitaler Zertifikate anwenden, die ihrer juristischen Person ausgestellt wurde. Sobald das Zertifikat durch einen Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wurde, können automatisch mehrere Benutzende elektronische Siegel für ihre Organisation anwenden. Sie benötigen dafür lediglich eine Berechtigung. Voraussetzung für die Nutzung der Funktion für elektronische Siegel in Acrobat Sign ist ein Unternehmenskonto, die Anmeldedaten zur Verifizierung der Identität gegenüber dem Vertrauensdiensteanbieter sowie ein Vertrauensdiensteanbieter mit einer API-Integration des Cloud Signature Consortium (CSC), dem auch Adobe angehört.

Ein elektronisches Siegel mit Acrobat Sign erstellen.

Damit du ein elektronisches Siegel mit Acrobat Sign erstellen kannst, benötigst du zunächst ein digitales Zertifikat von einem Vertrauensdiensteanbieter mit CSC-API-Integration. Wenn das Zertifikat vorliegt, gehst du zur Erstellung des Siegels wie folgt vor:

1. Gehe in Acrobat unter Kontoeinstellungen auf die Option "Elektronische Siegel" und klicke auf das Pluszeichen in einem Kreis. Es öffnet sich die Oberfläche zum Konfigurieren des elektronischen Siegels.
2. Unter "Siegel konfigurieren" kannst du nun die Parameter für das elektronische Siegel eingeben, die dir vom Vertrauensdiensteanbieter bereitgestellt wurden, das sind:

• Name für das elektronische Siegel,
• Grund für die Anwendung des Siegels,
• Gruppe für die das Siegel verfügbar ist,
• grafische Darstellung, in der Textkomponenten und ein Bild für die Anzeige des Siegels definiert werden können,
• E-Mail, mit dem das Siegel verknüpft werden soll,
• Cloud-Signatur-Anbieter – hier wählst du deinen Vertrauensdiensteanbieter aus und ergänzt anbieterspezifische Anmeldedaten wie OAuth-Client-ID, Geheimer OAuth-Client-Schlüssel, Anmeldedaten-ID sowie Anmeldedaten-PIN.

3. Hast du alle Felder ausgefüllt, kannst du den Vorgang über "Speichern" beenden.

Nachdem das elektronische Siegel erstellt wurde, wird es in Acrobat Sign auf der Seite "Elektronische Siegel" mit dem Status "Aktiv" angezeigt und kann sofort als Siegel für Dokumente eingesetzt werden.

In diesem Status kann das Siegel auch von jeder Person mit Berechtigung bearbeitet werden. Elektronische Siegel bieten eine effiziente und sichere Methode, um die Authentizität und Integrität digitaler Dokumente und Transaktionen zu gewährleisten. Sie verifizieren die Identität des Unternehmens oder der Behörde und stellen sicher, dass die Inhalte seit der Siegelung unverändert geblieben sind. Mit Acrobat Sign können Unternehmen elektronische Siegel einfach anwenden und digitale Dokumente verifizieren und vor Manipulation schützen.