Gestión de flujo de trabajo (workflow) para una mayor eficiencia en el trabajo diario

Temas a tratar:

• Qué es un flujo de trabajo?
• Qué elementos pertenecen al flujo de trabajo?
• Diferencia entre proceso y flujo de trabajo.
• Software y herramientas de gestión de flujo de trabajo.
• Cómo se define la gestión de flujo de trabajo?
• Qué es un sistema de gestión de flujo de trabajo?
• Principales competencias de la gestión de flujo de trabajo.
• Flujo de trabajo eficiente con la gestión documental.
• Preguntas más frecuentes.

Qué es un flujo de trabajo (workflow)?

Un flujo de trabajo es, en primer lugar, un diagrama de flujo y se utiliza para automatizar un proceso de negocio empresarial. Cuenta con un principio, un desarrollo y un final establecidos y define qué pasos de trabajo son necesarios para el procedimiento y quién los lleva a cabo. Un buen ejemplo de flujo de trabajo es la aprobación de unas vacaciones que incluya la aclaración de la sustitución: el empleado presenta su solicitud de vacaciones y registra los posibles sustitutos. Luego se contacta con los sustitutos y estos aceptan o no la sustitución. A continuación, la solicitud pasa al gestor que será quien apruebe o rechace la petición.

Cuáles son las ventajas del flujo de trabajo establecido?

• Transparencia total sobre el proyecto y cada uno de los pasos de trabajo individuales en todo momento.
• Coordinación simplificada de todos los equipos implicados en el proceso gracias a una mejor comprensión general.
• Más eficiencia y mayor velocidad de trabajo gracias a procesos y funciones claramente definidos.
• Identificación mejorada del potencial de automatización a través de un mapeo detallado de todos los procesos.

Qué elementos pertenecen al flujo de trabajo (workflow)?

Dado que un flujo de trabajo es una instrucción de trabajo detallada, todos los procesos implicados deben registrarse con precisión. Un flujo de trabajo bien definido suele constar de los siguientes elementos y personas:

• Un disparador o punto de partida que inicia el flujo de trabajo.
• Roles o actores involucrados en el flujo de trabajo.
• Todos los pasos o paquetes de trabajo necesarios a ejecutar en una secuencia determinada o en paralelo.
• La asignación de los pasos de trabajo individuales a empleados/as específicos/as.
• El resultado o producto que debe nacer de las respectivas etapas de trabajo.
• Información del estado de los pasos individuales para todos los participantes.
• Información sobre la cantidad o frecuencia del desarrollo de trabajo.
• Un punto final fijamente definido del flujo de trabajo.

Diferencia entre proceso y flujo de trabajo (workflow).

El proceso empresarial representa los aspectos empresariales y la sucesión de los pasos de trabajo, explica el proceso a nivel conceptual y, por lo tanto, tiene una gran importancia para el efecto estratégico. Si deseas saber más sobre este tema, te recomendamos que leas el artículo «Gestión de procesos».

El flujo de trabajo, en cambio, es una instrucción de trabajo precisa y define no solo los pasos técnicos del trabajo, sino también quién tiene que hacerlos y cómo. Se produce a un nivel mucho más detallado que el proceso y debe ser lo suficientemente preciso como para apoyar a todos los empleados en la secuencia de trabajo. En el mejor de los casos, el flujo de trabajo incluso puede asegurarse de que los pasos de trabajo se automaticen completamente.

Herramientas y software de gestión de flujo de trabajo (workflow management)

Algunos fabricantes ofrecen sus propias soluciones de software para facilitar y hacer más eficientes los flujos de trabajo. Aquí hemos recopilado para ti algunos de nuestros programas que mejoran el rendimiento laboral:

Adobe Workfront.

Si quieres controlar todo el proceso de trabajo, Workfront es la elección adecuada. Las herramientas de gestión del flujo de trabajo abarcan desde plantillas de planes de proyectos y hojas de estado estandarizadas hasta calendarios en red e integración de programas empresariales. Además, el software ofrece soporte para métodos de trabajo tradicionales y ágiles en la gestión de proyectos. Y lo mejor es que todo se controla a través de un tablero central.

Adobe Experience Manager.

Si quieres gestionar tu flujo de trabajo de creación de contenidos, echa un vistazo a Experience Manager. Aquí verás potentes funciones y herramientas flexibles para crear y desplegar tus contenidos. Con tecnología IA y basado en la nube.

Adobe Acrobat Sign.

A diferencia de lo que sugiere su nombre, Acrobat Sign permite hacer mucho más que simplemente automatizar los procesos de firma electrónica, porque puedes utilizar las herramientas visuales para automatizar y coordinar mejor todas las tareas relacionadas con la creación y el procesamiento de documentos.

Cómo se define la gestión de flujo de trabajo?

La actividad empresarial cotidiana se compone de muchos procesos diferentes, que pueden durar a lo largo de diferentes periodos de tiempo, ser complejos e implicar a distintos actores. Se habla de flujo de trabajo cuando se tiene en cuenta la secuencia de procesos interrelacionados y la dependencia de quién tiene que hacer qué y cuándo.

La gestión del flujo de trabajo se ocupa de la coordinación y el control de estos flujos de trabajo. Su objetivo es simplificar los procesos, aumentar la transparencia y mejorar la eficiencia.

Las tareas concretas de la gestión de flujo de trabajo incluyen, en primer lugar, el análisis del flujo de trabajo y la identificación de las dependencias. Posteriormente, se modelan las mejoras, se describen y se preparan visualmente las dependencias. Si el modelo recién formado es satisfactorio, se adopta el flujo de trabajo y se controla con un punto de inicio y un punto final fijos, y a través de diferentes procesos. Por último, se extraen los datos importantes del flujo de trabajo y se registran para permitir la optimización y crear informes a largo plazo.

Qué es un sistema de gestión de flujo de trabajo?

El sistema de gestión del flujo de trabajo es la siguiente etapa en el desarrollo del procedimiento que describimos anteriormente. Su particularidad es que los productos, los documentos, la información o los resultados se transmiten de un participante a otro del proceso, bajo el cumplimiento coherente de unas normas dadas. A menudo este proceso está diseñado para ser interdepartamental. Por ejemplo, una vez que un departamento ha completado su proceso, el proyecto pasa automáticamente a los siguientes departamentos, hasta llegar a los de facturación y contabilidad. Esto garantiza que el proceso empresarial previsto sea siempre el mismo y que no se pierdan recursos ni tiempo innecesariamente. Otra parte importante del sistema de gestión del flujo de trabajo es la orquestación digital de los documentos. Encontrarás más sobre este tema en el artículo “Gestión de documental”.

Qué es el sistema de gestión documental?

Los procesos basados en el papel ya no resultan apropiados para las empresas modernas. Antes, los documentos se enviaban por correo, se distribuían en los departamentos y no era raro que desaparecieran en sótanos de archivos opacos después de ser procesados. Ahora, los sistemas de gestión de documentos digitales (DMS) han venido a tomar el relevo y permitir que toda la información importante para el usuario pueda encontrarse en una misma base de datos: ya sean presupuestos, facturas, contratos, albaranes o intercambios de correo electrónico con otros equipos.

Con Adobe Document Cloud hemos desarrollado herramientas líderes para gestionar archivos PDF y firmas electrónicas. No importa con qué programas de Office o sistemas de terceros trabaje tu empresa, gracias a su integración perfecta, todos los usuarios pueden procesar juntos documentos, flujos de trabajo y tareas sin demora. Y con la nube, esto puede hacerse incluso desde cualquier lugar y momento.

Principales competencias de la gestión de flujo de trabajo.

La digitalización significa que nuestro trabajo será aún más digital, transparente, ágil y más conectado a la red en el futuro. Esto también afecta al flujo de trabajo. Por lo tanto, una gestión moderna del flujo de trabajo se basará sistemáticamente en la integración y la conexión en red, además de la automatización y la trazabilidad para todos los implicados, porque en lugar de crear jerarquías, los flujos de trabajo dan a los equipos más poder de decisión. Antes, los directivos solían tener que delegar tareas, hoy los actores pueden elegir por sí mismos las más importantes. En cierto modo, toda la gestión del flujo de trabajo está cambiando el sistema basado en el empuje a otro basado en el tirón.

Aparte de la forma de trabajar, las herramientas y plataformas de trabajo también seguirán cambiando. El antiguo principio de “hacer y controlar” se está sustituyendo paso a paso por la transparencia para todos los participantes, porque la comprensión total de todo el proceso de trabajo también permite aclarar el papel de los implicados y, por lo tanto, la responsabilidad que tiene cada actor individual.