Digitalizar documentos de forma simplificada

Es cierto que la digitalización, el archivado y el registro de los documentos también pueden realizarse sin necesidad de un sistema de gestión documental. Sin embargo, las tareas asociadas a ello pueden llevar mucho tiempo sin un software, dependiendo de la cantidad de documentos. Por lo tanto, un SGD basado en la nube, como Acrobat, es una herramienta que resulta muy útil en la mayoría de los casos para digitalizar documentos en papel. Especialmente con este software, la digitalización ofrece a las empresas y a los autónomos todo tipo de ventajas en su trabajo diario. Entre las más importantes están::

• Mejor acceso a los documentos: en lugar de tener que rebuscar en las estanterías de archivos o en los archivadores, con un SGD encontrarás los documentos digitalizados en pocos segundos utilizando la función de búsqueda. Además, al almacenar los archivos en la nube, podrás acceder a ellos independientemente del dispositivo o la ubicación. Algo muy práctico que ahorra mucho tiempo a largo plazo.
• Colaboración más eficaz: como los documentos digitalizados se actualizan automáticamente al interactuar con el SGD en la nube, todos los participantes siempre están al mismo nivel. Esto evita que varias personas trabajen accidentalmente en diferentes versiones de un documento. Además, los documentos digitales pueden enviarse entre individuos, equipos o departamentos con mucha más rapidez.
• Captura automática: gracias al reconocimiento automático de textos del software de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR), este es capaz de capturar, indexar y archivar los documentos digitalizados en fracciones de segundo. Un buen SGD puede incluso asignar archivos directamente a las personas responsables, lo cual no solo supone un ahorro de tiempo, sino también de personal.
• Más seguridad: a diferencia de los documentos en papel, los documentos digitalizados en la nube no se pierden. Tampoco se queman ni amarillean, ni acaban accidentalmente en la basura.
• Mayor protección de datos: los documentos digitalizados pueden protegerse contra el acceso de terceros de muchas maneras diferentes, mediante cortafuegos, contraseñas, cifrado o restricciones de acceso, por ejemplo.
• Más sostenibilidad: el papel es un recurso valioso cuya producción requiere mucha agua y favorece la deforestación. Al digitalizar los procesos de trabajo y prescindir del soporte en papel, las empresas y los particulares pueden contribuir en gran medida a cuidar más del medio ambiente en el día a día de la oficina.

Digitalización conforme a los GoBD: qué tienes que tener en cuenta.

Para garantizar la seguridad jurídica a la hora de digitalizar documentos tales como contratos, facturas o expedientes de personal, hay que tener en cuenta los GoBD (principios para la conservación y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos). En pocas palabras, los GoBD estipulan que los documentos empresariales digitalizados deben archivarse de forma comprensible y segura.

Aquí te resumimos algunos de sus requisitos más importantes. Si quieres profundizar en el asunto, también puedes consultar estos principios en el sitio web del Ministerio de Hacienda español.

Proceso de escaneo.

En primer lugar, los documentos deben digitalizarse rápidamente tras su elaboración o recepción, a ser posible en un plazo de diez días. Asegúrate de que los datos y la información de los documentos se capturen de forma legible. Además, no te olvides de que debes registrar en un libro de orden organizativo qué documentos se escanean y, si fuera necesario, comprobar que el archivo digitalizado coincida con el original.

Bandeja.

El orden es la máxima prioridad a la hora de archivar. Esto significa que la bandeja debe organizarse de forma comprensible, lógica y sistemática. Los auditores/as deben ser capaces de encontrar documentos individuales en el sistema de forma rápida y sencilla, preferiblemente utilizando la búsqueda de texto completo. Además, los escaneos de determinados documentos, como los registros contables, tienen que archivarse de forma que la copia digital coincida con la imagen del original.

Protección contra una falsificación.

Ten en cuenta que existen determinados documentos, como los comprobantes, los balances o los informes anuales, que ya no deben modificarse posteriormente. Si modificas documentos escritos, debes hacer una copia del original y registrar los cambios en la copia de forma perceptible.

A propósito: al digitalizar, también debes observar la obligación de conservación, así como los requisitos del RGPD. Puedes encontrar más información al respecto en nuestro artículo «Qué es el sistema de gestión documental».

Qué aplicación necesito para digitalizar documentos

Si decides pasarte a la oficina digitalizada, sería bueno que te hicieras con un sistema de gestión documental (SGD) como Acrobat. Se trata de un software que te ayuda en diversas actividades de gestión de documentos, ya sea la captura de documentos entrantes, la edición conjunta de documentos o los procesos de aprobación y las firmas electrónicas. Si solo se trata de escanear, una a plicación para teléfonos inteligentes también puede ser útil. Algunos SGD ya tienen integradas estas aplicaciones. Acrobat, por ejemplo, tiene su propia aplicación de escaneo, Adobe Scan, incluida en la suscripción. Digitalizar documentos de esta manera con un teléfono móvil puede tener muchas ventajas..

Digitalizar documentos con el móvil.

¿Estás reunido con un cliente y quieres escanear rápidamente un formulario de pedido o una tarjeta de visita? ¿O digitalizar fácilmente un documento que te llegó por carta? O tal vez hayas recibido un contrato en papel y necesites corregir rápidamente un error tipográfico. Adobe Scan es perfecto para todas estas tareas, porque esta aplicación te permite escanear fácilmente un documento en papel con el móvil y luego procesarlo como archivo PDF.

La aplicación te ofrece varios modos de captura con detección automática de bordes para que toda la información se recoja de forma nítida y legible. Adobe Scan resulta especialmente práctico porque corrige automáticamente la perspectiva del documento e incluso captura documentos escritos a mano, asistido por inteligencia artificial. La aplicación también elimina los reflejos y las sombras que dificultan la legibilidad.

Digitalizar un documento en 5 pasos con Adobe Scan.

1. Abre Adobe Scan en tu móvil o tableta.
2. Escanea el documento con tu cámara integrada.
3. Pasa tu dedo por la pantalla táctil para ajustar fácilmente los bordes del documento.
4. Elimina la suciedad o las manchas del papel con la herramienta «Limpiar».
5. Ponle un nombre al documento escaneado y guárdalo como archivo PDF. Ya puedes abrir el documento en Acrobat y hacer cambios allí si fuera necesario.