Gestión documental: toda la información importante de un vistazo
Ya sea un bufete de abogados, una oficina gubernamental o una agencia de marketing, trabajar en y con documentos digitales es fundamental en las tareas diarias de muchos sectores profesionales. Pero siempre que los documentos pasan por varias manos, se someten a procesos de aprobación o tienen que ser firmados por diferentes personas, pueden producirse errores. Por ejemplo, cuando circulan accidentalmente diferentes versiones de un texto en el equipo.
Además, la gestión de diferentes documentos puede llevar mucho tiempo si el flujo de trabajo no está diseñado de forma óptima. En un mundo laboral cada vez más interconectado, la gestión eficiente de los documentos es, por lo tanto, extremadamente importante. En este artículo revelamos en qué consiste exactamente la gestión documental y qué ventajas ofrece.
Temas a tratar:
- ¿Qué es la gestión documental?
- Por qué es importante la gestión documental.
- Requisitos para la gestión documental.
- ¿Qué tipos de software de gestión documental existen?
- Gestión documental con Adobe Acrobat.
- Implantación y optimización de la gestión documental.
- Consejos para una gestión documental digital.
- Inteligencia artificial y gestión documental.
- Gestión documental móvil.
- Preguntas más frecuentes.
¿Qué es la gestión documental?
Desde correos electrónicos y facturas importantes hasta presupuestos para clientes, contratos y tablas de hojas de cálculo de páginas enteras, tras veinte años de digitalización, ya es algo muy normal que las grandes empresas, los pequeños negocios y los autónomos trabajen con multitud de documentos electrónicos en su día a día. Las grandes empresas y los autónomos confían cada vez más en la gestión documental para no perder de vista las enormes cantidades de documentos digitales y coordinar el trabajo conjunto de dichos documentos de la mejor manera posible. Pero ¿qué significa esto en concreto?
La gestión documental proporciona una mejor visión de los documentos electrónicos escritos y sirve para que el trabajo conjunto sobre los documentos sea más eficiente.
Definición de sistema de gestión documental.
En esencia, la gestión documental puede describirse como la administración y el archivado mediante bases de datos de documentos electrónicos de todo tipo. En España, esto incluye también la digitalización de documentos en papel y su gestión en sistemas electrónicos.
El elemento central de la gestión documental son los llamados sistemas de gestión documental (DMS Document Management System), diseñados para archivar documentos digitales de forma segura y ponerlos a disposición de todos los responsables de una empresa o un proyecto para que puedan acceder a ellos fácilmente. En la práctica, a menudo se trata de que varios miembros de un equipo o de una empresa trabajen juntos en documentos, dejando comentarios en los documentos, revisando borradores o firmando contratos de forma digital y legal, por ejemplo.
Por lo tanto, la gestión documental es algo más que una «administración de documentos», ya que esto último no suele ser más que el archivo ordenado de documentos con el objetivo de poder encontrarlos rápidamente más tarde en el trabajo diario. Así pues, aunque la administración de documentos documental es un aspecto importante de la gestión documental, es solo una parte de ella.
Campos de aplicación de la gestión documental
La gestión documental se utiliza en una gran variedad de ámbitos. En recursos humanos, por ejemplo, puede ayudar a las empresas a optimizar el proceso de solicitud y de incorporación. Los responsables de RRHH pueden utilizar un DMS para almacenar en el mismo lugar todos los documentos de solicitud de empleo de forma centralizada y ponerlos a disposición de los miembros del equipo que los necesiten exactamente con un clic. La gestión documental también resulta de gran utilidad a la hora de coordinar textos entre proveedores de servicios y clientes –por ejemplo, en el sector de la comunicación.
Es decir, la gestión documental se utiliza tanto dentro de las empresas (para la comunicación de oficina o contabilidad internas, por ejemplo), como en el intercambio entre empresas, clientes y autónomos/as. Esto puede implicar tipos de documentos muy diferentes. Normalmente, se trata de grupos de documentos como:
- Contratos
- Certificados
- Fotos
- Vídeos
- Gráficos
- Ofertas
- Presentaciones
- Factures
- Recibos
- Expedientes
- Peritajes
- Dibujos técnicos
- Diagramas
- Textos publicitarios y de marketing
Por qué es importante la gestión documental.
Seguro que a muchos les suena la siguiente situación: un equipo debe redactar un documento, por ejemplo, un borrador de contrato, y acordarlo con el cliente. Tras una sesión informativa inicial, la persona A redacta el texto, que luego es adaptado y reformulado por la persona B. La nueva versión se guarda como un archivo nuevo en el ordenador de la persona B. Ahora resulta que, paralelamente, la persona C también decide cambiar pasajes del contrato, pero lo hace en el documento original sin tener en cuenta los cambios de B. La persona C también guarda su versión editada localmente con un otro nombre de archivo. Así que al cabo de poco tiempo nos encontramos con tres versiones del mismo documento circulando que habrá que volver a poner en común, con la consiguiente pérdida de un valioso tiempo de trabajo.
El ejemplo lo demuestra: cuantas más personas trabajen con un mismo documento, más probable será que se produzcan errores. Sobre todo, pasa cuando se utilizan varios dispositivos finales, no se establecen acuerdos claros y todo sin un software que garantice siempre a todos los miembros de un equipo el estado de edición actualizado de un documento. Si no es así, los contratiempos están literalmente preprogramados. Aquí es exactamente donde entra en juego la gestión documental.
Ventajas de la gestión documental
Con programas de gestión de documental, como Adobe Document Cloud, siempre tendrás una vista general de tus flujos de trabajo. Desde la elaboración de textos y la edición sincronizada de documentos independientemente del dispositivo hasta la optimización de los procesos de aprobación y las firmas digitales legalmente vinculantes, la gestión documental te ofrece muchas ventajas. He aquí un resumen de las más importantes:
- Permite la edición simultánea de documentos desde cualquier lugar entre varias personas.
- Guarda siempre el estado de edición actual del documento en todos los dispositivos.
- Registra los pasos del cambio para que todos los vean.
- Almacena los archivos de forma centralizada en la nube y, por lo tanto, están disponibles siempre y en todas partes.
- Permite encontrar documentos rápida y fácilmente gracias a la búsqueda por palabras clave.
- El archivo digital ahorra grandes cantidades de papel.
- Simplifica el flujo de trabajo y lo hace más eficiente gracias a los bloques de texto.
- Algunos procesos, como el registro de facturas, se realizan automáticamente..
- Los datos sensibles están protegidos por accesos restringidos/autorizados.
- Permite crear firmas válidas conformes a la ley.
Requisitos para la gestión documental.
Para que la gestión documental sea eficaz, es necesario que el DMS cumpla determinados requisitos previos. En primer lugar, la elección del DMS adecuado depende, naturalmente, de las tareas a realizar. Según se trate de contabilidad y aprobación de facturas, de procesos de incorporación o de gestión de contratos, por ejemplo, se pueden utilizar otros sistemas.
No obstante, y aparte de esto, puede decirse que todo DMS no solo debe optimizar el mero archivado de documentos, sino también integrar las funciones siguientes:
- Registro automático de documentos
- Gestión documental
- Acceso ajustable a nivel individual de documentos
- Edición simultánea de documentos por varios usuarios/as
- Reconocimiento automático de textos
- Protección de datos sensibles (mediante encriptación, por ejemplo)
¿Qué tipos de software de gestión documental existen?
Si deseas optimizar procesos empresariales internos, la contabilidad de tu propia empresa o los procesos de aprobación con los clientes, en Internet encontrarás numerosos sistemas de gestión documental (DMS) que mejoran la gestión del flujo de trabajo. Si quieres saber más sobre cómo integrar un DMS en tu trabajo diario, quizá te interese nuestro artículo «Qué es un sistema de gestión documental».
Gestión documental con Adobe Document Cloud.
Si buscas una solución de gestión documental eficaz e intuitiva, Adobe Document Cloud es la opción adecuada para ti. Después de todo, en Adobe llevamos más de 25 años estableciendo el estándar mundial para crear, escanear, editar, firmar, proteger y gestionar documentos PDF. Acrobat es adecuado tanto para grandes empresas como para usuarios/as individuales, equipos y pequeñas o medianas empresas.
Trabajar juntos en documentos.
Desde una presentación para la próxima reunión del equipo hasta un artículo técnico para una revista científica, con Acrobat, numerosas personas podrán trabajar en los documentos desde cualquier dispositivo de forma simultánea y fácilmente. Con unos pocos clics, podrás añadir notas y comentarios a los archivos PDF, editar textos o imágenes y seguir el estado de edición en tiempo real. Esto no solo ayuda a evitar una posible confusión y maraña de versiones diferentes, sino que además ahorra tiempo, porque todos pueden trabajar cómodamente en el mismo archivo. Incluso puedes revisar y ajustar el texto de documentos escaneados mediante el reconocimiento óptico de caracteres de Acrobat.
Coordinar documentos más rápidamente.
Obtener la opinión y la aprobación de los documentos por parte de clientes o supervisores puede ser a veces un proceso tedioso, porque casi todos los proyectos implican cosas tales como la reformulación de pasajes de texto, la sustitución de imágenes o la consideración de solicitudes de adaptación contradictorias. Con Acrobat puedes hacer que todos estos procesos sean más rápidos y mejores. Basta con enviar un enlace de aprobación al archivo PDF a todos los que deban revisar el documento, evitando así las complicadas gestiones por correo electrónico y la integración de los diferentes comentarios. Todos los comentarios y las respuestas a los mismos se recogen en el documento de forma bien visible para todos los participantes.
Trabaja con documentos también fuera.
¿Eres autónomo/a tienes que trabajar regularmente en el tren? ¿O gerente y a menudo tienes que aprobar documentos o firmar contratos, incluso cuando no estás delante del ordenador? Con la aplicación Adobe Acrobat Reader, podrás leer documentos PDF sobre la marcha, cumplimentarlos, comentarlos y firmarlos, todo ello cómodamente con tu teléfono inteligente. Es más, con Acrobat Pro, podrás incluso crear, convertir y combinar documentos PDF desde tu tableta o móvil.
Adobe Acrobat Sign, la forma más fácil de firmar documentos.
La falta de una firma en un permiso, un contrato o una solicitud puede retrasar todo un proyecto. Acrobat Sign hace que obtener firmas digitales de otras personas sea rápido, fácil y seguro y te permite firmar documentos en línea tú mismo para hacerlos legalmente vinculantes. Solo necesitas escribir tu nombre, firmar con el ratón o el panel táctil o subir una foto con tu firma.
Mayor protección de datos.
Acrobat no solo se preocupa de hacer que la gestión documental sea más fácil y eficiente, también de que sea más segura. Todos los derechos de acceso te pertenecen a ti y solo tú decides quién puede ver, editar y compartir determinada información. Además de la infraestructura segura en la nube, cuenta con funciones adicionales, como el cifrado, la redacción y la certificación, que garantizan que los datos sensibles, confidenciales y secretos estén siempre bien protegidos.
Introducción y optimización de la gestión documental.
Tanto los autónomos/as como las empresas se enfrentan a grandes retos cuando se trata de la gestión documental: una oferta importante que hay que redactar en equipo, una campaña publicitaria bajo presión de tiempo que debe enviarse al cliente o un contrato comercial en el que no se permiten errores. Por lo tanto, optimizar la gestión documental o introducirla desde el principio resulta ser una medida sensata. Las siguientes instrucciones te muestran lo que debes tener en cuenta en el proceso.
Del escáner al archivado: gestión documental paso a paso.
- Al principio, es posible que tengas que digitalizar los documentos en papel con un escáner.
- Lo mejor es convertir el documento escaneado directamente en un formato de archivo que puedas editar. Aquí verás cómo convertir un documento escaneado en un archivo PDF. También hay aplicaciones para teléfonos inteligentes, como Adobe Scan, que permiten convertir los documentos directamente en un documento PDF editable
- Para que puedas encontrar el documento con facilidad después, deberás catalogar y categorizar los documentos digitales correctamente, creando, por ejemplo, carpetas específicas para las facturas según categorías de productos.
- Además de nombrar los archivos adecuadamente, también tienes que cumplimentar los campos para el proceso de indexación a través de los metadatos. Así también podrás buscar y encontrar tu documento en el archivo digital utilizando valores numéricos, como números de pedidos..
- De interés: los metadatos te permiten integrar documentos escaneados o enviados por fax en el archivo digital.
Crear flujos de trabajo más eficientes gracias a la gestión documental.
Además de estos fundamentos técnicos, también merece la pena echar un vistazo al flujo de trabajo de la gestión documental. Aquí también se pueden optimizar algunas cosas:
- Lo primero que debes hacer es definir las responsabilidades dentro del equipo. Tiene que quedar claro para todos los implicados quién redacta y revisa los documentos, quién los aprueba o comprueba y quién los envía. Aclara también si todos deben tener los mismos derechos de acceso y edición o si ciertas personas tendrán permiso adicional para ver y modificar más que otras..
- Procura almacenar en un lugar central las notas, los comentarios y las solicitudes de cambio, en la medida de lo posible. Los programas como Adobe Document Cloud se encargan de ello de forma totalmente automática al recoger los comentarios y las respuestas en el mismo documento
- Evita tener diferentes versiones de los documentos. Esto provoca confusión y lleva a errores. En Acrobat, los cambios en el texto o las imágenes se guardan inmediatamente en la nube, de modo que todo el mundo está siempre al día, independientemente del dispositivo desde el que se acceda al documento.
- Al revisar los documentos, asigna instrucciones de trabajo concretas a los responsables. En Acrobat puedes utilizar el símbolo @ para marcar a la persona en cuestión en los comentarios, por ejemplo.
- En la medida de lo posible, utiliza herramientas que te mantengan informado sobre el estado de los documentos. Adobe Sign te informa en tiempo real cada vez que los destinatarios/as abren y firman tus documentos.
- Las normativas de cumplimiento suelen exigir que se protejan los datos sensibles, confidenciales o secretos. En este sentido, los programas como Acrobat pueden serte de gran ayuda si, por ejemplo, necesitas tachar cierta información en documentos que un cliente o empleados externos no deben ver (todavía).
Consejos para una gestión documental digital.
Aunque cada vez se digitalizan más ámbitos de la vida laboral, el soporte en papel sigue desempeñando un papel importante, especialmente en Alemania. Un vistazo a una autoridad pública típica basta para comprobar que un gran número de documentos se sigue procesando por escrito. Cualquiera que solicite nuevos documentos en una oficina de registro de ciudadanos, por ejemplo, podría decirte un par de cosas al respecto. Sin embargo, la digitalización sigue avanzando, lo que hace que la gestión documental digital sea cada vez más necesaria.
Transformación digital con el software de gestión documental.
Con el software de gestión documental digital, las empresas, las organizaciones, los autónomos y las autoridades públicas pueden seguir el ritmo de la evolución del mundo laboral moderno y optimizar los procesos. Una de las ventajas de la digitalización de documentos es que los indexa y clasifica automáticamente (más sobre el tema a continuación). Las facturas o los albaranes, por ejemplo, pueden reconocerse directamente como tales, archivarse y asignarse a las personas responsables.
Los sistemas de gestión documental también pueden extraer datos de contacto y números de pedido o de personal mediante el software de reconocimiento de texto OCR (abreviatura de «optical character recognition»). Esto facilita mucho el archivo de documentos individuales, como los expedientes, porque los verás inmediatamente en la pantalla en apenas unos clics y buscando determinadas palabras clave o metadatos. Esta es una gran ventaja en comparación con los documentos en papel, que pueden olvidarse fácilmente o incluso perderse en un archivador polvoriento. A propósito, con el reconocimiento de texto OCR también podrás extraer datos de correos electrónicos y formularios web.
¿Te interesa el potencial del DMS en el ámbito de la digitalización? Entonces deberías echar un vistazo a nuestro artículo «Transformación digital con el software de gestión documental»
Digitalizar documentos con Adobe Scan.
Si buscas la manera de digitalizar rápidamente documentos en papel deberías echar una ojeada a Adobe Scan. La aplicación para teléfonos inteligentes también se basa en el software OCR y convierte los documentos en archivos PDF editables en muy poco tiempo. Gracias al reconocimiento de texto, encontrarás fácilmente los documentos escaneados mediante palabras clave. Y no solo eso, Adobe Scan también permite editar los archivos PDF creados. Con él, por ejemplo, podrás editar el texto, ajustar el tamaño de fuente o cambiar gráficos.
Inteligencia artificial y gestión documental.
En muchas empresas, la captura y digitalización de documentos sigue siendo un proceso realizado a mano por personas. Este proceso suele llevar mucho tiempo y tampoco es que resulte muy satisfactorio. La inteligencia artificial ofrece un gran potencial en este sentido, ya que puede liberar a los humanos de tareas importantes pero tediosas, permitiéndoles dedicar más tiempo a otras actividades.
Gestión documental móvil.
Cada vez son más las personas que utilizan los teléfonos inteligentes, aparte de los ordenadores en su trabajo diario, para consultar su correo electrónico de camino a la oficina o revisar un proyecto de oferta. Las soluciones de software que permiten la gestión móvil de documentos, como la aplicación Acrobat Reader, son ideales para estas situaciones.
Con la aplicación podrás leer, rellenar y firmar documentos sobre la marcha con tu smartphone. Especialmente práctico resulta el modo líquido. Esta función sirve para que las secciones individuales de un documento sean fáciles de leer incluso en la vista del móvil. Las aplicaciones como Acrobat Reader marcan la diferencia, sobre todo cuando hay que hacer las cosas rápidamente y no se está sentado frente al ordenador.
Preguntas más frecuentes.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es la administración y el archivo de documentos digitales con ayuda de bases de datos, lo que permite un manejo más eficiente de los documentos en la oficina digitalizada, desde el archivo de contratos importantes hasta el trabajo conjunto entre dispositivos, sin importar la ubicación de los textos.
¿Quién necesita la gestión documental?
La gestión documental puede aplicarse en muchos ámbitos y sectores industriales diferentes. Resulta especialmente útil cuando los textos deben crearlos, acordarlos y aprobarlos varias personas y allá donde haya que gestionar y archivar documentos dentro de una empresa. Algunos ejemplos de áreas de aplicación son: Contabilidad, comunicación de oficina, recursos humanos, marketing, ciencia, servicios financieros, ingeniería, archivo y tareas de carácter oficial.
¿Qué se entiende por DMS?
DMS es la abreviatura de sistema de gestión documental. Se trata de aplicaciones de software que permiten la gestión documental, como Adobe Document Cloud.
¿Por qué es útil la gestión documental?
La gestión documental garantiza un manejo fluido de los documentos digitales, optimizando así los procesos de trabajo. Entre sus ventajas, cabe destacar el registro y catálogo automático de documentos entrantes, la posibilidad de que varias personas editen y comenten los documentos al mismo tiempo, además de actualizar cambios de texto en tiempo real y registrarlos para que todos los vean, y simplificar los procesos de aprobación y permitir que los documentos se firmen electrónicamente..
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