Information Rights Management (IRM): Alles, was du wissen musst.
Wir erklären dir, worum es beim Information Rights Management genau geht, welche Vorteile IRM hat und wie du deine Dokumente mit Adobe effektiv schützen kannst.
ZUM ABSCHNITT SPRINGEN
Was ist Information Rights Management (IRM)?
Der Unterschied zwischen IRM und DRM.
Vorteile von Information Rights Management.
Information Rights Management mit Adobe Experience Manager.
Dokumente schützen mit Adobe Acrobat.
Was ist Information Rights Management (IRM)?
Information Rights Management (IRM) ist eine Form der IT-Sicherheitstechnologie, die dazu dient, Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen mit sensiblen Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Darüber hinaus bietet IRM Schutz vor unbefugtem Kopieren, Drucken, Weiterleiten, Löschen und Bearbeiten. Es wird häufig von Organisationen eingesetzt, die mit sensiblen Daten arbeiten, wie z. B. Finanzinstituten, Gesundheitsdienstleistern und Regierungsbehörden.
Wie funktioniert IRM?
IRM umfasst in der Regel den Einsatz von Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und DRM-Technologien (Digital Rights Management). Es kann auch Richtlinien und Verfahren beinhalten, die regeln, wie Informationen innerhalb einer Organisation behandelt, gespeichert und übertragen werden.
Ziel des IRM ist es, sicherzustellen, dass sensible Informationen nur von befugten Personen eingesehen und verwendet werden können, um sie so vor Diebstahl, Verlust oder anderen Arten von unbefugtem Zugriff zu schützen. Dabei kann IRM zum Schutz eines breiten Spektrums von Informationen eingesetzt werden, darunter geistiges Eigentum, Finanzdaten, persönliche Informationen und Geschäftsgeheimnisse.
Über die Vergabe von Passwörter können Dokumente vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.
Der Unterschied zwischen IRM und DRM.
Die Verwaltung digitaler Rechte (Digital Rights Management, DRM) und die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) sind beides Methoden zum Schutz digitaler Inhalte, sie unterscheiden sich jedoch in ihrem Umfang und ihrer Anwendung.
DRM ist in erster Linie darauf ausgerichtet, urheberrechtlich geschützte Inhalte wie Musik, Filme und E-Books vor Piraterie und unerlaubter Nutzung zu schützen. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Technologien und Techniken, die von den Eigentümer*innen und Verleger*innen von Inhalten eingesetzt werden, um zu kontrollieren, wie digitale Inhalte genutzt und verbreitet werden.
IRM hingegen ist ein breiterer Ansatz zum Schutz digitaler Informationen, der über den Urheberrechtsschutz hinausgeht. IRM wurde entwickelt, um sensible und vertrauliche Informationen wie Finanzdaten, Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Dokumente vor unbefugtem Zugriff, unbefugter Nutzung und unbefugter Verbreitung zu schützen.
IRM-Systeme verwenden in der Regel Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um den Zugang zu sensiblen Informationen einzuschränken, selbst wenn die Informationen außerhalb des Unternehmens weitergegeben oder verteilt werden. Information Rights Management kann so beispielsweise auf die digitale Kommunikation von Führungskräften (Microsoft Office-Dokumente, PDF-Dateien, E-Mails etc.) angewendet werden, um zu verhindern, dass sensible Informationen an die Medien oder an die Konkurrenz gelangen.
Vorteile von Information Rights Management.
Wenn es um den Schutz von sensiblen Informationen geht, stoßen einzelne Sicherheitsmaßnahmen schnell an ihre Grenzen. Deshalb ist es sinnvoll, auf eine Kombination verschiedener Schutzmechanismen und -maßnahmen zu setzen. Die Einführung von Information Rights Management (IRM) in einem Unternehmen hat mehrere Vorteile:
- Schutz von sensiblen Informationen: IRM hilft, sensible oder vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff, unbefugter Nutzung oder Verbreitung zu schützen. Dies kann dazu beitragen, Datenschutzverletzungen, Diebstahl und andere Sicherheitsvorfälle zu verhindern, die den Ruf eines Unternehmens schädigen und zu rechtlichen und finanziellen Verpflichtungen führen können.
- Kontrolle über Informationen: Mittels Information Rights Management können Unternehmen kontrollieren, wer Zugang zu vertraulichen Informationen hat und wie diese Informationen verwendet werden können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur befugte Mitarbeiter*innen Zugang zu den Informationen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen, und dass die Informationen in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften verwendet werden.
- Verbesserte Zusammenarbeit: IRM ermöglicht eine sichere Zusammenarbeit zwischen befugten Mitarbeiter*innen, so dass diese Informationen gemeinsam nutzen können, ohne die Kontrolle über die Verwendung dieser Informationen zu verlieren. Dies kann dazu beitragen, die Produktivität und die Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb einer Organisation zu verbessern.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: IRM unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit. So gibt es in vielen Branchen spezielle Vorschriften, die den Schutz sensibler Daten vorschreiben, wie z. B. HIPAA im Gesundheitswesen oder PCI DSS in der Zahlungskartenbranche.
- Schutz des geistigen Eigentums: Information Rights Management kann helfen, das geistige Eigentum eines Unternehmens zu schützen, z. B. Geschäftsgeheimnisse, geschützte Informationen und andere vertrauliche Daten. Durch die Kontrolle, wer Zugriff auf diese Informationen hat und wie sie verwendet werden können, hilft IRM, die unbefugte Offenlegung und Verwendung des geistigen Eigentums des Unternehmens zu verhindern.
Insgesamt hilft Information Rights Management Unternehmen dabei, vertrauliche Informationen zu schützen, den Zugriff auf diese Informationen zu kontrollieren und die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Auf diese Weise lassen sich Sicherheit, Zusammenarbeit und Produktivität innerhalb eines Unternehmens verbessern.
Information Rights Management mit Adobe Experience Manager.
Adobe bietet Information Rights Management (IRM) über seine Adobe Experience Manager-Plattform an. AEM Rights Management ist eine Funktion der Experience Management-Plattform, die Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und DRM-Technologien (Digital Rights Management) zum Schutz vertraulicher Informationen bietet.
Mit der Experience Manager-Plattform können Unternehmen PDF-, Microsoft Office- und andere Dateiformate mittels Verschlüsselung und Zugriffskontrolle schützen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer*innen auf die geschützten Dokumente zugreifen und sie verwenden können.
Wir haben dir hier einige der wichtigsten Funktionen zusammengestellt:
- Verschlüsselung: AEM Rights Management verwendet zum Schutz von Dokumenten die AES-256-Verschlüsselung, einen hochsicheren Verschlüsselungsstandard, der von vielen Unternehmen zum Schutz vertraulicher Daten verwendet wird.
- Zugriffskontrolle: Damit können Unternehmen kontrollieren, wer auf geschützte Dokumente zugreifen kann und was sie damit tun können. Dazu gehört auch die Kontrolle, ob Benutzer*innen das Dokument drucken, kopieren oder bearbeiten können.
- Entzug: Die Experience Manager-Plattform ermöglicht es Organisationen, den Zugriff auf geschützte Dokumente jederzeit zu widerrufen. Dies kann in Fällen nützlich sein, in denen der Zugriff einer*s Benutzer*in aufgrund einer Änderung der Rolle oder des Beschäftigungsstatus widerrufen werden muss.
- Prüfprotokoll: Die Plattform bietet einen Prüfpfad für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit geschützten Dokumenten. So können Organisationen nachverfolgen, wer auf ein Dokument zugegriffen hat und was er oder sie damit gemacht hat.
Dokumente schützen mit Adobe Acrobat.
Doch auch mit Adobe Acrobat kannst du deine Dokumente effektiv schützen. So kannst du wichtige Unterlagen, Bilder oder Office-Dokumente in PDF-Dateien umwandeln und diese jederzeit bearbeiten, komprimieren oder versenden. Wenn du oft unterwegs bist oder im Homeoffice arbeitest, ermöglichen dir die praktischen Acrobat-Funktionen nicht nur die Zusammenarbeit mit anderen. Sie schützen deine Dokumente auch vor unberechtigtem Zugriff.
Durch das Erstellen digitaler Signaturen lässt sich die Identität der*des Ersteller*in authentifizieren, um so die Integrität des Dokuments sicherzustellen.
Mit Acrobat stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung:
- Kennwortschutz: Du kannst deine PDF-Dokumente mit einem Kennwort schützen, um unbefugten Zugriff zu verhindern. In Acrobat kannst du zwei Arten von Kennwörtern hinzufügen: ein Benutzerkennwort, das zum Öffnen des Dokuments erforderlich ist, und ein Berechtigungskennwort, das zum Bearbeiten, Drucken und Kopieren des Dokuments erforderlich ist.
- Digitale Signaturen: Adobe Acrobat Sign ermöglicht dir das Erstellen von digitalen Signaturen, um die Ersteller*innen-Identität des Dokuments zu authentifizieren und die Integrität des Dokuments sicherzustellen. Auf diese Weise lassen sich unbefugte Änderungen an dem Dokument verhindern.
- Zertifizierung: Wenn du eine PDF-Datei mit einem Zertifikat schützt, gibst du eine Gruppe von Empfänger*innen an und legst die Dateizugriffsebene für jede*n Empfänger*in bzw. für jede Gruppe fest. Du kannst beispielsweise einer Gruppe das Signieren und Ausfüllen von Formularen gestatten, einer anderen das Bearbeiten von Text oder Entfernen von Seiten.
- Wasserzeichen: Du kannst deinem PDF-Dokument Wasserzeichen hinzuzufügen, die seinen Status angeben, z. B. "vertraulich" oder "Entwurf". Auf diese Weise kannst du vermeiden, dass das Dokument von Unbefugten kopiert oder weitergegeben wird.
- Verschlüsselung: Du kannst dein Dokument entweder mit 40-Bit- oder mit 128-Bit-Verschlüsselung verschlüsseln, wobei letztere eine höhere Sicherheit bietet.
- Schwärzen: Adobe Acrobat Pro bietet dir darüber hinaus die Möglichkeit, über die Schwärzungsfunktion sensible Informationen in deinem PDF-Dokument zu schwärzen und damit vor unbefugten Blicken zu schützen.
In unserem Video zeigen wir dir, wie du ganz einfach dein PDF mit einem Passwort schützen kannst:
Mit Acrobat Pro kannst du sensible Informationen schwärzen und sie dauerhaft aus deinem PDF-Dokument entfernen.
Dokumente effektiv schützen.
Dokumentensicherheit mit Adobe.
Mit den Onlinetools von Adobe kannst du ganz einfach Passwörter festlegen und so dein PDF-Dokument vor unberechtigtem Zugriff schützen.
Häufig gestellte Fragen.
Was ist IRM?
Information Rights Management (IRM) ist ein Ansatz der Informatik, der den Zugriff auf digitale Informationen wie Dokumente, E-Mails und Tabellenkalkulationen kontrolliert und diese vor unbefugtem Zugriff, Nutzung und Verbreitung schützt. IRM wird vor allem eingesetzt, um sensible und vertrauliche Informationen wie Finanzdaten, juristische Dokumente und Geschäftsgeheimnisse zu schützen, selbst wenn die Informationen weitergegeben oder geteilt werden.
Was ist der Unterschied zwischen DRM und IRM?
Information Rights Management (IRM) ist eine Form der IT-Sicherheitstechnologie, die dazu dient, Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen mit sensiblen Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Digital Rights Management (DRM) ist demgegenüber vor allem auf den Schutz von Inhalten wie Musik, Filmen und E-Books vor Piraterie und unerlaubter Nutzung ausgerichtet.
Kann IRM Informationen schützen, die außerhalb meines Unternehmens weitergegeben werden?
Ja, durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen kann IRM deine Informationen auch dann schützen, wenn du sie mit externen Parteien wie Kund*innen, Partner*innen und Anbieter*innen austauschst. Mit Adobe Acrobat kannst du beispielsweise zwei Arten von Kennwörtern vergeben: ein Benutzerkennwort ermöglicht das Öffnen des Dokuments, während ein Berechtigungskennwort bestimmt, wer die geteilte Datei bearbeiten, drucken oder kopieren darf. Außerdem ermöglicht die Adobe Experience Manager-Plattform Organisationen, den Zugriff auf geschützte Dokumente zu widerrufen. Das spielt insbesondere dann eine Rolle, wenn der Zugriff von Benutzer*innen aufgrund einer Rollenänderung oder einer Änderung des Beschäftigungsstatus widerrufen werden muss.
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