Information Rights Management (IRM): Alles, was du wissen musst.

Was ist Information Rights Management (IRM)?

Information Rights Management (IRM) ist eine Form der IT-Sicherheitstechnologie, die dazu dient, Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen mit sensiblen Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Darüber hinaus bietet IRM Schutz vor unbefugtem Kopieren, Drucken, Weiterleiten, Löschen und Bearbeiten. Es wird häufig von Organisationen eingesetzt, die mit sensiblen Daten arbeiten, wie z. B. Finanzinstituten, Gesundheitsdienstleistern und Regierungsbehörden.

Der Unterschied zwischen IRM und DRM.

Die Verwaltung digitaler Rechte (Digital Rights Management, DRM) und die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) sind beides Methoden zum Schutz digitaler Inhalte, sie unterscheiden sich jedoch in ihrem Umfang und ihrer Anwendung.

DRM ist in erster Linie darauf ausgerichtet, urheberrechtlich geschützte Inhalte wie Musik, Filme und E-Books vor Piraterie und unerlaubter Nutzung zu schützen. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Technologien und Techniken, die von den Eigentümer*innen und Verleger*innen von Inhalten eingesetzt werden, um zu kontrollieren, wie digitale Inhalte genutzt und verbreitet werden.

IRM hingegen ist ein breiterer Ansatz zum Schutz digitaler Informationen, der über den Urheberrechtsschutz hinausgeht. IRM wurde entwickelt, um sensible und vertrauliche Informationen wie Finanzdaten, Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Dokumente vor unbefugtem Zugriff, unbefugter Nutzung und unbefugter Verbreitung zu schützen.

IRM-Systeme verwenden in der Regel Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um den Zugang zu sensiblen Informationen einzuschränken, selbst wenn die Informationen außerhalb des Unternehmens weitergegeben oder verteilt werden. Information Rights Management kann so beispielsweise auf die digitale Kommunikation von Führungskräften (Microsoft Office-Dokumente, PDF-Dateien, E-Mails etc.) angewendet werden, um zu verhindern, dass sensible Informationen an die Medien oder an die Konkurrenz gelangen.

Vorteile von Information Rights Management.

Wenn es um den Schutz von sensiblen Informationen geht, stoßen einzelne Sicherheitsmaßnahmen schnell an ihre Grenzen. Deshalb ist es sinnvoll, auf eine Kombination verschiedener Schutzmechanismen und -maßnahmen zu setzen. Die Einführung von Information Rights Management (IRM) in einem Unternehmen hat mehrere Vorteile:

• Schutz von sensiblen Informationen: IRM hilft, sensible oder vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff, unbefugter Nutzung oder Verbreitung zu schützen. Dies kann dazu beitragen, Datenschutzverletzungen, Diebstahl und andere Sicherheitsvorfälle zu verhindern, die den Ruf eines Unternehmens schädigen und zu rechtlichen und finanziellen Verpflichtungen führen können.
• Kontrolle über Informationen: Mittels Information Rights Management können Unternehmen kontrollieren, wer Zugang zu vertraulichen Informationen hat und wie diese Informationen verwendet werden können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur befugte Mitarbeiter*innen Zugang zu den Informationen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen, und dass die Informationen in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften verwendet werden.
• Verbesserte Zusammenarbeit: IRM ermöglicht eine sichere Zusammenarbeit zwischen befugten Mitarbeiter*innen, so dass diese Informationen gemeinsam nutzen können, ohne die Kontrolle über die Verwendung dieser Informationen zu verlieren. Dies kann dazu beitragen, die Produktivität und die Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb einer Organisation zu verbessern.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: IRM unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit. So gibt es in vielen Branchen spezielle Vorschriften, die den Schutz sensibler Daten vorschreiben, wie z. B. HIPAA im Gesundheitswesen oder PCI DSS in der Zahlungskartenbranche.
• Schutz des geistigen Eigentums: Information Rights Management kann helfen, das geistige Eigentum eines Unternehmens zu schützen, z. B. Geschäftsgeheimnisse, geschützte Informationen und andere vertrauliche Daten. Durch die Kontrolle, wer Zugriff auf diese Informationen hat und wie sie verwendet werden können, hilft IRM, die unbefugte Offenlegung und Verwendung des geistigen Eigentums des Unternehmens zu verhindern.

Insgesamt hilft Information Rights Management Unternehmen dabei, vertrauliche Informationen zu schützen, den Zugriff auf diese Informationen zu kontrollieren und die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Auf diese Weise lassen sich Sicherheit, Zusammenarbeit und Produktivität innerhalb eines Unternehmens verbessern.

Information Rights Management mit Adobe Experience Manager.

Adobe bietet Information Rights Management (IRM) über seine Adobe Experience Manager-Plattform an. AEM Rights Management ist eine Funktion der Experience Management-Plattform, die Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und DRM-Technologien (Digital Rights Management) zum Schutz vertraulicher Informationen bietet.

Mit der Experience Manager-Plattform können Unternehmen PDF-, Microsoft Office- und andere Dateiformate mittels Verschlüsselung und Zugriffskontrolle schützen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer*innen auf die geschützten Dokumente zugreifen und sie verwenden können.

Wir haben dir hier einige der wichtigsten Funktionen zusammengestellt:

• Verschlüsselung: AEM Rights Management verwendet zum Schutz von Dokumenten die AES-256-Verschlüsselung, einen hochsicheren Verschlüsselungsstandard, der von vielen Unternehmen zum Schutz vertraulicher Daten verwendet wird.
• Zugriffskontrolle: Damit können Unternehmen kontrollieren, wer auf geschützte Dokumente zugreifen kann und was sie damit tun können. Dazu gehört auch die Kontrolle, ob Benutzer*innen das Dokument drucken, kopieren oder bearbeiten können.
• Entzug: Die Experience Manager-Plattform ermöglicht es Organisationen, den Zugriff auf geschützte Dokumente jederzeit zu widerrufen. Dies kann in Fällen nützlich sein, in denen der Zugriff einer*s Benutzer*in aufgrund einer Änderung der Rolle oder des Beschäftigungsstatus widerrufen werden muss.
• Prüfprotokoll: Die Plattform bietet einen Prüfpfad für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit geschützten Dokumenten. So können Organisationen nachverfolgen, wer auf ein Dokument zugegriffen hat und was er oder sie damit gemacht hat.

Dokumente schützen mit Adobe Acrobat.

Doch auch mit Adobe Acrobat kannst du deine Dokumente effektiv schützen. So kannst du wichtige Unterlagen, Bilder oder Office-Dokumente in PDF-Dateien umwandeln und diese jederzeit bearbeiten, komprimieren oder versenden. Wenn du oft unterwegs bist oder im Homeoffice arbeitest, ermöglichen dir die praktischen Acrobat-Funktionen nicht nur die Zusammenarbeit mit anderen. Sie schützen deine Dokumente auch vor unberechtigtem Zugriff.