什麼是合約系統？
合約系統是企業準備、簽署、制定和管理書面合約的方式。其中可能包含服務合約、授權合約、保證，或企業在處理業務時產生的任何其他合約或協議。
為何所有企業都需要合約系統
企業與另一方簽訂合約時，對其運作的方式將會產生重大影響。合約條件可能包含開始提供服務的生效日期，或決定由誰取得公司產生商品智慧財產權的條款等。
因此，擁有一套能確保萬無一失的合約產生流程非常重要，讓您隨時都能清楚掌握公司簽署的內容。
現代化合約系統對核心業務單位的影響
管理企業合約系統會產生大量文書作業，可能會造成全公司作業複雜化。但若使用數位文件系統、線上簽名和雲端儲存空間，即可因省去手動流程而省下寶貴時間並減少浪費，對所有部門都可帶來助益。
銷售
在嘗試進行銷售時，時間就是關鍵。數位合約系統可提高流程中各步驟的效率，進而加快銷售週期。您不再需以電子郵件將合約草稿寄給客戶，然後等待客戶檢閱合約並簽署，而可改以數位文件方式寄送，並在客戶進行電子簽名時立即收到通知。過去需要耗時數週才能結案的銷售合約，現在只需幾個工作天即可完成，讓您的銷售團隊能夠多出時間尋找更多新業務機會。
IT
轉為數位文件可讓 IT 部門工作更輕鬆，只要透過表單本身即可追蹤文件變更和授權，無需使用其他軟體。文件數位化也可提供完備的安全性與加密選項，幫助維護機密資訊的私密性。
會計
若企業發票和採購單皆完全數位化，您便可輕鬆地視需要將所有文件儲存成您需要的時間長短，無需使用專門辦公室空間進行歸檔和儲存。
人力資源
隨著企業成長，數位化合約系統可簡化每位新員工的雇用及福利登記流程。以電子方式傳送 NDA、錄用信函和公司手冊可將必要資訊盡快交到新雇主手中，新雇主也可輕鬆將完成的合約寄回。如此將可簡化雇用流程，並可讓最優秀人才在工作中盡快上手。
使用 Adobe Acrobat Sign 簡化所有工作流程
Acrobat Sign 配備一套功能，可幫助您管理任何部門在其生命週期各階段的合約。
- 電子簽名可消除取得合約簽名時的猜測。Acrobat Sign 讓您可將文件依特定順序傳送給簽署者，並追蹤每位簽署者是否已簽名，此外可對遺漏者進行後續追蹤，以快速完成整份合約。
- 運用自動化工具，您可透過觸發事件和條件邏輯將簽署者從某一工作導引至另一個工作，為接收者建立文件週期逐步導引表單。您可從 Acrobat Sign 的儀表板管理所有進行中的文件，一眼就能看出哪些將送回，又需推促哪些接收者完成作業。
- 最棒的是，Acrobat Sign Solutions 完美整合業界標準平台，可融入貴公司的客戶關係管理 (CRM) 流程。如此一來，合併內外部文件核准將變得更加簡單，只要選擇最新合約版本，即可將客戶聯絡資訊帶入表單。
數位合約系統擁有將企業帶往未來的強大能力。Adobe Acrobat Sign 可讓此旅程更加流暢平順。