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合約續約流程、最佳實務和成功秘訣
瞭解合約續約流程、最佳實務和成功秘訣，包括如何建立系統以管理小企業的合約存放庫，藉此省下時間、金錢與大量文書作業。
什麼是合約續約?
俗話說得好：「天下無不散的筵席」，但這個道理不見得適用在合約上。介於兩名利益相關者之間的良好合約，都會設有續約日期。這是雙方協調新合約、使用現有合約條款續約，或就此分道揚鑣的絕佳機會。業務需求可能會隨時間演進而變化，因此合約續約流程記錄這些變化將非常重要。
儘管作業相當繁複，好的合約續約程序可為您節省時間，讓您的企業運作更加順暢。
建立有效的合約管理工作流程
許多小型企業會維護合約管理系統，以追蹤各種雇用、廠商和採購合約，並隨時掌握每個合約的續約程序。每間企業都有所不同，不同類型的續約條款和續約規定也是如此，但有效的系統包括：
溝通
在每個合約期間與承包商進行溝通是非常重要的，此舉可確保雙方都滿意目前的合約條款。
組織
使用試算表或合約管理軟體，即可追蹤所有合約的續約日期。
審核合約
接近合約終止日期時，請進行審核，以瞭解合約條款是否仍對您與您的企業有利。
續約機會
如果在合約審查期間，發現目前合約包含比較不利的條款，請將其標記下來，以便與您的團隊討論，並在與承包商談合約續約時加以提及。
自動續約的優點
如果您與承包商都一致同意最先簽訂的原始合約條款，設定自動續約程序或許最能符合您的利益。在每次合約結束時自動續約，可省下時間與文書作業，讓您更輕鬆地預測企業的未來銷售，並透過理想的價格長期取得商品與服務。若條款對雙方都有利，則自動續約可讓客戶和承包商都受益。
使用 Acrobat Sign 簡化您的合約管理流程
Acrobat Sign 具備一系列強大功能，從草擬和審核合約到收集電子簽名，應有盡有，可因應數位化合約工作流程的各個層面。即使您的合約收件者沒有 Adobe 帳戶，也能透過任何裝置取得並簽署您的合約。
即使分隔兩地也可共同作業
不論每個人的所在城市或時區為何，您和您的團隊都能立即交換文件、加上注釋、插入或要求電子簽名。若需與客戶分享文件，Acrobat Sign 可讓您即時更新狀態。
建立和編輯合約
您可以變更合約日期、加入新簽名、修改上一份合約的條款，或針對合約審核期間出現的其他問題做出修改。Acrobat Sign 能讓您輕鬆建立和編輯 PDF 文件，甚至可製作專屬的合約範本以節省時間。
追蹤續約期間
Acrobat Sign 可監控每個合約期間，並可讓您掌握其中一份合約已於何時進入續約期間，以防錯過重新協商的機會。
安全共用
當合約已準備好進行簽署時，您可從 Acrobat Sign 直接進行傳送，以取得簽名。您可以使用密碼保護您的 PDF，並針對可讀取、編輯或列印的人員控制其權限，進而確保所有資料安全無虞。
使用經過簡化的工作流程和易於使用的工具，Acrobat Sign 可以透過強大的功能免除管理合約續約的麻煩，讓您能將心思放在業務運作上。
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