【無料】すぐに使える議事録テンプレートと伝わりやすい議事録を取るコツ・作成例

議事録に最低限必要な7つの項目

はじめに、議事録に最低限必要な項目を理解しておきましょう。

議事録に必要な項目を理解しておくことで、ヌケモレのない議事録を作成できます。

議事録に最低限必要な項目は、以下のとおりです。

1．会議のタイトル

どの会議の議事録なのかがひと目でわかるよう、会議のテーマを端的に記載しましょう。

2．開催日

会議が行われた日を、西暦や年号から記載します。

いつ実施された会議だったかがわかると、後から参照する際に便利です。

3．参加者

会議に参加した人の所属・名前を記載します。

議事録の内容から参加者が明らかな場合は、省略してもかまいません。

4．議論の内容

会議のメイントピックと、そこで話し合われた内容を記載します。

複数の議題について話が進む場合は、どの議題について記載しているのかがわかるよう、議題を区別して記載しましょう。

5．決定事項

会議で決定した内容を記載します。

6．保留事項

会議中に結論が出ず、次回以降に持ち越しとなった内容を記載します。

保留事項に書いた内容を次の会議で取り上げるようにすれば、議論すべき内容が流れてしまうのを防げます。

7．タスク

会議で決定した、次に取るべきアクションを記載します。

担当者や期限も記載しておきましょう。

これら7つの項目を押さえると、以下のような議事録が書けます。

【製品X開発ミーティング】

■開催日：20●●年●●月●●日（曜日）

■参加者：山田さん、田中さん、鈴木さん

■議論の内容

【議題1】操作画面について

●山田さん

・製品Xの対象ユーザーである40代は、多忙なため、操作方法の習得に費やす時間や労力を最小限に抑えたいと考えている

・操作画面のわかりやすさは、製品を日常的に利用してもらううえで重要

→直感的に使い方がわかる操作画面にする

●田中さん

・現状の操作画面案では、直感的な操作性を追求しづらい

・ボタンを減らすことで、機能性が犠牲になる可能性がある

●鈴木さん

・そもそも操作画面の工夫だけで解決しないほうがよい

→製品の理解につながるコンテンツを増やすことも重要

▼結論

・操作画面の改善を視野に入れつつ、まずは顧客に製品理解を深めてもらうためのコンテンツを作る

※コンテンツの形式や公開場所は今後議論する

【議題2】カスタマーサポートの満足度向上について

●山田さん

・製品Xの利用を促進するうえで、カスタマーサポートは重要

・現状では人員不足のために、手厚いサポートができていない

→新たな人材を採用すること、手厚いサポートができるだけでなく、これまで見落としていた改善点が見つかる可能性もある

●田中さん

・カスタマーサポート要員の新規採用が必要という考えには同意

・しかし、新規採用にはコストと時間がかかるため、すぐに始めるのは現実的でない

・そもそも現在の業務プロセスには無駄が多く、非効率な部分が多い

→先に業務の見直しを行い、不要な業務を削減することでリソースを最適化すべき

・AIを活用した自動化、あるいは業務プロセスのデジタル化によって、既存の人員でもより多くの顧客に対応できそう

●鈴木さん

・効率化は必須だが、それだけでは不十分

・効率化と、カスタマーサポート人員の新規採用をバランスよく進める必要がある

▼結論

・業務効率化に着手しつつ、同時並行で新しい人材の採用を進める

■決定事項

・顧客に製品理解を深めてもらうためのコンテンツを作る

・可能な範囲で業務効率化に着手し、その過程で新しい人材を採用する

■保留事項

・製品理解を深めてもらうためのコンテンツの形式や公開場所

■タスク

●山田さん

・製品理解を深めてもらうためのコンテンツの形式や公開場所について、複数案を用意しておく

●田中さん

・業務効率化のアイデアを社内で募る

・採用チャネルの当たりをつける

では続いて、これらの必要項目をカンタンにまとめられるテンプレートをご紹介します。

【無料】議事録作成用のテンプレート

議事録の目的は、会議で議論した内容や決定事項を関係者へ正確に共有し、認識の齟齬を防ぐことです。

そこで、短時間で正確に会議内容をまとめられるよう、必要な情報を漏れなく記載できるテンプレートを用意しました。

議事録のテンプレートをダウンロードする（PDF）

テンプレートはPDF形式です。

ダウンロード後、Acrobat オンラインツールを使ってWordファイルに変換し、ご利用ください。

テンプレートをWordに変換する方法

PDFファイルからWordファイルへの変換は、たった2つの手順で完了します。

動画とテキストで手順を解説しますので、お好きな方法でご確認ください。

ダウンロードしたWordファイルを開き、議事録作成を始めましょう。

議事録作成のコツ

先ほどご紹介したテンプレートの使用と合わせて、議事録作成のコツを知っておくことで、より効率的に議事録を作れるようになります。

ここからは、議事録作成を「会議前」「会議中」「会議後」「共有時」の4段階に分けて、議事録作成のコツをカンタンに解説します。

議事録作成のノウハウをもっと詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事も参考にしてください。

議事録の上手い人が実践している書き方【メモ取りのコツや作成例も】

【会議前】会議中のメモ取りをスムーズにするコツ

会議前に以下のような点を意識しておくと、会議中にメモを取るのがカンタンになります。

●会議の目的や流れを把握しておく

会議前に、アジェンダに目を通したり、過去の議事録を読み返したりして、その会議の「目的」や「流れ」を確認しておきましょう。

議事録に書くべき内容を理解しやすくなり、焦らずに議事録を取れるようになります。

●参加者の名前を知っておく

参加者の名前を事前に把握しておくと、スムーズに議事録用のメモが取れます。

また、所属部署や役職名も把握しておくと、発言の意図や重要度を推測しやすくなります。

●IMEの単語登録をしておく

IMEとは、各OSに最初から備わっている文字変換システムです。

よく使う言葉や表現を登録しておけば、最初の数文字を打つだけで変換候補が表示されるので、メモを取るスピードが格段に上がります。

【会議中】効率よくスピーディにメモを取るコツ

会議中にメモを取る際には、とにかくスピードが重要です。

効率的にメモを取るために、以下のコツを知っておきましょう。

●キレイに取ろうとしない

会議中に取るメモはあくまでも「自分用の備忘録」と割り切り、ある程度の聞き逃しやタイピングミス、誤字脱字は気にしないようにしましょう。

先ほどご紹介したテンプレートを参考にしながら、必要項目に絞ってメモを取るようにすると、落ち着いて対処しやすくなります。

●略語を活用する

繰り返し登場する表現には自分なりの略語を用いると、スムーズにメモが取れるようになります

（例：「プロジェクト」→「PJ」）

●記号や装飾を活用する

記号や装飾をうまく活用すると、情報を短時間で整理しやすくなります。

テンプレートの記入例にもあるように、矢印（→ ↓ など）や、■四角（■）・丸（●）・三角（▼）などを活用するとよいでしょう。

書類が複数ページある場合、「続行」をタップすると引き続きスキャンできます。

【会議後】早くわかりやすく議事録を整えるコツ

会議が終わったら、以下のコツを意識してメモを整えていきましょう。

●記憶が鮮明なうちに文章を調整する

会議中に急いで取ったメモは、時間が経つと自分でも読解不能になってしまいがちです。

そのため、会議が終わったら、できるだけ記憶が鮮明なうちに文章を調整しましょう。

●自分以外が読んでも理解できる文章にする

曖昧な表現はできるだけ具体的にし、断定できる箇所は断定表現を使うなどして、誰が読んでも同じ意味に解釈できる文章を目指しましょう。

●要点を端的に記載する

できるだけ要点を端的にまとめることを心がけましょう。

一文が長くなる場合には、箇条書きを活用するのもオススメです。

ただし、発言の意味が変わるような改変をしないように注意しましょう。

●共有前にフィードバックしてもらう

議事録の文章調整が済んだら、関係者に共有する前に、上司や先輩にフィードバックを依頼しましょう。

特に、社外の人に共有する議事録は、内容が誤っているとトラブルのもとになる可能性があるので、フィードバックを受けることでリスクヘッジにもなります。

【共有時】関係者が見やすいように共有するコツ

議事録が完成したら、関係者に共有します。

共有する際には、以下の点を意識してください。

●ファイル名は「管理のしやすさ」を意識する

命名ルールが統一されていると、ファイルは管理しやすくなります。

会社や共有先でファイルの命名ルールが決まっている場合は、その命名ルールに従いましょう。

もし特に命名ルールがない場合は、「ファイル名の先頭に、会議の実施日を表す数字を入れる」という方法がオススメです。

（例：2023年5月9日に実施された会議の場合、ファイル名を「20230509_製品X開発会議」とする）

●特に確認してほしい事柄は、共有時のメッセージで伝える

急ぎで対応してほしいタスクや、認識のすり合わせをしておきたい箇所など、議事録の中で特に確認してほしい事柄がある場合には、議事録を共有する際にメールやチャットへ書き添えて送りましょう。

●共有後に修正した場合は、早めに関係者に再共有する

議事録の共有後、数値の間違いや認識のズレなどが発覚した際は、できるだけ早く修正し、再度共有します。

修正や再度の共有に時間がかかりそうな場合は、修正がある旨だけでも早めに伝えておくとよいでしょう。

●PDFファイル形式での共有を検討する

議事録を共有する際には、PDF形式での共有がオススメです。

PDF形式の文書には、改ざんされにくく、フォントやレイアウトがデバイスやOSなどの環境に影響されないといったメリットがあります。

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詳しい使い方については、以下の記事を参照してください。

はじめてのAdobe Acrobat オンラインツール完全ガイド（概略版）

（執筆：ウェブライダー）