電子帳簿保存法において「タイムスタンプ」が必要になるケースは?
「電子帳簿保存法(電帳法)」とは、以前は紙での保存を義務づけられていた帳簿や書類のデータを、デジタル形式すなわち電子データで保存することを可能とした法律です。
ペーパーレス化の実現や、印刷コストの削減や書類の保管場所の省スペース化といった、業務効率を改善する制度として注目されています。
また、2022年1月からは、「電子取引」でやりとりしたデータについては【電子データのままで保存する】ことが義務化されました。
電子データでの保存は便利な一方で、データが複製されたり改ざんされたりする可能性があります。
そこで、取引されたデータにタイムスタンプを付与し、どのデータが原本なのかを証明する必要が生まれました。
※ただし、2022年1月の改正法ではタイムスタンプの条件が緩和され、内容の訂正・削除履歴が残るクラウドシステムやサービスの利用や、訂正・削除を防ぐための事務処理規程を社内で運用することで、タイムスタンプの付与は必須ではなくなっています。
電子帳簿保存法に基づいて電子データを保存する場合、仕訳帳や売上台帳といった「帳簿」を電子保存する場合と、請求書や領収書といった「書類」を電子保存する場合の2つのケースがあります。
そして「書類」の電子保存はさらに2つのケースに分かれ、紙の請求書や領収書をスキャンして保存する場合(スキャナ保存)と、メールやチャットなどを介してやり取りされたデータをそのまま保存する場合とに分かれます。
この「書類」の電子保存のうち、前者の「スキャナ保存」において、タイムスタンプは特に必要です。
一般的に、電子メールや電子取引プラットフォームといった場所で取引される請求書や領収書などのデータには、送受信の過程で自動的に送信・受信日時が記録されます。
それだけでなく、システムには送受信されたデータに暗号化やデジタル署名技術が用いられることが多くあります。
そのため、電子取引で交わされるデータは比較的「原本性」が高く、タイムスタンプを付与する必要性が低いといえます。
一方、紙の請求書や領収書をスキャンした場合、それらの書類がいつ作成・受領されたかといった情報は、スキャンした時点ではデータに含まれません。
もちろん、請求書や領収書には日付が記載されていますが、「その領収書をその日に受領した」という証明にはなりません。
例えば4月1日に受け取った領収書をデータとして保存したい場合には、その領収書を4月1日に受領したことを証明する必要があります。
そこでタイムスタンプを付与できるシステムを用いて、「その時点で確かに受け取っていた」という証明印を付与します。
このタイムスタンプを付与しなければ、一度受け取った領収書の日付を後から改ざんして、取引実態を誤魔化せてしまいます。
そのため、税務当局は、受け取った書類をスキャンして保存する場合は、速やかにスキャンをしてタイムスタンプを付与しなければならないとしています。
ちなみに電子帳簿保存法では、スキャナ保存された書類にタイムスタンプを付与する場合、書類を受領した時点から、概ね7営業日以内、どれだけ遅れても2ヶ月以内に対応すべきと定められています。
例えば4月1日に受領した領収書であれば、4月8日くらいまでに(※)、最長6月8日までにスキャナ保存をしてタイムスタンプを付与すべきということです。
(※ただし、営業日ではない土日祝日を除いた場合、実際はもう少し猶予が生まれます)
なお以前は、3営業日以内にタイムスタンプの付与が必要でした。
しかし、その短い期間内にスキャナ保存、およびタイムスタンプの付与が厳しい場合が多かったため、2022年1月の改正法により要件が緩和され、付与猶予期間が延びました。