電子帳簿保存法の対象書類は？保存要件もわかりやすく解説
電子帳簿保存法（電帳法）は、紙での保存を義務づけられていた帳簿や書類を、電子データとして保存することを認めた法律です。
対象となる書類の保存区分は大きく分けて3つあり、帳簿や貸借対照表といった決算関係の書類を電子データで管理するケース、請求書や領収書といった紙の書類をスキャンして管理するケース、電子取引で交わされた書類を電子データのままで保存するケースがあります。
この記事では、それぞれの保存区分において、どのような書類が対象となり、どう保存・管理すればよいのかを具体的に解説します。
また記事の後半では、文書の電子化に役立つ「Adobe Acrobat Pro」についても紹介します。
電子帳簿保存法の対象となる3つのケース
電子帳簿保存法で対象となる書類を解説する前に、まずはこの法律について、改めておさらいしておきましょう。
電子帳簿保存法とは、以前は紙での保存を義務づけられていた帳簿や書類のデータ保存を、デジタル形式すなわち電子データで保存することを可能とした法律です。
正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、「電帳法（でんちょうほう）」と略されることもあります。
正式名称に「国税」という言葉が含まれているように、電子帳簿保存法では、税務関係の帳簿や書類、取引データの書類が対象になります。
国税に関する帳簿や書類が電子データ化することで、税金を納める側の事業者の業務はもちろんのこと、税務当局の税務調査の効率化にもつながります。
そもそも電子帳簿保存法には、税務当局の税務調査の効率を上げる目的も含まれているということを理解し、電子データとして保存する際は、税務当局が求める「可視性」「真実性」といった保存の要件も満たすようにしましょう。
なお、税務当局が求める「可視性」「真実性」については、後ほど詳しく説明します。
以下の表は、電子帳簿保存法における書類の保存区分を表にまとめたものです。
対象となる書類の区分は「帳簿（国税関係帳簿）」「書類（国税関係書類）」「電子取引」という3つに分かれます。
元々、電子帳簿保存法への対応は任意でよいとされていました。
帳簿や書類のすべてのデータを電子データで管理しようとすると、デジタル化への対応が必要となり、現場によっては負荷がかかるためです。
そのため、帳簿や書類を紙で管理し続けても問題ないとされてきました。
しかし、2022年1月の改正法の施行からは、「電子取引」でやりとりされた書類について電子データ保存が必須となっています。
電子取引とは、メールで送付された請求書を受領したり、オンライン上で領収書をダウンロードしたりすることを指します。
電子取引でやりとりされた書類については、紙で印刷して保存することが認められず、【電子データのままで保存する】ことが義務化されましたので、覚えておきましょう。
先程の3つの保存区分を、任意と必須対応に分けると以下のようになります。
●任意で対応可
1．帳簿や決算関係の書類の電子データ保存
2．紙の書類（見積書や請求書等）をスキャンして電子データ保存
●必須で対応
3．電子取引でやり取りされた書類の電子データ保存（メールやクラウドサービスを用いて受け取った請求書や領収書等）
ちなみに、帳簿や書類を電子保存する場合は、原則7年間（特定のケースの場合は最長10年間）保存しなければなりません。
（ 参考：帳簿書類等の保存期間について【国税庁】）
ではここからは、それぞれの保存区分において、具体的にどんな書類が該当するのかを見ていきましょう。
1．帳簿や書類を電子的に保存するケース
まずひとつ目は、帳簿や書類を電子的に保存するケースです。
会計ソフトを用いて作成した帳簿や、決算関係の書類が該当します。
例えば、仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳といった帳簿や、貸借対照表や損益計算書といった書類が含まれます。
会計ソフトで作成したこれらの帳簿や書類は、プリントアウトせずにデータのまま保存することができます。
なお、帳簿や決算書類を電子データで保存する際は、以下の表を参考にし、保存要件を満たすようにしましょう。
帳簿を電子データで保存する場合、上記の表の要件を満たしていれば「優良な電子帳簿」と見なされます。
優良な電子帳簿として認められれば、あらかじめ届出書を提出しておくことで、過少申告加算税の軽減措置（※）を受けられます。
（※申告漏れや過少申告があった場合に課される税金の加算税率が軽減されます）
また、帳簿の検索性を高めておくことは、業務効率化にもつながります。
2．紙をスキャンして保存（スキャナ保存）するケース
続いては、取引相手と交わした紙の書類（見積書や請求書）をスキャンして保存するケースです。
見積書、請求書、契約書、納品書、領収書、注文書などが含まれます。
このスキャナ保存の対象書類には3種類の「重要度」が設けられており、重要度によって保存要件が変わります。
スキャナ保存の場合、書類を受け取ってからスキャンし、電子データとして会計システムに登録（入力）する必要があります。
その際、会計システムへの登録やタイムスタンプを付与する期限が定められており、上記の重要書類と一般書類とで、その期限が変わってきます。
●A．重要書類の場合
重要書類の場合、以下の2つの形式での登録をおこないます。
1．早期入力方式
書類を受領したあと、速やか（おおむね7営業日以内）に書類をスキャンし、会計システムに登録するパターンです。
2．業務処理サイクル方式
書類を受領したあと、事務処理作業にかかる通常の期間（最長2ヶ月以内）を経過したのちに、速やか（おおむね7営業日以内）に書類をスキャンし、会計システムに登録するパターンです。
一般的な事業者には所定の事務処理フローがあるため、その事務処理フローを経てからの登録が許可されています。
そのため、重要書類については、この「業務処理サイクル方式」によるスキャナ保存を選ぶのが一般的です。
ただし、この方式を採用する場合、事務処理フローをあらかじめ策定しておく必要があります。
●B．一般書類の場合
3．適時入力方式
重要度が低い一般書類の場合は、任意のタイミングでスキャンし、会計システムに登録することが認められています。
つまり、いつ登録してもよいということです。
また、タイムスタンプを付与する期限も上記と同じです。
タイムスタンプとは、デジタル上でおこなわれた取引の「日時」を証明するための仕組みのことです。
タイムスタンプについては、以下の記事でわかりやすく解説しています。
参考：電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？発行方法や不要となる条件を解説
このスキャナ保存においては、「可視性」も確保しなければいけません。
可視性とは、「スキャンしたデータに何が書かれているか」という視認性を確保することを指します。
もし画像の解像度が低いと、何が書いてあるかわからなくなり、「真実性」のある取引データとはいえなくなってしまいます。
そのため、スキャナ保存する場合は「200dpi以上の解像度（A4サイズで約387万画素相当）でスキャンすること」と「256階調以上のカラー画像でスキャンすること（※）」が定められています。
これらは最近のカラースキャナであれば満たされている要件ですので、古いスキャナを使わなければ問題ありません。
（※一般種類の場合は、グレースケールの画像でスキャンしても問題ないとされています）
また、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像もスキャナ保存の対象となります。
3．電子取引で交わされた書類の電子データ保存
最後は、電子取引で交わされた書類の電子データ保存です。
電子取引とは、メールで送付された請求書を受領したり、オンライン上で領収書をダウンロードしたりすることを指します。
2022年1月の改正法からは、電子取引でやりとりされた書類については、紙で印刷して保存することが認められず、【電子データのままで保存する】ことが義務化されました。
ちなみに、受け取ったデータだけでなく、送信したデータについても保存する必要があります。
電子取引で交わされる書類には以下のようなものがあります。
▼ 電子取引に該当する書類の例
- メールやチャットツールを介して受け取った請求書、領収書、見積書、注文書、契約書、送り状など
- クラウドサービスを利用して発行した領収書、見積書、注文書、契約書など
- ホームページからダウンロードした請求書、領収書など
- ホームページに表示され、スクリーンショットで撮影した請求書、領収書など
- DVDなどの記録媒体を介して受け取った請求書、領収書、見積書、注文書、契約書など
- クレジットカードの利用明細データ
- EDIという電子交換システムで送受信された取引データ
なお、電子データの保存先としては、クラウドストレージや社内サーバー、さらにはDVDやCD-ROMといった媒体への保存が許可されています。
電子取引でのデータ保存や、スキャナ保存における保存要件について
電子データとして保存される書類は「真実性」や「可視性」を確保しておく必要があります。
- 真実性の確保・・・改ざんされていない原本の状態を保つこと
- 可視性の確保・・・誰もが確認できる状態を保つこと
真実性の確保、可視性の確保ともに以下の要件が用意されており、真実性の確保については、以下の4つのうちどれかひとつが満たされていればよいとされています。
（参考：優良な電子帳簿の要件【国税庁】、適用要件【基本的事項】【国税庁】）
真実性を確保するには、改ざんを防ぐ仕組みが必要です。
よって、内容の訂正・削除履歴が残るクラウドシステムやサービスの利用か、訂正・削除を防ぐための事務処理規程の社内運用のいずれかが必要となります。
また、上記の表では「タイムスタンプ」という言葉が出てきます。
これは書類に付与される日時のことで、「その書類がその時点で確かに存在していた証明印」のことです。
タイムスタンプは、電子署名サービスや会計ソフトの利用などを通じて「時刻認証業務認定事業者（TSA：Time-Stamping Authority）」と呼ばれる第三者機関に発行してもらうことになります。
参考：電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？発行方法や不要となる条件を解説
繰り返し言いますが、電子帳保存法においては、書類の真実性を守るために、書類の改ざんを防ぐことが重要となります。
そのため以前は、書類が改善されていないことを示すタイムスタンプを速やかに（具体的には3営業日以内）に付与しなければならないとされていました。
しかし、2022年1月の改正法ではタイムスタンプの条件が緩和され、内容の訂正・削除履歴が残るクラウドシステムやサービスの利用や、訂正・削除を防ぐための事務処理規程を社内で運用することで、タイムスタンプの付与は必須ではなくなりました。
ここまで、電子帳簿保存法の対象書類や保存要件について解説してきました。
電子帳簿保存法をより詳しく学びたい方は、以下の記事もぜひお読みください。
Adobe Acrobat Proで電子帳簿保存法に対応しよう
電子帳簿保存法への対応のみならず、昨今は文書の電子化が各所で進められています。
そうした中、文書の電子化で注目されているのが「PDF」です。
PDFとは「Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）」の略で、実はアドビが開発したファイル形式です。
PDFに関するサービスはいくつかありますが、国際標準規格であるISO 32000-1に完全に準拠しているのはアドビのアプリケーションで作成されたPDFだけ。
そこでオススメしたいのがアドビのPDFソフト「Adobe Acrobat Pro」です。
Acrobat Proには法的に有効な電子サイン機能が標準で搭載されているため、追加のコストをかけずに電子契約のやりとりが可能です｡
また、電子サインを依頼した書類に対し､取引年月日、取引金額、取引先の情報を記載しておけるため、電子データの「検索性」も確保できます。
さらには、Acrobat Proのグループ版を使えば、管理者の設定画面から、同じ組織の他のメンバーがデータを間違えて削除できないように設定することもできます｡
ぜひ、Acrobat Proを活用し、電子帳簿保存法に対応した文書作成・管理を進めましょう。
（監修：税理士法人 中央会計／執筆：ウェブライダー）
https://milo.adobe.com/libs/img/mnemonics/svg/acrobat-pro-64.svg
ぜひAdobe Acrobatオンラインツールをお試しください
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