承諾書とは？必要な項目と作成のポイント【例文付きの無料テンプレートも】
「承諾」とは、他者からの依頼や要求を受け入れることを意味します。そして、その意思を文書にしたものが承諾書です。承諾書は、ビジネスや個人間の取引において重要な役割を果たします。本記事では、承諾書の基本的な知識から作成手順、さらにはAdobe Acrobatを使った効率的な作成方法までを詳しくご紹介します。また、すぐに使える無料テンプレートもご用意していますので、ぜひご活用ください。
承諾書とは？
承諾書とは、特定の行為や条件に対する同意を示す文書です。内定承諾書や使用承諾書など、様々な種類の承諾書があります。
承諾書を取り交わすことで、口頭での約束を正式な書面として記録に残せるため、「言った、言わない」のトラブルを防ぐことができます。また、承諾書は法的な効力を持つため、議事録や案内文などの書類に比べて、より正確な作成が求められます。
承諾書と同意書の違い
同意書は、書面の内容に対する賛同を示す文書です。例えば、個人情報を収集・利用する際に使われる「個人情報取扱同意書」や、医療行為を受ける際に使用される「医療行為同意書」など、同意書が使用される場面は多岐にわたります。
- 同意書が使われるシーン
- 個人情報を提供する場合
- 手術や介護など医療行為を受ける場合
- 何らかの契約を行う場合
同意書は「掲げる事項について同意した」ことを証明する役割があり、法的に拘束力のある「証拠」になります。なお、承諾書と同意書は似た文書ですが、以下のように意思を示す方向が異なります。
頼みごとを「引き受ける」場合は承諾書、内容や提案に「賛成する」場合は同意書、と覚えておきましょう。
承諾書と契約書の違い
承諾書と契約書はどちらも法的な効力をもち得る書面ですが、それぞれ異なる目的と役割を持っています。
承諾書は、一方の当事者が特定の内容を承諾する意思を示す書面であり、承諾する側のみが署名します。対して、契約書は、双方の当事者が契約内容に同意したことを示す書面であり、双方が署名します。
契約とは、当事者間で法的な権利や義務が生じる約束です。そして、契約書はその成立を証明するもので、具体的な内容が記載されています。双方の当事者が署名し押印することで、契約が正式に成立します。
そのため、書式の違いとして契約書には双方の署名欄があり、承諾書には承諾者の署名欄のみが設けられているのです。
承諾書の構成要素と書き方
承諾書に決まりきった形式はありませんが、以下の情報を含めるケースが一般的です。
- タイトル：文書の目的が一目で分かるように記載します。
- 宛先：承諾を求める相手の名前を記載します。
- 承諾内容：具体的な承諾事項を明記します。
- 作成日：承諾書を作成した日付を記載します。文書の有効性を確保するのに必要です。
- 署名：承諾者の名前を署名として記載します。
これらの情報のほか、必要に応じて返送期限や承諾者の住所、押印欄を追加することもあります。なお、承諾書は必ずしも紙の書類に限ったものではありません。依然として紙への署名・押印を求めるケースはありますが、電子メールや電子契約といったデジタル上の署名・押印も増えています。
承諾書のテンプレート
ケース別に、承諾書のテンプレートを用意しました。承諾書の作成や作成業務の効率化に、ぜひテンプレートをご活用ください。
上記のテンプレートを使えば、承諾書をカンタンに作成できます。
また、テンプレートをカスタマイズする際には「Adobe Acrobat Pro」がオススメです。
Acrobat ProはPDFの編集から共有、電子契約に至るまで、PDFにまつわる充実した機能が搭載されたオールインワンソリューション。直感的な操作でだれでも安心して利用できます。
さて、承諾書のテンプレートをダウンロードしたところで、次は承諾書を作成する際のポイントをおさらいしていきます。
承諾書を作成する際に押さえておきたいポイント
承諾書の内容が曖昧だと、後々トラブルに発展するリスクがあります。
そのような事態にならないためにも、承諾書を作成する際には以下の点に注意しましょう。
- 内容に抜けや漏れがないことを確認する
- 文書の法的効力と有効性を証明するため、作成日を明記する
- 誰が誰に対して、何を承諾するのかを明確にする
- 承諾者／被承諾者のいずれかが極端に不利になっていないか確認する
- 承諾に基づく期日がある場合はそれを明記する
- 承諾の条件を明記するか、別途説明を加える
特に内容に抜けや漏れがある場合や内容が不明瞭な場合、承諾の事実を証明することが難しくなるため注意しましょう。また、承諾書の作成後には紛失・トラブル防止のため、コピーを取っておくと安心です。
一方で、承諾書の管理において、紙ベースの書類は紛失や破損のリスクが伴います。そこでオススメなのが、法人版Adobe Acrobatです。Acrobatを使って文書をデジタルに置き換えることで、紛失・トラブル防止に役立ちます。また、業務プロセス全体のデジタル化を進めることで、大幅なコスト削減や時短効果が見込めます。
承諾書の内容によっては、印紙税がかかる場合もある
ちなみに、承諾書の内容によっては、課税文書に該当する場合もあるため注意しましょう。
課税文書とは、印紙税がかかる文書のことです。印紙税を納めるために収入印紙を貼り付けて納税しなければならず、代表的な課税文書として領収書や契約書が挙げられます。
そして、課税文書に該当するかどうかは、文書の内容に基づいて判断されます。つまり、承諾書も印紙税がかかる「課税文書」に該当する場合もあるのです。例えば「承諾書」という体裁であったとしても、注文・請負といった契約に関する内容であれば「契約書」と見なされ課税文書に該当します。作成した承諾書が課税文書に該当するかは、弁護士や法務担当者に確認しましょう。
承諾書を送付する際のポイント
承諾書を送る際には、特に注意したい点がいくつかあります。トラブルなく承諾書が受け取られ、適切に処理されるように以下のポイントをおさえましょう。
封筒の内容物を示す「送付状」を一番上に封入する
承諾書を送付する際には、必ず送付状を同封しましょう。送付状は、受取人に対して封筒の中身が何であるかを簡潔に伝えるものです。送付状を一番上に封入することで、受取人が何のための文書なのかをすぐに理解できます。送付状を添付することで丁寧さや信頼性が伝わり、印象もよくなるでしょう。
以下の記事では、送付状の書き方や作成に役立つ例文、サッと作成できる無料のテンプレートを紹介しています。あわせてご覧ください。
配送状況が確認できて補償もある「簡易書留」で送る
承諾書のような重要な文書を送る際には、配送状況が確認でき、万が一の紛失や損傷に対する補償がある「簡易書留」の利用をオススメします。配送過程での追跡が可能なため、受取に関するトラブルも起きにくくなるでしょう。
折り曲がらないようクリアファイルに挟んで送る
書類を送る際には折り曲がらないように、クリアファイルに挟みましょう。クリアファイルに書類を挟んでおくと、インクのかすれや封筒が濡れてしまった場合の滲みなどを防げます。また、書類をひとまとめにできるため、承諾書以外にいくつかの書類を封入する場合に取り出しやすくなります。
Adobe Acrobatで承諾書の作成をミスなくスムーズに
承諾書はビジネスや個人の取引に欠かせない重要な書類です。この記事で紹介したポイントやテンプレートを活用して、効率的かつ正確な承諾書作成を行いましょう。Adobe Acrobatを使えば、さらにカンタンに管理ができます。Adobe Acrobatを利用することで、承諾書の作成や管理が効率的に行えるため、ビジネスの効率化に大いに役立ちます。
書類作業をよりシンプルに、より効率化してくれるAdobe Acrobat。強固なセキュリティと使いやすい共有機能で、どこからでもアクセスし、PDFの編集や電子サインが可能です。ビジネスシーンで使う場合は、管理や支払いもスムーズな法人向けAcrobatがオススメです。高品質なPDFツールで作業の質を向上させ、書類業務の効率を最大限に引き上げましょう。
まずは無料でお試しいただくことも可能です。
Acrobatによるドキュメントソリューションを、ぜひ体感してください。
以下の場合は、お電話でのみ受け付けております。
- 銀行振込でのご購入
- ボリュームディスカウントを適用してのご購入（5ライセンス以上）
- エンタープライズ版のご購入
電話番号：0120-693-682（平日9:30~18:00）
なお、以下の記事では、企業利用にオススメしたい「法人向けAdobe Acrobat」についてわかりやすく解説しています。文書管理にお悩みの方は、ぜひ一度ご覧ください。
承諾書に関するよくある質問と回答（FAQ）
最後に、承諾書に関するよくある質問に回答していきます。
承諾書とは何ですか？
承諾書とは、特定の行為や条件への同意を示す文書です。内定承諾書や使用承諾書など、様々な種類の承諾書があります。
承諾書と同意書の違いは何ですか？
承諾書は、他者からの依頼や要求に対して「引き受ける」意思を示す文書です。対して、同意書は文書の内容に対して「賛成」の意思を示す文書です。
承諾書にシャチハタ（インキ浸透印）を使ってもよいですか？
承諾書の種類によりますが、例えば内定承諾書や入社承諾書などは、一般的にシャチハタは使いません。シャチハタの印面は変形してしまう恐れがあるため、 正式な書類を提出する際には認印が必要です。
（編集：ウェブライダー）
https://milo.adobe.com/libs/img/mnemonics/svg/acrobat-pro-64.svg
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