仕事を円滑に進めるためには、適切な報告書作成が欠かせません。例えば「営業報告書」や「研修報告書」など、日常的に作成する報告書一つをとっても、ただ情報を記載するだけでは不十分です。目的に合った構成や伝え方を工夫することで、報告書が持つ本来の力を最大限に引き出し、業務効率や成果に大きな違いが生まれます。
この記事では、報告書作成の基本と、その重要性について解説します。また、具体的なシーン別に最適な書き方と構成を紹介し、すぐに活用できる無料の報告書テンプレートもご用意しました。テンプレートを使えば、手早く質の高い報告書を作成できるようになるので、ぜひご活用ください。
報告書とは、特定の事柄や状況について事実を整理し、正確に伝えるための文書です。
例えば、営業活動の結果や出張の成果を記録して共有したり、プロジェクトの進捗や研修の実施状況を報告したりするために使用されます。また、トラブルやクレームが発生した際には、原因調査の結果や対応策を示すための報告書が作成されることもあります。
このように、報告書は業務における重要な情報を整理し、関係者に伝達する役割を担います。
報告書の主な目的は、「情報を整理し、業務に反映させること」と「取引先との信頼関係を築き、維持すること」にあります。
仕事は多くの場合、チーム内や他部署との連携が求められますが、報告書を通じて情報を整理・共有することで、「営業活動の進捗把握」「業務効率化」「問題点の明確化」などに貢献します。
また、予期しないトラブルが生じた際には、取引先や顧客への迅速な状況報告が必要です。
こうした場合にも、報告書を用いて適切な対策を提示することで、企業の信頼を守ることができます。
＜報告書が必要となる場面＞
報告書は、種類によってまとめ方や形式が大きく異なる書類ですが、いずれの報告書においても作成する際は構成が重要なポイントとなります。まずは全体像を示し、そこから細部へと展開していく形が理想的です。なお、報告書に含める最低限の項目は以下のとおりです。
記載する内容の量や項目の有無は、報告書の目的や提出先に応じて調整する必要があります。ただし、情報量が多すぎると要点が曖昧になるため、基本的にはA4用紙1〜2枚にまとめましょう。
なお、報告書を作成する際には、後ほどご紹介する報告書のテンプレートにあわせて、ブラウザーでPDFの編集ができる「Adobe Acrobat オンラインツール」や、より高度な編集ができる「Acrobat Pro」もオススメです。文書業務の効率を高めたい方は、ぜひ一度お試しください。
良質な報告書を作成するためには、「書く前」「書いている最中」「書いた後」でそれぞれ注意したいポイントがあります。各段階で、どのような点を押さえるべきか、確認していきましょう。
まずは、報告書を書く前に準備しておきたいことを4つ紹介します。
報告書を作成する際には、まずその目的と読み手を明確にすることが重要です。目的と読み手をしっかり考慮した報告書は、情報が整理され、相手が求める形で情報が伝わります。
例えば、営業報告書なら業績の共有が目的となり、事故報告書では原因の特定と再発防止が主な内容となります。また、読み手が社内の上司なのか、社外の取引先なのかによって、取り扱う情報の詳細さも調整が必要です。
一方、目的と読み手を意識せずに作成すると、伝えたい情報がうまく伝わらず、理解しにくい報告書になりがちです。報告書の作成経験が浅いと、この点を押さえて作成するのが難しいこともあるため、上司や先輩からフィードバックを受けながら磨いてみましょう。
目的と読み手を明確にした後、次に行うべきは信頼性の高いデータや情報をしっかりと収集することです。これにより報告書全体の質が大きく向上します。そして、データや情報の整理には、ロジックツリーが非常に役立ちます。
ロジックツリーを活用すると、収集した情報を階層的に整理でき、報告書の全体像をわかりやすく視覚化できます。まず、最上部に報告書の目的を据え、その下に主要なトピックを配置し、さらに具体的なデータや事実を下層に展開します。この手法を使えば、情報の漏れを防ぎ、整理された論理的な報告書に一歩近づきます。
報告書を効果的にまとめるためには、PREP法の活用が有効です。
PREP法とは、情報を論理的に整理し、相手に伝わりやすい形で提示するためのフレームワークのことです。PREP法では、以下のような構成をとります。
まず、伝えたい結論を最初に明確に示します。これにより、読み手は最初に要点を理解でき、全体の流れを把握しやすくなります。
次に、その結論に至った理由や背景を説明します。具体的な根拠を示すことで、説得力が増します。
理由を補強するために、実際の事例やデータを使って具体的に説明します。これにより、読み手は内容をより理解しやすくなります。
最後にもう一度結論を強調し、文章を締めくくります。これにより、報告書全体が一貫性を持ち、説得力が高まります。
PREP法は結論から始める構成のため、読み手が最初に要点を把握でき、その後の理由や具体例がスムーズに理解されやすくなります。PREP法を使うことで、報告内容がブレずに、明確に伝わるでしょう。
所見・所感や、今後の計画、添付資料などの補足情報は、報告書の最後にまとめて記載するのが一般的です。
所見・所感の記載が必要かどうかは、報告書の目的や対象によって異なりますが、定性的な意見や考えを伝えたい場合には項目を設けてみましょう。
特に、研修やセミナーの報告、営業活動の記録といった社内向けの報告書では、こうした欄を設けることで、参加者のモチベーションや学びの度合いを評価する手助けになるでしょう。報告書を受け取る側は、所見・所感欄を通じて、今後の活動に対する参加者の意識や姿勢を確認できます。
続いて、報告書をわかりやすく書くコツを2つご紹介します。
タイトルが冗長だと、読み手に負担をかけ、内容が伝わりにくくなります。そのため、できるだけ簡潔かつ明確に表現することが大切です。要点を絞り、箇条書きや見出しを使って整理することで、内容が一目で理解できるようにしましょう。報告書では、文章量よりも、伝えるべき内容がはっきりと伝わることが重要です。
報告書のタイトルは、読み手が最初に目にする情報です。15〜25文字程度で、具体的かつ簡潔にまとめると効果的です。
このように、タイトルには主旨や日付、具体的な情報を盛り込むことで、報告書の要点を一目で把握できるようになります。また、内容を明確に示すことで、書類の区別がしやすくなり、優先順位を判断する際にも役立ちます。
報告書を書くときは、出来事の「いつ・どこで・何が起こったのか」を具体的に書くことが大切です。そして、事実関係を明確にする場合には、5W1Hのフレームワークに沿ってまとめるとスムーズです。5W1Hを意識して記載することで、問題の全体像が正確かつ具体的に把握しやすくなり、関係者に対してわかりやすく情報を報告できます。各項目の具体的な説明と例は以下のとおりです。
5W1Hを意識して記載することで、報告書は単なる情報の羅列ではなく、読み手が状況を正確に理解し、次のアクションを取るための有効な資料となります。また、情報が整理されることで無駄が省かれ、報告書全体が論理的でわかりやすくなるでしょう。
ちなみに営業報告書やプロジェクトの報告書などでは、上記に加えて以下3項目を足し、7W2Hのフレームワークで精緻に情報を整理することもあります。
最後に、報告書を書き終えた後に、チェックしておきたいポイントを5つご紹介します。
報告書を作成する際には、文末の表現を「です・ます調」か「だ・である調」のいずれかに統一することが重要です。文章全体に一貫性を持たせるために、文末が混在していないか、必ず確認しましょう。
「です・ます調」は丁寧で親しみやすい印象を与えます。一方、「だ・である調」は簡潔で力強い表現となり、より公式な場面に適しています。報告書の目的や読み手に応じて使いわけましょう。
報告書を作成する際は、内容が読みやすい量に収まっているかを確認することが重要です。情報量が多すぎると、要点が伝わりにくくなるため、一般的にはA4用紙1〜2枚にまとめるとよいでしょう。
特に、役員や上層部向けの報告書では、簡潔さが求められます。要点を200文字程度に絞ることで、短時間で重要な情報を把握してもらえるでしょう。適切な文字数に調整することで、報告書がスムーズに読まれ、伝えたい内容が確実に届きます。
報告書において、事実と解釈が区別されて書かれているかも確認しておきましょう。
事実とは、誰が見ても同じ認識が得られる客観的な情報であり、解釈は個々の考えや推測を含む主観的な内容です。これらが混同されると、報告を受けた側が誤った理解をしてしまい、ビジネスにおける重要な判断に悪影響を及ぼすリスクがあります。
特に、報告書は事実を正確に伝えることが目的であり、予測や希望的観測が混じることは避けなければなりません。そのため、まずは正確な事実を示したうえで、それに基づいた解釈や分析を別途説明することが求められます。この区別が曖昧な報告書は、信頼を失う原因にもなりかねないため、常に意識して記載しましょう。
報告書を提出する前に、口頭で説明する場面を想定して、内容を音読してみることも重要です。音読することで、文章の流れや表現に違和感がないかを確認できます。報告書が長くても、50文字程度で要点をまとめた一言や、200字程度の1分間の説明を準備しておけば、急な説明にも対応しやすくなります。
報告書を作成する際は、内容の質だけでなく、見た目の整い方にも注意が必要です。適切に改行を入れることで、読み手の視覚的な負担を軽減し、内容がスムーズに伝わるようにしましょう。
また、句読点の使い方も重要です。文章のリズムを整えることで、読みやすさが向上します。さらに、漢字とひらがなのバランスにも気を配りましょう。漢字が多すぎると硬い印象を与え、ひらがなが多すぎると逆に稚拙に見えてしまうことがあります。
こうした部分に配慮し、見た目が整った報告書に仕上げることで、読み手にとってもわかりやすく、受け入れやすいものになります。これらのポイントを意識し、全体としてバランスの取れた報告書を作成しましょう。
ケース別に、報告書のテンプレートを用意しました。報告書の作成に、ぜひ以下のテンプレートをお役立てください。
なお、PDFの編集にはブラウザーで使用できる「Adobe Acrobat オンラインツール」が便利です。直感的に操作できるうえに、PDFをMicrosoft WordやMicrosoft PowerPointに変換し、大幅な編集もできます。そのほかにもPDFファイルの圧縮や結合など、PDFに関する25以上の機能を使うことが可能です。セキュリティ面にも配慮されていて安全に使えるので、日々の業務にぜひお役立てください。
続いて、報告書の例文についてもご紹介します。上記のテンプレートには例文も付記していますが、中には実際のケースと異なり書きづらい場合もあります。また、社内の報告書の様式が定まっており、テンプレートどおりに書けないこともあるでしょう。以下はより具体的なケースを想定した報告書の例文です。作成の際にぜひお役立てください。
訪問先 ：Z株式会社
訪問日時 ：令和5年9月2日（月）
先方担当者 ：マーケティング部A様
自社担当者 ：B課長・C・D
報告者 ：E
令和5年9月2日（月）にZ株式会社へ新しいマーケティングツールの提案のため訪問しましたので、以下の通りご報告いたします。
1．訪問目的
Z株式会社が進めるデジタルマーケティング強化に向け、当社の新しいツールを提案しました。特に、ソーシャルメディアでのブランド認知向上に貢献する機能を紹介し、効果的な活用方法を提示しました。
2．訪問の実施結果
先方では、他社製品の導入も検討中であり、比較検討の段階にあるとのことでした。当社のツールには特にデータ分析機能に興味を示していただき、さらに詳細なデモを行うよう依頼がありました。次回訪問時に、ツールを実際に使用した事例を提示することが決まりました。
3．課題
Z株式会社は、導入するツールに対して即効性とコストパフォーマンスを重視しており、これが主要な決定要因となります。当社としては、短期間で結果を出すための具体的な戦略を立案し、提案内容を強化する必要があります。
4．展望
Z株式会社は早期の導入を希望しているため、競合に対して迅速な対応が求められます。次回訪問は令和5年9月23日を予定しており、それまでに追加のデモ資料を作成し、具体的な提案を行います。
作成者名：山田 太郎
作成日：2024年9月2日（月）
1．概要
出張先：名古屋
出張期間：2024年8月22日（木）～8月23日（金）
出張目的：新製品の市場調査および販促活動
2．スケジュール・行動歴
2024年8月22日
10：00～ 名古屋営業所にて現地スタッフとの打ち合わせ
13：00～ A社にて新製品のプレゼンテーション
16：00～ 名古屋オフィスで翌日の商談準備
2024年8月23日
09：00～ B社との商談
11：00～ C社にて市場調査インタビュー
14：00～ 移動および帰社
3．内容
A社とのプレゼンテーションを通じて、50個の試験導入が決定。納期については近日中に確認の上、9月初旬を目指す予定。
B社は競合製品の導入を検討中のため、次回提案時に具体的な価格モデルを提示することが必要と判断。
C社では市場の現状と顧客ニーズを収集。特に価格設定が重要とのフィードバックを得た。
4．所感
A社では新製品に対して積極的な姿勢が見られたが、B社では競合製品に強い関心があり、次回の商談に向けたさらなる準備が必要と感じた。
C社のインタビューでは、市場調査が進展し、ターゲット層に対するアプローチ方法の再考が求められると感じた。
次回の訪問時には、より具体的なデータと戦略を持参し、成果につなげたい。
作成者名：山田 太郎
作成日：2024年9月2日（月）
研修名：中堅社員向けリーダーシップ研修
1．研修内容
2．研修に対する学び
中堅社員として求められるリーダーシップスキルを学ぶ貴重な機会でした。特に、意思決定のプロセスとコミュニケーション戦略についての講義が印象的でした。私が担当するプロジェクトでは、複数の部門と連携する場面が多いため、研修で得た知識を活用し、効果的なリーダーシップを発揮していく所存です。
令和5年9月2日（月）
田中 一郎様
株式会社XYZ
カスタマーサポート部 お客様対応課
鈴木 花子
商品の破損に関するお詫びとご報告
拝啓 時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
さて、令和5年8月15日に発生いたしました弊社オンラインショップからご購入いただきました商品の破損について、田中様に多大なるご迷惑とご不便をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。以下に、経過と今後の対応についてご報告させていただきます。
1．経緯
調査の結果、商品の破損は配送中に適切な梱包が施されていなかったことが原因であることが判明いたしました。通常、出荷前に複数名で梱包状況の確認を行うところですが、当日は人手不足により確認作業が不十分だったことが今回の事態を招いた要因でございます。
2．対応
この度の件を重く受け止め、今後は梱包基準の見直しと担当者の再教育を徹底いたします。また、出荷時の最終確認体制を強化し、再発防止に努めてまいります。田中様におかれましては、商品のご到着をお待ちいただいていた中で、このような結果となり、ご期待にお応えできなかったこと、誠に申し訳なく存じます。重ねて深くお詫び申し上げます。
今後もお客様に安心してお取引いただけるよう、一層のサービス向上に取り組んでまいります。引き続きご愛顧を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
作成者名：株式会社XYZ 製造部 山田太郎
作成日：2024年9月2日（月）
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
2024年8月20日に発生した部品Aの供給遅延につきまして、貴社に多大なるご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
今回の件に関しまして、以下のとおり経緯をご報告いたします。
1．内容
2024年8月20日10時15分、弊社第2工場内で発生した生産ラインのトラブルにより、部品Aの製造が一時中断し、納品予定だった部品Aの供給遅延が発生いたしました。
2．現状
8月20日12時30分より生産ラインが通常どおり稼働再開
8月20日13時00分に供給遅延の旨を貴社ご担当者様に報告し、納期を8月25日から8月28日に変更していただきました
3．経過
8月20日10時15分 生産ラインのトラブル発生
8月20日11時50分 技術者による修理が完了
8月20日12時30分 通常どおり生産ラインの稼働再開
4．原因
生産ラインの制御システムに不具合が発生したことが原因
5．対策
全生産ラインの制御システムを再点検し、同様の不具合がないか確認いたします。また、今後の定期点検を強化し、システムの安定稼働を確保いたします。
今後このような事態が再発しないよう、社員一同、全力を尽くしてまいります。
この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようよろしくお願い申し上げます。
敬具
ここまで、報告書の書き方や書く際のテクニック、報告書の作成に役立つテンプレートや例文をご紹介してきました。ただ、より質の高い報告書を作成するにあたっては情報の整理だけでなく、視覚的な美しさも欠かせません。特に読み手に信頼感を与えるには、内容の質だけでなく、「納品物」として文書の高い完成度が求められます。そんなニーズに応える強力なツールが「Acrobat Pro」です。それでは、Acrobat Proの魅力と特長を確認していきましょう。
https://www.youtube.com/embed/UcV97C8Jwdw?si=I9RI3tDZRm01xyXi
Acrobat Proは直接編集から電子署名まで充実した機能があるPDFツールです。
今回ご紹介した報告書の作成と編集に活用でき、表示が崩れないPDFの特長が最大限活かせて、綺麗に印刷できます。
なお、Acrobat Proは報告書以外にも、様々な文書業務に役立ちます。ここからは、そんなAcrobat Proの特長をご紹介します。
PDFファイルのテキストの修正や削除、新規追加などがカンタンに行えます。また、文字サイズの変更や行間の調整、箇条書きなどのスタイル設定も可能です。その他、画像の追加や文字のハイライト、コメントの追加などもでき、いずれも直感的に操作できます。
Acrobat Proを使えば、Microsoft Word・Microsoft Excel・Microsoft PowerPointをはじめとした、様々なファイル形式からPDFに変換し、編集できます。異なるファイル形式で保管されている文書もPDFに変換することで一元管理できるため、非常に便利です。
さらにポートフォリオ機能を使えば、元のファイル形式のまま一元管理することもできます。ポートフォリオ機能とは、Word・Excel・PowerPoint・XML・JPG・CAD図面といったファイルを、1つのPDFにまとめられるもの。PDF内のすべてのファイルを横断して検索できたり、ファイル内にフォルダを作成して階層的に管理できるため、大量の書類管理・案件データの管理がスムーズに行えます。
Acrobat Proはデスクトップ、ブラウザー、モバイルのいずれでも利用可能です。移動中や外出先など、いつでもどこでも文書の作成や編集、共有をスムーズに行えます。その他にも、PDFファイル上の情報を削除して塗りつぶす墨消し機能や電子サイン機能もお使いいただけます。Acrobat Proで、報告書をはじめとした文書作成業務をぜひ効率化してみてください。
なお、以下の記事では、企業利用にオススメしたい「法人向けAdobe Acrobat」についてわかりやすく解説しています。文書管理にお悩みの方は、ぜひ一度ご覧ください。
報告書作成において、正確さと見栄えの良さが求められる場面は多々あります。そして、Adobe Acrobatはそんなニーズを強力にサポートします。フォーマットの整った美しい報告書を誰でもカンタンに作成でき、PDFの編集やセキュリティ設定も思いのまま。これにより、重要な情報を確実に伝え、相手に信頼される報告書を短時間で作成できます。
さらに、Acrobat Proのレビュー機能を活用すれば、チーム全員がリアルタイムでフィードバックを共有でき、報告書の完成度が一段と高まります。無駄な手戻りを防ぎ、ミスのない完璧な仕上がりを目指すなら、Acrobat Proはまさに最適なツールです。
今すぐAdobe Acrobatを使って、報告書作成をもっと効率的でプロフェッショナルに進めましょう。スムーズな操作性と高度な機能で、あなたの仕事の質を格段に向上させることができます。まずは無料トライアルから、その違いを実感してください。
最後に、報告書に関するよくある質問に回答していきます。
報告書とは、特定の事柄や状況について事実を整理し、正確に伝えるための文書です。業務における重要な情報を整理し、関係者に伝達する役割を担います。
「タイトル（表題）」「概要」「詳細説明」の3層構造に、必要に応じて「所見・所感や補足」を足す構成が基本です。ただし、報告書に決まりきった構成はないため、事実を整理し、正確に伝えることを第一に考えるのが重要です。
報告書の作成を効率化するためには、報告書のテンプレート活用がオススメです。さらに「Acrobat Pro」や「Adobe Acrobat オンラインツール」のようなPDF編集ツールを使うと、報告書をよりスムーズに作成できます。
（編集：ウェブライダー）
稟議書の書き方を解説。すぐに使える稟議書のテンプレートもダウンロードできます。 稟議書を書くコツや、稟議をスムーズに通すコツも解説しますので、ぜひお役立てください。
顛末書の概要や書き方を解説。顛末書の作成に役立つテンプレートのダウンロードも可能です。顛末書の作成に役立つ例文や書き方のコツ、提出時の注意点もあわせてご紹介します。
業務効率化を成功に導くコツをわかりやすく解説します。業務効率化の方法や進める手順、上手くいかない場合の対処法などを詳しく説明。また、書類業務を効率化する「Adobe Acrobat Pro」もあわせて紹介します。
