稟議書の書き方と、承認を得るコツ【テンプレート付き】

【無料】利用シーン別の稟議書テンプレート

利用シーン別に、稟議書のテンプレートを用意しました。稟議書の作成や編集業務の効率化に、ぜひテンプレートをご活用ください。

また、これから解説する内容をテンプレートと照らしあわせながら確認することで、さらに理解が深まり、より効果的な稟議書が作成できます。

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シンプルな稟議書テンプレート

様々なビジネスシーンで使えるシンプルな稟議書テンプレートです。

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物品購入に関する稟議書テンプレート

高価な備品を購入したり、大口の新規取引をしたりする場合に使用する稟議書です。一般的な稟議書の項目に加えて、購入品名や費用、費用の内訳といった項目を設けています。

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出張に関する稟議書テンプレート

出張申請用の稟議書テンプレートです。出張の目的や期間、出張にかかる費用などの項目を設けています。

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契約に関する稟議書テンプレート

取引先との契約前に使用する稟議書です。取引先情報や契約内容、契約金額、契約後の取引開始日などの項目を設けています。

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これらのテンプレートをカスタマイズして使う際は「Adobe Acrobat Pro」がオススメです。

Acrobat ProはPDFの編集から共有、電子契約に至るまで、PDFにまつわる充実した機能が搭載されたオールインワンソリューション。直感的な操作でだれでも安心して利用できます。

さて、稟議書のテンプレートをダウンロードしたところで、次は稟議書の基礎知識をおさらいしていきます。

このように、稟議書は情報資産として蓄積され、組織全体の学びにもつながります。

以上のことから、稟議書業務は「単なる事務手続き」以上の恩恵を受けられます。しかし、稟議書の内容に不備があると、せっかくのメリットを活かせません。

そこで、稟議書作成のポイントとして、稟議書に最低限必要な6つの項目をご紹介します。これらの項目を漏れなく記載することで、説得力のある稟議書が作成でき、承認がスムーズに進みます。

稟議書を書くコツ・通すコツ

稟議書は、必要な項目を埋めるだけなく、決済する人を納得させるため、わかりやすく情報を伝える必要があります。

以下4つのコツを押さえれば、稟議が通る可能性をグッと引き上げられるので、ぜひ参考にしてみてください。

1. 簡潔に、わかりやすく記載する
2. 実行の効果とリターンを記載する
3. 想定されるリスクと対処法も記載する
4. 関連各所に事前に周知し、調整しておく

【コツ1】簡潔に、わかりやすく記載する

稟議書を書く際には、冗長な表現を避け、簡潔に記載しましょう。結論を先に書き、その後に理由や具体的なデータなどを書いていきます。以下のように箇条書き形式でまとめるのもオススメです。

• 稟議の目的：〇〇〇〇
• 申請の理由：〇〇〇〇
• 導入の効果：〇〇〇〇

また、会社の規模が大きいと、稟議の承認者が「関与していない業務内容が書かれた稟議書」に目を通すこともあります。そうした場合であっても、稟議書を見る人が内容を理解し判断を下せるように、わかりやすくまとめることが重要です。

そのほか、「専門的な用語はなるべく使わない」「余白を十分に取って視覚的に見やすくする」といった工夫も心がけましょう。

このように、なるべく数値化して記載します。すべてのケースにおいて数値化できるわけではありませんが、可能な限り意識しましょう。

このように稟議がとおることで得られる成果を定量的に示せると説得力が増しますので、意識しましょう。

【コツ3】想定されるリスクと対処法を記載する

稟議書には、稟議内容を実施することで生じるリスクと、その対処法も明記しましょう。

なぜなら、リスクと対処法を記載することで、承認者は提案の妥当性や実現可能性を客観的

に判断しやすくなるからです。また、リスクをあらかじめ予測し、その対処法を提案することは、稟議の説得力を高めることにもつながります。稟議は申請する側だけでなく、承認者側も責任を負うことになるため、決裁者の立場になってリスクと対処法を考えましょう。

【コツ4】関連各所に事前に周知し、調整しておく

稟議を通す際には、関係各所に事前に要件を伝えて調整する「根回し」が欠かせません。「根回し」と聞くとネガティブなイメージをもつ人もいますが、もともとは樹木を移植する際に根本に施す処理を指す園芸用語で、ニュートラルな言葉です。ビジネスにおける根回しは、稟議の円滑な進行や相手への気遣いなどポジティブな効果をもたらします。根回しを行うと、承認者は稟議の内容を十分にした理解したうえで、冷静な判断を下せます。

【デメリット1】作成や承認に時間や手間がかかる

稟議書を作成したり、会議に比べて稟議書のほうが回覧・承認に時間がかかったりすることは稟議書のデメリットです。

特に、関係者が多かったり、稟議書が電子化されたりしていないと、全員に回覧して承認を得るのに数日〜数週間かかることもあります。

【デメリット2】印刷や保存にコストがかかる

紙媒体で稟議書を運用する場合、用紙代や印刷代などが必要です。また、保存する際には、ファイルの保管スペースが必要になったり、探す手間がかかったりもします。

【デメリット3】保存後の検索性やセキュリティが担保しにくい

紙媒体で保存したり、機能が不十分なツールなどを使って作成した稟議書は、検索性やセキュリティが担保しにくい課題があります。特に紙媒体の稟議書では、過去の稟議を参考にする際に保管された用紙を探す必要があります。また、稟議書が紛失・破損した場合、情報漏洩のリスクにつながりかねません。

このように、紙媒体で稟議書を運用するのはいくつかのデメリットがあります。しかし、そういった紙媒体での稟議書業務をデジタル化することで、業務速度を各段に向上させられます。

「Acrobat Pro」を使えば、ご紹介したデメリットはすべてクリアできます。

それではAcrobat Proの導入によるメリットを詳しくご紹介します。

Adobe Acrobatで稟議書業務を効率化しよう！

PDFにまつわる便利機能が1つにまとまったAcrobat Pro。文書業務全般に役立てられ、全世界500万以上の企業が業務推進に活用しています。

Acrobat Proの稟議書業務に活かせる便利な機能を紹介します。

1. 稟議書を手早く、カンタンに編集できる
2. 回覧・承認作業をスムーズに進められる
3. 検索性やセキュリティ性が担保できる
4. ページの削除や並べ替えが可能で、サッと整理整頓できる

Acrobat Proを詳しくみる

1．稟議書を手早く、カンタンに編集できる

Acrobat Proを使えば、PDFファイル上のテキストの修正や削除、新規追加などがカンタンに行えます。また、文字サイズの変更や行間の調整、箇条書きといったスタイル設定も可能です。そのほか、画像の追加や文字のハイライト、コメントの追加などもでき、いずれも直感的に操作できます。

2．回覧・承認作業をスムーズに進められる

Acrobat ProではPDFのリンクを共有し、1つのPDFファイルを複数人で、同時に確認できます。そのため、紙を印刷して部署を周り、1人ひとりに回覧する必要がなくなります。また、前の人の承認が終わるまで待つ必要もありません。承認者は手の空いたときに確認でき、コメントやレビューが行えます。

さらに、Acrobat Pro上で署名の依頼も可能です。署名を依頼した人には通知メールが届き、オンライン上で署名が行えます。なお、署名にはテキスト入力・自筆・画像などが利用でき、ハンコの印影をあらかじめ画像として用意しておけば、紙と同じような感覚で承認印を押すこともできます。

そして、すべての承認が完了すると、関係者全員に確認のメールが届きます。稟議書の承認依頼を行った人は、承認者が通知メールを開いたことや、署名したことを確認できるため、稟議の進捗状況をリアルタイムに把握することが可能です。

ちなみに、Acrobat Proはモバイルデバイスでも利用できるため、出先やリモートワーク下で稟議を止めてしまう心配もありません。

3．検索性やセキュリティ性が担保できる

Acrobat Proを使えば、キーワードで検索して、目的のファイルを瞬時に見つけることが可能です。複数のファイルを横断して検索ができるほか、大文字と小文字を区別した検索・完全一致による検索などもできます。

そして、墨消し機能を使ってPDF内の情報を削除して塗りつぶしたりすることができ、情報漏洩を未然に防げます。

また、署名されたファイルには改ざん防止のシールと監査レポートが記載されるため、安心してご利用いただけます。