Brukerveiledning Avbryt

Tildele brukere til flere grupper

 

Veiledning for Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom i gang

Administrer

Sende, signere og behandle avtaler

Avanserte avtalefunksjoner og arbeidsflyter

Integrere med andre produkter

Acrobat Sign-utvikler

Kundestøtte og feilsøking

Ved å la brukere sende avtaler fra flere enn én gruppe kan administratorer knytte bibliotekmaler, mottakergodkjeninng og signaturkrav til én gruppe, slik at arbeidsflyten kan definere gruppens natur i stedet for brukerne i den.

Oversikt

Når en avtale opprettes, er det innstillingene på gruppenivå som i stor grad dikterer tilgjengelige ressurser (maler/arbeidsflyter) og systemtildelte egenskaper til avtalen (merkeprofilering, mottakerroller, autentiseringsmetoder, PDF-sikkerhet/-oppbevaring osv.).

Å være låst i en gruppe betyr at en individuell bruker-ID låses til ett sett med standarder, ett utvalg av maler og arbeidsflyter, og ett konsept med signatursamsvar.

Å tillate brukere å få tilgang til flere grupper åpner for at administratorer kan tenke på grupper som mer enn en samling brukere. Grupper kan sees på som et miljø for spesifikke dokumentsigneringskrav som du gir brukere tilgang til.

Eksempelvis kan én gruppe utformes rundt et sett med svært strenge samsvarsrelaterte regler for signatur og distribusjon, og en annen kan konfigureres for interne arbeidsflyter og maler med lav autentisering. En bruker tildelt til begge gruppene, kan få tilgang til alle ressursene for hver gruppe.

Administratorer på gruppenivå har også muligheten til å administrere flere enn én gruppe, noe som forbedrer den praktiske nytteverdien av administratorrollen på gruppenivå.

Merk:

Dette dokumentet er designet for å markere endringene UMG bringer til grensesnittet/funksjonaliteten for brukere, og identifisere viktige hensyn som overføring av UMG utløser for administratorer.

Forutsetninger

  • Bare kontoer på Enterprise- og Business-nivåene er kvalifisert for å aktivere brukere i flere grupper
  • Påse at nettverkssikkerheten eksplisitt gir tilgang til tillat Acrobat Sign-endepunkter
  • Den nyeste versjonen av grensesnittet for Tilpassede arbeidsflyter, Startside og Behandle må være aktivert for kontoen
    • Hvis du bytter konto for å tillate brukere i flere grupper, aktiveres de nye sideversjonene automatisk (hvis de ikke allerede er aktiverte), og alternativene for å gå tilbake til det eldre grensesnittet deaktiveres.  Dette inkluderer lenkene for “Bytt”
      • Eldre sider for Arbeidsflyt/Startside/Behandle er inkompatible med brukere i flere grupper
      • Sikkerhetskopiering av UMG tilbakestiller ikke Startside/Behandle
  • Gjennomgå eventuelle integrasjoner som støttes av Acrobat Sign, tilpasset API-utvikling og/eller tredjepartsintegrasjoner i en utviklerkonto for å sikre funksjonalitet

Primærgruppen

Alle brukere under UMG-regler tildeles en “primærgruppe”.  Primærgruppen er:

  • Standardgruppen som brukeren laster inn når de går inn på Sende-siden
  • Gruppen som definerer userID-ens signaturmyndighet/parametere hvis en avtale sendes til e-postadressen deres
  • Gruppen som det refereres til hvis det er behov for en innstilling på gruppenivå og den anmodende kilden ikke er klar over UMG
    • F.eks.: Acrobat Sign integrasjoner kan strekke seg over flere versjoner. Eldre versjoner som ikke er UMG-klare, trenger en standard å referere til, og det vil være primærgruppen

Gruppetilhørighet for eiendeler

Avtaler, webskjemaer og Send samlet-hendelser opprettet før aktivering av UMG, er bare relatert til oppretting av bruker-ID.

Avtaler, webskjemaer og Send samlet-hendelser opprettet etter at UMG er aktivert, er relatert til ID-en for gruppen de ble opprettet i, i tillegg til ID-en til brukeren som opprettet dem.

I praksis betyr dette at eiendelene som er opprettet før du aktiverer UMG, vil flytte med brukeren hvis du endrer brukerens primære gruppe. Brukere som kan vise gruppen (gjennom kontodeling), mister synligheten til disse eiendelene når de flyttes ut av den delte gruppen.

Eiendeler opprettet etter at UMG er aktivert, vil forbli relatert til gruppen. Brukere som kan vise gruppen, vil fortsette å se eiendelene som er opprettet i gruppen, etter at brukeren som opprettet dem, er flyttet til en ny primærgruppe.

Hvordan aktivere muligheten for å ha brukere i flere grupper

Aktivering eller deaktivering av UMG kan bare gjøres via en administrator på kontonivå. I denne artikkelen finner du instruksjoner for hvordan du oppgraderer kontoen din.

Det er mulig å gå tilbake fra UMG, men med disse merkbare endringene:

  • Alle administratorflagg på Gruppe-nivå fjernes
    • Administratorflagg på kontonivå påvirkes ikke
    • Administratorer på gruppenivå kan få rett til sine dedikerte grupper
  • Alle brukere finnes bare i sin primærgruppe
Merk:

En bruker kan ha medlemskap i maksimalt 100 grupper.

Forskjeller på brukernivå

Endringer på brukernivå er allestedsnærværende. Alle brukere som kan logge på Acrobat Sign, vil se endringene nedenfor:

Forskjeller for administrator på gruppenivå

Disse grensesnittendringene kan bare ses av administratorene for kontoen (som tillatt av administratorkontrollene på kontonivå):

Rollen til administratoren på gruppenivå er betydelig forbedret, ettersom en bruker kan være administrator for flere grupper, og er ikke pålagt å være administrator for alle gruppene de er medlem av.

Administratorer på gruppenivå i flere grupper kan bedre administrere dokumenter og arbeidsflyter for bredere team, og rapportere om innholdet i flere grupper, uten å få tilgang til hele datasettet for kontoen.

Forskjeller for administrator på kontonivå

Bare administratorer på kontonivå har tilgang til det nedenstående:

Forskjeller for administrator på personvernsnivå

Verktøy for administrasjon på personvernnivå endres foreløpig ikke av UMG-innstillingene.

API-forskjeller

Merk:

Bare v6 i REST API vil bli oppdatert for å imøtekomme UMG.

Det eldre SOAP API vil ikke bli oppdatert for å imøtekomme UMG.

Bruk av SOAP API-er eller v5 REST (og eldre) vil fungere uten UMG-aktivering, og brukerens primærgruppe vil gjelde.

v6 REST API-endepunkter som kjøres i sammenheng med en bestemt gruppe, er utvidet til å omfatte en valgfri groupId-identifikator som kan sendes i en forespørsel som spørringsparameter, topptekst eller som en del av forespørselens innhold.  

Denne parameteren er valgfri, og hvis den utelates, er koden som standard brukerens primærgruppe

Gruppespesifikke handlinger er i to kategorier:

  • Brukeradministrasjon
  • CRUD-operasjoner på ressurser

Endring i brukeradministrasjon er integrert i muligheten til å administrere flere gruppemedlemskap i ett API-kall og utvidelsen av sikkerhetsmodellen som påvirker gruppeadministratorens muligheter, dvs. sørger for at gruppeadministratoren ikke forårsaker endring i en gruppe utenfor deres rekkevidde.

Endring i ressursoperasjoner er den ekstra group id-parameteren til forespørsels-/responsmodeller, og gir en gruppekontekst til avtaler, webskjemaer og Send samlet-hendelser. 

Parameteren group Id legges bare til i v6 REST API. Versjoner under v6 REST bruker den primære gruppen for bakoverkompatibilitet.


INVALID_GROUP_ID

En vanlig feilresponskode “INVALID_GROUP_ID” utløses når:

  • Den identifiserte gruppen ikke ble funnet
  • Den identifiserte brukeren ikke er medlem av den identifiserte gruppen.
  • Funksjonen er deaktivert og group id samsvarer ikke med brukerens primærgruppe

Hvis UMG ikke er aktivert, oppfører alle eksisterende endepunkter seg som før. Brukerens primærgruppe brukes som det eneste gyldige gruppemedlemskapet, og hvis en annen group id blir sendt til et endepunkt, blir INVALID_GROUP_ID returnert.

Legge til brukere i flere grupper

Å legge til en bruker i flere grupper gjøres på en av to måter:

Opprette avtaler

UMG-regler kan observeres helt i begynnelsen av prosessen for å opprette en ny avtale.

Hvis en bruker starter prosessen ved å velge en mal eller arbeidsflyt fra Startside > Start fra biblioteket, må brukeren først utvide gruppen de sender fra, og deretter velge mal/arbeidsflyt fra alternativene som er tilgjengelige i gruppen. 

Når mal/arbeidsflyt velges og det klikkes på Start, åpnes Send-siden, der brukeren kan fullføre konfigurasjonen.

Merk:

Ved å starte avtalen fra en mal eller arbeidsflyt på gruppenivå, settes gruppeverdien inn på Send-siden, og muligheten for å redigere gruppen undertrykkes.

Hvis en arbeidsflyt/mal på kontonivå velges, har avsenderen muligheten til å velge gruppeverdien.

Starte avtale fra mal eller arbeidsflyt

 

Hvis brukeren starter prosessen fra Send-siden, definerer Send fra-rullegardinfeltet gruppen avtalen er tilknyttet.

Ved å velge gruppe begrenses avtalen til bibliotekmalene som er tilgjengelig for den valgte gruppen.

Hvis du endrer gruppen, endres egenskapene som er brukt på avtalen.  Dette tvinger siden til å oppdateres, og alt innhold på feltnivå som ble skrevet inn, går tapt.

Starte en avtale fra Send

Tilpasset arbeidsflytutforming

Å lage og administrere tilpassede arbeidsflyter påvirkes ikke av UMG-reglene så langt:

  • Arbeidsflyter som er tilordnet en gruppe, kan bare redigeres av en administrator (gruppe- eller kontonivå) som har sin primærgruppe satt som samme gruppe som arbeidsflyten er dedikert til
  • Arbeidsflyter som er tilordnet kontonivået, kan bare redigeres av en administrator på kontonivå (uavhengig av primærgruppe)

I fremtidige oppdateringer vil administratorer få grensesnittalternativene for å knytte arbeidsflytene de oppretter, til individuelle grupper de har administratormyndighet i, uavhengig av deres primærgruppe.

Oppretting og administrasjon av bibliotekmal

Å lage en gjenbrukbar bibliotekmal under UMG-regler har ett ekstra trinn når du gir tilgangstillatelse på gruppenivå til malen:

Definer gruppen som bibliotekmalen er tilknyttet.

  • Dette gjøres i en undermeny når du velger tillatelsen Hvem kan bruke denne malen:
Merk:

Den opprinnelige userID-en som oppretter en mal, forstås som “eieren” av den malen.

Maleieren har alltid tilgang til malen for å Sende eller Redigere. Det spiller ingen rolle hvilket myndighetsnivå userID-en for eieren har, eller om eieren er tilknyttet gruppen malen er eksponert for.

Opprette en bibliotekmal

Administrere eksisterende bibliotekmaler

Egenskapene til eksisterende bibliotekmaler kan redigeres via Behandle-siden.

Åpne malen for redigering, og hvis malen deles med Alle brukere i gruppen min, kan redigereren endre gruppetilknytningen:

Redigere malegenskaper

Merk:

Endring av gruppetilknytning påvirker ikke gruppetilhørighet for avtaler som allerede er opprettet.

Opprette og administrere webskjema

Oppretting av et webskjema under UMG-regler har ett ekstra trinn:

Definer gruppen som webskjemaet er tilknyttet.  Dette gjøres helt øverst på siden.

  • Angi gruppeverdien først, siden endring av gruppen tilbakestiller siden og tømmer innhold på feltnivå
Oppretting av webskjema

Forsiktig!

Den tilknyttede gruppen kan ikke redigeres etter at webskjemaet er opprettet.

Administrere eksisterende nettskjemaer

UMG-regler påvirker ikke hvordan eksisterende webskjemaer administreres (ettersom den tilknyttede gruppen ikke kan redigeres).

Rapportering mot webskjemaet krever at oppretteren kjører rapporten, eller en administrator med myndighet til rapportdataene i gruppen.

Deling av innhold

Deling av en individuell avtale eller mal påvirkes ikke av UMG-regler.

Kontoer som bruker standard kontodeling (kun Bruker til Bruker-deling) påvirkes ikke av UMG-regler.

Avansert kontodeling tillater deling mellom Brukere, mellom Grupper, og mellom Brukere og Grupper:

 

Dokumentoppbevaring/GDPR

Det er ikke forventet noen endringer i GDPR-verktøysettet med hensyn til UMG-endringene.

Integrasjoner

Alle kontoer på Enterprise-nivå kan aktivere UMG, selv når én (eller flere) integrasjoner er konfigurert.

For tiden støtter følgende integrasjoner UMG-parametere:

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

Brukere som sender avtaler gjennom en integrasjon som ikke er UMG-klare, oppfattes bare å være i sin primærgruppe. Sendeparametere justeres med primærgruppeinnstillingene i henhold til dette.

 

API – REST v6

Mange av REST v6 API-endepunktene har fått en valgfri parameter for groupID lagt til metoden.

Den nåværende forventningen er at ethvert eksisterende REST v6 API-kall vil fortsette å fungere, uansett om UMG er aktivert eller ikke.

Tidligere API-versjoner (både SOAP og REST) vil fortsette å fungere som forventet, og forstå brukeren bare som medlem av sin primærgruppe.

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?