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Constituer un dossier de réponse à un appel d’offres, qu’il s’agisse d’un appel d’offres public ou privé, demande bien souvent beaucoup de temps et d’investissement. Découvrez les bonnes pratiques pour monter un dossier de qualité et apprenez à modifier un dossier type pour en faire un outil commercial imparable.
Un appel d’offres désigne la procédure dans laquelle un acheteur demande à différents offreurs de faire une proposition commerciale pour un projet donné (achat de produit, prestation de services, etc.) Les différents offreurs sont alors mis en concurrence pour que l’acheteur puisse faire son choix en fonction des différents critères établis dans le cahier des charges qu’il a constitué. Les différents types d’appels d’offres L’acheteur, aussi appelé commanditaire, peut-être une entreprise du domaine privé, ou une entité du domaine public. C’est ce qui fait la différence entre un appel d’offres privé et un appel d’offres public. Dans le secteur privé, la procédure d’appel d’offres est relativement souple. Ici, le commanditaire est assez libre quant à la manière d’organiser son appel d’offres. L’acheteur privé peut directement communiquer le cahier des charges aux différentes entreprises. Côté secteur public, les appels d’offres sont plus contraignants. Ils sont encadrés par le Code de la commande publique et le règlement de la consultation. Ici, l’acheteur public ne peut pas envoyer directement son cahier des charges aux différentes entreprises. En effet, lorsque l’acheteur public lance l’appel d’offres, une publicité sur des plateformes spécifiques et officielles est déposée (notamment sur le JOUE, le Journal Officiel de l’Union Européenne, et sur le BOAMP, le Bulletin Officiel d’Avis à Marchés Publics). C’est d’ailleurs ce qui lance officiellement la procédure d’appel d’offres public.
Le dossier de réponse à un appel d’offres est un document recensant les éléments répondant à la problématique, aux besoins ou aux demandes spécifiques d’une personne chargée des achats dans le secteur public ou privé.
Les éléments présents dans le dossier de réponse à l’appel d’offres doivent montrer la manière dont votre approche, vos services ou vos produits peuvent être profitables à la personne chargée des achats et en quoi la solution proposée est plus adaptée que celle des autres concurrents. Vous l’aurez compris, ce type de dossier est souvent long à constituer et comporte de multiples sections devant décrire avec précision le raisonnement derrière chaque proposition.
Si l’on pourrait penser que seules les grandes entreprises sont à même de répondre aux appels d’offres, qu’ils soient publics ou privés, il n’en est rien. Les PME, les TPE et même les freelances peuvent constituer un dossier de réponse à un appel d’offres et le remporter.
Notons en revanche que quelques exceptions s’appliquent dans le cadre des marchés publics. Le commanditaire public peut en effet refuser l’offre d’une des entreprises si celle-ci se trouve en situation de liquidation judiciaire, de condamnation pénale, etc. L’ensemble des cas est précisé dans l’ordonnance nº 2015-899 relative aux marchés publics. These requests usually come with clear instructions on what the client wants from a prospective vendor. This includes product and service requirements, qualifications, time frame, pricing, and examples of past work or success stories.
When you create a solicited proposal, the prospective client has already decided they need help for this project. They now must simply choose the best option available. This makes the proposal somewhat easier to write, since the client is already on board to agree.
Craft your solicited proposal as a more formal presentation, and include a slide deck with graphs, images, and case studies. A well-designed presentation will make your proposal stand out from the rest and help you present information in a clear, approachable manner.
When you run new ideas by your client, it’s considered an unsolicited, or informal, proposal. If your client, or potential client, expresses interest in the project, they may ask to see a full written proposal. An unsolicited proposal is more difficult to create, since you won’t receive specifications about deliverables from the client, and they may not have budgeted for a new line of work. Focus on the client’s needs and highlight concrete numbers to show key stakeholders how this project could benefit their bottom line.
An informal proposal can turn into a formal-looking deck, but you can also concisely convey your information in a clearly formatted Word document and a simple cover page. When you’re especially pressed for time, an informal proposal can even take the form of an email with key details highlighted in bullet points. Informal proposals can vary greatly based on the clients and the situation.
Avant de commencer à monter votre dossier, il peut être judicieux de rechercher des exemples de réponses à des appels d’offres dans votre secteur d’activité ou du côté de la concurrence. Cela permet d’identifier et d’inclure dans le dossier les points et les variables que l’on retrouve habituellement dans les propositions, de sorte que celle-ci puisse refléter au mieux les normes de l’industrie ou du secteur. Vous pouvez également utiliser des modèles de réponse à un appel d’offres issus d’Adobe Stock ou encore des exemples d’Adobe Spark pour vous guider dans le processus de rédaction.
Mettez toutes les chances de votre côté pour remporter le marché : n’offrez pas qu’une seule solution. Proposez une variété d’approches adaptées à la situation et aux besoins de la personne commanditaire. Présentez trois options, dont un scénario idéal, une solution intermédiaire et une option moins onéreuse. Tenez compte dans ces trois approches du calendrier, du budget et des livrables.
Veillez à rédiger votre dossier à la voix active pour plus de concision et de clarté. Le contenu du dossier de réponse à un appel d’offres doit être facile à lire et rapidement compréhensible. Évitez par conséquent l’abus d’adjectifs et limitez les descriptions au strict nécessaire. Il faudra évidemment veiller à relire le dossier avant de l’envoyer. Les fautes de frappe sont parfois inévitables et pourraient témoigner d’un manque d’attention aux détails. Il serait dommage que le client ou la cliente perde confiance avant même d’avoir commencé le projet.
Bien que chaque projet soit différent, les dossiers de réponse à un appel d’offres ont des points communs :
Incluez le nom de la personne commanditaire, la date de soumission et vos coordonnées.
Ces dossiers sont souvent longs et lourds. Veillez à inclure une table des matières associée à des numéros de page. Le lectorat trouvera ainsi l’information dont il a besoin sans avoir à parcourir d’autres sections.
C’est un moyen rapide et efficace de mettre en évidence la façon dont votre approche répondra aux besoins du client. Il n’est pas nécessaire de tout détailler. L’essentiel est que la personne commanditaire puisse avoir un aperçu de votre proposition.
Montrez que vous avez parfaitement compris la demande initiale de la personne commanditaire et sa problématique.
Décrivez l’approche générale que vous utiliserez pour résoudre la problématique de votre client ou pour répondre à ses besoins.
Vous pouvez détailler ici la façon dont vous allez exécuter l’approche mentionnée plus haut. Attention cependant à trouver le juste équilibre : noyer le client sous un flot d’informations serait contreproductif.
Expliquez en quoi votre entreprise et les membres de votre équipe sont qualifiés pour répondre à la problématique de la personne commanditaire. Cette partie peut également prendre la forme d’une section « À propos ». Pensez à mettre en valeur vos réalisations passées, vos études de cas, les témoignages client, etc.
Décrivez votre calendrier général en faisant apparaître les éléments clés du projet. Présentez ces informations sous forme de frise chronologique, en identifiant les jalons.
Il s’agit certainement de l’une des sections les plus importantes du dossier de réponse à un appel d’offres. Elle doit mentionner les coûts, les échéanciers de paiement et d’éventuels points juridiques.
Prévoyez un espace pouvant accueillir les signatures lorsque votre proposition est acceptée. Soulignons que pour répondre aux appels d’offres publics, le dossier doit obligatoirement inclure certaines pièces jointes, comme des attestations fiscales et une déclaration sur l’honneur.
Votre proposition est bouclée et votre dossier monté ? Il est alors temps de l’envoyer au client pour signature. Si vous utilisez les signatures électroniques d’Adobe Acrobat et Acrobat Sign, les approbations sont plus rapides. Vous pouvez également envoyer facilement des documents à partir de Microsoft 365, Box, Dropbox, etc. Mettez toutes les chances de votre côté pour que vos projets soient acceptés, et continuez à développer votre activité en répondant à d’autres appels d’offres.
