Digitale Workflows: Welche Chancen bietet die Digitalisierung für Unternehmen?

Digitale Workflows: Definition.

Unter einem Workflow versteht man einen geschäftlichen Arbeitsvorgang, der sich in regelmäßigen Abständen wiederholt. Ein digitaler Workflow bezeichnet sinngemäß einen elektronischen Arbeitsablauf und beinhaltet dabei auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Gerade bei repetitiven Aufgaben wie sie im Personalwesen oder der Buchhaltung anfallen – man denke an die Bearbeitung von Bewerbungen oder an das Erstellen und Verarbeiten von Rechnungen –, lohnt sich die Einführung von digitalen Workflows in besonderem Maße. Durch die Automatisierung von einzelnen Prozessen können Unternehmen effektiv Zeit einsparen, Fehler minimieren und kleinteilige Verwaltungsschritte vermeiden. Dadurch werden Ressourcen freigesetzt, die wiederum für andere Aufgaben oder Geschäftsfelder gewinnbringend eingesetzt werden können.

Was ist der Unterschied zwischen Workflow und Prozess?

Im Berufsalltag werden die Begriffe “Prozess“ und “Workflow“ häufig als Synonym im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung von Aufgaben verwendet. Tatsächlich haben beide Wörter jedoch unterschiedliche Bedeutungen.

So versteht man unter “Prozess“ eine Folge von Aktivitäten oder Schritten, die durchgeführt werden müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Ein Prozess kann in verschiedenen Bereichen sowie auf verschiedenen Ebenen einer Organisation existieren und sowohl menschliche als auch automatisierte Aktivitäten umfassen. Normalerweise beschreibt ein Prozess detailliert, was zu tun ist, aber er spezifiziert nicht, wer es tun sollte oder welche konkreten Anwendungen oder Systeme dafür verwendet werden sollen.

Der “Workflow“ dagegen ist eine spezifische Darstellung eines Prozesses. Er beschreibt die Schritte, die in einem Prozess ausgeführt werden müssen, die Reihenfolge der Schritte, die Verantwortlichkeiten der beteiligten Personen oder Rollen sowie die Anwendungen oder Systeme, die zur Unterstützung des Prozesses benötigt werden. Ein Workflow legt fest, wer was tun sollte, wann es getan werden soll und welche Ressourcen verwendet werden sollen. Der Workflow ist somit eine Art Plan für die Umsetzung des Prozesses. Er kann in Form von Diagrammen, Flussdiagrammen, Listen oder anderen Modellen visualisiert werden.

Doch was sind die konkreten Vorteile digitaler Workflows? Welche Arbeitsschritte kann ich überhaupt mit einem Workflow abbilden? Und auf welcher Grundlage entscheide ich, welche Prozesse automatisiert werden sollen? Wir geben Antworten auf diese Fragen.

Warum braucht es digitale Workflows?

Unternehmen können in vielerlei Hinsicht von der Einführung digitaler Workflows profitieren. Zu den offensichtlichsten Vorteilen gehört die Zeitersparnis, das Vermeiden von Fehlern und das Verständnis von Prozessen mit Blick auf das große Ganze. Doch es gibt noch einige weitere gute Gründe, warum sich die Einführung digitaler Workflows für dein Unternehmen lohnt.

Die Vorteile digitaler Workflows in der Übersicht:

- Transparenz: Durch die Automatisierung von Prozessen hast du jederzeit den vollen Überblick über Projekte und einzelne Arbeitsschritte.

- Verkürzte Abstimmungsprozesse: Durch das abteilungsübergreifend bessere Verständnis von Prozessen lassen sich interne Abstimmungen verkürzen.

- Effizienzsteigerung: Klar definierte Abläufe und Rollenverteilungen erhöhen die Arbeitsgeschwindigkeit und sparen somit Zeit und Ressourcen.

- Identifikation von Potentialen: Die detaillierte Abbildung von Prozessen ermöglicht eine einfachere Identifikation von Automatisierungspotentialen.

Unternehmen können in vielerlei Hinsicht von der Einführung digitaler Workflows profitieren. Zu den offensichtlichsten Vorteilen gehört die Zeitersparnis, das Vermeiden von Fehlern und das Verständnis von Prozessen mit Blick auf das große Ganze. Doch es gibt noch einige weitere gute Gründe, warum sich die Einführung digitaler Workflows für dein Unternehmen lohnt.

Welche Arbeitsabläufe lassen sich mit einem Workflow abbilden?

Abteilungen wie das Personalwesen oder die Buchhaltung tragen Verantwortung für zentrale interne Geschäftsprozesse und sind deshalb strategisch besonders wichtig für Unternehmen. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen in diesen Bereichen profitiert das Unternehmen entsprechend in seiner Gesamtheit.

Wenn Führungskräfte über die Einführung digitaler Workflows nachdenken, macht es deshalb Sinn, sich diese beiden Abteilungen zuerst anzuschauen. Ein weiterer Grund: Gerade hier finden sich viele tägliche oder Routineaufgaben im Bereich der Dokumentenverwaltung, die sich besonders leicht automatisieren lassen.

Hierfür empfiehlt sich die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) und/oder eines Enterprise Content-Management-Systems (ECM-System). Ein DMS übernimmt die strukturierte Verwaltung von digitalen oder digitalisierten Schriftstücken, während ein ECM sich mit der Gesamtheit des Unternehmens-Contents befasst. Darunter fallen beispielsweise auch Audio- oder Video-Formate.

Mit diesen Tools lassen sich Workflows für Prozesse definieren wie beispielsweise:

- die Dokumentenbearbeitung und -freigabe

- das Stellen von Urlaubsanträgen

- den Eingang von Rechnungen

- den Eingang von Bewerbungen

- die Abwicklung von Produktbestellungen u.v.m

Falls du dich weiter mit dem Thema beschäftigen möchtest, empfehlen wir dir unseren Artikel "Workflow Management: Für mehr Effizienz im Arbeitsalltag".

Workflow Management in der Praxis.

Wir sehen: Der Arbeitsalltag im Personalwesen und der Buchhaltung – aber natürlich auch in anderen Bereichen – setzt sich aus vielen, verschiedenen Abläufen zusammen. Das erfordert wiederum eine zielgerichtete Koordinierung und Steuerung dieser Workflows über das Workflow Management. Mithilfe des Workflow Managements werden Arbeitsabläufe analysiert und Abhängigkeiten erkannt. Darauf aufbauend werden im Anschluss Verbesserungen modelliert, beschrieben und Abhängigkeiten visuell aufbereitet. Schauen wir uns nun genauer an, wie das im konkreten Arbeits- und Projektkontext aussieht.

Wie stellt man einen Workflow dar?Wie funktioniert ein Workflow-Management-System?

Um den Ablauf und die Reihenfolge der einzelnen Aufgaben und Entscheidungspunkte zu visualisieren, stellt man Workflows normalerweise grafisch dar. Hierfür gibt es verschiedene Methoden und Programme. Am häufigsten nutzen Unternehmen für die Visualisierung ihrer Workflows jedoch Flussdiagramme.

Die Folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft dir bei der Erstellung eines solchen Flussdiagramms:

1. Identifiziere die Aufgaben: Analysiere den Workflow und identifiziere die einzelnen Aufgaben oder Schritte, die ausgeführt werden müssen, um den Prozess abzuschließen. Definiere klare Start- und Endpunkte des Workflows.

2 . Definiere die Reihenfolge: Bestimme die logische Reihenfolge der Aufgaben. Überlege, welche Aufgaben nacheinander ausgeführt werden müssen und welche parallel ablaufen können.

3. Bedingungen und Regeln festlegen: Füge Bedingungen oder Regeln hinzu, die den Ablauf des Workflows beeinflussen können. Diese können in Form von "wenn-dann" -Anweisungen oder anderen logischen Ausdrücken dargestellt werden.

4. Verbinde die Aufgaben: Verbinde zusammengehörige Aufgaben mit Pfeilen, um die Reihenfolge darzustellen. Jeder Pfeil zeigt an, welche Aufgabe nach der vorherigen Aufgabe ausgeführt werden soll.

5. Füge Entscheidungspunkte hinzu: In einem Workflow können Entscheidungspunkte auftreten, bei denen abhängig von bestimmten Bedingungen unterschiedliche Pfade genommen werden. Falls dies bei dir der Fall ist, kannst du dies mit Markierungen an den entsprechenden Stellen im Diagramm festhalten. Diese Markierungen können z.B. als Punkte dargestellt werden und enthalten eine Ja/Nein-Frage oder eine Bedingung, die bestimmt, welcher Pfad im Workflow fortgesetzt wird.

6. Füge Entscheidungspfeile hinzu: Füge von den Entscheidungspunkten ausgehende Pfeile hinzu, um die verschiedenen Ergebnisse der Entscheidungen darzustellen. Jeder Pfeil sollte mit einem klaren Ergebnis oder einer Bedingung beschriftet sein.

7. Verantwortlichkeiten zuweisen: Füge den Aufgaben die entsprechenden verantwortlichen Personen oder Rollen hinzu. Dies kann in Form von Namen oder Abteilungen neben den Aufgaben im Flussdiagramm erfolgen.

8. Überprüfe und optimiere den Workflow: Überprüfe das Workflow-Diagramm, um sicherzustellen, dass es den tatsächlichen Ablauf korrekt darstellt. Identifiziere Engpässe, Unklarheiten oder Verbesserungsmöglichkeiten und überarbeite den Workflow entsprechend.

Wie funktioniert ein Workflow-Management-System?

Für viele Unternehmen genügt es, Workflows über ein DMS oder ECM-System zu organisieren. Für komplexe Prozesse und Anforderungen gibt es aber auch eigene Workflow-Management-Systeme, die dabei unterstützen, komplette Geschäftsprozesse in einem Unternehmen zu automatisieren und zu verwalten. Solche Software-Lösungen ermöglichen es, Aufgaben, Ressourcen und Dateien entlang eines definierten Arbeitsablaufs zu erfassen, zu überwachen, zu steuern und zu analysieren.

Zu den wichtigsten Funktionen von Workflow-Management-Systemen gehören:

- Prozessmodellierung: Zu Beginn werden die einzelnen Arbeitsschritte, ihre Reihenfolge, etwaige Regeln sowie die Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe des zu automatisierenden Prozesses definiert.

- Aufgabenzuweisung: Basierend auf den definierten Verantwortlichkeiten und Regeln weist das System den Mitarbeitenden dann automatisch Aufgaben zu. Fallen nun neue Aufgaben an oder gibt es Änderungen an bestehenden Aufgaben, werden die Mitarbeitenden über Benachrichtigungen darüber informiert.

- Aufgabenerledigung: Sind die Aufgaben zugewiesen, können die Mitarbeitenden sie mithilfe des Workflow-Management-Systems erledigen. Sie können den Fortschritt verfolgen, Kommentare hinterlassen und die Aufgabe abschließen.

- Automatische Weiterleitung: Nach Abschluss einer Aufgabe kann das System automatisch die nächste Aufgabe an die dafür zuständige Person weiterleiten. Dies geschieht basierend auf den definierten Regeln und der Logik des Geschäftsprozesses.

- Überwachung und Berichterstellung: Mit dem Workflow-Management-System kann der gesamte Prozessfortschritt überwacht und analysiert werden. Es können Berichte erstellt werden, um Einblicke in die Leistung des Workflows zu erhalten, Engpässe zu identifizieren und Verbesserungen vorzunehmen.

Nachfolgend möchten wir dir beispielhaft aufzeigen, wie du mit den Workflow-Tools von Adobe deine Dokumente effizient verwalten kannst.

Effiziente Dokumenten-Workflows mit den Tools von Adobe.

Dokumente bilden die Grundlage der Unternehmenskommunikation. Egal, ob Unternehmenspräsentation, Verträge, Rechnungen oder Personalinformationen – sie alle sind in unterschiedlichen Arten von Dokumenten festgehalten und/oder dokumentiert. Die Vielfalt der verschiedenen Unterlagen macht jedoch ihre strukturierte Verwaltung essenziell. Neben der reinen Verwaltung ist die Nutzbarmachung der in den Dokumenten enthaltenen Informationen für die Unternehmensentwicklung nicht minder wichtig. Deshalb nimmt ein effizientes Dokumentenmanagement eine zentrale Rolle bei der Einführung von digitalen Workflows ein.

Mit einem Tool wie Acrobat Sign lassen sich nicht nur – wie der Name vermuten lässt – elektronische Unterschriften rechtsverbindlich einholen. Zudem können die unterschiedlichsten Aufgaben rund um die Dokumentenverwaltung automatisiert und infolgedessen besser koordiniert werden. Nicht nur werden neue Workflows automatisch per HTML-Formular vorsortiert und in das passende Formular bzw. Dokument „übersetzt“. Ist ein Dokument bereits in der Bearbeitung erkennt Sign auch, an welche Instanz die Datei im nächsten Schritt weitergeleitet werden muss und/oder sendet sie an die als verantwortlich festgelegte(n) Person(en). Alle unterschriebenen und erhaltenen Unterlagen werden zudem zentral verwaltet, wobei der Dokumentenumlauf in Echtzeit abgebildet wird.

Doch Sign ist nur eines der nützlichen Workflow-Werkzeuge im Adobe Kosmos. Mit Adobe Workfront etwa kannst du über Projektplanvorlagen und standardisierte Statusblätter deinen gesamten Arbeitsprozess steuern. Über den Adobe Experience Manager kannst du zudem deine Workflows bei der Content-Erstellung managen.

Darüber hinaus bietet dir Acrobat über 20 weitere Onlinetools, mit denen du verschiedene Aspekte deiner Workflows noch effizienter machen kannst. Du kannst z.B. unterschiedliche Dateiformate in PDF umwandeln, mehrere PDF-Dokumente zu einer Datei zusammenfügen, die Größe einer PDF-Datei verringern, um sie mit anderen zu teilen oder PDF-Dokumente mit einem Passwort schützen. All das sind wichtige Faktoren, um die Zusammenarbeit zu verbessern und Workflows zu optimieren.

Doch wenn wir schon bei den geeigneten Tools sind: worauf solltest du beim Einführen von digitalen Workflows grundsätzlich achten?

Workflows digitalisieren: Ein Leitfaden.

Wir fassen noch mal ganz allgemein zusammen: Durch die Einführung von (digitalen) Workflows können Prozesse und Abläufe in Unternehmen deutlich effektiver und somit auch zeitsparender ablaufen. Das spart auf lange Sicht nicht nur Kosten und verbessert die Zufriedenheit der entlasteten Mitarbeiter*innen. Gleichzeitig kann das Unternehmen als Ganzes davon profitieren und sich im Wettbewerb besser behaupten.