Viết, thiết kế và quảng bá sách trắng.

Sách trắng là gì?

Sách trắng là một bài viết thuyết phục, sử dụng bằng chứng, dữ kiện và giải thích hợp lý để giúp đối tượng người xem của doanh nghiệp hiểu về một chủ đề hoặc vấn đề cụ thể và thường dài từ 3.000 đến 5.000 từ. Sách trắng khuyến khích đối tượng người xem mục tiêu là khách hàng và đối tác tiềm năng (và chuyên gia kỹ thuật hợp tác với họ) giải quyết vấn đề theo một cách cụ thể hoặc đi đến một kết luận cụ thể. Sách trắng thường nằm ở giai đoạn đầu hoặc giữa trong chu kỳ mua của khách hàng.

Có hai kiểu sách trắng chính:

• Sách trắng giới thiệu trình bày về những lợi ích của sản phẩm hoặc dịch vụ và sử dụng bằng chứng để giải thích vì sao sản phẩm hay dịch vụ đó đem lại lợi thế cho đối tượng người xem mục tiêu. Đây không nhất thiết là tài liệu thuyết phục bán hàng. Đúng hơn thì bằng chứng về sản phẩm hoặc dịch vụ đã quá rõ ràng, như sách trắng mẫu này.
  
  
• Phương pháp tiếp cận vấn đề và giải pháp xác định những vấn đề dai dẳng phổ biến cho lĩnh vực đó và đề xuất giải pháp cho những vấn đề dai dẳng đó. Những giải pháp này sẽ dẫn dắt người xem đến sản phẩm hoặc dịch vụ do công ty cung cấp. Sách trắng này từ Ventyx là một ví dụ về phương pháp tiếp cận vấn đề và giải pháp.

Trong bất kỳ trường hợp nào, mục đích của sách trắng đều là giới thiệu về chuyên môn và kiến thức của công ty, đồng thời thể hiện năng lực của bạn để tạo ra giá trị cho khách hàng. Mặc dù sách trắng rất giống một phần trong chiến lược tiếp thị tổng thể nhưng thiên về mục đích vun đắp mối quan hệ và xây dựng niềm tin cho khách hàng tiềm năng hơn là trực tiếp cố gắng chuyển đổi.

Những nội dung nên có trong sách trắng.

Phần tóm tắt chung.

Sách trắng nên mở đầu bằng một đoạn tóm tắt ngắn gọn về chủ đề chính, còn gọi là phần tóm tắt chung. Phần tóm tắt này phải luôn chứa những điểm cần nhớ chính và ý tưởng chính của sách trắng. Phần này phải được trình bày sao cho người xem không biết về kỹ thuật cũng có thể hiểu được hoàn toàn.

Nghiên cứu ủng hộ cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Sách trắng phải thuyết phục nhưng không phải là phần thuyết trình bán hàng. Ngay cả khi sách trắng giới thiệu về hiệu quả của một sản phẩm hoặc dịch vụ cho trước thì cũng phải dựa vào nghiên cứu, thông tin hữu ích và số liệu xác thực thay vì cách nói hoa mỹ hay xây dựng thương hiệu. Sách trắng phải có nội dung giống như văn bản giáo dục hoặc học thuật chứ không phải tài liệu tiếp thị, ngay cả khi chính phòng tiếp thị đã soạn sách trắng.

Sách trắng hiệu quả trình bày dữ liệu theo cách tối ưu nhất có thể cho doanh nghiệp của bạn và giải quyết các vấn đề dai dẳng có thể có của khách hàng. Sách trắng thường viện dẫn nghiên cứu bên thứ ba hoặc trường hợp nghiên cứu cho thấy kết quả ủng hộ cho thương hiệu của bạn và góp phần định hướng cho khách hàng khi đưa ra quyết định mua sắm.

Cách diễn đạt chuyên nghiệp nhưng dễ hiểu.

Sách trắng là đường ranh giới mong manh giữa các ý tưởng kinh doanh chung và chi tiết kỹ thuật thực tế. Sách trắng phải dễ hiểu cho những người ra quyết định kinh doanh, ví dụ như quản lý điều hành hoặc trưởng phòng. Họ có thể có hiểu biết chung hợp lý về khía cạnh kỹ thuật của doanh nghiệp nhưng không nắm được mọi chi tiết kỹ thuật.

Bạn cần viết sách trắng với quan điểm của người xem có hiểu biết về kỹ thuật. Những người ra quyết định như COO hay CTO rất có thể có nền tảng kỹ thuật và quản lý điều hành thường hỏi ý kiến các chuyên gia kỹ thuật trước khi ra quyết định. Các chuyên gia kỹ thuật sẽ đọc sách trắng của bạn và sách trắng cần có đủ chi tiết và dựa trên dữ kiện để họ đánh giá cao nội dung.

Thiết kế rõ ràng và thiết thực.

Sách trắng thường tích hợp ảnh, biểu đồ và đồ họa thông tin. Tuy nhiên, tất cả những yếu tố này nên được đưa vào để cung cấp thông tin thay vì minh họa; thiết kế sách trắng nên rõ ràng và chuyên nghiệp. Các yếu tố hình ảnh có thể tăng cường đáng kể độ dễ hiểu và tính thuyết phục của sách trắng nhưng phải có vai trò giống như các yếu tố hình ảnh trong tài liệu học thuật hoặc bài viết kỹ thuật.

Phải luôn phát hành sách trắng ở định dạng tệp PDF có thể tải xuống dễ tiếp cận. Sách trắng có thể được tạo trong nhiều chương trình từ các gói xử lý văn bản đến các ứng dụng thiết kế như Adobe InDesign. Định dạng sách trắng như tạp chí kỹ thuật hay tạp chí xuất bản định kỳ, không định dạng như bài viết trên blog hoặc tài nguyên trực tuyến khác. Bạn nên làm theo mẫu sách trắng để đảm bảo đáp ứng tiêu chí này.