Adobe Acrobat Sign
Tìm hiểu xem tài liệu điện tử có thể hợp lý hóa quy trình kinh doanh và hệ thống hồ sơ trong khi vẫn đảm bảo quyền truy cập đơn giản và an toàn cho đối tác của bạn như thế nào.
CHUYỂN ĐẾN PHẦN
Các lợi ích của việc sử dụng tài liệu điện tử
Cách PDF giúp quản lý tài liệu an toàn hơn
Cách Adobe Acrobat Sign giúp bạn dễ dàng điền và ký vào tài liệu điện tử
Xem các câu chuyện thành công sau đây về tài liệu điện tử
Biến tài liệu điện tử thành một phần trong kế hoạch chiến lược của bạn bằng Acrobat Sign
Tài liệu điện tử, hay e-doc, là một tệp kỹ thuật số thay thế cho bản sao hoặc bản in vật lý. Giống như PDF, tài liệu điện tử dễ chia sẻ, sắp xếp và cộng tác hơn, dù các nhóm ở trong cùng một văn phòng hay ở rải rác trên toàn cầu. Tài liệu này được bảo mật và bạn có thể xem, xem lại và ký tên lên đó – cũng như theo dõi tiến trình – từ mọi thiết bị.
Tài liệu giấy có thể làm được gì thì tài liệu điện tử có thể làm tốt hơn. Giấy vẫn nằm ở văn phòng, trong khi bạn có thể truy cập tài liệu điện tử bất cứ lúc nào và từ bất cứ đâu nhờ lưu trữ trên nền đám mây. Quy trình làm việc điện tử có tổ chức, luôn sẵn có và an toàn này sẽ giúp quy trình kinh doanh diễn ra liên tục và giúp ích cho lợi nhuận của công ty bạn.
Việc loại bỏ giấy tờ giúp tiết kiệm tiền và diện tích lưu trữ, đồng thời giảm chi phí mất thêm từ việc in lại tài liệu cập nhật. Tài liệu điện tử cũng giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn và cải thiện dịch vụ khách hàng, giúp hợp lý hóa quy trình và tăng tốc khả năng kinh doanh. Ngoài ra, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tìm kiếm từ, cụm từ hoặc chi tiết cụ thể trong tài liệu điện tử.
Các tài liệu điện tử bảo mật như hợp đồng, hóa đơn, đơn hàng, biểu mẫu nhân sự và cung cấp thông tin có thể được lưu trữ và bảo vệ sau tường lửa, đồng thời được sao lưu chống tiêu hủy và hỏng tệp. Các tài liệu đã ký điện tử này có thể được khóa bằng mật khẩu để tăng tính bảo mật, ngay cả khi bạn đang nỗ lực làm việc để xử lý nhanh hợp đồng hoặc biểu mẫu kỹ thuật số bí mật.
Dưới đây là một vài loại tài liệu điện tử phổ biến nhất.
Từ hợp đồng và đề xuất cho đến hướng dẫn sử dụng và bản thảo, bạn có thể chuyển đổi bất kỳ tài liệu Microsoft Word hay tệp văn bản nào thành PDF để dễ dàng chia sẻ, chú thích hoặc ký tên.
Bạn có thể chuyển đổi tệp PowerPoint và các bài thuyết trình dạng trang chiếu khác để gửi làm tài nguyên sau khi trình chiếu. Bạn có thể dễ dàng xem các tệp này trên bất kỳ máy tính hoặc thiết bị di động nào, giúp đối tượng của bạn dễ tiếp cận thông tin hơn.
Số liệu và dữ liệu được theo dõi hiệu quả nhất trong bảng tính, đồng thời có thể chuyển đổi và hiển thị dữ liệu đó qua tệp PDF dễ đọc – có thể vừa với bất kỳ màn hình nào – giúp dễ dàng chia sẻ thông tin cô đọng một cách an toàn.
Bằng cách chuyển đổi tệp hình ảnh thành tệp PDF, bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu hình ảnh, ảnh, v.v. dễ lưu trữ, có thể tìm kiếm và chia sẻ được.
Chữ ký điện tử có tính ràng buộc pháp lý, tạo lợi thế cho tài liệu điện tử khi ký văn bản. Chữ ký điện tử an toàn hơn nhiều so với chữ ký trên tài liệu giấy truyền thống. Chữ ký điện tử chứa thông tin mà bạn có thể theo dõi về người đã ký tài liệu cũng như thời gian, địa điểm ký. Bạn có thể sử dụng chữ ký điện tử để thay chữ ký viết tay trong hợp đồng, đơn đăng ký, biểu mẫu giới thiệu tuyển dụng mới, thỏa thuận không tiết lộ, tài liệu giới thiệu nhà cung cấp, cũng như hồ sơ mời thầu, cho phép thay đổi và biểu mẫu đăng ký phúc lợi của chính phủ. Với đặc điểm dễ dàng, an toàn hơn và tiết kiệm chi phí, chữ ký điện tử là ưu điểm thứ ba của tài liệu điện tử.
Các doanh nghiệp này đã tiết kiệm thời gian quý báu bằng tài liệu điện tử và Acrobat Sign.
Acxiom cung cấp dữ liệu cho các nhà tiếp thị trên toàn thế giới, cho phép họ lập chiến dịch tiếp thị và bán hàng nhắm mục tiêu. Nhu cầu cao và công ty ngày càng phát triển. Để trải nghiệm với tài liệu và hợp đồng được trơn tru và nhanh hơn, Acxiom đã bắt đầu triển khai giải pháp chữ ký điện tử từ vài năm trước. Nhờ thành công này mà Acxiom đã chuyển sang triển khai Acrobat Sign Solutions ở tất cả các phòng ban. Đội ngũ Salesforce đưa ra khoảng 200 yêu cầu thay đổi khách hàng mỗi tháng bằng Acrobat Sign, nhưng vẫn giữ tất cả hồ sơ trong Salesforce.
Trong khi đó, bộ phận nhân sự tại Acxiom đào tạo nhập môn cho nhân tài mới nhanh hơn sau khi tích hợp Acrobat Sign Solutions vào Workday. Kathy Brand, giám đốc nhân sự cấp cao chia sẻ: “Thời gian chúng tôi tiết kiệm được trong công tác hành chính liên quan đến hợp đồng được tái đầu tư vào công tác tuyển dụng toàn cầu và hỗ trợ nhu cầu của nhân viên”.
Phát triển từ một công ty tổ chức hội nghị thành một nhà cung cấp dịch vụ truyền thông cho doanh nghiệp không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, thậm chí còn khó hơn nếu không có hệ thống quản lý hợp đồng trên toàn doanh nghiệp. Nhưng sau khi áp dụng tích hợp Acrobat Sign Solutions với Salesforce, PGi đã giảm thời gian hoàn thành hợp đồng từ vài tuần xuống còn trung bình 33 giờ.
Việc tích hợp đã cho phép PGi lần đầu tiên nắm được toàn bộ quá trình hoàn thành hợp đồng. Cody Royster, Giám đốc CNTT, Nghiệp vụ CRM và Công nghệ cho biết: "Tích hợp Acrobat Sign và Salesforce giúp chúng tôi phân tích để thấy được những lỗ hổng trong quy trình và cách chúng tôi có thể giải quyết những lỗ hổng đó bằng việc cải thiện quy trình làm việc của mình".
PGi sử dụng Acrobat Sign Solutions để phê duyệt các sửa đổi hợp đồng và lấy chấp thuận từ khách hàng Châu Âu đối với Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Liên minh Châu Âu (GDPR). Ngoài ra, đại diện bán hàng của công ty luôn biết hiệu suất của họ được đo lường và khen thưởng như thế nào do nhân sự mới và hiện tại đều ký thỏa thuận về gói hoa hồng và điều khoản hoa hồng sửa đổi với Acrobat Sign Solutions.
Hơn bao giờ hết, công ty của bạn cần hạn chế gián đoạn trong kinh doanh và duy trì hoạt động liên tục trong quá trình lập kế hoạch cho tương lai. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành chịu quản lý nghiêm ngặt như dịch vụ tài chính và chính phủ, cũng như chăm sóc sức khỏe và khoa học sự sống. Vấn đề bảo mật và tuân thủ chưa bao giờ quan trọng hơn thế, nhất là khi nhân viên đang có xu hướng chuyển sang hình thức làm việc từ xa.
Gửi, ký và theo dõi chữ ký điện tử một cách dễ dàng, giúp doanh nghiệp của bạn trở thành đối tác tốt hơn — cải thiện quan hệ với khách hàng và người mua, đồng thời tiết kiệm chi phí. Nhanh chóng thêm chữ ký điện tử vào bất kỳ tài liệu nào chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
