將程序數位化
早在這波改採遠端工作模式的浪潮發生前，許多公司就已開始採用各項技術來改善自身程序。數位轉型趨勢並非新鮮事，但現在更進入新的時代。為了在居家辦公團隊間築起溝通橋樑，許多公司都已在企業實務中實作數位工作流程。
什麼是數位工作流程？
數位工作流程是組織用來完成工作之任何程序的自動化，其中包括用於執行一系列工作的步驟、工具和計劃。如果有一系列要採取的步驟，而且該程序已實現數位化，則為數位工作流程。通常是由真人執行或至少啟始程序中的步驟，但數位化提供了工具，使得此程序變得更簡單快速並可進行追蹤。
數位工作流程會出現在客戶關係、人力資源和其他業務流程中。Frevvo 的資料顯示，43% 的工作程序都可自動化。這可能包括處理付款、銷售訂單、客戶服務索賠、新進員工文書工作、休假請求或事件報告等項目。數位工作流程也可能有助於管理供應鏈和行銷活動等項目。
數位工作流程可以簡單也可以複雜。它可能需要基本或進階技術，全視您需要完成的工作而定。工作流程的一個重要層面是管理。擁有一套規定、規劃和追蹤步驟的系統，就能透過及時提醒和中央資訊儲存庫來確保程序順利進行。
數位工作流程的優點
只要將重要程序自動化，企業就能減少花費在重複工作上的時間、使用者產生的錯誤，以及行政作業的經常費用。雖然自動化會對工作安全性造成一些問題，數位工作流程卻能化身企業與員工的資產。數位工作流程有助於提高作業效率，進而為所有人省下時間和麻煩。
將工作流程數位化通常需要移出紙本和手動程序。紙本檔案可能難以保護或容易遺失，而手動程序則可能會浪費團隊的時間和人才。邁向數位化表示資料會更安全、更容易追蹤，而且您可以完成更多工作。這也可為您節省紙張供應成本，並避免手動錯誤的風險。
除了更容易追蹤和監控之外，數位工作流程還可以產生有價值的資料。您可以發現程序中效率不彰之處，並分析透過數位途徑收集和提供的其他資料類型。數位程序也要求每個人對自己的工作負責，因為完成過程是如此透明。
建立數位工作流程的 9 個步驟
如果您已準備好開始，請按照以下九個步驟建立數位工作流程來提高程序的效率和生產力。
1. 找出您的數位化標的
決定從何開始進行自動化程序的第一步，就是進行觀察。請在盡可能減少干擾的情況下，建立可保護員工與業務成果的計畫。對此，您必須盤點哪些項目可以且應該進行數位化。
手動的重複程序需要優先進行自動化。您可以將分類、標籤和歸檔數位文件等枯燥工作全數自動化。而需要更多主觀人為意見 (例如品質控制或編輯內容核准) 的程序，則較不適合進行自動化。
請使用工作流程稽核判斷哪些手動程序應進行數位化。此舉將協助您了解手動程序所耗費的時間與資源，並突顯運用數位工作流程所省下的時間與成本。
2. 為每個新的數位工作流程建立工作流程圖
您必須掌握自己的方向，才能順利抵達終點。為了確保自動化旅程順暢無礙，請建立工作流程圖。這個詳細報告會列出數位化計畫從開始到結束的每一個步驟。此一視覺化呈現十分重要，因為這可展示工作流程中的每個動作、哪些部分可以且將會自動化，以及這樣的轉變應達到何種成果。
這些流程圖可做為識別自動化錯誤的指引，以及後續任何自動化計劃的藍圖，因此，每個自動化都必須有各自的工作流程圖。
3. 讓整個團隊都能存取新的程序
新的程序必須提供給有相關需求的團隊整體使用，才能發揮效益。公開透明為一大關鍵。若能存取工作流程圖，您的現行團隊就能協助訓練新進員工，好讓他們能了解新的自動化程序，並掌握自身角色的哪些地方將發生什麼樣的變化。雲端儲存解決方案是確保整個團隊能隨時隨地存取重要文件的絕佳方式。
請嘗試以適合大規模共用的格式 (如 PDF) 儲存與分享工作流程圖。將檔案轉為 PDF 時，您可以設定編輯權限或建立靜態文件，避免計畫不小心遭到變更。PDF 佔用的儲存空間較 PowerPoints 等大型檔案小。若您的公司使用共用伺服器，此舉有助於節省儲存空間。透過下載 Acrobat Reader，所有公司成員都可以輕鬆地檢視和分享 PDF 文件，確保順暢協作和有效率的組織溝通。
4. 尋找最適合您的自動化軟體合作夥伴
市面上有許多自動化軟體可供選用，包括：
客戶關係管理
客戶關係管理軟體 (CRM) 可評估和管理客戶資料。CRM 軟體可做為儲存所有現有及潛在客戶資料的中心，以及分析資料之處，進而協助您識別各種商機。
人力資源管理軟體
人力資源管理軟體 (HRMS) 可管理內部人力資源功能，像是儲存政策、員工記錄和福利資料。HRMS 可讓重要公司文件更易於存取，以利內部使用。
業務流程管理
企業程序管理 (BPM) 軟體可做為建立、實作與檢視自動化程序的中心。它可提供自動程序結果報告，協助企業進行數位工作流程最佳化。
為所屬企業選擇自動化軟體解決方案時，請考量工作流程圖中列出的需求和優先順序。
5. 將紙本檔案數位化
您目前的程序可能依賴紙本封存和歸檔系統，導致不方便或無法在數位工作流程中存取實用資訊。藉由將紙本檔案轉換為數位檔案，即可將此資料納入系統。無論文件是與人力資源、客戶資訊或內部協作相關，都可以找出需要掃描的文件並規劃數位化專案。Adobe Scan 是一個免費的行動應用程式，可讓此程序變得更簡單。而透過 Adobe Acrobat 軟體，即可利用 OCR 技術來編輯掃描的文字。
6. 讓角色與權限保持公開透明
對任何數位工作流程軟體而言，哪些員工和共同作業人員有權存取哪些文件，為一大重要安全考量。您勢必希望適當的人員能擁有適當的權限，進而效率十足地工作，同時盡可能降低對其他人造成的干擾。正因如此，請特別避免為不適當的人員提供機密資訊的存取權限。舉例來說，人力資源經理應有權限存取 HRMS 中的所有檔案，一般員工則只能看到經過核准的資訊。
指派角色與權限，為確保軟體成為資產 (而非風險) 的重要步驟。明確指派平台上的角色，有助於簡化任何訓練與調整期。
7. 再三測試，然後進行部署
在部署前，請務必測試任何新的數位工作流程自動化，特別是任何客戶導向的程序。測試作業可包含建立假的客戶帳戶，並嘗試完成整個購買程序，或與聊天機器人互動。在廣泛提供給所有使用者之前，請先排除可能造成干擾或破壞日常使用的任何錯誤。
8. 使用 KPI 追蹤程序
不過，如何才能判斷新的數位工作流程是否有發揮效益？關鍵效能指標 (KPI) 為絕佳的進度追蹤工具，可確保您的新自動化能協助您達成業務目標。此外，這些指標也能輕鬆調整 (比其他資料指標更易於調整)。由於數位工作流程必須隨同企業需求及優先順序變化做出調整，因此，此一特點便顯得格外重要。
舉例來說，KPI 可依據首次購買的帳戶數量來衡量每季的新客戶人數。如果顯示帳戶數增加，即可確認 CRM 有發揮作用。
9. 微調數位工作流程進一步提高生產力
不過，數位工作流程絕非「設定完成就可拋諸腦後」的程序。實作數位工作流程之後，請確定就 KPI 來看，自動化是否仍有良好表現，或找出可供改善的空間。定期回頭檢閱程序，可讓您持續為團隊最佳化數位工作流程，進而提升成果與團隊士氣。
首先，您需要定期檢閱新工作流程，以掌握成效。不過，只要適當實作，並定期檢查，數位工作流程就能為您節省時間與成本，並提升企業的整體效率。若能順利推展自動化程序、仔細規劃，並詳加檢閱，您就可望看到生產力隨著時間大幅提升。
