無論您任職於小型企業、大型公司，或為自僱人士，有效的文件管理都能憑藉快速搜尋、即時意見回饋工具和其他功能，協助您節省時間並提高效率。
文件管理系統的基本概念
文件管理系統 (DMS) 是一組軟體工具，可搭配雲端儲存空間使用，以追蹤並儲存您的電子文件。無論採用何種檔案格式或檔案類型，DMS 都能協助您一手掌握所有業務和個人文件，包括紙本文件的掃描內容、PDF 檔案，以及 Microsoft Office 試算表。
文件管理軟體的優勢
除了用作符合成本效益的文件控管和索引方法，Adobe Acrobat 等 DMS 還可提供：
- 當責和驗證： 在 Acrobat 中上傳和儲存檔案後，就會留下數位記錄，載明文件上傳者是誰，而您可以依名稱、修改日期或檔案大小來加以排序。
- 安全性重要檔案再也無需製作多份副本，檔案上傳完成後，Acrobat 就會自動將備份儲存在加密的雲端儲存空間內。
- 更出色的業務流程： 最優質的文件管理軟體也隨附內建的進階搜尋功能，可協助在需要的時候找出需要的項目。
- 更順暢的協作： 只要使用文件管理工具，就能讓多名人員一同使用單一電子文件，並共用檔案。舉例來說，Acrobat 備有版本控制功能，可記錄每位使用者進行的變更和編輯，因此，您可在需要時回復先前的版本。
- 存取權限控制. 只有您選擇的使用者能存取文件。
文件管理軟體的常見功能
儘管各款 DMS 都有獨到優勢，多數文件管理系統都具備相似的屬性。
1. 中繼資料
其定義為「與資料相關的資料」，每個文件的中繼資料都會以標記的形式上傳至系統中。通常，當中會包含幾項資訊，像是檔案名稱、標題、上傳日期，以及有關檔案本身的簡短描述。
2. 索引
可協助每位使用者根據內容、識別碼和中繼資料來尋找文件。
3. 安全性
透過加密和驗證安全性等功能來保護機密和敏感資訊。管理員可控制哪些使用者可存取您文件儲存空間中的檔案。
4. 工作流程
梳理文件流向，無論您是創業家或任職於組織內，皆可因應自如。您可以建立文件儲存、檔案分享、記錄管理和其他作業的相關指示。
5. 協作工具
讓使用者共用文件、一同使用電子文件，以及使用其他重要功能，並由系統自動監控和記錄所有變更。
6. 版本控制
協助使用者擷取數位文件的先前版本，在檔案頻繁更新時，這項功能會顯得格外實用。
7. 行動裝置存取
若要一手掌握即時意見回饋，請確認您的 DMS 有提供行動裝置 (例如智慧型手機或平板電腦) 功能。或者，請尋求能與行動應用程式進行整合的文件管理軟體。
請注意：文件管理與內容管理十分相似，但兩者之間有一項重大差異。內容管理會著重媒體檔案或網頁等非結構化內容，而非文件。
為何文件管理軟體適合運用在家庭內
搭載適當功能的 DMS 可協助您邁向無紙化、減少浪費、保護環境、減輕您的壓力、整合您的空間，並提高您的工作流程效率。Acrobat 的光學字元辨識 (OCR) 技術能進一步加快上述程序。這項技術可找出掃描文件中的文字、加以擷取，並將其轉換為可編輯且可搜尋的 PDF。
當中省下的時間可大幅提高效率。研究結果顯示：46% 以上的員工每天將時間耗費在以紙本為主的工作流程上，且每週花費超過 11 小時的時間在文件管理問題上。其中 5 小時可視為非生產力時數，而損失生產力就等同失去利潤。
使用可靠的 DMS，您就能透過簡化的自動化流程來避免混亂局面，並確保您的時間和心力可著重在最需關注的業務領域上。
使用 Adobe Scan 持續推動流程
請別讓所在地點或缺乏辦公設備等因素，成為您文件掃描工作流程的絆腳石。Adobe Scan 是一款免費的行動應用程式，可協助您使用手機相機擷取任何內容，從名片到手冊，皆可因應自如。只要拍張照，Adobe Scan 就能將其轉換為高品質的 Adobe PDF 檔案。
有了影像銳利化和對比移除等使用 AI 技術支援的功能，每次進行掃描，都可獲得高品質的內容。取得想要的內容後，還能運用全方位的選項，將掃描內容儲存為不同的檔案格式 (例如 JPEG)、透過社交媒體分享給其他人，甚或將其整合在其他文件內。
文件管理系統的常見問答
什麼是文件管理？
什麼是進行歸檔的五個方法？
人們可以使用五種一般歸檔方法，將自身的文件分門別類。您可以搭配個人偏好的任一方法設置 DMS，也能依照這些條件來排序和篩選您的文件。下方為進行歸檔的五種方法：
- 依日期歸檔
- 依字母順序歸檔
- 依數字順序歸檔
- 依類別或主題歸檔
- 依地點歸檔
如何設置家庭文件管理系統？
您可以思考文件類型和目前所採用的流程，藉此設置成效良好的系統。接著，請思考哪些類型的規則和程序有助於讓內容保持井然有序：
- 判斷相關事宜將由哪些人負責。
- 擬定檔案的建立、更新和命名規則。
- 記錄您已建立的程序。
- 找出目前的文件，並將其轉換至新的系統內。
- 確保文件會受到保護。
