什麼是電子文件?
電子文件 (或稱為 eDoc) 是一種用來取代實體複本或印刷本的數位檔案。eDoc (就像 PDF) 讓人更容易分享、整理及協作，無論團隊是在相同的辦公室內還是分散在全球各地。eDoc 很安全，您可以從任何裝置檢視、審查及簽署 eDoc 並追蹤其進度。
使用電子文件的好處
對於使用紙張可以做的任何事，使用電子文件可以做得更好。還是可以在辦公室內留用紙張，但您隨時隨地都可以存取電子文件，這要歸功於雲端儲存空間。這種井然有序、隨時可用又安全的電子工作流程可持續推動業務流程，並提升公司的獲利能力。
實現無紙化可節省資金和實體儲存空間，並減少因重新列印更新的文件所產生的額外成本。電子文件也可以簡化協作及改善客戶服務，進而有助於簡化流程並加快您推展業務的能力。此外，您也可以在電子文件中搜尋特定的字詞、片語或詳細資料以節省寶貴的時間。
PDF 如何讓文件管理工作變得更安全
類似合約、發票、採購單、人力資源表格和授權同意書等機密電子文件可以儲存在防火牆後方並得到保護，也可以備份，以免遭到破壞或檔案損毀。這些有電子簽名的文件可以使用密碼鎖定以提高安全性，即便您以業務發展的速度來處理合約或機密數位表格。
電子文件的類型
以下是一些最常見的電子文件類型。
Adobe Acrobat Sign 如何讓電子文件填寫及簽署變得輕鬆便捷
電子簽名具有法律約束力，所以在簽署文件時為電子文件提供了優勢。電子簽名比傳統書面文件上的簽名安全得多。電子簽名包含的資訊可讓您追蹤誰在文件上簽了名以及簽名的地點和時間。您可以使用電子簽名來取代合約、申請表格、新進員工報到表格、保密協議 (NDA)、廠商上線文件以及徵求提案說明書、變更授權書及政府福利註冊表格中的手寫簽名。簡便、更安全且節省成本的電子簽名是 eDoc 的三大優勢。
查看以下的 eDoc 成功案例
以下企業使用電子文件和 Acrobat Sign 節省了寶貴的時間。
Acxiom 看到透明的合約狀態，並加速了上線流程
Acxiom 提供資料給全球各地的行銷人員，讓他們能夠建立針對性的銷售和行銷活動。需求很高，該公司也不斷成長。為了讓文件和合約體驗更為順暢且快速，Acxiom 在幾年前開始實作了電子簽名解決方案。這項實作非常成功，Acxiom 的所有部門都改用了 Acrobat Sign Solutions。Salesforce 團隊每月會使用 Acrobat Sign 簽發大約 200 項客戶變更請求，但會將所有記錄保留在 Salesforce 中。
同時，Acxiom 的人力資源部門使用整合到 Workday 中的 Acrobat Sign Solutions 更快地為新進人才進行到職訓練。「我們將合約相關的行政工作方面省下的時間重新投入到全球招募及支援員工的需求上。」人力資源資深經理 Kathy Brand 說道。
PGi 以更快的速度完成合約並加以修訂
從一家會議公司成長為一家商務交流供應商並非易事，如果沒有整個企業的合約管理系統，那就是難上加難。但是在採用與 Salesforce 整合的 Acrobat Sign Solutions 之後，PGi 將合約完成時間從幾週縮短到平均 33 小時。
這樣的整合讓 PGi 首次能夠洞察完成合約的完整流程。「藉由 Acrobat Sign 與 Salesforce 的整合所實現的分析，我們可以瞭解流程中的差距，以及如何改善工作流程以彌補這些差距。」CRM Operations & Technology 的 IT 總監 Cody Royster 如此表示。
PGi 使用 Acrobat Sign Solutions 來核准合約修訂內容，並獲取歐洲客戶對歐盟通用資料保護法規 (GDPR) 的同意。此外，公司的銷售代表隨時知道自己的績效受到衡量與獎勵的狀況，因為新進員工與現職員工會使用 Acrobat Sign Solutions 簽署佣金方案以及經修訂的佣金條款。
使用 Acrobat Sign 將電子文件融入您的策略性計劃
現在，貴公司比以往更需要讓業務中斷的狀況減至最少，並維持業務續航力，同時還要為未來做好規劃。這對於金融服務和政府機關以及醫療保健和生命科學等高度管制的行業尤其重要。安全性和合規性從未如此重要，尤其是在員工迅速轉向遠端工作模式的情況下。
輕鬆地傳送、簽署及追蹤電子簽名，好讓您的企業成為更好的合作夥伴，進而改善客戶關係，同時為您節省資金。只需要按幾下，就可以快速地將電子簽名加入任何文件。
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