İnceleme raporları yazma, tasarlama ve bu raporları tanıtma.

İnceleme raporu nedir?

İnceleme raporu, bir iş kitlesinin belirli bir konuyu veya belirli bir sorunu anlamasına yardımcı olmak için kanıtlardan, gerçeklerden ve akıl yürütme yönteminden yararlanan ikna edici bir makaledir ve genellikle 3000 ila 5000 kelime uzunluğundadır. İnceleme raporları, potansiyel müşteriler veya iş ortaklarından (ve onlarla birlikte çalışan teknik uzmanlardan) oluşan hedef kitlelerini bir sorunu belirli bir şekilde çözmeye veya belirli bir sonuca varmaya teşvik eder. İnceleme raporları genellikle müşterinin satın alma döngüsünün başlangıç veya orta aşamalarının bir parçasıdır.

İki tür inceleme raporu vardır:

• Arka plan bilgisi veren rapor türü, bir ürün veya hizmetin faydalarını ele alır ve belirli bir ürün ya da hizmetin söz konusu hedef kitle için neden avantajlı olduğunu açıklamak için kanıtlardan faydalanır. Bu kesinlikle agresif bir satış belgesi değildir. Tam tersine, bu örnekteki inceleme raporunda olduğu gibi ürün veya hizmete ilişkin kanıtların her şeyi açık bir şekilde göstermesi beklenir.
  
  
• Sorun-çözüm yaklaşımı, ilgili sektörde yaygın olarak karşılaşılan sorunlu noktaları belirler ve bunlar için çözümler sunar. Bu çözümler hedef kitleyi, şirketinizin sunduğu ürüne veya hizmete yönlendirmelidir. Ventyx'in bu inceleme raporu, sorun-çözüm yaklaşımına örnek teşkil eder.

Her iki durumda da inceleme raporunun amacı, şirketinizin uzmanlığını, bilgisini ve müşteriler için değer yaratma becerisini göstermektir. İnceleme raporları genel bir pazarlama stratejisinin büyük bir parçasını oluştursa da doğrudan dönüşüm elde etmeye çalışmaktan ziyade potansiyel müşterilerinizle ilişkileri geliştirmek ve onlarda güven oluşturmakla ilgilidir.

İnceleme raporuna neler dahil edilir?

Ayrıntılı bir özet.

İnceleme raporları, ayrıntılı özet olarak bilinen, konu hakkında kısa ve öz bir yazı ile başlar. Bu özet, inceleme raporunuzdaki önemli çıkarımları ve ana fikirleri içermelidir. Bu bölüm, teknik bilgisi olmayan bir hedef kitle tarafından tamamen anlaşılabilmelidir.

Ürün veya hizmetinizi anlatan araştırmalar.

İnceleme raporları ikna edicidir ancak satış konuşması niteliğinde değildir. İnceleme raporu belirli bir ürün veya hizmetin etkililiği hakkında olsa bile raporda anlatılmak istenenler, konuşma sanatları veya markalama yerine araştırma, faydalı bilgiler ve doğrulanabilir sayısal değerler yardımıyla anlatılır. Raporu yazan kişi, pazarlama departmanından olsa bile rapor, pazarlama departmanında oluşturulmuş bir ürün yerine bir eğitim metni veya akademik metin gibi okunmalıdır.

İyi bir inceleme raporu, verileri işletmeniz açısından olabildiğince uygun şekilde sunar ve müşterinizin zorlandığı olası noktaları ele alır. Raporda genellikle üçüncü taraf araştırmaları veya markanızı destekleyen ve satın alma kararları verirken müşterilerinizi yönlendirmeye yardımcı olan sonuçları gösteren bir örnek olay incelemesinden yararlanılır.

Profesyonel ancak etkileşime açık bir ton.

İnceleme raporlarında, üst düzey iş fikirleri ile ayağı yere basan teknik ayrıntılar arasında denge kurulur. Raporlar, yaptıkları işin teknik tarafını yüksek düzeyde anlayabilen ancak her teknik ayrıntı konusunda bilgi sahibi olmayabilecek üst düzey yöneticiler veya departman başkanları gibi işle ilgili karar mercileri tarafından anlaşılabilmelidir.

Ayrıca yazınızda teknik hedef kitleyi de göz önünde bulundurmalısınız. COO veya CTO gibi karar mercileri pekâlâ yüksek düzeyde teknik bilgilere sahip olabilir ve üst düzey yöneticiler bir karar almadan önce genellikle teknik uzmanlardan bilgi edinmeye çalışır. Teknik uzmanlar, inceleme raporunuzu mutlaka okuyacaktır. Bu kişilerin içeriği takdir etmeleri için raporun yeterince ayrıntılı ve gerçeklere dayalı olması gerekir.

Sade ve işlevsel tasarım.

İnceleme raporlarına sıklıkla fotoğraf, tablo ve infografikler dahil edilir. Ancak tüm bu öğeler betimleme değil bilgilendirme amacıyla dahil edilmelidir; inceleme raporu tasarımı sade ve profesyonel olmalıdır. Görsel öğeler, inceleme raporunun anlaşılabilirliğini ve ikna gücünü önemli ölçüde artırabilir. Ancak bu görsel öğeler, akademik veya teknik bir makaledeki görsel öğelerle aynı işlevi üstlenmelidir.

İnceleme raporları her zaman kolayca erişilip indirilebilen bir PDF olarak sunulmalıdır. Bu raporlar, sözcük işleme uygulama paketlerinden Adobe InDesign gibi tasarım uygulamalarına kadar çeşitli programlarda oluşturulabilir. Raporlarınızı blog gönderisi veya diğer çevrimiçi varlıklar yerine teknik dergi ya da süreli yayınlara benzer şekilde biçimlendirin. Bu kriterleri karşıladığınızdan emin olmak için bir inceleme raporu şablonunu izlemek faydalı olabilir.