การเขียน การออกแบบ และการโปรโมตเอกสารปกขาว

เอกสารปกขาวคืออะไร

เอกสารปกขาวคือบทความเชิงโน้มน้าวใจที่ใช้หลักฐานข้อเท็จจริงและเหตุผลเพื่อช่วยให้ผู้ชมทางธุรกิจเข้าใจหัวข้อที่เฉพาะเจาะจงหรือปัญหาเฉพาะและโดยปกติจะมีความยาวระหว่าง 3,000 ถึง 5,000 คำ เอกสารปกขาวจะสนับสนุนกลุ่มเป้าหมายของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือพันธมิตร (และผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคที่ทำงานร่วมกับพวกเขา) เพื่อแก้ปัญหาเฉพาะทางหรือหาข้อสรุปที่เฉพาะเจาะจง เอกสารปกขาวมักเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการซื้อของลูกค้าในช่วงต้นหรือช่วงกลาง

เอกสารปกขาวมีสองประเภทหลัก:

• ภูมิหลังพูดถึงประโยชน์ของผลิตภัณฑ์หรือบริการและใช้หลักฐานเพื่ออธิบายว่าเหตุใดผลิตภัณฑ์หรือบริการนั้นจึงเป็นประโยชน์สำหรับกลุ่มเป้าหมาย เอกสารนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นเอกสารการขายแบบยัดเยียด แต่หลักฐานเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการควรพูดเพื่อตัวมันเอง เช่น ตัวอย่างเอกสารปกขาวนี้
  
  
• แนวทางการแก้ปัญหา ระบุจุดที่เป็นปัญหาที่พบบ่อยสำหรับอุตสาหกรรมนั้นๆ และเสนอแนวทางแก้ไขสำหรับจุดที่เป็นปัญหาเหล่านั้น โซลูชันเหล่านี้ควรนำผู้ชมไปที่ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่บริษัทของคุณมีให้ เอกสารปกขาวนี้จาก Ventyx คือตัวอย่างของแนวทางการแก้ปัญหา

ไม่ว่าในกรณีใดจุดประสงค์ของเอกสารปกขาวคือเพื่อแสดงความเชี่ยวชาญและความรู้ของบริษัทของคุณและเพื่อแสดงความสามารถในการสร้างมูลค่าให้กับลูกค้าของคุณ แม้ว่าเอกสารปกขาวจะเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การตลาดโดยรวม แต่ก็เน้นการสร้างความสัมพันธ์และสร้างความไว้วางใจให้กับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณมากกว่าการแสวงหาการเปลี่ยนมาเป็นลูกค้าจริงแบบโดยตรง

สิ่งที่ต้องมีไว้ในเอกสารปกขาว

บทสรุปสำหรับผู้บริหาร

เอกสารปกขาวเริ่มต้นด้วยการสรุปเนื้อหาสั้นๆ หรือที่เรียกว่าบทสรุปสำหรับผู้บริหาร การสรุปนี้ควรมีประเด็นสำคัญและแนวคิดหลักของเอกสารปกขาวของคุณเสมอ ส่วนนี้ควรเข้าถึงได้ทั้งหมดสำหรับผู้ชมที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค

การวิจัยที่เป็นกรณีตัวอย่างสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ

เอกสารปกขาวเป็นเอกสารโน้มน้าวใจ แต่จะไม่ใช่สำนวนการขาย แม้ว่าเอกสารปกขาวจะเกี่ยวกับประสิทธิภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่กำหนด แต่ก็มีการวิจัยข้อมูลที่เป็นประโยชน์และตัวเลขที่ยากมากกว่าการใช้วาทศิลป์หรือการสร้างแบรนด์สินค้า ควรจะอ่านให้เหมือนข้อความเพื่อการศึกษาหรือวิชาการมากกว่าสิ่งที่มาจากฝ่ายการตลาดแม้ว่าจะเป็นฝ่ายการตลาดเขียนก็ตาม

เอกสารปกขาวที่ดีจะนำเสนอข้อมูลในวิธีที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณและระบุจุดที่เป็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับลูกค้าของคุณ โดยมากจะเรียกการวิจัยของบุคคลที่สามหรือกรณีศึกษาที่แสดงผลลัพธ์ที่สนับสนุนแบรนด์ของคุณและช่วยควบคุมลูกค้าของคุณในการตัดสินใจซื้อ

น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพที่เข้าถึงได้

เอกสารปกขาวเป็นเส้นแบ่งระหว่างแนวความคิดทางธุรกิจระดับสูงและรายละเอียดทางเทคนิคในพื้นที่ ควรเข้าถึงได้สำหรับผู้มีอำนาจตัดสินใจทางธุรกิจ เช่น ผู้บริหารหรือหัวหน้าแผนกที่อาจมีความเข้าใจในระดับสูงเกี่ยวกับด้านเทคนิคของธุรกิจของตน แต่อาจไม่คุ้นเคยกับข้อปลีกย่อยทางเทคนิคทุกอย่าง

นอกจากนี้คุณควรเขียนโดยคำนึงถึงผู้ชมด้านเทคนิคด้วย ผู้มีอำนาจตัดสินใจ เช่น COO หรือCTO อาจมีพื้นฐานทางเทคนิคเป็นอย่างดีและผู้บริหารมักมองหาข้อมูลจากผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคก่อนตัดสินใจ ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคจะอ่านเอกสารปกขาวของคุณ โดยควรมีรายละเอียดเพียงพอและเป็นไปตามข้อเท็จจริงเพื่อให้พวกเขาชื่นชมเนื้อหา

การออกแบบที่สะอาดและใช้งานได้

เอกสารปกขาวมักจะประกอบด้วยภาพถ่าย แผนภูมิ และอินโฟกราฟิก อย่างไรก็ตาม ควรรวมองค์ประกอบเหล่านี้ทั้งหมดเพื่อแจ้งให้ทราบแทนที่จะเป็นตัวอย่าง การออกแบบเอกสารปกขาว ควรดูสะอาดตาและเป็นมืออาชีพ องค์ประกอบภาพสามารถเพิ่มความเข้าใจและพลังในการโน้มน้าวใจของเอกสารปกขาวได้อย่างมาก แต่ควรทำหน้าที่เช่นเดียวกับองค์ประกอบภาพในเอกสารวิชาการหรือบทความทางเทคนิคด้วย

เอกสารปกขาวควรออกมาเป็น PDF เสมอ ซึ่งสามารถเข้าถึงและดาวน์โหลดได้ง่าย สามารถสร้างได้ในหลายโปรแกรมตั้งแต่ชุดประมวลผลคำไปจนถึงออกแบบแอป เช่น Adobe InDesign จัดรูปแบบให้เหมือนกับที่คุณจัดรูปแบบวารสารทางเทคนิคหรือนิตยสาร แทนที่จะเป็นบล็อกโพสต์หรือแอสเซทออนไลน์อื่นๆ ซึ่งจะเป็นประโยชน์มากในการติดตามเทมเพลตเอกสารปกขาวเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์นี้